Persona.fit. You Grow. We Grow. Bringing a feedback and growth culture to your team.

Transcriptie

1 Persona.fit You Grow. We Grow. Bringing a feedback and growth culture to your team.

2 De Digitale Revolutie Zorg dat je bijblijft Hoe we ons werk doen en samenwerken, is aan het veranderen. Informatie is voor iedereen en op elk moment beschikbaar, netwerken van teams worden gecreëerd en hiërarchie verdwijnt. Belangrijke talenten waarover een werknemer vandaag de dag moet beschikken, zijn behendigheid, aanpassingsvermogen, een positieve houding en de motivatie om te leren en te groeien. Zelfinzicht is ontzettend belangrijk. Wie ben je? Wat wil je? Hoe zien anderen jou? Medewerkers ontwikkelen zich het beste in een cultuur waarin zij open hun meningen kunnen delen en constructieve feedback ontvangen én geven. Enquêtes, jaarlijkse beoordelingsgesprekken, prestatiemeetings, 360 feedbacksystemen en andere klassieke HR-tools voldoen niet langer. Daarom heeft een team van feedback experts, psychologen, data scientists en appdevelopers Persona.fit ontwikkeld. Medewerkers ontwikkelen zich het beste in een cultuur waarin zij open hun meningen kunnen delen en constructieve feedback ontvangen én geven.

3 Inhoud Hoofdstuk 1. Een Bedrijf is een Organisme Hoofdstuk 2. Eyeopeners binnen de Organisatie Hoofdstuk 3. Hoe kan Persona.fit helpen? Hoofdstuk 4. Bouwen aan een Feedbackcultuur Hoofdstuk 5. De Waarde van Feedback voor Medewerkers en Managers

4 1 Een Bedrijf is een Organisme

5 Een Bedrijf is een Organisme Het vermogen om snel te kunnen leren, is de meest waardevolle tool die leiders kunnen inzetten om hun organisatie te managen. Een bedrijf is als een organisme. Het start klein en heeft veel aandacht en verzorging nodig om te overleven en te groeien. Maar juist die groei leidt vaak tot een sterkere en ingewikkeldere structuur en bedrijfscultuur. In essentie zijn het de kennis en ervaring van medewerkers die organisaties gebruiken om te kunnen groeien. Het vermogen om snel te kunnen leren, is de meest waardevolle tool die leiders kunnen inzetten om hun organisatie te managen. Door continu skills aan te leren en te verbeteren, versterken leiders en medewerkers de organisatie. Zij weten waar de organisatie naartoe wil, snappen hun klanten en weten hoe zij hun toegevoegde waarde kunnen vergroten. Maar hoe krijg je medewerkers in beweging? Hoe laat je hen inzien dat leren naast spannend, ook leuk is? Welkom bij Persona.fit! Een methode om een open feedbackcultuur te stimuleren binnen jouw team en organisatie. In dit e-book kijken we naar het concept van een open feedbackcultuur, het belang ervan en hoe Persona.fit kan helpen. Maar voordat je gaat proberen een feedbacksysteem te implementeren, zijn er enkele belangrijke ʻeyeopenersʼ voor de medewerkers.

6 2 Eyeopeners binnen de Organisatie Verandering in hoe wij samenwerken is spannend, maar noodzakelijk om als organisatie flexibel te kunnen zijn en te groeien. Een feedbacksysteem heeft pas kans van slagen wanneer medewerkers het doel (de purpose) van feedback inzien en zich veilig genoeg voelen om feedback te geven en te ontvangen. Persona.fit ondersteunt leiders, het management en HR professionals om deze bewustwording te laten plaatsvinden.

7 Eyeopeners binnen de Organisatie Feedback- en beoordelingsgesprekken zijn niet hetzelfde Wanneer een feedbacksysteem goed is ingeregeld binnen de organisatie, is een beoordelingsgesprek alleen nog een bevestiging van de voortgang die het hele jaar door is geboekt. De inhoud van het beoordelingsgesprek is geen verrassing voor de medewerker. Er is niets waarvan hij of zij nog niet op de hoogte is. Niet iedereen mag zomaar feedback geven Het is niet wenselijk om iemand zomaar, ongevraagd feedback te geven. Of je nu een professional bent, een manager of een CEO, om aan iemand feedback te geven en feedback te ontvangen, moet er sprake zijn van een goede vertrouwensrelatie. Creëer een veilige omgeving waarin men elkaar vertrouwt. Alleen dan gaan medewerkers effectief en respectvol met feedback aan de slag en worden zij efficiënter en productiever. Feedbackontvangers beslissen zelf wat zij ermee doen Het is aan de ontvanger om het eens of oneens te zijn met de ontvangen feedback. Het is informatie die zij tot zich nemen, maar of zij er daadwerkelijk iets mee doen dat beslissen zij zelf. Ontvangers komen overigens eerder in actie wanneer feedback gaat over hoe zij persoonlijke successen kunnen behalen, dan wanneer zij niet hebben voldaan aan bepaalde verwachtingen. Medewerkers moeten weten hoe zij zo effectief mogelijk feedback kunnen geven en ontvangen. Alleen wanneer zij zelf actief aan de slag gaan met hun ontwikkeling, zal het feedback-systeem slagen en een belangrijk onderdeel worden van de bedrijfscultuur. Of je nu een professional bent, een manager of een CEO, om feedback aan iemand te geven en feedback te ontvangen, moet er sprake zijn van een goede vertrouwensrelatie.

8 8.9% Managers die feedback kregen over hun sterke punten, waren 8,9% meer winstgevend. 89% 77% van de HR-professionals vindt dat jaarlijkse beoordelingsgesprekken geen goede weergave zijn van de échte prestaties van medewerkers. Van generatie Y geeft 89% de voorkeur aan directe feedback en erkenning boven formele beoordelingsgesprekken. Harvard Business Review, 2016

9 360 feedback vindt vaak eens per jaar plaats, met de Persona.fit app stimuleer je een continu feedbackproces.

10 Hoe kan Persona.fit helpen? 3 De Persona.fit methode (inclusief een app) helpt je om het functioneringsgesprek nieuw leven in te blazen en een open feedbackcultuur te creëren binnen je team. Persona.fit geeft medewerkers inzicht in hoe anderen hen zien. Leveren zij een effectieve bijdrage aan het team, aan de organisatie? De 360 feedbackmethode is bij iedereen wel bekend, maar vindt vaak maar één keer per jaar plaats. Met de Persona.fit app creëer je een continu en direct feedbackproces. Het helpt medewerkers te focussen op hun eigen ontwikkeling én zij blijven betrokken bij hun team en de organisatiedoelen. Medewerkers krijgen handvatten voor zelfevaluatie, het geven en ontvangen van feedback, voortgang monitoring en coaching.

11 Zelfinzicht helpt de medewerker Wat vind je van jezelf als werknemer? Om inzicht te krijgen in hun ambities, drijfveren en persoonlijkheid, starten medewerkers met een assessment (powered by LTP). Dit assessment geeft medewerkers een beeld van wie zij zijn en wie zij willen zijn. Het helpt hen te focussen op hun gedrag en identificeert talenten, ontwikkelpunten en kansen. De Persona.fit app geeft ook zicht op hoe zij door anderen uit hun directe werkomgeving worden gezien. Met Persona.fit krijgen medewerkers antwoord op de vragen: Wie ben ik? Wat wil ik? en Hoe zien anderen mij? De data scientists van Persona.fit hebben algoritmen ontwikkeld, gebaseerd op de relatie tussen werkprestaties, gedrag en persoonlijkheid. De resultaten van het Baseline Assessment zijn gebaseerd op een database van meer dan een half miljoen personen. De baseline is een reality check: komt het beeld dat je van jezelf hebt overeen met hoe je wordt gezien als collega of manager?

12 Feedback Na een seminar, presentatie of andere meeting, kun je de Persona.fit app gebruiken om feedback te vragen aan de betrokkenen. Geef hierbij eerst aan op welke punten jij je wilt ontwikkelen, en nodig vervolgens mensen uit om feedback te geven op jouw rollen, talenten en competenties. Vervolgens beoordeel je ook jezelf: hoe vind jij dat je presteert? Dit alles kun je gemakkelijk en snel doen via je smartphone. De consultants van Persona.fit zijn ervaren experts op het gebied van feedback. Met een app alleen kun je als organisatie nooit een open feedbackcultuur creëren. Daar is meer voor nodig. Onze consultants staan voor je klaar om dit proces goed te starten en te begeleiden: zij leggen uit hoe feedback geven en ontvangen werkt, helpen bij het oefenen in een workshop en zijn beschikbaar als coach.

13 Bouwen aan een Feedback Cultuur 4 De app maakt het mogelijk voor medewerkers om hun voortgang in ontwikkeling en hun mate van betrokkenheid te monitoren. Hierbij vormen iemands persoonlijke doelen het uitgangspunt. Door ze in de app te zetten, kunnen medewerkers goed bijhouden welke doelen zij bereikt of zelfs overtroffen hebben. Ook worden zij effectiever en efficiënter in hun werk, omdat zij hun gedrag en werkwijze kunnen aanpassen al naar gelang de feedback die zij ontvangen. De Persona.fit methode is ontwikkeld door een team van psychologen en data scientists en helpt je om een open en directe feedbackcultuur te creëren. Passend bij de huidige tijd.

14 We onderscheiden 4 levels van feedback op de werkvloer. 1 Set your Baseline Feedback die van jezelf komt. Wat vind je van jezelf als werknemer? Dit is het startpunt voor ontwikkeling; je krijgt inzicht in je ambities, drijfveren en persoonlijkheid. 2 Reality Check Feedback van anderen. Hoe zien zij jou? 3 Feedback na een Gebeurtenis De feedback die je wilt ontvangen over jouw handelen in bijvoorbeeld een vergadering of presentatie. 4 Feedback op Competenties Reacties, beoordelingen en opmerkingen over specifieke vaardigheden die je graag zou willen ontwikkelen.

15 De 4 feedback levels volgen elkaar op Om een open en actieve feedbackcultuur te creëren, moet een organisatie aandacht besteden aan alle levels van feedback. In het verleden konden medewerkers nog anoniem feedback geven op level 3 (Feedback na een gebeurtenis) en level 4 (Feedback over competenties), bijvoorbeeld in een 360 feedbackonderzoek. Maar nu niet meer! We willen immers een ʻopenʼ feedbackcultuur. Wat is belangrijk bij een goede implementatie van een feedbacksysteem? Begin met een kick-off meeting waarin aan de medewerkers de methode (het systeem) en de verschillende assessment- en feedbackmodules worden gepresenteerd. Medewerkers organiseren regelmatig ʻcheck-insʼ waarin zij belangrijke inzichten delen met hun manager, een HR professional, coach of een persoon van buiten de organisatie. De persoonlijke doelen en prioriteiten worden bekeken en geëvalueerd. Zorg voor regelmatige ʻteam wrap-upsʼ waarin de analytics van het team worden besproken. Hoe staat het met de feedbackcultuur binnen het team? Hoe verloopt het implementatieproces? Zijn er problemen? Wat zijn de kansen en risicoʼs? Enzovoort.

16 5 De waarde van feedback voor Medewerkers en Team Managers Zeker in een tijd waarin bedrijven worden gezien als netwerken van mensen, zijn eerlijke communicatie en onderling vertrouwen ontzettend belangrijk. Zonder een open feedbackcultuur kunnen medewerkers niet de groei realiseren die zij in zich hebben en zullen organisaties nooit optimaal presteren.

17 Feedback Culture en een ʻGrowth Mindsetʼ Medewerkers zien er soms tegenop om feedback te vragen aan hun leidinggevende en managers kunnen aarzelen om feedback te geven omdat ze bang zijn iemand te beledigen of pijn te doen. Wat er dus vaak gebeurt, is dat managers geen kritische feedback geven, maar alleen complimenten uitdelen aan de toptalenten binnen hun team. Dit maakt het verschil duidelijk tussen mensen met een ʻgrowth mindsetʼ en mensen met een ʻfixed mindsetʼ. Voor medewerkers die gericht zijn op groei, is het veel makkelijk om feedback te vragen, gedrag aan te passen en vaardigheden verder te ontwikkelen. Met Persona.fit geven en ontvangen medewerkers en managers continu feedback via hun smartphone. Feedback wordt door mensen met een ʻfixed mindsetʼ zo minder snel gezien als een persoonlijke aanval en heftige, emotionele reacties blijven uit. Medewerkers krijgen zowel van hun leidinggevende als van collegaʼs feedback. Hun prestaties worden van meerdere kanten belicht en de ontvangen feedback wordt duidelijk en overzichtelijk weergegeven in de app. Hierdoor zullen zij de feedback eerder accepteren. Bovendien kunnen zij de hulp inroepen van een coach om effectief om te gaan met feedback.... mensen met een ʻgrowth mindsetʼ realiseren zich dat zij hun vaardigheden (die zij zien als aangeleerde eigenschappen) moeten trainen en verbeteren om te kunnen blijven groeien.

18 Feedback Cultuur en Managers Nu de wereldwijde beroepsbevolking het grootste deel uit Millennials bestaat, moeten managers inzien dat een topdown aansturing een bedreiging kan vormen voor het succes van hun organisatie. Managers kunnen met Persona.fit waardevolle informatie verzamelen en deze gebruiken om hun managementstijl aan te passen. Nu de wereldwijde beroepsbevolking voor het grootste deel uit Millennials bestaat, moeten managers inzien dat een top-down aansturing een bedreiging kan vormen voor het succes van hun organisatie. Gebrek aan groeimogelijkheden en administratieve rompslomp zijn de twee meest voorkomende redenen voor een hoog verloop onder personeel. Millennials vinden dat hun manager ook verantwoordelijk is voor hun ontwikkeling. Managers zullen daarom transparanter moeten gaan werken en zich meer betrokken gaan voelen bij de persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers. Een van de beste manieren voor managers om betrokkenheid te tonen, is door medewerkers voldoende feedback en adviezen te geven over hoe zij hun vaardigheden kunnen verbeteren. Een goede manier om mensen en teams te motiveren! Het stimuleert op de langere termijn de productiviteit en sfeer binnen het team. Persona.fit is een waardevol hulpmiddel voor managers omdat het medewerkers zelfinzicht biedt. Waar staan zij? Waar willen ze naartoe? Wat moeten zij doen om hun persoonlijke doelen te kunnen behalen? Vanzelfsprekend hebben managers ook zelf veel aan een open feedbackcultuur. Wanneer medewerkers zich voldoende veilig voelen om constructieve feedback te geven, houden managers zicht op zaken die goed gaan en op mogelijke issues. Zo mogelijk kunnen zij hun stijl van leidinggeven aanpassen om beter aan te sluiten bij hun team. Managers moeten zichzelf immers ook blijven ontwikkelen! In de Persona.fit app kun je als manager alle feedback terugzien, evenals je persoonlijke doelen en de voortgang.

19 Het zet aan tot nadenken: welk beeld heb jij van jezelf als werknemer? Het dient als hulpmiddel om feedback van anderen te ontvangen. Het maakt het mogelijk om feedback te krijgen op specifieke competenties. Het helpt om zicht te krijgen op jouw functioneren bij een bepaalde gebeurtenis. Download de Persona.fit app