18 werkvormen gericht op gedragsverandering Amersfoort 19 september 2012 Ferry Bezem Gert van den Heuvel Marijke van der Geest Ahuis Hanneke Vos
Introductie Toolbox Het Nieuwe Werken (HNW) kent vele betekenissen die worden bepaald door de doelen die worden gesteld. worden gedefinieerd in termen van het beter gebruiken van werkplekken tot hogere motivatie en productiviteit Of er daadwerkelijk sprake is van op een nieuwe manier werken wordt bepaald door de aanpak van de implementatie. Daarbij gaat het om veranderingen in processen, werkwijze, besturing, systemen en/of huisvesting. Het effect wordt echter pas gerealiseerd als het gedrag van mensen verandert. Dit vraagt om een doordachte aanpak Dit boekje geeft een overzicht van een aantal werkvormen rondom verschillende doelen en beoogde gedragsveranderingen. Werkvormen die haar waarde hebben bewezen in de praktijk. Werkvormen die een organisatie zelf vorm kan geven, of door Twynstra Gudde kan laten organiseren Het is onze ervaring dat de doelen beter worden bereikt, indien werkvormen aansluiten op de organisatie (geen standaardworkshops), met verschillende interactieve motiverende werkvormen. HNW moet immers inspirerend zijn en de organisatie in beweging brengen 2
sopgave Thema: Introductie en inspiratie voor HNW Thema: Samenwerken en organiseren Thema: De werkplek in HNW Thema: Digitaliseren in HNW Thema: Managen in HNW 3
Thema: Introductie en inspiratie voor HNW Scope HNW is een algemeen concept dat een specifieke vertaling vraagt voor iedere organisatie. Daarvoor is een verkenning en discussie nodig, en een concretisering naar een Plan van Aanpak Thema s zijn: Wat betekent HNW en waarom is het een thema voor onze organisatie? Wat betekenen de doelen en kaders voor onze afdeling en teams? Waar liggen kansen en wat willen we niet? Wat betekent HNW voor de organisatie en de dagelijkse werkzaamheden: hoe nieuw is het? 4
Introductie World Café Een verkennend gesprek over het nut en de betekenis van HNW, bouwen aan een gezamenlijk kader Teamoverschreidend in gesprek met elkaar. In gemengde en steeds wisselende groepen. Het behandelen van vraagstukken die aan de orde zijn bij het waarmaken van de ambitie van HNW Vorm: plenair, subgroepen rondom thema s, plenaire terugkoppeling en afsluiting Gedeelde vraagstukken en gezamenlijk bedachte oplossingen en vervolgafspraken maken Workshop voor een grotere groep op afdelingen/of divisieniveau Uitnodiging: 25 tot 100 deelnemers Voorgesprek met het management 5
Introductie Shock Wave, nieuwe wereld Bewustworden van de consequenties van HNW (kansen en zorgen) en vertalen naar de eigen situatie Praktijksituaties rond HNW worden in scène gezet met behulp van acteurs/collega s. Het effect zit in de verrassing en herkenning. Dit geeft aanleiding tot een gesprek over ambitie, het nu,vervolgstappen en prioriteiten Vorm: opstelling op locatie Workshop voor een afdeling of team Uitnodiging: 10 tot 50 deelnemers Voorbereiding Voorgesprek met leidinggevende Thema s en consequenties in het kader van de realisatie van HNW zijn concreet gedeeld en bespreekbaar gemaakt Capaciteit en kosten Eén à twee trainers en acteurs 6
Introductie workshop HNW Introductie van HNW: doelen, scope, voorbeelden en ervaringen Workshop voor een afdeling of team Na een introductiepresentatie gaan groepen uiteen om de externe en interne ontwikkelingen voor de eigen organisatie in kaart te brengen. Vervolgens wordt de vertaling naar HNW gemaakt Vorm: workshop Uitnodiging: 10 tot 50 deelnemers Voorbereiding Voorgesprek met leidinggevende HNW heeft meer betekenis gekregen, in zijn algemeenheid en de mogelijke invulling voor de eigen organisatie 7
Strategie HNW Bepalen van de aanleiding en strategie voor de eigen organisatie? Workshop voor een managementteam, afdeling of team Vormgeven van de HNW-strategie voor de organisatie/afdeling: kansen, business benefits en beoogde veranderingen Vorm: presentatie/discussie/planvorming Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende Gedefinieerde strategie 8
HNW Plan van Aanpak Vormgeven van de aanpak om de HNWstrategie te realiseren Workshop voor een afdeling, toegespitst op individu Bepalen veranderingsrichting: organisatie, communicatie, planning en dilemma's Vorm: plenair, themagroepen, terugkoppeling richtingen vervolgstappen Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende Hoe geef ik invulling aan de strategie? Contouren voor een Plan van Aanpak 9
Thema: Samenwerken en organiseren Scope HNW kan worden vertaald naar effectiviteit en efficiënter werken in de organisatie, meer flexibiliteit, beter samenwerken en daarbij feedback geven. De concrete invulling vraagt een beeld op de gewenste situatie ten opzichte van de huidige organisatie en werkwijze. Binnen deze modulen ligt de focus op de organisatie van werk, persoonlijk leiderschap, het nemen van verantwoordelijkheid en saamhorigheid. Hoe kan ik mijn werk het beste plannen en organiseren? Hoe vergroten we de flexibiliteit? Hoe wensen wij met elkaar om te gaan? Hoe werken wij samen en spreken wij elkaar aan? Hoe zorgen wij dat wij met elkaar in verbinding blijven? 10
Organiseren en flexibiliteit HNW betekent slimmer en efficiënter werken. Hoe organiseren wij dat? Workshop voor de individuele medewerker of workshop voor een afdeling of teams Timemanagement Effectiever en efficiënter overleggen Werkplanning (individu en afdeling) Balanceren in werkplek, thuis en onderweg Samenwerken en communicatie Evalueren en verbeteren Vorm: reflectie, cases, doelen en oplossingen en vervolgstappen Reflectie op de eigen prestaties en organisatie Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende 11
Samenwerking en gedragsverandering Met elkaar in gesprek over de cultuur van de organisatie en (mogelijk) gewenst nieuw gedrag, dat hoort bij de ambitie van HNW. Daarmee kan de samenwerking worden verbeterd Met behulp van het cultuurspel wordt de gewenste cultuur bediscussieerd en afgezet ten opzicht van de huidige cultuur tegen de gewenste cultuur, met als doel te komen tot een gedragen cultuurcode voor de organisatie Vorm: cultuurspel: discussie en verbinden Kunnen herkennen van oud gedrag en een beeld hebben van nieuw (gewenst) gedrag: cultuurcode dat dient als hulpmiddel in de implementatie Workshop voor een afdeling of team Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Vooraf samen met leidinggevende/ medewerkers formuleren van stellingen over de cultuur 12
Feedback geven en ontvangen HNW creëert nieuwe relaties en gaat uit van wederzijdse flexibiliteit en verantwoordelijkheid. De realisatie vraagt aandacht waarbij het goede gesprek en feedback nodig is: aanspreken op houding en gedrag, zorgvuldig en respectvol De regels voor feedback (geven en krijgen van feedback), zodat je er wat van kunt leren. Vormen: top en tip, feedbackcarrousel, met het kernkwaliteitenspel, of aan de hand van de Johariwindow en de Roos van Leary Elkaar op een zorgvuldige en respectvolle wijze durven aan te spreken, zodat de ander er iets mee kan Workshop voor de individuele medewerker of in teams Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende 13
Procesmanagement Game HNW betekent effectieve en efficiënte werkprocessen om beter te presteren. Leren door ervaren Door middel van een spelsimulatie wordt ervaren hoe processen en organisatie beter ingericht kunnen worden Vorm: spelsimulatie en vervolgens vertaling van de simulatie naar de eigen afdeling: vervolgstappen Het ervaren van procesoptimalisatie en de bijbehorende veranderingen Workshop voor een afdeling of team Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende Workshop van vier of acht uur 14
Thema: De werkplek in HNW Scope HNW betekent het op een nieuwe manier gebruiken van de werkplek, waar mogelijk andere werktijden en eisen aan de middelen die worden gebruikt. Binnen deze modulen ligt de focus op het kiezen van de juiste werkplek en middelen, afgestemd op de specifieke werkzaamheden. Hoe kunnen wij onze werkplekken flexibel gebruiken zodat productiviteit wordt verhoogd en samenwerking wordt verbeterd? Welke fysieke ruimte kies ik voor welke werkzaamheden (activiteitgericht werken)? 15
Activiteitgericht werken HNW creëert een nieuwe fysieke werkomgeving. Wat houdt dat in? Betekenis geven aan een fysieke activiteitgericht werkomgeving Uitleg over de fysieke werkomgeving van HNW, wat zijn mogelijkheden en welke activiteiten er kunnen plaatsvinden. Welk werk en situatie kan zo effectief mogelijk gedaan worden? Vorm: uitleggen, creëren van een simulatieomgeving en ervaren Kennis van een activiteitgerichte werkomgeving Workshop voor de individuele medewerker Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers 16
Samenwerken op de werkplek HNW verandert de fysieke werkomgeving en daarmee de wijze van (samen-) werken. De werkplek moet de doelen faciliteren en dit vraagt onderlinge afstemming Overleggen Geluidsoverlast Clean desk Elkaar aanspreken Thuishaven Vorm: kaartspel over samenwerken in de nieuwe werkomgeving Zicht op effectief samenwerken op de werkplek, nieuwe normen en waarden ontwikkelen Workshop voor de individuele medewerker Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers 17
Thema: Digitaliseren in HNW Scope Om de visie van HNW te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat de benodigde informatie tijd- en plaatsonafhankelijk te allen tijde beschikbaar is. Digitalisering kan innovatie en verbeteren stimuleren en een efficiënt voordeel opleveren. Binnen deze modulen ligt de focus op het inzetten en gebruik maken van digitale ondersteuning. Hoe delen we onze kennis beter? Hoe beperken wij onze papierstromen? Hoe gaan wij onze informatiestromen digitaliseren? Welk systeem gebruik ik voor welke doeleinden? Hoe gaan we om met beveiliging? Hoe kies ik de voor mij meest geschikte devices? 18
Digitaal werken in de organisatie HNW speelt in op ontwikkelingen in de samenleving. Digitalisering, meer papierloos werken en innovatie/verbeteren zijn daarin de uitgangspunten Digitalisering Kennismanagement (onder andere Sharepoint) Workflow management Papierloos/-arm werken Beveiliging Vorm: presenteren kansen, doen en bepalen vervolgstappen Inzicht verkrijgen in de digitale werkvormen Workshop voor de individuele medewerker Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers 19
De digitale wereld, de ontwikkeling HNW vraagt toekomstgericht handelen en denken. Kennismaken met de digitale revolutie Workshop voor de individuele medewerker Workshop over de digitale snelweg en welke digitale uitingen passen er bij HNW: Facebook, LinkedIn en App Store. Vorm: voorbeelden, best practices en verkennen eigen mogelijkheden Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Inzicht verkrijgen in de digitale werkomgeving en mogelijkheden 20
Thema: Managen in HNW Scope HNW is gericht op het ontwikkelen en motiveren van medewerkers en het sturen op resultaat. HNW zorgt voor een verandering in de samenwerking tussen medewerker, team en leidinggevenden. Binnen deze modulen ligt de focus op effectief gedrag, wederzijds managen van verwachtingen, flexibiliteit, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Welke manier van leidinggeven past in welke situatie? Hoe kunnen de kwaliteiten van teamleden optimaal benut worden? Op welke manier kunnen teamleden worden gecoacht en ondersteund in hun ontwikkeling? 21
Leiderschap naar prestaties Focus op richten, ontwikkelen en motiveren van medewerkers en teamontwikkeling Richten, kaders en afspraken Persoonlijke ontwikkelplannen Sturing op prestaties, competenties en activiteiten HR-cyclus en evalueren Waarderend leiderschap Invulling geven aan persoonlijk leiderschap Vorm: tools, kaartspel en gesprekken Workshop voor het management Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Concretisering van algemene en individuele verbeteringen van leiderschap gericht op het ontwikkelen en presteren van medewerkers 22
Managen van flexibiliteit De focus en sturing zal zich binnen HNW meer moeten gaan richten op output in een flexibele omgeving, zowel voor de leidinggevende als de medewerker Creëren van vertrouwen, nemen van verantwoordelijkheid (loslaten) Samenwerking en ontmoetingen organiseren, sociale cohesie (brengen & halen, rechten & plichten) Wat kan wel en wat kan niet? Gezamenlijk normen en waarden bepalen Vorm: verkennen gewenste stijl, casegestuurd en speerpunten per leidinggevende Beter leren managen waardoor flexibiliteit leidt tot productiviteit en motivatie Workshop voor leidinggevenden Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers 23
Situationeel leiderschap Komen Effectief leiderschap, afhankelijk van en toegespitst op de situatie en in het kader van meer verantwoordelijkheid nemen van medewerkers en omgaan met flexibiliteit In welke situatie is welke stijl effectief en welke handvatten heb je om het op deze manier te doen. Taakgerichtheid, uitleggen wat er gedaan moet worden en op welke manier? Relaties versterken, luisteren, ondersteunen of juist loslaten, enthousiasmeren en medewerkers betrekken in besluitvorming. Hoe om te gaan met de nieuwe dilemma s Vorm: introductie, rollenspel, in gesprek met elkaar en individuele vervolgstappen Bewust van de eigen stijl en concrete mogelijkheden om effectiever te managen Workshop voor leidinggevenden Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers 24
Waarderend leiderschap HNW geeft vertrouwen tussen leidinggevenden en medewerkers, gericht op motivatie, ontwikkeling en prestaties Dialoog over wat goed gaat en wat beter kan Kwaliteiten helpen ontwikkelen Vanuit vertrouwen ruimte maken voor feedback Verantwoordelijkheid nemen Vorm: kaartspel met stellingen, discussie en conclusies Handelen en denken vanuit een waarderende motiverende positieve benadering Workshop voor de afdeling met leidinggevende Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende 25
Leiderschapscoaching Stimuleren ontwikkeling leidinggevenden door op maat en naar behoefte kunnen inzetten van coaching of een klankbord On the job -ondersteuning van leidinggevenden. Het zorgen voor een organisatievorm die zorgt voor een laagdrempelig klankbord voor effectieve gesprekken over de dilemma s uit de dagelijkse praktijk met een collega of deskundige coach Leidinggevenden die behoefte hebben aan ondersteuning in de directe praktijk Gesprekken met individuele of kleine groepjes managers, op maat en naar behoefte Effectiever leiderschap gericht op de doelen van de afdeling Gesprek van één à twee uur 26
Gedragsverandering als resultante Gedrag wordt beïnvloed door verschillende factoren. Factoren die gewenst gedrag stimuleren, faciliteren en soms ook blokkeren. Het is van belang inzicht te krijgen in zowel het huidige gedrag als het gewenste gedrag en welke prikkels hieraan ten grondslag liggen. Afspraken Opvolging HR-cyclus Talenten Competenties HR-ontwikkeling Managementstijl Ruimte Sturing Begeleiding Vertrouwen Transparantie Focus/kader Motivatie Inspiratie Samenwerking Business planning Minder Beter Overlegstructuur Gedragsverandering Innovatie & verbetering Processen, werkwijze Regels Ruimte Leren Samenwerken 27
Ferry Bezem fbe@tg.nl Gert van den Heuvel ghu@tg.nl Marijke van der Geest Ahuis mga@tg.nl Hanneke Vos hvo@tg.nl www.twynstragudde.nl Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde. DOCSOpen nummer 596717 28