Raadsvoorstel Datum vaststelling voorstel door het college 23 augustus 2016 Datum raadsvergadering 15 september 2016 Nummer raadsvoorstel 2016-323 Bijbehorend veld van de programmabegroting Middelen en ondersteuning Naam portefeuillehouder college / Initiatiefnemer raad J.W. van Dongen Wettelijke basis Gemeentewet Regeling voor Vervroegd Uitreden (RVU) CAO Gemeenten 2016 1 mei 2017 Onderwerp Maatwerkvoorziening Leeftijdsarrangement Samenvatting Met het programma Organisatieontwikkeling bouwen we een netwerkorganisatie die aansluit bij de veranderende samenleving. Om mee te kunnen blijven ontwikkelen in deze samenleving werken wij aan een toekomstbestendige samenstelling van ons personeelsbestand en zien we dat het benodigde profiel van een medewerker bij gemeente Utrechtse Heuvelrug verandert. Enerzijds investeren we hiervoor in de ontwikkeling van onze huidige medewerkers en anderzijds kijken we naar onze in- door- en uitstroom. De instroom van jonge medewerkers is een belangrijke manier om ons personeelsbestand toekomstbestendig te maken en het verandervermogen in onze organisatie te vergroten. Een andere doelstelling van de organisatie is het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers. Bij een deel van onze oudere medewerkers zien wij dat zij moeite hebben met de snel veranderende omgeving en wat dit van hen vraagt. Om deze redenen willen we door het leeftijdsarrangement medewerkers die over 3 jaar de AOWgerechtigde leeftijd bereiken - de mogelijkheid bieden om eerder te stoppen met werken of te gaan werken in deeltijd om vrijgekomen formatie te gebruiken om meer jongeren aan te stellen die passen bij het werken in een netwerkorganisatie. Met dit voorstel vragen wij de raad om middelen beschikbaar te stellen om het leeftijdsarrangement uit te voeren. Voorgesteld besluit Tot het instellen van een eenmalige reserve van 450.000 uit de algemene reserve voor het leeftijdsarrangement om de duurzame inzetbaarheid van oudere medewerkers te vergroten en een grotere instroom van jonge medewerkers mogelijk te maken en de begroting 2016 overeenkomstig te wijzigen. Werkgelegenheid Het besluit heeft gevolgen voor de werkgelegenheid. Met het leeftijdsarrangement komt óf gedeeltelijke óf volledige formatie vrij. Deze formatie gebruiken wij om vacatures te creeren voor jongeren om zo enerzijds de jeugdwerkloosheid terug te dringen en anderzijds om een toekomstbestendig personeelsbestand te krijgen. Wél blijven we voldoen aan onze verplichtingen om jaarlijks één arbeidsbeperkte in dienst te nemen (ook wel bekend
2 als Garantiebanen ) en houden we ons aan de samenwerkingsafspraken die we gemaakt hebben in de regio over het delen van vacatures. Financiële consequenties / wijze van dekking De geschatte kosten van het leeftijdsarrangement voor de looptijd van een jaar zijn 450.000. De dekking voor het leeftijdsarrangement is de algemene reserve. Eerder is met de raad besproken om een gedeelte van het positieve saldo van de programmarekening te gebruiken voor (een reservering voor) het leeftijdsarrangement. De raad heeft op 7 juli 2016 de voorkeur uitgesproken om het geld eerst terug te laten vloeien in de algemene reserve en vervolgens een separaat voorstel te willen ontvangen voor het leeftijdsarrangement. Eerdere raadsbesluiten - Programmarekening 2015 op 7 juli 2016 Vervolgtraject Indien de raad positief besluit op de uitvoering van het leeftijdsarrangement gaan wij in gesprek met de medewerkers die over maximaal 3 jaar de AOW-gerechtigde leeftijd bereken. Na de looptijd van het jaar rapporteren wij de resultaten en de financiële consequenties aan de raad. Nadere informatie te verkrijgen bij Karola Vos, karola.vos@heuvelrug.nl 0343 565600 Marjan Havekes, m.havekes@heuvelrug.nl, 0343 565600 Toelichting op gevraagde beslissing De organisatie is volop in ontwikkeling. In september 2014 is het programma Organisatieontwikkeling van start gegaan en werken wij samen aan een organisatie die goed aansluit bij een digitale netwerksamenleving. Werken in een moderne netwerkorganisatie vraagt om ander ambtelijk vakmanschap dan voorheen. Hieronder noemen we een aantal kwaliteiten die het nieuwe ambtelijk vakmanschap typeren: - proactief verbindingen leggen met buiten en dwars door hiërarchische lijnen en organisatiegrenzen heen werken - vlot schakelen tussen rollen en netwerken - gemakkelijk online samenwerken - moeiteloos en gestructureerd informatie kunnen ontsluiten, interpreteren, verwerken en delen - optimaal gebruik maken van computers, software programma s en andere digitale hulpmiddelen en eenvoudig nieuwe digitale mogelijkheden aan kunnen leren - de kwaliteit om continu te veranderen - werken op basis van toegevoegde waarde (in plaats van een functiebeschrijving) Strategische personeelsplanning Eén van de doelen van het programma Organisatieontwikkeling is een toekomstbestendige samenstelling van ons personeelsbestand. Met de concernopgave Strategische Personeelsplanning werken wij aan dit gewenste personeelsbestand. We kijken periodiek naar wat we kwalitatief in huis hebben en welke ruimte er is bij onze medewerkers om zich te ontwikkelen. Met ons opleidingsbudget investeren we door middel van training en opleiding in deze medewerkers om het nieuwe (ambtelijk) vakmanschap te ontwikkelen. Een andere manier om het gewenste personeelsbestand te realiseren is nieuwe instroom van medewerkers die bovengenoemde kwaliteiten goed in de vingers hebben of dit makkelijk kunnen aanleren. Een
3 belangrijke doelgroep hierbij zijn jongeren (18-27 jaar volgens definitie CAO Gemeenten). Jongeren zijn opgegroeid en gevormd in een digitale netwerksamenleving en voor hen is werken met bovenstaande kwaliteiten vaker vanzelfsprekend. Om deze reden én omdat ons personeelsbestand vergrijst is de instroom van jongeren één van de speerpunten van ons HRM-beleid. Het aantal oudere medewerkers in onze organisatie neemt toe. We zien dat een deel van deze medewerkers moeite heeft om mee te komen in deze snel veranderende omgeving en het ontwikkelen van het nieuwe ambtelijk vakmanschap. Het programma Organisatieontwikkeling versnelt deze ontwikkelingen. Dit heeft gevolgen voor het welbevinden en inzetbaarheid van deze medewerkers in de organisatie, waar zowel de medewerker zelf als de organisatie last van heeft. De verhoging van de AOW-gerechtigde leeftijd speelt hier een rol in. Onze leeftijdsopbouw leeftijdsopbouw personeel Gemeente Utrechtse Heuvelrug 2012-2015 Wij willen graag een evenwichtige opbouw van ons personeelsbestand als het gaat om leeftijd. Elke leeftijdscategorie heeft meerwaarde voor goede dienstverlening en de ontwikkeling van de organisatie. Deze balans is er volgens ons op dit moment onvoldoende. De gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand van gemeente Utrechtse Heuvelrug is bovengemiddeld hoog en nog steeds stijgende. In de grafiek hiernaast zijn de ontwikkelingen van de laatste 4 jaar weergegeven. Hieruit is af te lezen dat in de laatste jaren het aantal medewerkers tussen de 20-44 jaar afgenomen is en het aantal 62+ ers meer dan verdubbeld is. Bij ongewijzigd beleid zet deze trend zich voort. Voor deze trend zijn een aantal redenen te benoemen. - De economie in de afgelopen jaren zorgde voor een hoge werkeloosheid en lage kansen op de arbeidsmarkt. Medewerkers zoeken hierdoor meer naar zekerheid en blijven daardoor langer op de plek zitten die ze hebben. Vooral voor medewerkers die ouder zijn dan 50 jaar is de arbeidsmarkt lastig. - Sinds 2012 bezuinigen we op onze personeelslasten. Eén van de manieren om deze bezuinigingen te realiseren is door vacatures niet meer in te vullen. Tot en met 2018 lopen de bestaande bezuinigingen op om aan de taakstellingen te voldoen en daarmee zet dit effect door. - Wanneer wij in de afgelopen jaren een jongere aangenomen hadden, ging het vaak om een tijdelijke formatieplaats, waardoor deze medewerker weer uitstroomde of zelf elders een baan aanvaardde met toekomstperspectief. - Tot voor kort was het voor de oudere medewerker mogelijk om een aantal jaren voor de AOWgerechtigde datum te stoppen met werken. Nu de wetgeving is veranderd blijven medewerkers langer doorwerken. - De lokale overheid heeft voor jongeren geen aantrekkelijk imago. Zij kiezen er daarom vaak voor om in een andere sector aan hun loopbaan te beginnen. Pas op latere leeftijd wordt werken bij de lokale overheid wel aantrekkelijk. Het effect van dit imago is niet nieuw en speelt de lokale overheid al
4 jaren parten. Tijdens de economische crisis kwam dit minder sterk tot uiting. Zodra de arbeidsmarkt aantrekt hebben wij weer onverkort last van deze trend. Wat doen we nu al? - Bij de vacature-invulling kijken we waar mogelijk naar instroom van jongeren. Zo hebben we recentelijk enkele vacatures gepubliceerd die zich specifiek richten op jongeren tot 27 jaar. Dit doen we in het kader van het terugdringen van de jeugdwerkeloosheid. Daarnaast kijken we bij reguliere vacatures ook naar doelgroepen. Naast de instroom van jongeren hebben we de verplichting vanuit de CAO om per jaar één structurele werkplek met een arbeidsbeperkte in te vullen (Garantiebanen). Op dit moment voldoen wij hieraan. Ook werken we met vacatures samen in de regio en hebben we met elkaar de afspraak gemaakt dat we vacatures eerst in de regio uitzetten, om de interne mobiliteit te bevorderen. Van de 12 extern gepubliceerde vacatures in 2016 (die niet specifiek gericht zijn op jongeren) hebben we twee vacatures ingevuld met medewerkers die jonger zijn dan 25 jaar en vijf met medewerkers met een leeftijd tussen 25 en 35 jaar. - Wij werken samen met organisaties die starters in huis hebben en deze bij ons kunnen inzetten op korte innovatieve projecten. - Wij willen graag een aantrekkelijke werkgever zijn, ook voor jongere medewerkers. Daarom werken we aan onze profilering. Dit doen we vooral door te netwerken in de regio. Daarnaast delen we onze vacatures actief op sociale media en hebben we vorig jaar www.werkenbijheuvelrug.nl gelanceerd. Ook doen wij actief mee aan stages, studieopdrachten en werkervaringsplaatsen om jongeren bekend te maken met het werken in onze gemeente. - Sinds 2010 hebben we levensfasebewust personeelsbeleid dat zich richt op duurzame inzetbaarheid van alle medewerkers. Levensfasebewust personeelsbeleid bevat de volgende elementen: o De basis van dit beleid is dat leidinggevende en medewerker met elkaar periodiek in gesprek zijn over hun levensfase, werk-privé balans, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. o Per levensfase kunnen een aantal instrumenten ingezet worden om aansluiting te vinden met de situatie waarin de medewerker zich bevindt zoals opleidingsfaciliteiten, flexibele werktijden, telewerken, vormen van betaald en onbetaald verlof, aanpassingen in het takenpakket. Hiervoor is een klein budget beschikbaar ( 13.000) welke bedoeld is voor incidentele activiteiten zoals opleidingen, pensioenadvies en korte overbruggingsmaatregelen. - Met het nieuwe werken en het flexibele kantoorconcept kunnen medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken waardoor zij hun werk beter kunnen af stemmen met hun privéleven. - Met het cafetariamodel kunnen medewerkers verlofuren kopen en verkopen. Op dit moment gaat het om maximaal 72 verlofuren bij een fulltime dienstverband. Per 1 januari 2017 gaan alle gemeenten over op het Individueel Keuzebudget (IKB) Met het IKB kunnen medewerkers van hun vakantie- en eindejaarsuitkering maximaal 144 verlofuren (bij fulltime werken) kopen. - In 2014 hebben we een interne coach aangesteld om medewerkers te ondersteunen bij knelpunten die zij ervaren in het werk. Ook hebben wij een loopbaanadviseur in huis die medewerkers ondersteunt bij loopbaanvragen en de ontwikkeling in hun werk, hier of elders. - Jaarlijks hebben we een opleidingsbudget. Deze is opgedeeld in een concernopleidingsbudget en afdelingsbudgetten. Het programma Organisatieontwikkeling is leidend voor de samenstelling van de concernopleidingen. - Wij werken samen in de regio op het gebied van mobiliteit Zo stimuleren we doorstroom op regionaal niveau. Meer nodig Hoewel wij personeelsinstrumenten hebben om te werken aan jonge instroom en de duurzame
5 inzetbaarheid van ouderen, is dit voor ons op dit moment om een aantal redenen niet voldoende. - Wij zijn blij dat we met bestaande vacatures de mogelijkheid hebben om jongeren in te laten stromen echter vinden we de omvang van de instroom nog niet voldoende. Een grotere instroom geeft een grotere impuls aan de organisatie. Daarnaast is de arbeidsmarkt aan het aantrekken. De komende jaren zal het steeds moeilijker worden om jonge mensen aan te trekken en te behouden. Als we hierop willen anticiperen moeten we nu actie ondernemen. - Met bovenstaande maatregelen wordt de privé-werk-balans beter geregeld. Voor medewerkers uit verschillende leeftijdscategorieën helpt dit. Echter de fysieke en mentale belasting bij oudere medewerkers wordt vaak veroorzaakt door het werk zelf of de veranderingen in het werk en deze belasting vermindert nauwelijks door kleine verschuivingen in de prive-werk-afstemming. In 2015 hebben wij een preventief medisch onderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers. Over de hele linie kwam naar voren dat de psycho sociale arbeidsbelasting in onze organisatie hoog is. Juist de respons onder medewerkers die ouder zijn dan 55 jaar was hoog (73%) en laat zien dat we een verhoogd risico lopen op uitval bij deze doelgroep door de belasting die zij ervaren. Waar mogelijk kijken we naar de samenstelling van het takenpakket van de medewerker, echter is het niet altijd mogelijk om taken op een andere plek te beleggen. - Het nieuwe ambtelijk vakmanschap is een andere manier van werken. Landelijke onderzoeken laten zien dat medewerkers gemiddeld 8% van de tijd verspillen door gebrekkige digitale vaardigheden. Op dit punt alleen al is het daarom belangrijk dat wij wel met elkaar de ontwikkeling gaan maken. Dit doen we doormiddel van leren en opleiden. Waar bij jonge medewerkers de manier van verbinden, communiceren en digitaal werken vaak vanzelfsprekend is, vraagt dit van andere medewerkers een investering om open te staan voor verandering een nieuwe manier van werken aan te leren. De één doet dit zonder moeite en voor de ander is dit een grote opgave. Daarom kijken wij met de concernopgave strategische personeelsplanning naar het ontwikkelpotentieel van medewerkers. Door onder andere het eerdergenoemd ontwikkelberaad hebben we medewerkers in beeld die nu goed functioneren maar waarbij weinig ruimte voor ontwikkeling gezien wordt. Deze medewerkers gaan moeite krijgen met de (komende) veranderingen in hun functie. Een deel daarvan bestaat uit oudere medewerkers waarvoor dit leeftijdsarrangement bedoeld is. Voor dit deel geldt dat zij weinig tot niet in staat zijn om in deze fase van hun loopbaan nog te investeren in het leren van een nieuwe manier van werken. Ons leeftijdsarrangement Op basis van verkenning binnen de eigen organisatie en ervaringen van omliggende gemeenten hebben wij het leeftijdsarrangement opgesteld. Het leeftijdsarrangement is bedoeld voor medewerkers die nog 3 jaar werken tot hun AOW-gerechtigde datum. Het uitgangspunt van dit leeftijdsarrangement is dat niet elke medewerker dezelfde behoefte heeft als het gaat om de laatste jaren voor hun pensionering en duurzame inzetbaarheid. Sommigen hebben behoefte aan minder fysieke en mentale belasting en anderen zijn vooral op zoek naar een andere zingeving in de vorm van ander type werk of hele andere dingen. Ook is er nog steeds een groep die met veel energie tot de pensioengerechtigde blijft doorwerken. Ons leeftijdsarrangement is daarom vrijwillig en heeft de volgende mogelijkheden. Keuzemogelijkheid - Inhoud Gedeeltelijk vervroegd uittreden - minder werken, minimaal 21 uur in dienst blijven - helft van de verminderde uren is voor de rekening van de medewerker de andere helft wordt door werkgever betaald - geen RVU heffing
6 Volledig vervroegd uittreden - volledig ontslag Volledig met (vervroegd) keuzepensioen in combinatie met werken in deeltijd Aanvulling op het salaris bij aanvaarding van een functie elders - financiele compensatie voor aanvulling tot aan AOW-leeftijd, die in één keer uitbetaald wordt - 52% RVU heffing (het aandeel RVU-heffing in de totaalkosten van dit arrangement is 25% tot 33%) - volledig met keuzepensioen - daarna parttime blijven werken - pensioenopbouw naar rato - nieuwe betrekking elders - aanvullen verschil tussen nieuwe en oude salaris - uitkering ineens - RVU heffing 52% Starten eigen onderneming of als zzp-er - financieel opweghelpen naar zelfstandigondernemerschap door het uitkeren van een starterspremie - 3/12 e tot 9/12 e van het jaarsalaris, afhankelijk van de lengte van het dienstverband - ineens of met afbouw - RVU heffing 52% In 2015 is een inventarisatie gehouden onder alle medewerkers van de doelgroep om de interesse in het leeftijdsarrangement in te kunnen schatten. Het merendeel gaf aan interesse te hebben in een specifieke keuzemogelijkheid en het pad verder te willen verkennen. De definitieve deelname hangt af van wat het arrangement financieel precies voor hen betekent. Wij faciliteren daarom ook dat zij advies kunnen vragen over hun situatie en de effecten van het leeftijdsarrangement. Aan de raad wordt een bedrag gevraagd van 450.000. Met dit bedrag bevorderen we de instroom van nieuwe kennis en vaardigheden en vergroten we het ontwikkelvermogen in de organisatie. Daarbij investeren we in de duurzame inzetbaarheid van onze oudere medewerkers. Het bedrag is gebaseerd op bovengenoemde inventarisatie en onze verkenningen in de sector. Ons voorstel is om het leeftijdsarrangement een looptijd van een jaar vanaf de ingangsdatum te geven. Als het leeftijdsarrangement bijvoorbeeld op 1 oktober 2016 ingaat, loopt deze tot en met 30 september 2017 en betekent het dat medewerkers waarvan hun AOW-gerechtigde datum tussen 1 oktober 2016 en 30 september 2020 ligt in aanmerking komen voor het leeftijdsarrangement. In dit voorbeeld gaat dat om 17 medewerkers. Na deze looptijd bekijken we de resultaten en de besteding. In het geval dat er een restant is zetten wij dit bedrag in ten goede van het zelfde doel, namelijk; duurzame inzetbaarheid van ouderen en/of het aantrekken van jongere medewerkers. Wij rapporteren na de looptijd hierover aan de raad. De sector gemeenten Hoewel de overheid het verhogen van de AOW-gerechtigde leeftijd naar 67 doorzet en vervroegde uitstroom ontmoedigt door de Regeling Vervroegd Uittreden (RVU) is er in de sector juist een beweging naar meer ouderenbeleid. - In de CAO zijn afspraken gemaakt over de instroom van Jongeren. Beide partijen stimuleren het aangaan van een regeling voor uitstroom van oudere medewerkers om instroom van jongeren mogelijk te maken. Het A&O fonds (de ondersteuner van de sector op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid)
7 ondersteunt dit met het verstrekken van subsidies voor het ontwikkelen van dit beleid. - Een groot deel van de gemeenten heeft al of werkt aan een dergelijke regeling. Zo ook binnen onze gemeenten en op basis van uitwisseling van ervaringen hebben we gekozen voor het leeftijdsarrangement. Gemeente Wijk bij Duurstede en Gemeente Ede maken gebruik van deze zelfde variant. Een andere veelgebruikte variant is het Generactiepact. Op 1 januari 2016 deden al 35 gemeenten hier aan mee en dit aantal is gedurende het jaar gestegen. Eén van de varianten van het leeftijdsarrangement heeft een vergelijkbare opbouw als het generatiepact. - Vakbonden in de sector hebben dit onderwerp hoog op de agenda staan en hebben zich als doel gesteld dat alle gemeenten dergelijk beleid gaan omarmen. Het onderwerp komt daarom met regelmaat ter sprake in ons eigen georganiseerd overleg. Wat doen we met de vrijgekomen formatie? Met het leeftijdsarrangement komt óf een volledige formatieplaats vrij óf enkele uren. - Indien er een volledige formatieplaats vrij komt zetten wij deze uit als vacature. Zoveel mogelijk richten we ons hierbij op jongeren. Wél blijven we voldoen aan onze verplichtingen rondom garantiebanen en houden we ons aan de samenwerkingsafspraken die we gemaakt hebben in de regio over het delen van vacatures. - Indien er enkele uren vrijkomen gaan we deze uren zoveel mogelijk verzamelen om hier één of meerdere nieuwe formatieplaats van te maken. Met de medezeggenschap bespreken wij welk percentage van de vrijgekomen formatie ingevuld gaat worden met jongeren. Aan de vacatures die ontstaan door pensionering zit een bezuinigingstaakstelling gekoppeld. Zoals besloten is bij de meerjarenbegroting 2015 2018 wordt van de vacatures die ontstaan door pensionering 30% ingeleverd voor bezuiniging op personeelslasten door efficiency. Dit blijven we doen. We nemen dus mogelijk eerder afscheid of gedeeltelijk afscheid van de mensen die al opgenomen zijn in de bezuinigingstaakstelling. Structureel heeft dit geen effect op de personeelslasten, het zou alleen een kleine verschuiving kunnen betekenen van het moment dat de personeelslasten vrijvallen. Eenmalige maatwerkvoorziening Met dit voorstel vragen we de raad om een eenmalige maatwerkvoorziening. Eerder hebben we aangegeven dat het onze wens is om vanwege de verhogende AOW-leeftijd en de aantrekkende arbeidsmarkt goed ouderenbeleid te kunnen voeren om als werkgever voldoende te bieden voor de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers. Dit zou gaan om structureel beleid. Eerst willen wij een jaar ervaring opdoen met de regeling om een beter beeld te krijgen hoe deze in de praktijk uitpakt en wat we dan eventueel nodig hebben aan middelen in de toekomst. Mogelijk verandert in de toekomst ook de behoefte aan het type ouderenbeleid omdat de hieropvolgende doelgroepen steeds meer voorbereid zijn op het langer doorwerken en hier zelf ook op kunnen anticiperen. Vanwege het financieel meerjarenperspectief van onze gemeente is het nu niet realistisch om hier structureel middelen voor vrij te maken. In de meerjarenbegroting 2017 2020 is vooralsnog alleen ruimte voor de wettelijke verplichtingen. Indien er een positief saldo is wordt de besteding ervan integraal afgewogen en nemen we deze wens hierin mee. We l willen we nu een begin maken met dit beleid, omdat we op dit moment te maken hebben met de hier boven geschetste problematiek.