IDEP / GN8 voor WINDOWS Quickstart
1. INSTALLATIE Idep installeert u het makkelijkst via het menu van de cd rom Intrastat. Indien u voor de eerste maal een Intrastat cd gebruikt op uw PC, wordt een korte installatie uitgevoerd waarbij een snelkoppeling op uw bueaublad wordt geplaatst. Als u hierop dubbelklikt (met de cd in de lezer) wordt het menu van de cd rom opgestart. Afhankelijk van de instellingen van uw PC start dit menu ook automatisch op bij het invoegen van de cd. Via het hoofdmenu en vervolgens item 4 "Idep / gn8 voor Windows" start u de installatie van Idep op. Hierna volgt u de instructies die op het scherm verschijnen tot de installatie is voltooid. Na de installatie van Idep heeft u de cd niet meer nodig om met Idep te werken. 2. OPSTARTEN IDEP Na de installatie van Idep is er een gele snelkoppeling op uw bureaublad verschenen. Hiermee start u Idep op. U komt dan in het volgende scherm: Idep Quickstart 2
In dit scherm dient u een "gebruiker" en "wachtwoord" in te vullen: dit is voor beide "idep". Klik op de knop. 3. DE GEBRUIKERSINTERFACE VAN IDEP Verplichte velden zijn geel. Deze worden groen als er een correcte waarde wordt ingevuld, rood als er een foutieve waarde wordt ingevuld. Facultatieve velden zijn wit. Functies kan u in Idep op verschillende manieren oproepen: via het menu "Acties", door op de rechter muisknop te drukken of door op een van de knoppen bovenaan uw scherm te klikken. 4. IDENTIFICATIE AANGEVER De eerste maal dat u Idep opstart, komt u altijd in het scherm "Toevoegen SIP parameters" terecht. In Idep wordt een aangever een SIP genoemd: Statistische Informatie Plichtige. Pas nadat er een SIP werd gedefinieerd, zijn alle functies en opties van Idep beschikbaar. Idep Quickstart 3
In dit scherm vult u de gegevens van de aangifteplichtige onderneming in. Ook in dit scherm hebt u een aantal verplichte (gele) velden en een aantal facultatieve (witte) velden. Opgelet, in het eerste veld dient u uw ondernemingsnummer van 10 posities in te geven, voorafgegaan door "BE" en gevolgd door nog 2 extra cijfers (meestal 00) als Intrastat vestigingsnummer. In dit scherm kan ook een standaardwaarde voor "Gewest" worden gekozen (dit wordt dan automatisch ingevuld in elke aangiftelijn) en moet per stroom een aangiftedrempel worden gekozen (standaard aangifte, uitgebreide aangifte of niet aangifteplichtig). 5. EEN AANGIFTE MAKEN In dit hoofdstuk wordt in het kort uitgelegd hoe u een aangifte manueel kan invullen. U kan het maken van een aangifte evenwel vereenvoudigen via een aantal faciliteiten zoals SIP codes (eigen productcodes gelinkt aan gn8 codes), rekenfactoren (een nettomassa per productseenheid vastleggen), lijnmodellen (vaste schermen voor regelmatig terugkerende transacties) en vooral de importfunctie waardoor uw gegevens automatisch worden ingelezen in Idep. Informatie over deze en andere meer geavanceerde functies vindt u in de volledige Idep handleiding op de Intrastat CD. 5.1 EEN HOOFDING MAKEN Ga naar Aangifte/Bewerken en kies de functie "Toevoegen" (via het menu "Acties", door op de rechter muisknop te drukken of door op de knop bovenaan uw scherm te klikken). In het volgende scherm kiest u dan de "Boodschapfunctie" (nihil aangifte, gewone aangifte of vervangende aangifte), de "Stroom" en de "Periode" van de aangifte. Idep Quickstart 4
Na bevestiging (OK toets) verschijnt het volgende scherm: In dit scherm komt een overzicht van de ingebrachte aangiftelijnen. Bovenaan het scherm worden de gegevens van de hoofding herhaald. Idep Quickstart 5
5.2 AANGIFTELIJNEN INBRENGEN Om nu aangiftelijnen in te voeren kiest u de functie "Toevoegen" (acties, rechter muisknop of ) zodat het volgende scherm verschijnt: Hier geldt opnieuw: gele velden zijn verplicht, witte velden zijn facultatief. Meer info over de facultatieve velden vindt u in volledige Idep handleiding op de Intrastat CD. Voor de velden waar u codes dient in te vullen, kan u een keuzelijst oproepen waaruit u de juiste code kan selecteren. Voor het veld "gn8" is de keuzelijst de volledige goederennaamlijst. Indien u op het pijltje naast het veld "gn8" klikt wordt de gn8 module van Idep opgestart. U kan hier goederencodes opzoeken, o.a. via sleutelwoorden (menu Raadplegen/Sleutelwoorden). Als u deez module afsluit komt u opnieuw in Idep. Het afgebeelde scherm is dat voor de uitgebreide aangifte. Indien u bij de creatie van de SIP (aangever) voor de standaard aangifte heeft gekozen zal u de velden "Vervoerswijze" en "Leveringsvoorwaarden" niet zien. Nadat u een lijn heeft toegevoegd, klikt u op "Toevoegen" om deze lijn te bewaren en verschijnt er opnieuw een blanco invoerscherm. U kan dan een volgende lijn ingeven. Wenst u te stoppen met het invoeren van aangiftelijnen, dan drukt u op annuleren in een blanco invoerscherm. U komt dan opnieuw in het scherm met het overzicht van de reeds ingebrachte aangiftelijnen. Indien u ook dit scherm sluit, komt u in het scherm "SIP aangiften" met daarin de hoofdingen van uw aangiften. Idep Quickstart 6
Wil u iets wijzigen of toevoegen aan een bestaande aangifte, dan selecteert u in het scherm "SIP aangiften" de bestaande aangifte en opent ze met de functie "Wijzigen" (acties, rechter muisknop, dubbelklikken of ). U komt nu opnieuw in het scherm met het overzicht van de reeds ingebrachte aangiftelijnen. Hier kan u dan aangiftelijnen toevoegen met de functie "Toevoegen" of bestaande aangiftelijnen wijzigen via de functie "Wijzigen" (of dubbelklikken). 5.3 VERZENDEN VAN EEN AANGIFTE Als uw aangifte volledig is, gaat u naar het scherm "SIP aangiften". U selecteert de te verzenden aangifte en keurt ze goed met de functie "Goedkeuren". Daardoor wordt de aangifte geaggregeerd (samengeteld) en klaargezet voor verzending. Opgelet, een aangifte goedkeuren lukt enkel voor aangiften zonder foutieve lijnen (zie kolom "juist"). Indien er toch nog foutieve lijnen in voorkomen, dient u deze eerst te verbeteren. Voor het verzenden via e mail gaat u naar Aangifte/Intrastat Output. U activeert "e mail" en selecteert de te verzenden aangifte(n). U krijgt dan het volgende bericht: In dit geval dient u het bestand dat Idep zopas heeft aangemaakt, naar Intrastat@nbb.be te sturen vanuit uw eigen e mailprogramma. Idep Quickstart 7
U kan dit evenwel automatiseren door "Automatische e mail" aan te vinken (onder het menu Systeem/e mailinstellingen vindt u, indien nodig, meer geavanceerde instellingen voor automatische e mail. Vanaf dan krijgt u na het verzenden van aangiften via Aangifte/Intrastat Output het volgende bericht: Idep heeft een bericht met de aangifte als bijlage in uw e mailprogramma geplaatst bij de "te verzenden berichten". Als u nu gaat kijken onder Aangifte/Bewerken ziet u dat de hoofding de indicatie "verzonden:j" heeft gekregen. Dit wil zeggen dat de aangifte vergrendeld is en niet meer kan worden verzonden. Indien u dezelfde aangifte toch een tweede maal wil versturen dient u ze eerst te deblokkeren. Dat doet via de functie "Deblokkeren". Idep Quickstart 8