HANDLEIDING 6 ONLINE INSCHRIJVINGEN Europese Bedrijfssportspelen Gent 2017 INHOUDSTAFEL 1) Verbinding maken met de online inschrijvingstool... 2 2) Kies je taal... 2 3) Een account creëren... 3 4) Verbinding maken met je account... 3 5) Startpagina van de club... 4 6) De coördinaten van de verantwoordelijke van jouw club meedelen (facultatief)... 5 7) Een clublid registreren en inschrijven voor het evenement... 6 a. Jouw clublid registreren... 6 b. Het lid inschrijven voor het evenement... 6 c. Bijzondere gevallen van inschrijvingen voor Gent 2017... 8 Deelnemen met een handicap... Error! Bookmark not defined. Inschrijven voor een van de 4 combineerbare disciplines... 8 Inschrijven voor golf... 9 Voetbal 11... 9 8) Een ploeg inschrijven... 9 9) Samenvatting van de inschrijvingen en bevestiging van de inschrijvingen... 10 a. De inschrijvingen van de club visualiseren... 10 b. Extractie van de inschrijvingen... 10 c. Validatie van de inschrijvingen... 11 10) De inschrijvingen betalen... 11 a. De facturen bekomen... 11 b. Online betalen... 11 c. Betalen via bankoverschrijving... 11 11) Een inschrijving wijzigen... 11 a. De discipline(s) wijzigen... 12 b. De sport of de coördinaten van de persoon wijzigen... 12 12) Een inschrijving annuleren... 12 1
Inschrijven voor de Europese bedrijfssportspelen 2017 gebeurt volledig online. Deze handleiding helpt je doorheen het volledige inschrijvingsproces en bij het creëren van je account voor de betaling van jouw inschrijvingen. Heb je vragen, gelieve contact op te nemen met info@ecsgghent2017.be. Inschrijven kan tot en met 31.01.2017 1) Verbinding maken met de online inschrijvingstool Ga naar de officiële site van de Europese bedrijfssportspelen 2017 http://www.ecsgghent2017.be/ 2) Kies je taal Wil je je deelnemers inschrijven op de Nederlandse versie van de site, kies NL rechtsboven op de startpagina: 2
3) Een account creëren In het onthaalscherm klik je op Een account aanmaken. Zo kom je op de bladzijde Aanmaak club account. Kies eerst het land en de federatie waartoe je behoort. Vul vervolgens alle gevraagde verplichte velden in. - Het Nummer filiaal is niet verplicht, dit is het nummer (als het bestaat) dat door jouw federatie is toegekend. Dit zou nuttig kunnen zijn voor de validatie van de inschrijvingen door jouw federatie. - De vermelding van het Faxnummer is evenmin verplicht. Kies een Login en een Wachtwoord alvorens op Valideren te klikken. Jouw account is nu gecreëerd. De Login en het Wachtwoord worden automatisch naar jou opgestuurd via mail op het aangegeven adres. Het is dus belangrijk om een geldig e- mailadres op te geven. De Login en het Wachtwoord moet je bijhouden, want ze zullen bij elke verbinding worden gevraagd. 4) Verbinding maken met je account Vul op de startpagina de Login en het Wachtwoord in en klik op Inloggen. 3
5) Startpagina van de club Eens je bent verbonden, heb je onmiddellijk toegang tot de startpagina van jouw club en tot het tabblad Wijziging Club. Op elk moment kun je de Gegevens van de club wijzigen en ze registreren door op Valideren te klikken. Via het tabblad Overzicht registraties heb je toegang tot de lijst van jouw geregistreerde leden en ook tot de inschrijvingen voor het desbetreffende evenement (in dit geval de Europese spelen van Gent). Via het tabblad Registratie kun je je leden registreren en hen nadien inschrijven voor het evenement. Via het tabblad Facturen kun je de facturen i.v.m. jouw inschrijvingen downloaden en betalen. Naast de gegevens over je club, kun je ook een Clubverantwoordelijke vermelden. Zie het volgende punt. 4
6) De coördinaten van de clubverantwoordelijke meedelen (facultatief) Niettegenstaande dit niet verplicht is, is het toch aangeraden om een clubverantwoordelijke aan te duiden. Hierdoor zal de organisatie hem/haar, net zoals gebeurt voor de club, alle gegevens kunnen bezorgen over het evenement. Daartoe klik je op het tabblad Registratie. Vink het vakje Verantwoordelijke club aan en vul de gevraagde gegevens in. Het is verplicht een telefoonnummer en een e-mailadres in te voeren voor de verantwoordelijke. Het vermelde postadres en telefoonnummer zijn standaard die van de club. Je kunt ze personaliseren door op het vakje Persoonlijk te klikken. De vermelding Sport is verplicht, zelfs indien de persoon niet aan het evenement zal deelnemen als sporter. Klik op Het lid valideren zodra alle gegevens zijn ingevuld. De coördinaten van de clubverantwoordelijke wijzigen: Op elk ogenblik kun je de coördinaten van de clubverantwoordelijke wijzigen en ook een andere verantwoordelijke opgeven. Hoe je dit doet, lees je in punt 11)b van dit document. 5
7) Een clublid registreren en inschrijven voor het evenement Voor elk nieuw te registreren lid, moet je klikken op het tabblad links van de pagina Registratie Nieuw. Inschrijven voor het evenement gebeurt in twee fasen. Eerst moet je de gegevens van de persoon invullen en nadien hem/haar inschrijven voor het evenement door de gekozen discipline(s) te selecteren. a. Jouw clublid registreren Dit zijn de verplichte velden: - Naam - Voornaam - Geboortedatum - Geslacht - Sport Het meegedeelde postadres is standaard dat van de club en kan verder worden uitgebreid door het vakje Persoonlijk aan te vinken. De vermelding van het Nummer licentie is niet verplicht maar jouw federatie kan de inschrijving van een niet-lid weigeren. De E-mail is niet verplicht. Voor elke sport kun je een Sportverantwoordelijke aanduiden door het daartoe voorziene vakje aan te vinken (het e-mailadres is wel verplicht voor een Sportverantwoordelijke). Eenmaal alle gegevens zijn verstrekt, klik je op Het lid valideren. De volgende Pop-up verschijnt: De persoon is nu geregistreerd als lid van jouw club. Nu moet je hem/haar enkel nog inschrijven voor de wedstrijd of wedstrijden naar keuze. b. Het lid inschrijven voor het evenement Op basis van de gekozen sport en leeftijd van de persoon stelt de lijst Discipline(s) de mogelijke wedstrijden voor. Klik op de gekozen wedstrijd en nadien op Toevoegen om hem voor het evenement in te schrijven. De deelname aan de Green Run van 5 of 10 km kan worden toegevoegd voor alle disciplines. 6
Door op Toevoegen te klikken bevestig je automatisch de inschrijving voor de spelen. Er dient geen andere bevestiging te gebeuren. Om te controleren of de inschrijving wel effectief is gebeurd, klik je op het tabblad Overzicht registraties. In het voorbeeld hieronder zijn de eerste twee ingeschreven voor de spelen van Gent, maar is de derde enkel geïdentificeerd als werknemer van het bedrijf aangezien er nog geen discipline werd toegevoegd. 7
c. Bijzondere gevallen van inschrijvingen voor Gent 2017 G-Sport Personen met een beperking mogen zich inschrijven. Om de organisatoren te helpen bij het voorzien van specifieke klassementen, is het belangrijk het volgende te doen: Bij de registratie van het lid, vink je het vakje ja aan voor G-Sport. Via een pop-up verschijnt de lijst met disciplines waaraan personen met een beperking voor dit evenement kunnen deelnemen. Respecteer die lijst en schrijf enkel in voor de vermelde sporten. Het is ook belangrijk het type beperking (verstandelijke handicap lichamelijke handicap visuele handicap doof) te vermelden in de rubriek Opmerkingen. Inschrijven voor een van de 4 combineerbare disciplines Tijdens de spelen van Gent 2017 kunnen de deelnemers 4 individuele sporten combineren: Atletiek Wielrennen Zwemmen en Oriëntatieloop. Bij de registratie van het lid verschijnt de volgende pop-up telkens je een van de 4 combineerbare sporten kiest: De disciplines van de 4 sporten zullen dan in de lijst links verschijnen en je zult je eigen programma kunnen kiezen door eventueel elke dag een andere sport te beoefenen. Voorbeeld van mogelijke combinatie: Atletiek op donderdag, wielrennen op vrijdag en zwemmen op zaterdag. Voorbeeld van niet-toegelaten combinatie: Atletiek en wielrennen op donderdag en atletiek en zwemmen op vrijdag zijn niet mogelijk. 8
Inschrijven voor golf Opgelet! Aangezien het aantal plaatsen voor golf tijdens de spelen van Gent 2017 beperkt is, wordt aan elke federatie een maximum quotum deelnemers toegekend. Bijgevolg moeten de aanvragen voor inschrijving in golf verplicht worden bevestigd na overleg tussen jouw federatie en de organisator. Golf is de enige sport waar het aantal deelnemers beperkt wordt. De organisatie en/of jouw federatie zullen je op de hoogte houden van de al of niet validatie van jouw aanvraag. Om de organisatie te helpen in de voorbereiding van de reeksen in golf, wordt gevraagd de handicap (niveau) van de deelnemer te vermelden bij Opmerkingen. Voetbal 11 Voor Voetbal 11 kunnen enkel mannen inschrijven. Het is dus normaal dat de discipline niet verschijnt in de disciplinekeuzelijst voor een vrouwelijke sporter die deze sport heeft gekozen. 8) Een ploeg inschrijven Voor alle disciplines waarvoor de deelneming per ploeg is voorzien, dient de volgende procedure te worden toegepast: Eerst zullen de ingeschreven deelnemers automatisch geregistreerd worden in ploeg 1. De mogelijkheid om sporters in te schrijven in ploeg 2 of om te kiezen tussen ploeg 1 of ploeg 2 zal slechts verschijnen wanneer het minimum aantal deelnemers om een team te vormen is bereikt. Eens het maximum aantal deelnemers in ploeg 1 is bereikt, zullen de andere deelnemers automatisch worden ingeschreven in ploeg 2. Voor de disciplines waar het aantal personen per ploeg vast ligt (bv. beachvolley, petanque) zullen de deelnemers automatisch worden geregistreerd in ploeg 1 totdat de ploeg volledig is, nadien worden ze ingeschreven in ploeg 2, dan in ploeg 3, enz. Registreer jouw deelnemers, in de mate van het mogelijke, in de goede ploegsamenstelling. Eventuele online wijzigingen in de ploegsamenstellingen zullen niet meer mogelijk zijn eens de inschrijving is bevestigd door de organisatie en de factuur is betaald. Bv.: Inschrijven van ploegen in tennis (min. 2 personen en max. 4 personen per ploeg) - De eerste twee inschrijvingen zullen automatisch in ploeg 1 worden geregistreerd - Voor de derde deelnemer zal, op het ogenblik van de keuze van de discipline, de keuze tussen ploeg 1 en ploeg 2 als volgt verschijnen: 9
Er wordt aangegeven dat ploeg 1 uit 2 personen bestaat op een maximum van 4 en ploeg 2 uit 0 personen op een maximum van 4. Wij kiezen hier ploeg 2. Klik op 2 (0/4). - De 4 de deelnemer wordt eveneens geregistreerd in ploeg 2 - Voor de 5de deelnemer hebben wij de keuze uit 3 ploegen - enz zonder beperking van het aantal ploegen. De samenstelling van de ploegen kan worden gewijzigd zolang de organisatie de inschrijving niet heeft gevalideerd (zie punt 11)b van dit document). 9) Samenvatting van de inschrijvingen en bevestiging van de inschrijvingen a. De inschrijvingen van de club visualiseren Via het tabblad Overzicht registraties kun je alle inschrijvingen van jouw club zien. Ze kunnen worden geklasseerd op naam, voornaam, geslacht, sport of discipline door te klikken op de dubbele pijl bovenaan elke kolom. b. Uittreksel van de inschrijvingen Met de dubbele pijl bovenaan rechts van het scherm Overzicht registraties kun je de lijst van inschrijvingen downloaden in een Excel-, Word-, HTML- of PDF-formaat. Een deelnemer die is ingeschreven in meerdere wedstrijden verschijnt meerdere keren in Overzicht registraties. Hij zal echter slechts eenmaal gefactureerd worden. 10
c. Validatie van de inschrijvingen De inschrijvingen moeten systematisch worden gevalideerd door de organisator en, naargelang het geval, door jouw federatie. De 2 rechtse kolommen op de bladzijde «Overzicht registraties geven aan of die validatie wel is gebeurd. Eens de inschrijving is gevalideerd door de organisator, moet ze worden bevestigd door de betaling. De facturen worden automatisch gegenereerd na validatie door de organisator. 10) De inschrijvingen betalen a. De facturen bekomen De facturen zijn beschikbaar via het tabblad Facturen. Aan het einde van jouw registraties, zal geen enkele factuur beschikbaar zijn. Ze zullen enkel worden gegenereerd na validatie van de inschrijvingen door de organisator. Ze kunnen worden gedownload door te klikken op het nummer van de factuur. Om het bedrag van de factuur te betalen, zijn er 2 opties: online betaling of betaling via bankoverschrijving. b. Online betalen Klik in het tabblad Facturen op Toegang tot betaling en kies Online betaling. Volg vervolgens de onderrichtingen voor de online betaling. Eens die is uitgevoerd, zal de status van de betaling van de factuur als volgt verschijnen: Betaald op dd/mm/jjjj. c. Betalen via bankoverschrijving Als je voor de betaling via bankoverschrijving kiest, zal de volgende status van de betaling verschijnen: In afwachting. De bankinformatie voor de betaling via overschrijving wordt vermeld in de overeenstemmende factuur. Eens de overschrijving werd ontvangen, zal de organisator jouw betaling valideren en zal de status van de betaling van de factuur Betaald op dd/mm/jjjj zijn. 11) Een inschrijving wijzigen Opgelet! Om de organisatie niet in moeilijkheden te brengen, is het niet mogelijk om online een inschrijving te wijzigen eens de factuur is betaald. Niettemin blijven wijzigingen mogelijk, maar ze moeten rechtstreeks aan de organisator worden voorgelegd opdat hij ze kan invoeren, de lijst van inschrijvingen per discipline kan bijwerken en eventueel een nieuwe factuur kan opmaken. Om een inschrijving te wijzigen, vóór de betaling, moet de volgende procedure worden gevolgd. 11
a. De discipline(s) wijzigen Ga vanuit het tabblad Overzicht registraties naar de fiche van de deelnemer door te klikken op zijn naam of voornaam. Vervolgens moet je enkel de disciplines kiezen en klikken op Verwijderen of Toevoegen om zo de lijst bij te werken. De veranderingen worden automatisch ingevoerd en zijn raadpleegbaar in het tabblad Overzicht registraties De wijzigingen zullen moeten worden gevalideerd door de organisator en/of jouw federatie zoals dit het geval was voor de oorspronkelijke inschrijvingen. De facturen zullen worden gegenereerd en/of bijgewerkt eens die validaties zijn gebeurd. b. De sport of de coördinaten van de persoon wijzigen Ga vanuit het tabblad Overzicht registraties naar de fiche van de deelnemer door te klikken op zijn naam of voornaam. Klik op Wijzig het lid. Als je geen wijzigingen kunt aanbrengen, moet je eerst de lijst van disciplines leegmaken waarvoor de persoon is ingeschreven. Daartoe moet je ze een na een selecteren en vervolgens op Verwijderen klikken. Zodra de lijst leeg is, kunnen de sporten of coördinaten worden gewijzigd (na opnieuw op Wijzig het lid te hebben geklikt). Eens dat is gebeurd, moeten de wijzigingen worden geregistreerd door te klikken op Het lid valideren. U kunt vervolgens de nieuwe gekozen disciplines voor het evenement invullen. De wijzigingen zullen moeten worden gevalideerd door de organisator en/of jouw federatie zoals dat is gebeurd voor de oorspronkelijke inschrijvingen. De facturen zullen worden gegenereerd en/of bijgewerkt eens de validaties zijn gebeurd. 12) Een inschrijving annuleren Opgelet! Het is niet mogelijk online een inschrijving te annuleren eens de factuur is betaald. Annulaties en terugbetalingen (volgens de reglementen en de datums vastgelegd door de organisator) blijven evenwel mogelijk, maar ze moeten rechtstreeks aan de organisator worden voorgelegd zodat hij ze kan invoeren en de lijst van inschrijvingen per discipline kan bijwerken. 12
Alvorens een betaling te hebben uitgevoerd, kun je een inschrijving annuleren. Je moet gewoon de lijst van disciplines van het betrokken lid leegmaken door een na een de oorspronkelijke disciplines te selecteren en op Verwijderen te klikken. De persoon zal nog altijd in de ledenlijst van jouw club staan, maar zal niet meer ingeschreven zijn voor het betrokken evenement. 13