\ raadsvoorstel Voerendaal, d.d. 9 november 2010 Nummer: 2010/13/10 Portefeuillehouder: E.A.J. Sprokkel Afdeling: Programma: Bestuur en bedrijfsvoering Product: Onderwerp: inhuur derden Aan de Raad. \ Voorstel de raad heeft kennisgenomen van het rapport Inhuur derden Voerendaal van de Rekenkamercommissie; de raad heeft kennisgenomen van de afwegingskaders voor inhuur tijdelijk personeel en tijdelijke externe deskundigheid; in de begroting aparte posten opnemen voor loonsom en inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval en inhuur externe deskundigen de post inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval is gebaseerd op het verwachte percentage langdurig ziekteverzuim x de loonsom; de post inhuur externe deskundigen wordt in de begroting p.m. geraamd; het college is gemandateerd in voorkomende gevallen voor het inhuren van externe deskundigen tot een maximaal bedrag van 50.000, met informatie aan de raad achteraf, bij eerstvolgende gelegenheid; opdrachten van méér dan 50.000 kunnen slechts worden verleend ná accordering door de raad. \ Inleiding Uw raad heeft ons in de vergadering van 15 juli 2010 middels een motie van DV, CDA en PvdA verzocht om een voorstel uit te werken, met als strekking dat: de inhuur van externe bureau's, externe adviseurs en de inhuur van tijdelijk personeel over het algemeen duur is, derhalve geen voorkeur geniet en slechts dan plaats vindt, indien geen andere oplossing voorhanden is; de gemeenteraad adequaat geïnformeerd wordt ten aanzien van de inhuur van externe bureau's, externe adviseurs en de inhuur van tijdelijk personeel; de inhuur van externe bureau's, externe adviseurs en de inhuur van tijdelijk personeel aan de gemeenteraad ter goedkeuring wordt voorgelegd, indien het college daarmee buiten de beschikbare loonsom of buiten de geaccordeerde financiële ruimte treedt.
Zeer recent heeft de Rekenkamercommissie Voerendaal een rapport over dit onderwerp naar de raad gezonden. Zij heeft voor nader onderzoek van deze materie gekozen naar aanleiding van de onderwerpen die het presidium en de raadsfracties bij de Rekenkamercommissie voor onderzoek hebben aangedragen. De bevindingen van de commissie worden in het voorliggend raadsstuk meegenomen. \ Argumentatie Met betrekking tot het eerste punt van de motie, nml. dat de inhuur van externe bureau's, slechts dan plaats vindt, indien geen andere oplossing voorhanden is, merken wij op dat college en management daar hetzelfde over denken. Ter toelichting het volgende. Wij maken bij inhuur van externen c.q. uitbesteding een onderscheid tussen: 1. het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening door het inhuren van tijdelijk personeel; 2. het inhuren van externe deskundigen voor het uitvoeren van interimmanagement, het uitbesteden van onderzoek- en adviesopdrachten, om redenen als specifieke deskundigheid die wij niet zelf in huis hebben, omwille van de objectiviteit, e.d.; 3. het inhuren van externe deskundigen voor het uitvoeren van projecten. De kosten hiervan zijn in de projectkostenraming verwerkt. Derhalve vallen deze kosten binnen het door de raad beschikbaar gestelde, dan wel beschikbaar te stellen budget en drukken dus niet op de loonsom. Deze variant valt daarom buiten het onderwerp van deze nota, en komt hieronder verder niet aan de orde. 1 Inhuur tijdelijk personeel Wanneer een medewerker de organisatie verlaat en de ontstane vacature niet direct kan worden ingevuld, een medewerker langdurig uitvalt door ziekte, zwangerschap of anderszins, kan de continuïteit van de dienstverlening in het geding komen. Alsdan is het noodzakelijk maatregelen te nemen. Daarbij wordt het onderstaand afwegingskader gehanteerd. 1. allereerst is de vraag aan de orde hoe vitaal de betreffende werkplek is, en of de continuïteit in het geding is, m.a.w. of het verantwoord is de opengevallen werkplek tijdelijk niet in te vullen; deze afweging wordt bij alle hieronder beschreven stappen steeds opnieuw gemaakt. 2. Indien de conclusie is dat de betreffende werkplek tijdelijk ingevuld dient te worden zullen wij éérst nagaan of de werkzaamheden intern zijn op te vangen, door bijv. een of meer medewerkers tijdelijk extra uren te geven; 3. Indien dat niet mogelijk blijkt, gaan wij na of een buurgemeente of Parkstadgemeente tijdelijk assistentie kan verlenen; 4. zo niet, dan maken wij gebruik van een uitzendorganisatie, bij voorkeur Start- People (tot schaal 9) en Start Professional (vanaf schaal 9) omdat deze het goedkoopst zijn. Beide zijn gelieerd aan het IGOM. 5. Pas wanneer géén inhuur als boven genoemd mogelijk blijkt, resteert uitbesteding aan de markt. Pagina 2 van 7
In de praktijk blijkt dat de stappen 2 en 3 lang niet altijd een oplossing bieden, waardoor het dus noodzakelijk is over te gaan tot het inhuren via een uitzendbureau (stap 4). Tijdelijk inhuren vs. tijdelijk in dienst nemen van personeel Inhuren van personeel (via een uitzendbureau) kost altijd méér dan het in (tijdelijke) dienst nemen van personeel. Daartegenover staan een aantal voordelen, welke in de matrix hieronder zijn vermeld. ziekte WW beschikbaarheid kosten in eigen dienst uitval bij ziekte e.d., geen onmiddellijke vervanging Uitbetalen WW na tijdelijk dienstverband, afhankelijk van de arbeidshistorie van betrokkene Na werving- en selectieprocedure, en opzegtermijn vorige werkgever Kosten voor verwerving, opleiding, secundaire arbeidsvoorwaarden Ingehuurd (uitzendbureau) Onmiddellijk vervanging bij ziekte Geen WW uit te betalen In principe per direct Geen kosten voor verwerving, opleiding, secundaire arbeidsvoorwaarden Het college functioneert als werkgever, op grond waarvan het college gehouden is de wettelijke verplichtingen op dat vlak te respecteren. De werkgever draagt bij tijdelijk (eigen) personeel de risico's van ziekte en WW-verplichting. De laatste werkgever betaalt na beëindiging van een tijdelijk dienstverband dat tenminste 6 maanden heeft geduurd, aan betrokkene de WW, óók over de gewerkte periode bij andere werkgevers. Om deze risico's te vermijden geven wij er de voorkeur aan om géén tijdelijk personeel in dienst te nemen, maar aan het inhuren van tijdelijk personeel. Daar komt nog bij dat bij inhuren van personeel géén sprake is van kosten voor verwerving, opleiding, secundaire arbeidsvoorwaarden, en in geval van ziekte voor vervanging wordt gezorgd. Het beeld dat inhuur in vergelijking met in dienst nemen van personeel, alleen maar kostbaarder is, ligt dus genuanceerder. 2 Inhuur van externe deskundigen Het komt voor, dat voor het uitvoeren van interim-management, bepaalde taken of projecten een specifieke deskundigheid vereist is die wij zelf niet in huis hebben. Opgemerkt wordt dat het hier niet gaat om inhuur van externe deskundigheid voor de uitvoering van projecten waarvoor de raad een krediet heeft gevoteerd; het betreft adhoc kwesties, waarover niet vooraf met de raad kon worden gecommuniceerd en waarbij veelal snel handelen is vereist. In zulke gevallen hanteren wij het volgende afwegingskader: Pagina 3 van 7
1. wij gaan na of een buurgemeente of Parkstad-gemeente tijdelijk assistentie kan verlenen; 2. zo niet, dan benaderen wij een uitzendorganisatie, bij voorkeur Start-People (tot schaal 9) en Start Professional (vanaf schaal 9) omdat deze het goedkoopst zijn. 3. indien het college voor het onderhavige project voor de benodigde specifieke expertise een bepaald persoon op het oog heeft: in dat geval wordt voor inhuur gebruik gemaakt van een uitzendorganisatie die voor zichzelf minimale kosten in rekening brengt; 4. wanneer aldus géén adequate oplossing mogelijk blijkt, resteert uitbesteding aan de markt. Het aanbestedingsbeleid van de gemeente is dan aan de orde. 5. Indien mogelijk wordt deze inhuur gedeeld met buurgemeente(n). Consequentie van stap 4 is dat wij met marktconforme tarieven van doen hebben. Deze zijn (vaak aanzienlijk) hoger dan de salarissen binnen een gemeentelijke organisatie als de gemeente Voerendaal. \ Rapport Inhuur derden van de Rekenkamercommissie Voerendaal Zeer recent heeft de Rekenkamercommissie Voerendaal een rapport over dit onderwerp naar de raad gezonden. Zij heeft voor nader onderzoek van deze materie gekozen naar aanleiding van de onderwerpen die het presidium en de raadsfracties bij de Rekenkamercommissie voor onderzoek hebben aangedragen. De onderzochte periode omvat de jaren 2006, 2007, 2008 en 2009. De bevindingen van de commissie luiden samengevat als volgt. De totale kosten van inhuur liggen iets boven 13%, de norm die de minister in 2009 voor de inhuur van externen voor de ministeries heeft ingesteld en welke ook is voorgesteld om bij gemeenten te hanteren. De commissie merkt echter op, dat zij bruto-bedragen hanteert, zonder dat rekening is gehouden met aanwending van onderuitputting, door de raad geaccordeerde projectkredieten, e.d. De P&C-documenten bieden onvoldoende inzicht in de personeelskosten en de kosten van inhuur. Redenen tot inhuur heeft twee oorzaken, t.w. ontbreken van (specifieke) deskundigheid en gebrek aan capaciteit. Met betrekking tot dit laatste merkt de commissie op dat in vergelijking met andere gemeenten van dezelfde omvang het aantal ambtenaren bij de gemeente Voerendaal lager is dan het landelijk gemiddelde van 6,8 fte per 1000 inwoners. Op basis daarvan zou het totale bestand op ongeveer 86 fte moeten uitkomen, terwijl de formatie 63,11 bedraagt exclusief de tijdelijke 4 fte die de raad bij de begroting 2010 voor drie jaar heeft geaccordeerd. Werkdruk per medewerker is zodanig dat er (vrijwel) geen ruimte bestaat om bij ziekte of vacatures de taken van deze functies tijdelijk waar te nemen door het aanwezige personeel. Dat maakt de organisatie kwetsbaar en het risico van dure inhuur is daardoor groot. Het ziekteverzuim bij gemeente Voerendaal is lager (2,93% in 2009) dan het landelijk gemiddelde (5,3% in 2009). Pagina 4 van 7
De commissie gaat vervolgens in op de mogelijkheden om de (kosten van) inhuur te beperken. Dat kan door de inhuurkosten zelf zo laag mogelijk te houden. Hierover merken wij op, dat wij voor inhuur van tijdelijk personeel bij voorkeur gebruik maken van Start-People (tot schaal 9) en Start Professional (vanaf schaal 9), juist omdat deze het goedkoopst zijn. De commissie noemt als tweede mogelijkheid om de kosten van inhuur te beperken: het verminderen van de noodzaak van inhuur. De commissie wijst er terecht op, dat er een relatie is met de omvang van het eigen personeelsbestand. Een gemeente met het inwoneraantal van Voerendaal heeft gemiddeld 86 fte; Voerendaal heeft ca. 64 fte. Het inwoneraantal is weliswaar niet de enige factor die de omvang van het personeelsbestand bepaalt, maar alle externe onderzoeken van de afgelopen jaren signaleren dat de formatie van onze gemeente erg krap is. Het is aan de raad om de formatie c.q. loonsom vast te stellen. Consequentie van een krappe bezetting is, dat er (vrijwel) geen capacitaire ruimte is om bij ziekte of vacatures taken van deze functies tijdelijk te laten waarnemen door het aanwezige personeel. De organisatie is daardoor kwetsbaar, en het risico van dure inhuur is reëel aanwezig. Op grond daarvan adviseert de commissie om de ambities bij te stellen op basis van de beschikbare capaciteit. Zelf zien wij nog een andere mogelijkheid om de kosten van inhuur beperkt te houden. Vacatures zijn als gevolg van de opzegtermijn van tevoren bekend. Alert reageren bespoedigt het moment van indiensttreding van de opvolger, en beperkt daarmee de periode waarin sprake kan zijn van noodzaak tot inhuren van tijdelijk personeel. Wij zien dit als een inspanningsverplichting van het management. De commissie komt op grond van haar bevindingen en conclusies tot de volgende aanbevelingen. 1. Stel de ambities bij op basis van de beschikbare capaciteit; 2. breid de samenwerking binnen Parkstad uit; 3. leer uit het verleden; 4. pas de uitwerking van de najaarsrapportage (2009) m.b.t. het inzicht in personele kosten ook toe in de programmabegroting en het jaarverslag; 5. stel een protocol werkoverdracht op. Wij merken hierover kort het volgende op. Ad 1. over de capaciteit-sec en de ambities-versus-capaciteit zijn in diverse onderzoeksrapporten de laatste jaren al opmerkingen gemaakt. Nu de Rekenkamercommissie de link legt tussen de capaciteit en de inhuur van externen, kan overwogen worden om de formatie alsnog uit te breiden. Ad 2. In Parkstadverband worden momenteel onder leiding van de gezamenlijke gemeentesecretarissen de verdere samenwerkingsmogelijkheden geïnventariseerd. Tevens inventariseren Voerendaal, Simpelveld en Nuth momenteel ook de mogelijke samenwerking als landelijke gemeenten binnen Parkstad. Ad 3, 4 en 5. Deze aanbevelingen nemen wij over. \ Financiële, personele, organisatorische consequenties Wij constateren dat begroting, rapportages en jaarrekening onvoldoende inzicht geven in de kosten die gemoeid zijn met inhuur van tijdelijk personeel en externe deskundigen. De Rekenkamercommissie merkt dit ook op in haar rapport. Pagina 5 van 7
Ook de informatievoorziening naar en afstemming met uw raad is niet altijd consequent en adequaat geweest. Om hierin verbetering te brengen stellen wij enkele aanpassingen in de begroting voor: a. De loonsom is het totaal aan salarissen en werkgeverslasten voor de formatie-sec. Toelichting: inhuur van tijdelijk personeel en deskundigen wordt niet (meer) ten laste van de loonsom gebracht. b. onderuitputting in de loonsom dient als dekkingsmiddel voor inhuur tijdelijk personeel wegens vacante functies. Toelichting: Wanneer een functie vacant wordt en nog niet direct kan worden ingevuld, ontstaat er bij de loonsom zgn. onderuitputting. De organisatie streeft er overigens naar om vacatures zo snel mogelijk in te vullen, waarmee de onderuitputting tot een wordt minimum wordt beperkt. Wanneer dit om moverende redenen niet lukt wordt de onderuitputting ingezet om de continuïteit zo goed mogelijk te waarborgen door tijdelijk personeel in te huren. De onderuitputting blijft binnen de loonsom dus beschikbaar als dekkingsmiddel voor het inhuren van tijdelijk personeel bij vacante functies. c. in de begroting wordt een aparte post inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval opgenomen. Toelichting: In omstandigheden waarbij een medewerker langdurig afwezig is (als gevolg van ziekte, zwangerschap of anderszins) lopen de salariskosten van die medewerker (deels) door en is er géén sprake van onderuitputting. Inhuur van tijdelijk personeel in dergelijke situaties brengt extra kosten met zich mee. Deze zijn te becijferen als volgt. Onze organisatie kent gemiddeld 3,5% ziekteverzuim per jaar. Hiervan is ongeveer 1,5% langdurig. De omvang van de post inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval kan derhalve worden gesteld op het verwachte langdurig ziekteverzuimpercentage x de loonsom (in dit geval 1,5% x 4.000.000 = 60.000). d. Er komt een aparte post inhuur externe deskundigen. In de begroting wordt deze p.m. geboekt, in de rapportages en jaarrekening worden indien van toepassing de daadwerkelijke uitgaven verantwoord. Toelichting: voor het gewenste inzicht in de uitgaven is het noodzakelijk dat deze afzonderlijk in beeld worden gebracht. Zoals hierboven onder paragraaf 2 vermeld, gaat het om ad-hoc kwesties, waarbij veelal snel handelen is vereist. Daarom vragen wij uw raad om een mandaat voor inhuur van externe deskundigheid tot 50.000 (waarbij de raad achteraf wordt geïnformeerd). Dat impliceert tegelijkertijd dat opdrachten waarbij de kosten méér dan 50.000 bedragen, niet eerder worden aangegaan dan ná accordering door de raad. Om de begroting nu zo min mogelijk te belasten hebben wij deze post in de begroting 2011 p.m. geraamd. De ervaring leert echter dat wij incidenteel externe deskundigheid nodig hebben. Wij geven uw raad daarom het signaal dat er op deze post uitgaven kúnnen komen. In voorkomend geval zal de dekking nader worden voorgesteld. Door bovenstaande maatregelen in de begroting aan te brengen wordt via de P&Ccyclus ook over deze aspecten afzonderlijk verslag gedaan en verantwoording afgelegd. Aldus wordt een beter inzicht verschaft en wordt méér recht gedaan aan de controlerende en taakstellende taak van de raad. Pagina 6 van 7
Tenslotte informeren wij uw raad nog over het volgende. De organisatie hebben wij nu qua structuur op orde. Als volgende stap conform afspraken in het coalitie-akkoord gaan wij binnen de organisatie bij de programma's de optimale kwaliteit/kwantiteit zoeken. Dat betekent dat de huidige loonkostensom nog niet de definitieve is. Wij zullen onze conclusies t.z.t. met uw raad delen. \ Advies commissie n.v.t. \ Raadsbesluit de raad heeft kennisgenomen van het rapport Inhuur derden Voerendaal van de Rekenkamercommissie; de raad heeft kennisgenomen van de afwegingskaders voor inhuur tijdelijk personeel en tijdelijke externe deskundigheid; in de begroting aparte posten opnemen voor loonsom en inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval en inhuur externe deskundigen de post inhuur tijdelijk personeel wegens langdurige uitval is gebaseerd op het verwachte percentage langdurig ziekteverzuim x de loonsom; de post inhuur externe deskundigen wordt in de begroting p.m. geraamd; het college is gemandateerd in voorkomende gevallen voor het inhuren van externe deskundigen tot een maximaal bedrag van 50.000, met informatie aan de raad achteraf, bij eerstvolgende gelegenheid; opdrachten van méér dan 50.000 kunnen slechts worden verleend ná accordering door de raad. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN VOERENDAAL de secretaris, de burgemeester, mr. drs. J.I.F. Kooijman drs. E.A.J. Sprokkel Aldus besloten in de raadsvergadering van 16 december 2010 de griffier, de voorzitter, B.W.E. van der Wijst drs. E.A.J. Sprokkel \ Bijlagen: \ Ter inzage en reeds in uw bezit: Rapport Rekenkamercommissie Voerendaal, Quickscan: Inhuur derden Voerendaal Pagina 7 van 7