Draaiboek Werving en Selectie Secretaris-Directeur
Voorbereiding Vanwege pensionering van de huidige Secretaris-Directeur op 16 augustus 2017 moet tijdig gestart worden met de werving voor een nieuwe Secretaris Directeur. Bij de werving van deze vacature zal ondersteuning plaatsvinden vanuit een werving- en selectiebureau Het werving- en selectiebureau zal geselecteerd worden door de initiatiefnemer van deze wervingsprocedure, de heer mr. M.A.P. van Haersma Buma, in overleg met de selectiecommissie. Met dit geselecteerde werving- en selectiebureau zal een gesprek worden aangegaan om nadere toelichting te geven op de organisatie, de vacature en de procedure. Werving- en selectiebureau Het werving- en selectiebureau zal de gehele werving voor zijn rekening nemen. Dat betekent dat het zorg daagt voor de advertentietekst, voorstel media keuze, publicatie van de vacature, selectie van de advertentierespons en presentatie van geschikte kandidaten. Een shortlist van de meest geschikte kandidaten wordt door het werving- en selectiebureau gepresenteerd aan de selectiecommissie. Met de kandidaten die geschikt worden bevonden wordt een gesprek aangegaan door de selectiecommissie. Selectie Werving- en Selectiebureau Er wordt een tweetal bureaus uitgenodigd om zichzelf in een korte presentatie van een kwartier voor te stellen. Deze presentatie moet gegeven worden door de consultant die het werving- en selectietraject gaat begeleiden. Voorkeur verdient dat het bureau aantoonbare ervaring heeft met werving en selectie van secretaris directeuren bij waterschappen, danwel vergelijkbare functies. Voorafgaand aan deze presentatie wordt geadviseerd om vast te leggen waar het bureau aan moet voldoen zodat er direct gescoord kan worden. Tevens zal er gevraagd worden om voorafgaand een globale opgave van kosten toe te sturen. Naar aanleiding van de presentaties van deze twee werving- en selectiebureaus zal het uiteindelijke bureau geselecteerd worden die bij het werving- en selectietraject voor de vacature van Secretaris Directeur zal gaan ondersteunen. Betrokkenen voortraject De dijkgraaf, heer mr. M.A.P. van Haersma Buma, is initiatiefnemer van deze werving en eindverantwoordelijk voor het proces. Vanuit de afdeling Personeel & Organisatie is mevrouw M.C. Hersbach als procesbegeleider betrokken en via haar verlopen de contacten met betrekking tot de 1
wervingsprocedure. Zij zal het eerste aanspreekpunt voor het werving- en selectiebureau zijn. Het logistieke proces wordt door P&O uitgevoerd. CONCEPT tijdspad totale werving- en selectietraject Actie Week Datum Vaststellen commissies Week 36 Vaststellen profiel Week 38 Selectie werving- en Week 40 selectiebureau Presentatie werving- en Week 41 selectiebureaus Kennismaking geselecteerd Week 43 werving- en selectiebureau Openstelling vacature Week 45 Selectie kandidaten door NTB bureau Presentatie shortlist Week 50 kandidaten Gesprekken Week 1 selectiecommissie Assessment Week 3 Referentiecheck Week 3 Terugkoppeling assessment Week 4 Gesprekken Week 6 adviescommissies Nabespreking adviezen Week 6 Advies ondernemingsraad Week 7 Kennismakingsgesprek met Week 7 D&H Arbeidsvoorwaardengesprek Week 8 Voorstel kandidaat D&H en VV Week 9 D&H en VV 7 maart 2017 (wordt te zijner tijd definitief vastgesteld) Er moet rekening gehouden worden met een opzegtermijn van drie maanden. In bovenstaande planning is dit meegenomen. Het profiel Het concept wervingsprofiel voor de vacature van Secretaris Directeur wordt besproken met de selectiecommissie en een vertegenwoordiger van de OR en zal met het college 2
van Dijkgraaf en Hoogheemraden nader besproken worden zodat overgegaan kan worden tot vaststellen van het profiel. Het definitieve profiel en de vacaturetekst zal naar aanleiding van dit profiel door het werving- en selectiebureau worden opgesteld in overleg met de selectiecommissie. Selectieprocedure De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op een nader te bepalen locatie in de omgeving van Delft. Selectiecommissie In de eerste ronde voeren de kandidaten een gesprek met de selectiecommissie. De selectiecommissie zal bestaan uit; De heer mr. M.A.P. van Haersma Buma (voorzitter selectiecommissie), dijkgraaf Hoogheemraad mr. M.A. Houtzager Hoogheemraad dr. ir. A.J. Middendorp VV lid VV lid VV lid Geadviseerd wordt om de gesprekken in koppels te voeren. Elk koppel zal een specifiek aandachtsgebied toegewezen krijgen een en ander in overleg met het werving- en selectiebureau. Hiermee draagt u zorg voor verdere verdieping op een specifiek onderwerp. Gezien de focus in de vacaturetekst wordt voorgesteld om drie aandachtgebieden te benoemen, namelijk; politiek/bestuurlijke ervaring, managementervaring, inhoudelijke ervaring. De selectiecommissie zal de beslissing nemen over wie door te sturen naar de adviescommissie. Gesprekken zullen plaatsvinden op Referentiecheck Tevens zal er een referentiecheck plaatsvinden. Dit zal plaatsvinden voordat de kandidaat een gesprek aangaat met de adviescommissie. De referentiecheck zal worden uitgevoerd, in afstemming met het wervings- en selectiebureau, door de heer mr. M.A.P van Haersma Buma. 3
Assessment Het assessment zal onderdeel uitmaken van de werkzaamheden van het werving- en selectiebureau en vindt plaats voorafgaand aan het gesprek met de adviescommissie en het 2 e gesprek met de selectiecommissie in de week van Het assessmentresultaat is, in een rapportage verwoord, en uitsluitend gericht aan de heer mr. M.A.P. van Haersma Buma; het assessmentresultaat wordt uitsluitend met instemming van de kandidaten doorgezonden en wordt alleen met de selectiecommissie besproken. Adviescommissies In de tweede ronde voeren de kandidaten een gesprek met de adviescommissie. Deze adviescommissie zal bestaan uit; 1. Sectorhoofd (voorzitter adviescommissie) 2. Concern controller 3. Hoofd S&I 4. Teamleider 5. Vertegenwoordiger OR P&O adviseur ondersteunt de commissie Gesprekken zullen plaatsvinden op.. Terugkoppeling adviescommissie Terugkoppeling zal plaatsvinden door de voorzitter van de adviescommissie aan de voorzitter van de selectiecommissie. Na afloop van de gesprekken met de adviescommissie geeft de adviescommissie advies of kandidaten benoembaar zijn. De selectiecommissie voert parallel een tweede gesprek. Terugkoppeling zal plaatsvinden op. Ondernemingsraad Nadat de uiteindelijke kandidaat is geselecteerd ontvangt de OR een adviesaanvraag met betrekking tot het voorgenomen besluit inzake de benoeming van de Secretaris Directeur. Arbeidsvoorwaardengesprek Het arbeidsvoorwaardengesprek wordt, nadat de definitieve kandidaat bekend is, gevoerd door de heer mr. M.A.P. van Haersma Buma, en hoofd P&O, en de adviseur P&O, gevoerd op... 4
Benoeming De benoeming van de directeur vindt plaats in een extra collegevergadering op 7 maart 2017 De benoeming van de secretaris vindt plaats in de VV op 7 maart 2017. Allereerst wordt in besloten zitting toelichting gegeven worden waarna in de openbare vergadering de besluitvorming plaatsvindt. Datum wordt te zijner tijd definitief bepaald. Aanstelling vindt plaats voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid van verlenging voor een tweede periode van vier jaar. 5
Secretaris Directeur 1. De Organisatie Het Hoogheemraadschap van Delfland vervult een centrale rol in het waterbeheer van zijn gebied. Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft als taak ervoor te zorgen dat de bewoners van het dichtbevolkte gebied tussen Den Haag, Hoek van Holland en Rotterdam droge voeten houden. Maar Delfland doet meer dan dat: het waterschap zorgt ook voor het juiste waterpeil in sloten, vaarten en kanalen. Bovendien werkt Delfland hard aan de kwaliteit van het water: afvalwater wordt gezuiverd in zuiveringsinstallaties en controleurs zien erop toe dat er geen illegale lozingen op het oppervlaktewater plaatsvinden. Veiligheid, leefbaarheid en duurzame bruikbaarheid van het gebied zijn daarbij de sleutelwoorden. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Daarom houdt Delfland bij de uitvoering van zijn taken ook nadrukkelijk rekening met natuur en milieu. Het hoogheemraadschap doet dit niet alleen: samen met vele partners, zoals gemeenten en provincie, wordt aan het waterbeheer gewerkt. Het gebied waarbinnen Delfland aan water werkt, wordt begrensd door de Noordzee, de Nieuwe Waterweg en de lijn Berkel en Rodenrijs, Zoetermeer en Wassenaar. Op deze 41.000 hectare wonen en werken bijna 1,4 miljoen mensen en zijn zo n 40.000 bedrijven gevestigd. Daarmee is het gebied van Delfland een van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden van Nederland. Het gebied staat bovendien bekend om zijn intensieve glastuinbouw. Binnen Delfland wordt gewerkt met een algemeen bestuur (= verenigde vergadering) waarin partijen en groeperingen zitting hebben. Uit hun midden wordt een dagelijks bestuur van vijf gekozen leden (=hoogheemraden) gevormd. Beide organen staan onder voorzitterschap van de dijkgraaf. Deze organen worden ambtelijk ondersteund door de Secretaris Directeur. Het dagelijkse bestuur (=D&H) is verantwoordelijk voor de sturing van het hoogheemraadschap waarbij de Secretaris Directeur als eerste medewerker de organisatie aanstuurt en primair zorgdraagt voor de sturing van de bedrijfsprocessen, externe verbindingen en de ondersteuning van de politieke besluitvormingsprocessen. Een deel van de sectoren houdt zich bezig met het primaire proces en een aantal andere sectoren zijn meer stafgericht. Binnen de algemene beleidslijnen neergelegd in het waterbeheerplan voeren de sectoren in nauwe onderlinge afstemming hun werkzaamheden uit. De Secretaris Directeur is hierbij verantwoordelijk voor de concernsturing en maakt daarbij gebruik van het vastgestelde besturingsmodel. Zorgvuldige afstemming van het overleg tussen de sectoren en de portefeuillehouders in D&H worden door de Secretaris Directeur bewaakt. Hij/zij werkt mee aan het organiseren en invullen van het externe netwerk en zorgt er voor dat de verbinding van buiten naar binnen wordt georganiseerd en bewaakt. 6
Voor de werkzaamheden bij de verenigde vergadering wordt hij/zij terzijde gestaan door de griffier. Bij de ambtelijke organisatie van Delfland werken ca 500 medewerkers. De organisatie van Delfland is verdeeld in 5 sectoren. De sectorhoofden vormen samen met de Secretaris Directeur het Delfland Management Team. 2. De uitdaging Om ons dichtbebouwde en laaggelegen gebied veilig en leefbaar te houden heeft Delfland de afgelopen jaren veel werk verzet. Aan het einde van vorige eeuw en aan het begin van deze eeuw hebben we te maken gehad met grote wateroverlast door extreme weersomstandigheden. Om dit in de toekomst te voorkomen, is het hoofdwaterstelsel ingrijpend veranderd. Deze veranderingen hebben geleid tot een grote investeringsgolf. Begin 2010 is gestart met de organisatie financieel op orde te krijgen. Dit is inmiddels gerealiseerd. De tarieven stijgen gematigd en er wordt gespaard om de schuldenlast te verlagen. Vanwege einde levensduur van sommige delen van de infrastructuur zal weer geïnvesteerd moeten worden. Gelet op de klimaatverandering zal inzet gepleegd moeten worden op het robuust houden van het watersysteem. Naast het Waterbeheersplan 5 spelen nog een aantal andere zaken waaronder waterkwaliteit, klimaatadaptatie en zuivering. Daarnaast zal door de veranderende wensen van de samenleving en de rol van Delfland als overheid naast andere overheden de organisatie van Delfland sneller en makkelijker moeten kunnen inspelen op veranderingen. Een inspirerend leiderschap is daarbij een vereiste. 3. De functie Het Hoogheemraadschap van Delfland is op zoek naar een Secretaris Directeur. De Secretaris Directeur draagt als eindverantwoordelijke van de ambtelijke organisatie zorg voor het waterbeheer in het werkgebied, de veiligheid achter de dijken, de waterhuishouding, schoon oppervlaktewater en zuivering van afvalwater. Hij/zij is de eerste adviseur van het bestuur (secretaris van het college van dijkgraaf en hoogheemraden) en vormt daarmee de brug en schakel tussen de ambtelijke organisatie en het dagelijks bestuur. De Secretaris Directeur is verantwoordelijk voor waterschapsbrede visievorming, strategische beleidsontwikkeling en de aansturing daarvan. Als Secretaris Directeur is hij/zij verantwoordelijk voor de integrale sturing en het management. Daarnaast is hij/zij bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraad (WOR). In zijn/haar rol als secretaris wordt hij enerzijds ondersteunt door de ambtelijk secretaris van het college, tevens verantwoordelijk voor de ondersteuning van het DMT en anderzijds door de griffier. 7
4. Wij vragen Delfland zoekt een Secretaris Directeur die ervaring heeft met de schaalgrootte en complexiteit van vraagstukken waar Delfland mee geconfronteerd wordt. De Secretaris Directeur beschikt over natuurlijk gezag en overtuigingskracht en heeft een sterk ontwikkelde bestuurlijke antenne. Daarbij heeft hij/zij een goed gevoel voor de verhoudingen tussen organisatie en bestuur en de rol die de Secretaris Directeur daarin speelt. In de rol van Secretaris Directeur opereert hij/zij richtinggevend en toekomstgericht, maar tegelijkertijd praktisch en doortastend. Hij/zij heeft een groot verbindend vermogen, is gericht op samenwerking, innovatie, is communicatief sterk. Hij/zij geeft inspirerend en resultaatgericht leiding, spreekt mensen aan op hun verantwoordelijkheid en stuurt op hoofdlijnen. Hij/zij vertegenwoordigt Delfland in externe contacten op een zakelijke en daadkrachtige manier en is in staat win/win relaties te bouwen. Van de nieuwe secretaris/directeur wordt niet verwacht dat een reorganisatie van de organisatie wordt gestart, maar wel dat de organisatie een volgende slag maakt in het inspelen van de organisatie op de veranderende omstandigheden ten gevolge van de verandering in maatschappelijke en politieke context. Delfland als bestuurlijke speler in haar werkgebied is de afgelopen jaren meer en meer aan de voorkant van nieuwe processen gekomen en zal daarbij in toenemende mate ook mede richting bepalen bij de te kiezen oplossingen, waardoor de awareness verder zal toenemen. De secretaris/directeur stimuleert daarbij de taakvolwassenheid van de medewerkers en geeft vorm aan de verdere ontwikkeling van het DMT door middel van de geformuleerde concernsturing. Verder heeft de secretaris/directeur inzicht in financieel-economische aangelegenheden en begroting- en beleidscyclus. De competenties die bij deze functie behoren zijn: Beïnvloedingsvermogen, Besluitvaardigheid, Bestuurssensitiviteit, Organisatiesensitiviteit, Toewijding en Visionair vermogen. Verder vragen wij uitstekende managementvaardigheden. 5. Wij bieden Een uitdagende, eindverantwoordelijke functie in een organisatie met een eeuwenoude historie en stevige wortels in onze omgeving. Een functie waarin sturing gegeven kan worden aan een veranderingsproces dat verankerd is in bestuurlijke besluitvorming. Een prachtige werkplek met gepassioneerde medewerkers en zichtbaar resultaat van het werk. Het salaris bedraagt, afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring, maximaal 9.428 bruto per maand (schaal 18). Het betreft een fulltime dienstverband (36 uur per week). 8
Aanstelling vindt plaats voor een periode van vier jaar met de mogelijke verlenging voor een tweede periode van vier jaar. Naast het maandsalaris is er een Individueel Keuzebudget beschikbaar, ter waarde van circa 20% van het salaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Dat budget kan bijvoorbeeld ingezet worden voor verschillende doelen, waaronder verlof. Het verdient de voorkeur na aanstelling in het gebied van Delfland woonachtig te zijn. Het Hoogheemraadschap van Delfland wordt in deze werving ondersteund door Een assessment maakt deel uit van de procedure. Selectiegesprekken vinden plaats in week.. 9