Toepassen van een Pharmafilterinstallatie een gefilterde blik op het implementatieproces Introductie Duurzaamheid is al lang geen modewoord meer. Het is inmiddels een ingeburgerd principe om kosten te besparen en zaken ook voor de lange termijn slim te regelen. En passant komt dit ook het imago van de (zorg)organisatie ten goede. Het is dan ook niet verwonderlijk dat duurzame oplossingen, zoals de toepassing van een Pharmafiltersysteem, zich op een toenemende belangstelling mogen verheugen. Voordat u nu denkt dat u beland bent bij de spreekwoordelijke wc-eend, die u nu alle voordelen haarfijn uit de doeken zal doen, zullen wij u de achtergrond van dit verhaal kort toelichten. Want uw auteur is geen vertegenwoordiger van Pharmafilter maar van Cure+Care consultancy (C+C); een onafhankelijk adviesbureau voor huisvesting in de zorg. Wij hebben van dichtbij te maken met de implementatie van Pharmafiltersystemen en bekijken dit vanuit het perspectief van de opdrachtgever, het ziekenhuis. Peter van der Pas, senior adviseur bij C+C, wordt regelmatig geconsulteerd door belangstellende ziekenhuizen en ziet als geen ander van dichtbij welke zaken van belang zijn bij een goede voorbereiding, implementatie en exploitatie. Hij is positief over het systeem, maar kijkt ook met een kritische blik, zoals van een goed adviseur verwacht mag worden. Vanuit dat opdrachtgeversperspectief kijken wij dus juist verder dan de glanslaag van de brochure en helpen zorgvuldige invulling te geven aan de implementatie en exploitatie van een dergelijk systeem. Dit om samen met onze opdrachtgever te komen tot het beste resultaat voor hun organisatie. We zien in onze dagelijkse praktijk nog flink wat vragen en zaken waar goed over nagedacht moet worden. Een van de belangrijkste eerste vragen betreft de positie van Pharmafilter als enige aanbieder in de markt. Op welke wijze kunnen waarborgen gecreëerd worden voor een evenwichtige samenwerking van 20 jaar? Bron: huisfotograaf Sint Franciscus Gasthuis Deze vragen en risico s waren ook de reden waarom wij recentelijk, samen met een van onze opdrachtgevers, het Sint Franciscus Gasthuis Rotterdam (SFG), en een aantal ervaringsdeskundigen, waaronder Wanda Heering en Jesse Debets (SFG) en Louis de Pauw (Reinier de Graaf Gasthuis Delft - RdGG) een symposium organiseerden over Pharmafilter. Peter van der Pas was dagvoorzitter. Hij is als projectmanager Bouw & Inrichting a.i. van het SFG verantwoordelijk voor de contractering en begeleiding van de Pharmafilterinstallatie. Hij heeft als deskundige op dit gebied recentelijk ook geadviseerd bij het RdGG.
Tijdens dit zeer goed bezochte symposium (23 ziekenhuizen waren vertegenwoordigd!) konden toekomstige gebruikers profiteren van de opgedane kennis en ervaring. Daarbij was Pharmafilter zelf overigens, bewust, niet uitgenodigd. Pharmafilter is vanzelfsprekend wel gekend in dit initiatief, de tekst van dit artikel is aan hen voorgelegd en hun opmerkingen zijn verwerkt. Aandachtspunten voor zowel de voorbereidingsfase (business case, inkooptraject) als de uitvoerings-, implementatie-, en exploitatiefase kwamen aan bod. In de loop van dit artikel zullen we deze aspecten ook gefaseerd behandelen. Pharmafilter: waar gaat dat eigenlijk over Voor degenen die nog niet ingevoerd zijn, eerst de opzet in een notendop. Pharmafilter ontwikkelt en installeert een afvalverwerkingssysteem waarbij (ziekenhuis)afval vermalen wordt en via een rioleringssysteem wordt weggespoeld en gefilterd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van disposables van biologisch afbreekbaar plastic voor o.a. bedpannen en urinaals. Het systeem is opgebouwd uit een, op het terrein te positioneren, zuiveringsinstallatie en vermalers (de zogenaamde tonto s). Deze worden binnenshuis geplaatst, vaak op de plaats van de bedpanspoelers die hiermee overbodig worden. Daartussen een (vaak al aanwezig) rioleringssysteem. Pharmafilter heeft dit systeem tijdens een langdurig innovatietraject ontwikkeld en heeft het intellectueel eigendom van de specifieke techniek. Pharmafilter is de enige leverancier van dit systeem. Het gezuiverde water kan middels een grijswatersysteem worden hergebruikt voor o.a. toiletspoeling, schoonmaak of koeltorens. Het systeem heeft de volgende voordelen: - het voorkomt (dure) afvalverwijdering van bijvoorbeeld naalden (kosten blauwe container); - het vereenvoudigt de logistiek in een ziekenhuis (afvoer van afval wordt geminimaliseerd, door gebruik van disposables is bijv. bedpanspoelen niet meer nodig; de biologisch afbreekbare bedpannen worden na eenmalig gebruik geheel vermalen in de tonto); - het (veel kleinere volume) residu restafval, verzameld in een perscontainer, wordt in veel lagere frequentie afgevoerd; - het verbetert de hygiëne en veiligheid (wegwerp is hygiënischer dan hergebruik/schoonmaak, geen opslag van afval, afnemend aantal risicomomenten m.b.t. kruisinfectie en prikincidenten); - door filtering levert het aan het eind van het proces schoon water op (waaruit o.a. medicijnresten zijn verwijderd) dat eenvoudig en goedkoop geloosd kan worden of als grijs water hergebruikt op locatie kan worden; - het levert als restproduct biogas, dat op het terrein voor andere doeleinden (bijv. WKK) gebruikt kan worden. Kortom: gezien de specifieke afvalstromen in een ziekenhuis lijkt dit systeem een interessant en duurzaam alternatief.
In Nederland heeft op dit moment alleen het Reinier de Graaf Gasthuis vanaf 2010 een (prototype) in gebruik. Twee andere ziekenhuizen, waaronder het Sint Franciscus Gasthuis te Rotterdam, zijn bezig met realisatie en een aantal ziekenhuizen, waaronder meerdere academische en topklinische ziekenhuizen, werkt serieuze plannen uit. Het betreft bij deze ziekenhuizen toepassing in bestaande bouw maar ook nieuwbouw. Pharmafilter is momenteel de enige partij die dit systeem als zodanig aanbiedt. Waarom is dit anders De implementatie van een dergelijk systeem heeft een aantal specifieke haken en ogen. Anders dan bij bijvoorbeeld het vervangen van een MRI scanner, zien we een grote impact op de werkwijze en processen van de totale organisatie, de logistiek en de in het gebouw aanwezige infrastructuur. Een besluit om over te gaan op Pharmafilter is een ingrijpend besluit dat veel organisatieonderdelen raakt. De voorbereiding is dan ook complex. Dat gaat van personele inzet (vermindering fte s door overname van werkzaamheden door het systeem), tot het waarborgen van continuïteit en de (milieu)vergunning (overleg met gemeente en waterschap). Al vanaf de oriëntatiefase blijkt communicatie en draagvlak naar alle betrokken partijen een belangrijke succesfactor. Omdat het een innovatief systeem is waarmee nog relatief weinig ervaring is opgebouwd, merken wij aan de opdrachtgeverszijde in diens organisatie vaak terughoudendheid en weerstand. Het is daarom van groot belang om ambassadeurs te enthousiasmeren die binnen en buiten de organisatie (bijvoorbeeld naar vergunningverlenende instanties) met een positieve en proactieve instelling het project verder uitdragen. Pharmafilter is een nog jonge, innovatieve organisatie en wordt als een professionele partij ervaren. Maar uiteraard behoren waarborgen voor bedrijfscontinuïteit en garanties belangrijke aandachtspunten voor de opdrachtgever te zijn. Toetsbaarheid op markconformiteit, continuïteit en garantie bij bijv. faillissement blijven voor een opdrachtgever lastig en anders dan hij gewend is. Dat vergt de nodige aandacht en zorgvuldigheid. De ontwikkeling van biologisch afbreekbare plastics is eveneens nog sterk in ontwikkeling. Pharmafilter biedt een aantal producten aan en heeft de intentie haar assortiment uit te breiden met bijvoorbeeld tableware. De opdrachtgever is echter vrij om zelf, al dan niet in gebruikersverband, producten in te kopen of te laten ontwikkelen. Tijdens het symposium bleek bij een aantal toekomstige gebruikers daar al grote belangstelling voor. Wat vergt dit in de voorbereiding Om te kunnen bepalen of invoering van Pharmafilter voor uw organisatie haalbaar en interessant is, zult u een business case willen opstellen. Daarin worden onder andere de zorginhoudelijke, logistieke en technische aspecten bekeken, wordt een en ander financieel doorgerekend (inclusief de terugverdientijd) en wordt gekeken naar de organisatorische opzet en het tijdstraject. Verder kunnen afwegingen gedaan worden met betrekking tot geschiktheid van het terrein en de locatie van de onderdelen. Het zal duidelijk zijn dat elke ziekenhuissituatie anders is en business cases daarmee niet onverkort vergelijkbaar zijn. Pas als er groen licht op de business case gegeven wordt, kan het project starten. Aandachtspunten bij het opstellen van een business case zijn onder andere de keuze voor de looptijd, wat wel en niet in de business case mee te nemen en het rekenen met verschillende (financiële) scenario s. Naast de harde elementen, de euro s, zal ook aandacht besteed moeten worden aan de zachtere aspecten zoals vermindering van incidenten, maatschappelijke verantwoordelijkheid en het groene imago. Ook deze aspecten kunnen bij de keuze voor een dergelijk innovatief systeem van doorslaggevende aard zijn. Bij uitvoering van het project zult u tenslotte willen weten hoe de werkelijkheid zich nu
verhoudt tot uw business case. Het is daarom nuttig om van tevoren al na te denken over monitoring. Aandachtspunten tijdens inkoop De aanschaf van een Pharmafiltersysteem betekent committeren aan een langdurige relatie. In de orde van 20 jaar. Dat vergt een zorgvuldige voorbereiding. Specifieke zaken die van belang zijn in de contracteringsfase zijn onder andere de demarcatie van werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Een tip van het SFG hierbij was om de gebruikte begrippen goed te definiëren om misvattingen te voorkomen. Tijdens het inkoopproces komen veel aspecten aan bod. Wie zorgt voor de aanleg van welke benodigdheden (fundering, aansluitingen, etc.), wie is aansprakelijk bij uitval van onderdelen, hoe snel worden storingen verholpen, hoe zit het met gevolgschades? Uw onderhandelingspositie en het toetsen op marktconformiteit zijn anders dan u gewend bent. Welke algemene voorwaarden hanteert u en wat is het nut van een escrow overeenkomst? Tenslotte is er de doorontwikkeling van het product. Want in de tijd tussen het moment dat u uw handtekening zet en de levering van het systeem, zal Pharmafilter ongetwijfeld de nodige optimalisaties in nieuwe versies hebben doorgevoerd. En die wilt u natuurlijk ook! Tegen vooraf overeengekomen voorwaarden en prijs. Dat geldt mogelijk ook voor optimalisaties die bijvoorbeeld aan de tonto s plaatsvinden gedurende de looptijd van uw overeenkomst. En gaat u eigenlijk wel kopen, of zijn er ook andere mogelijkheden Vragen te over, die allemaal beantwoord moeten worden Bron: Reinier de Graaf Gasthuis Advies voor de bouw en exploitatie In deze paragraaf hebben we uit de opgedane ervaringen een aantal adviezen uit de praktijk voor u. - Natuurlijk spelen de plaats van de Pharmafilterinstallatie, de inpassing op het terrein en de aansluitingen op de bestaande infrastructuur een belangrijke rol. Het is goed om de opties vooraf goed in kaart te brengen. - Bij de demarcatie van de werkzaamheden is, als het goed is, rekening gehouden met de corebusiness van elk van de partijen. Als je als ziekenhuis toch delen in eigen beheer laat aanleggen, zorg dan voor goede begeleiding. - Het bewaken van de demarcatie van taken en verantwoordingen moet in de bouworganisatie die hiervoor wordt opgetuigd goed belegd en geborgd worden. Een dagelijks aanspreekbare projectleider van Pharmafilter is hier onderdeel van. - Vergeet verder ook de vergunningen (omgevingsvergunning, milieuvergunning) en contacten met gemeente, Milieudienst en Hoogheemraadschap niet. Pas bijvoorbeeld op met PGS eisen (positie zuurstoftank ten opzichte van biogas).
- Wie zeker tijdig bij het project betrokken moeten worden, zijn de toekomstige gebruikers. De ervaring leert dat als zij niet tijdig en goed worden meegenomen, er in het proces veel fout kan gaan, wat kostbare gevolgen kan hebben en het draagvlak verkleint. Denk daarbij aan hoeveelheden en locaties van de tonto s of duidelijkheid over wat wél en wat vooral ook níet vermalen en weggespoeld kan worden. U kunt zich voorstellen wat het gevolg is als gebruikers het alles kan erin letterlijk nemen en de boel daardoor verstopt, of erger: ontwricht, raakt. De ervaring leert dat veel van de optredende storingen in beginsel veroorzaakt worden door foutief menselijk handelen. Denk verder ook aan wat er gebeurt als te laat blijkt dat voor benodigde disposables geen ruimte is gereserveerd of dat de tonto s eigenlijk op de verkeerde plaats staan. Kortom: de gebruikers zullen vroegtijdig bij het project betrokken moeten worden en blijf tijdens de exploitatie alert op vervallen in oude gewoonten. - Ten slotte is, wellicht nog wel meer dan bij andere projecten, een goede meerwerk- en wijzigingsprocedure van groot belang voor de voortgang en de financiële bewaking van de uitvoering. - Stem de planning tijdig af op de productiecapaciteit van Pharmafilter. Wat levert het nu uiteindelijk op Met betrekking tot de exploitatie is het interessant om na te gaan welke kosten en besparingen nu daadwerkelijk worden gerealiseerd. Het goed inzichtelijk en vergelijkbaar maken, blijkt niet eenvoudig. Er is tenslotte ook nog maar 1 praktijkvoorbeeld. De business cases van de toekomstige gebruikers zouden handvatten moeten geven voor een goede evaluatie. Wat we zien is het volgende. Extra kosten worden gemaakt voor het aanleggen van de installatie, onderhoud daarvan (incl. de tonto s) en aanschaf van disposables. Besparingen liggen op het vlak van afvoerkosten van afval, kosten voor water en energie, vervangingskosten en onderhoud van bedpanspoelers, verontreinigingsheffing afvalwater en personeelskosten. Wat die laatste post betreft, is de besparing op logistiek makkelijker te vertalen naar minder roosteruren dan die op verpleegkundig personeel. De winst kan daar wellicht wel in productiegroei vertaald worden en in elk geval naar meer tijd aan het bed. In vrijwel alle gevallen zal de business case aantonen dat het systeem zichzelf terugverdient, waarbij de terugverdientijd mede bepaald wordt door de wijze van meerekenen van hygiëne- en efficiencyvoordelen. Een investering in Pharmafilter is een strategische beslissing waarbij de business case voor elk ziekenhuis anders zal liggen. Het ene zal veel gewicht hechten aan de hygiënevoordelen, het andere aan de mogelijkheden tot procesvernieuwing in de zorg. Tot slot is in geval van nieuwbouw het duurzaamheidsaspect vaak doorslaggevend. Samen sta je sterker De belangstelling tijdens het symposium Pharmafilter, verder kijken dan de brochure, op zoek naar duurzame en haalbare oplossingen voor uw ziekenhuis op 20 maart jl. was groot. Ruim 20 ziekenhuizen waren vertegenwoordigd om te luisteren en mee te denken over de kansen en risico s van dit systeem. Er bleek een grote behoefte aan een gebruikersplatform om ervaringen uit te blijven wisselen. Cure+Care consultancy is voornemens dit platform faciliteren. Heeft u zich nog niet opgegeven en/of wilt u meer weten over het gebruikersplatform of het implementatieproces van een Pharmafiltersysteem? Neem dan contact op met Cure+Care consultancy, 030-225 80 30 of rte@curecareconsultancy.nl Over de auteur: Ir Caroline Vrij is werkzaam als adviseur bij Cure+Care consultancy, een adviesbureau dat gespecialiseerd is in huisvesting in de zorg, van (vastgoed)strategie tot en met projectmanagement en bouwbegeleiding. Zij maakt als procesmanager deel uit van de ontwerpvof voor de nieuwbouw van het Medisch Centrum Alkmaar en was betrokken bij de organisatie van dit Pharmafilter symposium.