Handleiding down- en uploaden Excel format declareren/nominatieve lijst versie 3.0 20 april 2010 De NZa heeft bepaald dat u als zorgaanbieder met ingang van 1 januari 2010 de zorg die u levert aan cliënten met verblijf dient te declareren op klantniveau. UVIT heeft ervoor gekozen om u hierbij te ondersteunen door u een door ons voorgevuld bestand aan te bieden. Dit voorgevulde bestand dient zowel voor het declareren als voor de nominatieve lijst gebruikt te worden. U kunt dit bestand via AZR down- en uploaden. De inhoud van dit voorgevulde bestand betreft alle klanten met een functiecode 71 (verblijf tijdelijk) en 72 (verblijf langdurig) die in AZR bekend zijn en in de declaratieperiode zorg hebben ontvangen (ontleend aan het gegeven dat u in AZR voor deze functies een melding aanvang zorg heeft gedaan) inclusief de klanten die in deze periode in zorg gekomen c.q. uit zorg gegaan zijn. NB.: de voorvulling is slechts een hulpmiddel om u op weg te helpen. U bent als aanbieder eindverantwoordelijk voor de ingediende declaratie. Dat wil zeggen u kunt alleen die klanten declareren die daadwerkelijk zorg van u hebben ontvangen. De voorvulling op basis van AZR kan dus onjuistheden bevatten / incompleet zijn, omdat AZR mogelijk niet op orde is en/of in AZR niet alle cliënten die u van zorg voorziet, aanwezig zijn (denk aan partneropnames en klanten met een indicatie van Bureau Jeugdzorg). Verder zijn niet alle kolommen voorgevuld. Als zorgaanbieder heeft u de taak om deze gegevens te controleren en waar nodig gegevens toe te voegen/te verwijderen. Voor het juist vullen van dit bestand kunt u de benodigde documentatie vinden op WESP van Vektis. Hier vind u naast de berichtenstandaard (AW119), een invulinstructie en ook de landelijke veelgestelde vragen lijst. Voor inhoudelijke vragen over het vullen van het declaratiebericht kunt u contact opnemen met de helpdesk declareren via telefoonnummer 040-2975729 of e-mail AWBZDeclaratie@uvit.nl. Hier kunt u ook terecht met vragen over het up- en downloaden van het bestand via AZR. Voor technische vragen (denk hierbij aan vragen over de AW 119 standaard) kunt u contact opnemen met Vektis via telefoonnummer 030-6988323 of e-mail helpdesk-ei@vektis.nl Hierna volgt een handleiding hoe u het declaratiebericht kunt down- en uploaden via AZR. 1
Als u inlogt op https://azr.vgz.nl komt u op onderstaande pagina. Hier vindt u aan de linkerzijde verschillende menu-items. Wanneer u onder het kopje Berichten kiest voor declaratieberichten, verschijnt onderstaand scherm. Als u een koepelorganisatie bent, kunt u hier een keuze maken voor welke zorgaanbieder u het declaratiebericht/de nominatieve lijst wilt downloaden door op het pijltje te klikken. Er verschijnt dan een schermpje met hierin alle zorgaanbieders die onder de koepelorganisatie vallen. Zoals in onderstaand scherm. 2
U maakt nu de keuze voor welke zorgaanbieder u het declaratiebestand/de nominatieve lijst wilt downloaden.. Daarna maakt u een keuze over welke periode u het declaratiebestand wilt downloaden. Hiervoor klikt u op het pijltje naast het veld declaratieperiode. Nu verschijnt een schermpje met daarin 12 maanden. Zie hiervoor onderstaand scherm. Het is mogelijk om een declaratiebericht tot en met 12 maanden terug (gerekend vanaf de systeemdatum) op te vragen. Het project heeft echter pas vanaf 1 januari 2010 een verplicht karakter. Voor de maanden liggend vóór 1 januari 2010 hoeft u geen declaratie meer in te dienen. 3
Nu klikt u op de knop Declaratiebericht downloaden. AZR gaat nu alle intramurale meldingen aanvang- en einde zorg verzamelen die binnen de eerder geselecteerde declaratieperiode vallen. I.v.m. het nominatieve gedeelte worden ook alle meldingen aanvang- en einde zorg geselecteerd die door u in die declaratieperiode verwerkt zijn in AZR. Deze gegevens zullen in een Excel format voorgevuld worden. U kunt kiezen om het Excel document te openen of op te slaan. Om het document te bewerken kunt u het beste voor opslaan kiezen en het bestand gaan bewerken in Excel. Zie hiervoor onderstaand scherm. 4
Het Excel format bestaat uit 2 tabbladen: Voorblad Hier worden de rijen 1 t/m 6 getoond. De rijen 4, 5 en 6 worden automatisch gevuld met de AGBcode en declaratieperiode. Hierna volgt een toelichting van deze rijen. AWBZ-declaratieregels Op dit tabblad ziet u het voorgevulde declaratiebericht met de gegevens zoals deze in AZR geregistreerd zijn. Dit declaratiebericht bestaat uit de kolommen A t/m Y, en de voorgevulde declaratieregels. Hierna volgt een toelichting van deze kolommen. Tabblad voorblad Rij Naam gegeven N/AN Wijkt af van Verplicht Vektis Voorgevuld * Vektis Vullen? Volgnr. 2 Zorgverlenerscode N Nee Nee Nee 0101 3 Praktijkcode N Nee Nee Nee 0102 4 Instellingcode N Ja Ja Ja 0103 5 Begindatum declaratieperiode N Ja Nee Ja 0104 6 Einddatum declaratieperiode N Ja Nee Ja 0105 5
Tabblad AWBZ-declaratiegegevens Kolom Code gegeven Naam gegeven N/AN * Voorgevuld Wijkt af van Vektis Verplicht Vullen? Vektis Volgnr. A REG_SRT Soort regel N Ja Nee Ja 0201 B VERZ_BSN Burgerservicenummer (BSN) N Ja Nee Ja 0202 C INDORG_CLIENTNR Cliëntnummer indicatieorgaan AN Ja Nee Ja 0203 D INDORG_CODE Code indicatieorgaan N Ja Nee Ja 0204 E VERZ_GEBDAT Geboortedatum verzekerde N Ja Ja Ja 0205 F FUNC_CODE Functiecode N Ja Ja Ja 0206 G FUNC_STARTDAT Gewenste startdatum toegewezen functie N Ja Ja Ja 0207 H FUNC_EINDDAT Gewenste einddatum toegewezen functie N Ja Ja Nee 0208 I KLASSE_CODE Klassecode AN Ja Nee Ja 0209 J KLASSE_AANT Aantal omvang opslag klasse N Nee Nee Nee 0210 K ZORGPER_EENH Tijdseenheid zorgperiode N Nee Nee Nee 0211 L VERV_IND Indicatie vervoer N Nee Nee Ja 0212 M ACT_CODE Activiteitcode N Nee Nee Ja 0213 N IND_BESLNR Indicatiebesluitnummer N Ja Nee Ja 0214 O PRES_BEGINDAT Begindatum prestatie N Ja Ja Ja 0215 P PRES_EINDDAT Einddatum prestatie N i.v.t. Ja Ja 0216 Q PRES_AAND Aanduiding prestatiecodelijst N Ja Nee Ja 0217 R PRES_CODE Prestatiecode AN Nee Nee Ja 0218 S PRES_AANT Aantal uitgevoerde prestaties N Nee Nee Ja 0219 T INST_CODE AGB Code zorgaanbieder N Nee Nee Ja 0220 U PRES_TAR Tarief prestatie N Nee Nee Ja 0221 V BEDR_BER Berekend bedrag N Nee Nee Ja 0222 W DC_IND Indicatie debet/credit AN Nee Nee Ja 0223 X BEDR_DECL Declaratiebedrag N Nee Nee Ja 0224 Y DC_IND Indicatie debet/credit AN Nee Nee Ja 0225 *N= Numeriek De waarde van een numeriek veld bestaat uit cijfers en is zo nodig voorzien van voorloopnullen, tenzij anders vermeld. Een numeriek veld wordt met nullen gevuld als dit leeg is. *AN = Alfanumeriek De waarde van een alfanumeriek veld bestaat uit cijfers en letters en is zo nodig aangevuld met spaties, tenzij anders vermeld. Een alfanumeriek veld wordt met spaties gevuld als dit leeg is. ** De voorvulling bevat, op verzoek van zorgaanbieders, ook de naam van de klant. Deze staat niet in de Vektis standaard en is een service van uw zorgkantoor. 6
In de kolom wijkt af van Vektis wordt d.m.v. Ja/Nee aangegeven of de vulling wel of niet afwijkt van Vektis. Onze excuses voor het ongemak. De gebruikte eigenschappen in de voorvulling worden wel geaccepteerd door onze controle applicatie. Voorbeelden waar de vulling afwijkt van wat door Vektis is voorgeschreven: De datumvelden worden in het voorgevulde bestand getoond als DDMMEEJJ dit moet zijn DD-MM-EEJJ. U dient de datumvelden ook als DD-MM-EEJJ te vullen. Naast Functiecode 72 wordt ook 71 getoond dit i.v.m. de nominatieve lijst. Begindatum prestatie wordt gevuld met de MAZ datum zoals deze in AZR bekend is. Einddatum prestatie wordt gevuld met de MEZ datum zoals deze in AZR bekend is. Voor meer informatie rondom het vullen van het declaratiebestand of uitleg over de verschillende velden kunt u de website van Vektis raadplegen WESP. Nadat u het declaratiebericht volledig heeft gevuld, slaat u het op. Dit doet u met de juiste naam van het bestand conform de vektis standaard. Voorbeeld: AW119_12345678_1234_200908_01.xls AW119_(uwAGBcode)_(zorgkantoorcode)_jaar en maand_volgnummer (altijd 2 posities).xls Als u een correctie van een declaratie in wilt dienen, adviseren wij u het volgnummer met 1 op te hogen. Zo is voor u en voor ons de volgorde van de ingediende declaraties makkelijk herkenbaar. 7
Om dit bericht nu aan te bieden aan het Zorgkantoor dient u (indien nodig) in te loggen op https://azr.vgz.nl. Klik links in het scherm op declaratieberichten. Door op de knop Bladeren te klikken kunt u het door u bewerkte en opgeslagen bestand zoeken op uw eigen computer. Zie hiervoor onderstaand scherm. Door het bestand dat u wil uploaden te selecteren en op Openen te klikken wordt het bestand klaargezet om aan te bieden aan het Zorgkantoor. U klikt nu op de knop aanbieden aan Zorgkantoor. Zie hiervoor onderstaand scherm. 8
Het bestand wordt nu naar het zorgkantoor verstuurd waar het in behandeling wordt genomen. U krijgt in AZR geen melding dat uw bestand juist is aangeboden. Wij streven er naar uw declaratie binnen maximaal 5 werkdagen af te handelen en de uitslag van de controle aan u terug te koppelen. 9
Waarom staat deze cliënt op de declaratie/nominatieve lijst? Het kan voorkomen dat een klant ten onrechte op de declaratie/nominatieve lijst staat. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Hierna volgen enkele voorbeelden. Let op: per voorbeeld is de actie die wij van u als zorgaanbieder verwachten verschillend en in een aantal gevallen verzoeken wij u om géén actie te ondernemen. Leest u deze voorbeelden svp goed door om misverstanden te voorkomen! Klant ontvangt een nieuw indicatie besluit, maar het voorgaande indicatie besluit heeft de status verlopen. De klant staat ten onrechte 2x op de lijst. Er is sprake van een herindicatie voor deze klant, maar het voorgaande indicatie besluit heeft de status verlopen i.p.v. stopgezet. In dit geval zal zowel het voorgaande als het nieuwe indicatie besluit op het voorgevulde declaratiebestand staan. U dient de regel die ten onrechte op het voorgevulde declaratiebestand staat te verwijderen. U hoeft niets in AZR aan te passen. Het zorgkantoor zal dit in een volgende release van AZR oplossen, zodat de betreffende klant nog maar één keer op het voorgevulde declaratiebestand voorkomt. Wanneer er eerst functie 71 is geleverd zonder een MEZ en nu wordt functie 72 geleverd, staat de klant 2x op de lijst. Voor deze klantenis in AZR op de voorgaande zorgtoewijzing of indicatiebesluit een MAZ maar nog geen MEZ gedaan. Er is hier geen sprake van een herindicatie. Door de MEZ alsnog in AZR op te voeren zal de klant daarna maar 1x voorkomen op het voorgevulde declaratiebestand. Wij verzoeken u in de voorkomende gevallen deze actie in AZR uit te voeren. Nominatieve lijst: hoe te handelen? De nominatieve lijst/het declaratiebestand bevat alle klanten die bij uw instelling in zorg zijn geweest en die gemeld zijn in AZR: - In de declaratieperiode - Of waarvan in de declaratieperiode een melding (MAZ of MEZ) is verwerkt. Klanten kunnen om drie redenen ontbreken op uw lijst: 1. U hebt ten onrechte geen MAZ gedaan; 2. De klant is niet aan u toegewezen (u kunt of kon daarom geen MAZ doen); 3. Het betreft BJZ klanten of niet geïndiceerde partners. In het eerste geval dient u alsnog een MAZ te doen (en indien nodig een MEZ), u dient de klant vervolgens handmatig toe te voegen aan de lijst. In het tweede geval kunt u contact opnemen met de afdeling Zorgtoewijzing in uw regio. Indien u alsnog een toewijzing krijgt voor de klant, dient u alsnog een MAZ en eventueel een MEZ te doen in AZR en voegt u de klant handmatig aan de lijst toe. In het derde geval dient u de klanten handmatig toe te voegen aan de lijst. 1 0