Korte handleiding Click & Claim U heeft een verzuimverzekering afgesloten bij De Goudse. Voor uw verzuimadministratie, zoals het doorgeven van ziek- en herstelmeldingen én wijzigingen in uw personeelsbestand, beschikt u nu over de online toepassing C&C. Met deze handleiding willen we u snel op weg helpen om Inhoud Inloggen 2 Eerste keer uploaden 2 Tweede en volgende keren uploaden 4 Correctie-upload 4 Ziekte, herstel en wijzigingen melden 4 Autorisaties 5 C&C te gaan gebruiken. 770604(jul2015)a
Inloggen 1. Ga naar www.verzuimvizier.nl wanneer u heeft gekozen voor de totaaloplossing inclusief arbodienstverlening. Heeft u een verzuimverzekering zonder arbodienstverlening ga dan naar: www.clickenclaim.nl. 2. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U heeft deze gegevens gekregen in de e-mail Inloggegevens en belangrijke informatie over uw verzuimverzekering. Heeft u deze niet, bel dan naar (0182) 544 906 (optie 1). 3. Als de arbodienstinstellingen nog niet correct zijn ingeregeld verschijnt hiervan een melding. Volg dan de instructies op het scherm. Het is belangrijk onmiddellijk uw wachtwoord te wijzigen. Daarmee houdt u zelf controle over de toegang tot C&C. Ga daarvoor naar de knop Wachtwoord aan de linkerzijde van het scherm en volg de instructies. Stap 2. Selecteer Upload in het hoofdscherm U bent nu klaar om voor het eerst de personeelsgegevens te uploaden. Ga daarvoor naar de knop Upload waarna u in het onderstaande scherm na het klikken op Bladeren of Browse het bestand kunt binnenhalen. Daarna klikt u op Upload. Eerste keer uploaden In het onderstaande voorbeeld gaan wij uit van het gebruik van een Excelbestand voor de upload. Het is ook mogelijk om vanuit uw salarispakket (bijvoorbeeld Unit4, RoosRoos, Nbrs of Online) de digitale loonaangifte te gebruiken voor de upload. Informeer bij onze Click & Claim Helpdesk op (0182) 544 906 (optie 1) naar de mogelijkheden. Uploaden in 6 stappen: Stap 1. Vul het (voorbeeld) Excelbestand U vindt dit als bijlage in de mail Autorisatiegegevens Click & Claim. Houdt u hierbij rekening met onderstaande zaken: 1. Overschrijf de voorbeeldmedewerker in regel 2 met de eerste werknemer die u wilt invullen. 2. Het nummer van de werkgever (kolom 1) en het nummer van de werknemer (kolom 2) zijn geen verplichte velden. LET OP: verwijder deze kolommen niet, maar laat ze leeg. 3. Vul de gegevens in die van toepassing zijn voor de maand waarin uw polis is ingegaan. Het veld parttime percentage is puur informatief, hier wordt niet mee gerekend. Het uitbetaalde SV-loon (per maand of 4 weken) exclusief toeslagen als vakantiegeld en 13e en/of 14e maand. Deze bestanddelen zijn namelijk meeverzekerd via het opslagpercentage op uw verzuimverzekering, zodat u bij elke uitkering maandelijks ook uw reserveringsbedrag ontvangt. Click & Claim ondersteunt maand- en 4-wekelijkse beloning. De door u gekozen instelling is voor u geactiveerd. U ziet dit op het scherm bij het doen van een upload. Heeft u vragen, bel dan naar de helpdesk op (0182) 544 906 (optie 1). 4. Zodra u het Excelbestand heeft ingevuld, slaat u dit bestand op een locatie op waar u dit gemakkelijk kunt terugvinden.
Stap 3. Controleer de ingelezen gegevens U kunt nu controleren of werknemers die u heeft ingevoerd allemaal zijn overgenomen in C&C (alleen de eerste en laatste 10 medewerkers worden getoond). Stap 5. Selecteer contracttype voor iedere medewerker Nadat u op Verder heeft geklikt verschijnt het vervolgscherm. Hierin selecteert u voor iedere werknemer het contracttype dat van toepassing is. (Bij selectie van bepaalde contracttypen wordt er extra informatie van u gevraagd.) LET OP: Voor iedere werknemer die opgevoerd wordt in Click & Claim moet er een contracttype geselecteerd worden. Het is erg belangrijk dit zorgvuldig te doen. De verschillende contracttypes hebben namelijk invloed op de verzekerde loonsom en daarmee de hoogte van uw premie. Bel bij twijfel naar onze relatiebeheerders: (0182) 544 906 (optie 4). Hierna volgt een lijst met mogelijke contracttypen en hun consequenties voor de verzekering (LET OP: deze lijst is niet uitputtend.) Stap 4. Voer de upload periode in Onderaan in het scherm ziet u het veld Reguliere upload. U kunt hier de maand en het jaar selecteren waarop de upload betrekking heeft. De eerste upload geldt uiteraard voor de maand waarin de polis is ingegaan. Is het uploaden niet juist gegaan, kiest u dan voor Correctie upload (een uitleg hierover vindt u op bladzijde 4 van deze handleiding). Contracttypen Omschrijving Bijzonderheden Bijzonderheden salaris in C&C WNR Reguliere werknemer DGA Directeurgrootaandeelhouder DGA is standaard niet verzekerd. U hoeft de DGA dus niet in te voeren. Tenzij de DGA is meeverzekerd (aparte afspraak, raadpleeg hiervoor uw polisblad) of wanneer er bij ziekte arbobegeleiding moet worden ingezet. STA Stagiaire Niet opvoeren in C&C, er geldt geen loondoorbetalingsplicht en geen arbobegeleidingsplicht. WA1/WA2 Gedeeltelijk WAO Minder dan 45% arbeidsongeschikt of 45-80% arbeidsongeschikt De eerste vijf jaar na indiensttreding heeft een werkgever voor deze werknemer een No-Risk polis bij het UWV. Deze polis kan na 5 jaar worden verlengd, bijvoorbeeld als het een chronische verergerende aandoening betreft. Uw verzuimcoach kan u hierover adviseren. Bel naar 0182-544906 (optie 5) t VerzuimCoach. Het salaris dat u invult in C&C is het brutoloon exclusief de uitkering.
Contracttypen in C&C Omschrijving Bijzonderheden Bijzonderheden salaris OPR Oproepkracht Uitgangspunt is dat u een loondoorbetalingsplicht heeft voor uw oproepkrachten. Bij twijfel kunt u bellen naar uw verzekeringsadviseur of naar De Goudse, telnr. 0182-544906 (optie 4) t Relatiebeheer. WJG Wajong Deze werknemer valt altijd onder de dekking van de No- Risk polis van het UWV. U heeft voor deze werknemer geen loondoorbetalingsverplichting maar arbobegeleiding is wel verplicht. U hoeft geen loon op te geven in C&C want deze werknemer is niet meeverzekerd. Stap 6. Sla de upload op U doet dit met de knop Opslaan, onderaan het scherm. De upload is hiermee afgerond. Tweede en volgende keren uploaden Als er wijzigingen zijn (bijvoorbeeld omdat er een nieuwe medewerker is bijgekomen of een adres of salaris is veranderd) opent u het meest recente Excelbestand dat u op uw computer heeft opgeslagen. Pas dit bestand aan en lees het aangepaste bestand in volgens de eerder beschreven stappen. LET OP: U kunt pas vanaf elke 15e van een maand de upload uitvoeren voor die maand. Daarnaast bent u verplicht om ieder jaar de personeelsgegevens van de maand januari te uploaden, voor een correcte vaststelling van de definitieve loonsom op uw polis. LET OP: wanneer u een correctie-upload uitvoert voor een bepaalde periode komen alle perioden hierna te vervallen en moeten deze dus opnieuw ingevoerd worden. Ziekte, herstel en wijzigingen melden Ziek melden Om een medewerker ziek te melden klikt u in het startscherm op de knop Verzuimmelding. Wanneer u bij Zoek op naam niets invult en klikt op de knop Zoeken, verschijnt er een lijst met werknemers die bekend zijn in C&C. Na het selecteren van de betreffende werknemer vult u een aantal gegevens in waarna u de ziekmelding kunt doorvoeren door te klikken op Doorvoeren (tweemaal). LET OP: de melding is pas doorgevoerd wanneer in uw scherm de melding verschijnt dat de melding is ingediend bij uw arbodienst. LET OP: de regel Klik hier indien het om een nieuwe werknemer gaat gebruikt u alleen als u met ons afgesproken heeft dat u alleen ziekmeldingen doet in Click & Claim en geen uploads. In alle andere gevallen, kan een werknemer alleen ingevoerd worden via een upload. LET OP: werknemers die ziek waren vóór de ingangsdatum van de polis moeten ook in C&C opgevoerd worden. Bel hiervoor naar onze helpdesk: 0182-544906 (Optie 1). Herstel melden Om een medewerker hersteld te melden klikt u in het startscherm op de knop Einde verzuim. Via de knop Zoeken krijgt u een lijst getoond met werknemers die ziek gemeld zijn en dus hersteld te melden zijn. Na selectie van de werknemer sluit u de melding af door tweemaal op Doorvoeren te klikken. LET OP: de melding is pas doorgevoerd wanneer in uw scherm de melding verschijnt dat de ziekmelding is doorgevoerd en dat er een e-mail/fax is verstuurd naar uw arbodienst. Correctie-upload U kunt tot 30 dagen na het uitvoeren van een upload deze nog corrigeren. De stappen wijken niet af van de stappen die u moet uitvoeren bij het inlezen van de eerste upload, behalve dat u na het binnenhalen van het bestand bij Correctie upload de periode selecteert die u wilt overschrijven.
Wijziging van een lopende ziekmelding Om wijzigingen te melden klikt u op de knop Wijzig verzuim. Deze optie gebruikt u bijvoorbeeld wanneer u een medewerker gedeeltelijk hersteld wilt melden. Dit werkt op dezelfde wijze als het ziek- en herstelmelden. Autorisaties U heeft de mogelijkheid om het doen van uploads of de ziek-en herstelmeldingen uit te besteden. Bijvoorbeeld aan een collega of aan een administratiekantoor. Is dit bij u het geval dan kunt u gemakkelijk onder uw hoofdaccount met de knop Autorisaties een nieuw account aanmaken. U kunt dan zelf bepalen welke rechten iemand krijgt. LET OP: Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bent u de verantwoordelijke voor de verwerkingen van uw werknemersgegevens, ook in C&C. Schakelt u iemand buiten uw onderneming in voor bijvoorbeeld de uploads of de ziekmeldingen? Wij wijzen u er op dat u dan afspraken moet maken over hoe zij met de persoonsgegevens moeten omgaan, het gaat om privacygevoelige informatie. Dit noemt de Wbp een bewerkersovereenkomst.