1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 44/2011 van 21 september 2011 Betreft: aanvraag van het Vlaams Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de administratieve verwerking van de aanvragen inzake de gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma's, de inschrijvingen bij de examencommissie van het voltijds secundair onderwijs en de inschrijvingen voor het toelatingsexamen arts en tandarts. (RN- MA-2011-182) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming (AKOV) ontvangen op 15/06/2011; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 26/08/2011;
Beraadslaging RR 44 /2011-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 21 september 2011, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De aanvraag heeft tot doel om het Vlaams Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming (AKOV), hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: een toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5 en 14 WRR; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op de administratieve verwerking van: de aanvragen inzake de gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma's; de inschrijvingen bij de examencommissie van het voltijds secundair onderwijs; de inschrijvingen voor het toelatingsexamen arts en tandarts. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager en twee van zijn diensten, de Vlaamse examencommissie voor het voltijds secundair onderwijs (hierna Vlaamse examencommissie) en het NARIC Vlaanderen 1, werden reeds bij beraadslaging RR nr. 07/2011 van 26 januari 2011 gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken en om mededeling te bekomen van een aantal informatiegegevens uit het Rijksregister. De aanvrager wenst een zelfde machtiging te bekomen voor de commissie toelatingsexamens arts-tandarts. 3. Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich hier beperken tot het nagaan of: de doeleinden waarvoor het gebruik gevraagd wordt, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; de bijkomende gegevens waarvan mededeling wordt gevraagd en het gebruik van het identificatienummer proportioneel is in het licht van de doeleinden (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDEN 1 National Academic (& Professional) Recognition Information Center.
Beraadslaging RR 44 /2011-3/9 4. De aanvrager wenst een machtiging te bekomen tot mededeling van gegevens uit het Rijksregister voor de volgende doeleinden van drie van zijn afdelingen: 1) De Vlaamse examencommissie heeft tot taak de examens te organiseren van de Vlaamse Gemeenschap om een diploma secundair onderwijs te behalen 2 en het uitreiken van diploma's en getuigschriften van het secundair onderwijs 3, in de praktijk voornamelijk aan leerlingen die buiten het reguliere leerplichtonderwijs vallen. 2) Het NARIC Vlaanderen heeft als taak de gelijkwaardigheid van kwalificatiebewijzen te bepalen en gelijkwaardigheidsattesten uit te reiken 4 voor aanvragers uit Vlaanderen en het Brussels hoofdstedelijk gewest; 3) De commissie toelatingsexamens arts-tandarts heeft tot taak de toelatingsexamens artstandarts te organiseren 5. 5. Het betreft dus welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP vermits de beoogde verwerkingen gesteund zijn op artikel 5, eerste lid, e), WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 6. De aanvrager wenst een toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5 en 14, WRR, namelijk: - de naam en voornamen; - de geboorteplaats en -datum; - het geslacht; - de hoofdverblijfplaats; - de verblijfstoestand voor vreemdelingen. 7. Aangaande het gegeven geboortedatum en geboorteplaats is het essentieel voor de werking van de aanvrager dat dit gegeven, naast de namen van de betrokkene, op een correcte manier worden weergegeven op de diploma's en attesten voor toelating tot de opleiding arts of tandarts die zij uitreiken. Derden die deze diploma's en attesten ontvangen moeten kunnen 2 Art. 4, 13 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 april 2009 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming, hierna AKOV-besluit. 3 Art. 254, 2 van de Codex Secundair Onderwijs. 4 Art. 4, 12 AKOV-besluit. 5 Art. 68, 2-5 Vlaams Decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen en art. 4, 13 AKOV-besluit.
Beraadslaging RR 44 /2011-4/9 nagaan of ze met de rechtmatige houder ervan te maken hebben, dit in de meeste gevallen zonder een beroep te kunnen doen op de informatie in het Rijksregister. 8. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5 WRR, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 9. Uit de aanvraag blijkt dat het gegeven 'verblijfstoestand voor vreemdelingen' enkel pertinent is voor de doelstellingen van het NARIC Vlaanderen. In een aantal gevallen wordt de procedure versoepeld voor vluchtelingen, meer bepaald: asielzoekers tijdens de procedure, erkende vluchtelingen en subsidiair beschermden; personen die in het verleden het statuut van erkende vluchteling of subsidiair beschermde hebben gekregen. In veel gevallen zijn voornoemde personen niet in staat alle nodige bewijzen voor te leggen om een volledig dossier in te dienen. Voor zover het gaat om de erkenning van diploma s van hoger onderwijs verplicht het Verdrag inzake de erkenning van diploma's betreffende het hoger onderwijs in de Europese Regio 6 de verdragspartijen om procedures te ontwikkelen die zijn gericht op een billijk en doeltreffend erkenningonderzoek dat nagaat of vluchtelingen, ontheemden en personen in een vluchtelingensituatie, voldoen aan de relevante voorwaarden voor toegang tot hoger onderwijs, tot verdere studies hoger onderwijs of tot de arbeidsmarkt, zelfs in die gevallen waarin de diploma's, behaald in één van de Partijen, niet door documenten kunnen worden gestaafd. Een versoepeling van de procedure is eveneens aangewezen wat de erkenning van diploma s en getuigschriften in de overige onderwijsniveaus betreft. 10. In de praktijk blijkt het soms moeilijk van de betrokkene zelf te achterhalen wat zijn actuele statuut als vreemdeling is, onder meer omwille van taalbarrières. Bovendien wordt de aanvrager regelmatig geconfronteerd met betrokkenen die ten onrechte beweren recht te hebben op een versoepeling van de procedure. De raadpleging van het gegeven 'verblijfstoestand voor vreemdelingen in het Rijksregister laat de aanvrager toe op basis van correcte informatie zijn taken uit te voeren. 11. Het Comité oordeelt dat een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 14 WRR, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). De aanvrager moet de toegang tot dit gegeven beperken tot de afdeling NARIC Vlaanderen. 6 Verdrag inzake de erkenning van diploma's betreffende het hoger onderwijs in de Europese Regio, gedaan te Lissabon op 11 april 1997, goedgekeurd bij wet van 10 juli 2008.
Beraadslaging RR 44 /2011-5/9 B.2. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 12. De aanvrager wenst dat de registratie van de gegevens door de commissie toelatingsexamen arts-tandarts gebeurt aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister. Dit laat de aanvrager toe om de betrokkenen eenduidig te identificeren. 13. Het identificatienummer is daartoe het meest geschikte instrument. Het is een uniek nummer dat toelaat iemand heel nauwkeurig te identificeren, zeker wanneer het gebruikt wordt in combinatie met bijvoorbeeld de naam en de voornaam. Vergissingen die kunnen ontstaan door o.a. homonymie en schrijffouten worden uitgesloten. Het gebruik van het identificatienummer bij de raadpleging van het Rijksregister heeft daarenboven het voordeel dat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. 14. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer is, in het licht van de opgegeven doeleinden, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 15. De aanvrager wenst een permanente toegang. Het Comité is van oordeel dat de doeleinden vereisen dat de aanvrager voor de behandeling van zijn dossiers in staat is om op elk moment de gegevens van de betrokkenen op te vragen. Een permanente toegang is dan ook gepast opdat de aanvrager zijn werkzaamheden naar behoren zou kunnen uitvoeren (artikel 4, 1, 3, WVP). 16. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de diverse reglementaire bepalingen die de aanvrager met de realisatie van een aantal doeleinden belasten, niet in de tijd beperkt zijn. In het licht van de doeleinden is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.4. Ten opzichte van de bewaringstermijn 17. De aanvrager stelt naargelang de betrokken dienst afzonderlijke bewaringstermijnen voorop. 18. De dossiers van het NARIC Vlaanderen waarin alle documenten zitten die werden ingediend door de aanvragers worden voor een periode van 10 jaar bewaard. De verblijfsstatus wordt na afloop van de behandeling van het dossier niet langer bewaard. De formele gelijkwaardigheidsbeslissing wordt zonder beperking in de tijd bijgehouden, om steeds een afschrift te kunnen verlenen aan de aanvragers wanneer ze dit nodig hebben. 19. Voor wat betreft de examencommissie van het voltijds secundair onderwijs en het toelatingsexamen arts en tandarts wordt het inschrijvingsdossier maximaal 12 maanden bewaard om eventueel in een gerechtelijke procedure als bewijs te kunnen dienen. De beslissing
Beraadslaging RR 44 /2011-6/9 en de resultaten van de examens worden zonder beperking in de tijd bijgehouden om steeds een afschrift te kunnen verlenen aan de aanvragers wanneer ze dit nodig hebben. 20. Rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag is het Comité van oordeel dat de vooropgestelde bewaartermijnen aanvaardbaar zijn in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 21. Uit de aanvraag blijkt dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door de diensten van de aanvrager. De Vlaamse Examencommissie en het NARIC Vlaanderen zullen het identificatienummer gebruiken om gegevens in de leer- en ervaringsbewijzendatabank van de aanvrager in te voeren, zoals decretaal voorgeschreven. 22. Het Comité neemt hiervan akte. B.6. Netwerkverbindingen 23. Uit beraadslaging RR nr. 07/2011 van 26 januari 2011 blijkt dat er netwerkverbindingen op basis van het identificatienummer tot stand gebracht zullen worden tussen de Vlaamse Examencommissie en het NARIC Vlaanderen enerzijds en de leer- en ervaringsbewijzendatabank van de aanvrager anderzijds. 24. Het Comité neemt hiervan akte. 25. De samenwerking met CORVE in de aanvraag omschreven is geen netwerkverbinding zoals dit begrepen wordt door het Comité. 26. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
Beraadslaging RR 44 /2011-7/9 C. VEILIGHEID C.1. Consulent inzake informatieveiligheid 27. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd niet meegedeeld. 28. Artikel 10 WRR verplicht iedere instantie die toegang tot of mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister verkrijgt om een consulent inzake informatieveiligheid aan te stellen. Een consulent inzake informatieveiligheid moet in alle onafhankelijkheid de informatieveiligheid kunnen appreciëren. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid moet aan het Comité meegedeeld worden. Hierbij moet gespecificeerd worden: het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties; de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten; de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden; de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid. C.2. Veiligheidsbeleid 29. Er werd door de aanvrager geen enkele informatie m.b.t. het veiligheidsbeleid verschaft. 30. Het Comité wenst dat de aanvrager het behoorlijk ingevulde "Evaluatieformulier voor elkeen die toegang tot of verbinding met het Rijksregister vraagt en aangaande de referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" bezorgt, zodat kan nagegaan worden of hij ter zake de nodige inspanningen doet. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en lijst van deze personen 31. Uit de aanvraag blijkt dat de personeelsleden van de afdelingen NARIC Vlaanderen, de secretariaatsleden van de examencommissie voor het voltijds secundair onderwijs en de commissieleden van het toelatingsexamen arts en tandarts van het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming het identificatienummer in het kader van hun werkzaamheden zullen gebruiken. Volgens de toelichting zal de aanvrager, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
Beraadslaging RR 44 /2011-8/9 32. De personen op deze lijst moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van die informatie te bewaren. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt de aanvrager om voor het doeleinde vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur: een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5 en 14 WRR; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat toegang tot het informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 14 WRR door de aanvrager beperkt moet worden tot de afdeling NARIC Vlaanderen; Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat het Comité op basis van de door de gemachtigde verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat voldaan werd aan de voorwaarden geformuleerd in de punten C.1 en C.2. 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;
Beraadslaging RR 44 /2011-9/9 4 bepaalt dat wanneer het Comité de inzake gemachtigden een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt, deze laatsten die vragenlijst waarheidsgetrouw moeten invullen en terugsturen aan het Comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon