Beantwoord eerst de volgende vragen: 1. Welke inzichten heb je gekregen n.a.v. het vorige deel en de oefeningen die je hebt gedaan? 2. Wat heb je er in de praktijk mee gedaan? 3. Wat was het effect op de ander cq de situatie? Deel 9/12 Leer je invloed effectief aanwenden om je doelen te bereiken In het vorige hoofdstuk kwam het woord invloed al ter sprake. Een ongelofelijk interessant thema waar veel verwarring over bestaat. De meeste mensen hebben onbewust het idee dat ze werkelijk invloed hebben op alles en iedereen om hen heen. Ze denken dat ze de ander of de situatie kunnen veranderen. Dit leidt vaak tot veel onvrede omdat mensen niet helder hebben welke zaken ze wel en niet kunnen beïnvloeden. Er is een groot verschil tussen invloed hebben en beïnvloeden. Als je ergens invloed op hebt dan betekent dat dat je 100% invloed hebt op de uitkomst. Bij beïnvloeden heb je geen uiteindelijke invloed op het eindresultaat. Aan de hand van de volgende vraag wordt dit verder duidelijk. Waar ben je zoal bij betrokken in je leven m.a.w. waar steek je energie in? Na deze vraag komen vaak zaken als; werk, je team, partner, kinderen, sportvereniging, familie, ouders, politieke partij. De volgende vraag is: Waar heb jij invloed op in termen van zeggenschap oftewel waar heb jij 100% invloed op het eindresultaat? Het antwoord is: Op geen enkel thema hierboven heb je 100% invloed op het eindresultaat. Al deze thema s vallen in de cirkel van betrokkenheid. Ik hoor je al denken...ja maar, ik heb toch wel invloed op mijn mensen in mijn team? Zeker, alleen niet op het eindresultaat. Je kunt hier beïnvloeden. Meer kun je niet doen. Stel jezelf eens de vraag: Wie beslist of de mensen in je team doen wat ze doen? Ik hoop dat je hier zegt: ze beslissen zelf. Kortom; iedereen beslist uiteindelijk zelf wat hij of zij doet. Jij hebt 0% invloed op het eindresultaat van de ander. De ander bepaalt zelf of hij of zij jouw opdrachten uitvoert en op welke manier deze persoon dat doet. Het zou toch ook te gek voor woorden zijn als jij invloed hebt op wat de ander daadwerkelijk doet. Stel dat het wel zo was, dan zou dat betekenen dat je zelf ook niet aan het roer van je leven staat, maar dat anderen bepalen wat jij doet. Terug naar de vraag: Waar heb je wel invloed op? Dan is het antwoord: Alleen op jouw eigen acties. Wat betekent dit voor relaties met anderen? Jij hebt 50% invloed met jouw acties (lees: jouw gedrag en communicatie) op de relatie en de ander heeft ook 50% invloed. Concluderend kunnen we stellen dat jij alleen invloed hebt op IK. Ik is jouw cirkel van invloed.
Het plaatje met de invloedcirkels laat duidelijk zien dat de cirkel van betrokkenheid vele malen groter is dan de cirkel van invloed. Meestal is de realiteit in ons leven dat we veel meer aandacht en energie stoppen in de cirkel van betrokkenheid dan in de cirkel van invloed. We zijn heel druk met van alles om ons heen, zonder ons te beseffen dat we daar geen echte eindinvloed op hebben. Wat gebeurt er vaak? Dat je ontevreden bent over hoe dingen om je heen gaan. Dat je veel energie stopt in je cirkel van betrokkenheid, maar dat het niet het gewenste resultaat oplevert. Je baalt of misschien nog wel erger, bent gefrustreerd of gestresst. Waarom? Omdat het je niet lukt dingen om je heen te veranderen op de manier die jij voor ogen hebt. Herkenbaar? Kijk dan eens aandachtig naar je eigen cirkels. Onderzoek waar jouw eventuele ontevredenheid of frustratie vandaan komt. Over welk thema of thema s gaat dit? Zitten deze in je cirkel van betrokkenheid? Hoe kun je effectief omgaan met de cirkels? Door je ten eerste te beseffen dat je aandacht moet uitgaan naar je cirkel van invloed. Daar kun je het verschil maken. Daar ligt jouw invloedssfeer en niet in de cirkel van betrokkenheid. Het is menselijk om invloed te willen hebben in het leven. We willen bijdragen en iets betekenen. Dit uitgangspunt betekent dat wij allemaal graag onze cirkel van invloed willen vergroten. Hoe doe je dat? Door heel bewuste keuzes te maken. Je stelt vast op welke thema s je veel meer invloed wilt hebben. Dat thema trek je in je cirkel van invloed. Vervolgens kies je heel bewust je acties uit zodat jij je invloed op dat thema vergroot. Bijvoorbeeld. Je zou willen dat je medewerker meer verantwoordelijkheid neemt voor zijn werk. Je baalt omdat je medewerker geen verantwoordelijkheid neemt voor zijn werk en niet goed functioneert. Je zou dus willen dat hij meer verantwoordelijkheid neemt. Wat deed je tot nu toe steeds? Je droeg oplossingen aan voor hem vanuit het idee dat hij dat wel oppakt en dan beter zijn werk gaat doen. De praktijk was echter anders. Hij ging helemaal niet harder zijn best doen. Hoe kwam dat? Je wilde hem veranderen. Je accepteerde niet dat hij is zoals hij is. Je wilde dat hij anders ging zijn dan hij was. En dat is niet
effectief. Want als jij iets wilt veranderen dat niet lukt en je raakt daardoor teleurgesteld, kun je snel in de valkuil trappen dingen te roepen die niet slim zijn. Dus wat gebeurde er? Je stopte energie in het willen veranderen van hem. Je zat te rommelen in je cirkel van betrokkenheid. Je probeerde je invloed aan te wenden door oplossingen aan te dragen maar realiseerde je niet voldoende dat er een kans is dat hij jouw oplossingen gewoon niet overneemt. Je liet je daarom meeslepen in je emoties en raakte gefrustreerd dat de ander niet deed wat jij wilde. Hoe had het anders gekund? Als jij was gaan inzien dat je geen invloed hebt op het eindresultaat van de ander had je ook niet in je frustratie hoeven te schieten. Je had je dan kunnen bedenken dat het zinloos is om negatieve emoties te creëren over het doen en laten van een ander. Het is eerder zinvol om te bedenken; waarom is het MIJ niet gelukt om MIJN cirkel van invloed zo aan te wenden dat de ander in beweging kwam? Je legt dan de verantwoordelijkheid bij jezelf en onderzoekt hoe jij effectiever zou kunnen zijn. Hoe jij vanuit jouw cirkel van invloed andere acties zou kunnen uitzetten. En ook dan geldt weer: je hebt geen garantie op het eindresultaat. Het enige wat jij als manager in zo n geval hebt te doen is je afvragen of jij al je invloed hebt aangewend vanuit jouw CVI (Cirkel van Invloed) op een effectieve manier. Als je hier met JA op kunt antwoorden dan heb jij in ieder geval je uiterste best gedaan. Wat de ander er vervolgens mee doet is aan hem of haar. Dat is de verantwoordelijkheid van de ander. Dit wil niet zeggen dat je datgene wat de ander doet klakkeloos accepteert. Mocht jij vinden dat iemand uit je team niet goed functioneert dan is het jouw volste recht om consequenties te verbinden aan het gedrag van de ander (mits je dus alles hebt gedaan vanuit jouw CVI). Het kan tijd worden voor een stevig gesprek of iets dergelijks. Steek dit gesprek niet in vanuit frustratie of welke negatieve emotie dan ook. Je behandelt de ander dan namelijk niet zoals jij waarschijnlijk behandeld wilt worden. Houd altijd in de gaten wie jij wilt zijn. Welke waarden wil jij leven richting je mensen. Dat maakt jou een sterk leider. Je laat zien dat je accepteert dat de ander is zoals hij is maar dat het misschien niet goed genoeg is voor je team. En gaat daar op een uiterst respectvolle en integere manier mee om. Wat zou je dus bijvoorbeeld kunnen doen door jouw CVI nog meer te benutten? Oftewel; hoe kun jij anders gaan zijn en jouw beinvloedingsmogelijkheden uitbreiden met effectieve acties? Je gaat bijvoorbeeld een goed gesprek met hem voeren en werkelijk luisteren naar de redenen waarom hij doet wat hij doet. Je gaat vragen stellen en hem inzichten in zichzelf geven zodat hij zelf met de oplossing komt. Nogmaals, dit geeft je niet de garantie dat hij werkelijk gaat doen wat je samen hebt afgesproken. Het is een enorme valkuil als manager je toch te laten frustreren als hij uiteindelijk niet doet wat jullie hadden afgesproken. Vaak zitten hier hardnekkige overtuigingen achter in de trant van: als je iets afspreekt dan doe je het ook. Afspraak is afspraak. Realiseer je: dat is jouw bril, jouw perspectief waarmee jij je leven leidt.
Verwacht dit niet van een ander. Iemand anders kan een andere overtuiging hebben. Probeer elkaar te gaan begrijpen op het niveau van het verschil in overtuigingen en ga iemand niet veroordelen op het niveau van gedrag. Wat is de eindconclusie over het thema invloed? Aan de ene kant is er slecht nieuws: Je hebt vaak veel minder invloed dan je denkt. Dit lijkt in eerste instantie niet positief omdat dit je het gevoel kan geven dat je weinig kunt veranderen en betekenen. Toch is er ook goed nieuws. Je kunt veel meer beïnvloeden dan je denkt. Je zult alleen heel goed van jezelf moeten weten wanneer jij effectief bent en hoe je anderen in beweging krijgt. Want natuurlijk wil je dat het eindresultaat van veel mensen of zaken om je heen verandert. Stel dat iemand inderdaad de kantjes er van afloopt in je team. Natuurlijk is het jouw taak als manager je mensen te ontwikkelen. Sterker nog: het is jouw verantwoordelijkheid. Wanneer het echter niet lukt op de manier zoals jij al tijden probeert realiseer je dan dat JIJ degene bent die in eerste instantie moet veranderen. Daarna bewerkstellig je hoogstwaarschijnlijk pas verandering bij je mensen. Het aardige is dat wanneer jij verandert, de kans heel groot is dat de ander gaat veranderen. Probeer het maar eens uit. Begint je paradigma ten aanzien van het thema invloed al te kantelen? Heb je inmiddels helder hoeveel tijd en energie jij stopt in de cirkel van betrokkenheid en die van invloed? Nog belangrijker; weet je hoe je effectiever kunt worden? Het kan zijn dat je het thema invloed vrij ingewikkeld vindt. Geen nood; het volgende model biedt vaak uitkomst. Datgene wat hierboven omschreven is, kan namelijk ook op een andere manier verwoord worden. Vaak worden zaken dan (nog) meer helder. Twee termen zijn cruciaal: invloed en energie. Deze twee staan op de assen van het volgende model. Het model bestaat uit vier kwadranten. Invloed Geen invloed Energie in stoppen Effectieve aktie Frustratie Geen energie in stoppen Passiviteit Loslaten / accepteren Het eerste kwadrant. Je hebt ergens invloed op en je steekt er ook energie in. Dit is effectieve actie. Een voorbeeld: Je wilt meer invloed op het bepalen van het beleid binnen je organisatie. Wat is je effectieve actie? Lid worden van de ondernemingsraad. Let op; je kunt mooie plannen maken in de ondernemingsraad maar het geeft geen garantie dat
de directie de plannen goedkeurt. Dus je hebt geen invloed op het eindresultaat! Het tweede kwadrant. Je hebt ergens geen invloed op en je steekt er wel energie in. Dit heet frustratie. Een voorbeeld: Je collega komt zijn afspraak niet na en dat frustreert je enorm. Frustratie komt omdat je denkt dat je zeggenschap hebt over wat de ander wel of niet doet. En dat is, gelukkig, niet zo. Je kunt alleen iemand beïnvloeden. Het derde kwadrant. Je hebt ergens geen invloed op en je steekt er ook geen energie in. Dit heet accepteren/loslaten. In het voorbeeld hierboven van je collega die jouw frustreert, kies je er in dit kwadrant voor om te accepteren dat hij of zij anders is. Je legt je frustratie naast je neer. Het vierde kwadrant. Je hebt ergens invloed op maar je steekt er geen energie in. Dit heet apathie of onverschilligheid. Ook wel passiviteit genoemd. Een voorbeeld; je wilt graag je grenzen aangeven richting je medewerkers in je team en je doet het niet vanwege de gedachte; och laat maar, ze luisteren toch niet naar me. Kwadrant één en drie zijn uitermate effectief. Ook loslaten en accepteren zijn dus erg effectief. Bij effectieve actie wordt vaak gedacht aan initiatief nemen, aan actie, of aan dingen doen. Wat vaak vergeten wordt is dat loslaten en accepteren ongelofelijk effectief zijn. Daar waar je geen invloed op hebt of niet wilt hebben, laat dat los. Dat levert een hoop rust op. Kwadrant twee en vier zijn niet effectief. Hier zitten je energielekken. De kunst is om deze energielekken bij jezelf te zien en je te bewegen naar de effectieve kwadranten. De vraag die onder dit model ligt is: Waar WIL je invloed op hebben en niet waar HEB je invloed op. Veel zaken in het leven zijn namelijk te beïnvloeden. Denk aan je cirkel van invloed. Er zijn maar weinig zaken die niet te beïnvloeden zijn. Voorbeelden hiervan zijn: dat het regent, dat de zon schijnt, dat we dood gaan. De rest is te beïnvloeden. Jij kan vanuit je CVI ongelofelijk veel zaken beïnvloeden. Verwar dit alleen niet met invloed hebben op het eindresultaat. Want dat heb je alleen maar op jezelf. Oefeningen: Stel, de genoemde vier kwadranten zijn samen 100%. Hoeveel % van je tijd, neem bijvoorbeeld een werkweek, zit je in de verschillende kwadranten? Samen moet dus 100% zijn. Bedenk je vervolgens wanneer je in de negatieve spiraal zit (het kwadrant van frustratie en van passiviteit). Kijk welke acties jij kunt bedenken die er voor zorgen dat je naar het kwadrant van accepteren gaat of naar het kwadrant waarbij je een effectieve actie gaat inzetten.
In het volgende deel leer jij dat veel van ons gedrag gevoed wordt door angst. Je leert hoe je effectief met je angst kunt omgaan. Tot over 4 dagen. Veel succes met oefenen. Leren valt of staat met daadwerkelijk oefenen en ervaren in de dagelijkse praktijk. Hartelijke groet, Marjan Haselhoff marjan.haselhoff@burokracht.nl www.burokracht.nl