Prokx Payrolling BV Handleiding Virtuele Vestiging Flexonline Afbeelding 1: Website Prokx Payrolling 1
Inhoudsopgave Inleiding pagina 3 1. Inloggen op de Virtuele Vestiging pagina 4 2. Module Plaatsingen pagina 5 3. Module Contracten pagina 6 4. Module Declaraties pagina 7 5. Module Facturen pagina 9 6. Module Loonafrekeningen pagina 10 7. Module Loonafrek. downloaden pagina 10 8. Module Kandidaat pagina 11 9. Module DeclaratieStappen pagina 12 10. Persoonlijke pagina werknemers pagina 15 11. Overige informatie pagina 15 2
Inleiding Welkom op de Virtuele Vestiging van Prokx Payrolling! Met behulp van de Virtuele Vestiging wordt het voor u nog makkelijker om inzicht te krijgen en te houden in uw personeelsbestand. De Virtuele Vestiging bestaat uit een aantal modules waarmee u op ieder moment van de dag inzicht heeft in onder andere de gegevens van de personeelsleden en de gestuurde facturen. De modules worden in deze handleiding één voor één aan u uitgelegd. Hoofdstuk 1: Inloggen Het inloggen op onze Virtuele Vestiging staat centraal. Hoofdstuk 2: Plaatsingen In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 3: Contracten In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 4: Declaraties Hier treft u de status van de declaraties aan en kunt u zien of de uren op de juiste manier zijn geaccordeerd. Hoofdstuk 5: Facturen De facturen die naar u zijn gestuurd, kunt u in deze module overzichtelijk terugvinden en zijn tevens als pdf te downloaden. Hoofdstuk 6: Loonafrekeningen In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u de loonstroken per werknemer kunt downloaden. Hoofdstuk 7: Loonafrek. downloaden Met behulp van deze matrix kunt u per week, per werknemer de gewerkte uren invullen en opslaan. U dient nu nog wel naar de volgende module te gaan om akkoord te geven voor de uren. Hoofdstuk 8: Kandidaat In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 9: DeclaratieStappen In deze module kunt u de gewerkte uren van werknemers doorgeven Indien u na het doornemen van deze handleiding, of tijdens het werken met de Virtuele Vestiging nog vragen hebt, neemt u dan gerust contact met ons op. Tijdens kantooruren staan wij voor u klaar om u te helpen! 3
1. Inloggen op de Virtuele Vestiging Om in te loggen op de Virtuele Vestiging gaat u naar onze site www.prokx.nl U komt nu bij het inlogscherm. Wij hebben de gebruikersnaam en het wachtwoord aan u gemaild, met deze gegevens hebt u toegang tot de Virtuele Vestiging. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in kleine letters en klik vervolgens op de knop Inloggen. Nadat u bent ingelogd, hebt u toegang tot acht modules. Afbeelding 2: Inlogscherm Dit zijn de modules van de Virtuele Vestiging en zullen één voor één worden toegelicht middels voorbeelden: - Plaatsingen - Contracten - Declaraties - Facturen - Loonafrekeningen - Loonafrek. Downloaden - Kandidaat - DeclaratieStappen 4
2. Module Plaatsingen In deze module kunt u vinden welke werknemers er geplaatst zijn onder uw bedrijf. Zowel de actieve werknemers als de werknemers die reeds uit dienst zijn, kunt u hier vinden. Afbeelding 3: beginscherm module Plaatsingen Wanneer u op naam van de werknemer dubbelklikt met de muis, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u nog meer informatie met betrekking tot het contract. Afbeelding 4: Plaatsingen 5
3. Module Contracten In deze module kunt u vinden welke werknemers er geplaatst zijn onder uw bedrijf. Zowel de actieve werknemers als de werknemers die reeds uit dienst zijn, kunt u hier vinden. Is actief Wanneer u het vinkje bij Is actief uitzet, dan krijgt u alle werknemers. Wanneer u het vinkje bij Is actief aanzet, dan ziet u alleen de actieve werknemers. Laatste versies Wanneer u het vinkje bij Laatste versies uitzet, dan krijgt u alle werknemers. Wanneer u het vinkje bij Laatste versies aanzet, dan ziet u alleen de actieve werknemers. Afbeelding 5: beginscherm module contracten Wanneer u op de naam van de werknemer dubbelklikt met de muis, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u nog meer informatie met betrekking tot het contract. Afbeelding 6: Contracten 6
4. Declaraties In deze module kunt u de status van de declaraties zien. Het vinkje Alleen Bewerkbaar dient uit te worden gezet te worden als u alle declaraties wilt bekijken. Het vinkje Alleen Bewerkbaar dient aan te worden gezet te worden als u alleen de declaraties uit de lopende periode wilt bekijken. Afbeelding 7: Status declaraties Weergave status: - Aangemaakt De declaraties zijn door uw contactpersoon klaargezet en u kunt de gewerkte uren van de werknemers invoeren in de module tijdschrijven - Opgeslagen De uren zijn door u opgeslagen, maar nog niet goedgekeurd. - Te accorderen U heeft de gewerkte uren van de werknemers ingevoerd in de module DeclaratieStappen en u heeft de declaraties opgeslagen en goedgekeurd. De gewerkte uren zullen nu door uw contactpersoon bij Prokx nagekeken gaan worden. U kunt de declaraties nu niet meer bewerken vanuit de virtuele vestiging. Heeft u toch nog een aanpassing, neem dan contact op met u contactpersoon bij Prokx. Op dit moment kunnen wij nog aanpassingen doen. - Te verwerken Uw contactpersoon bij Prokx heeft de uren nagekeken en deze zullen nu verwerkt gaan worden door de salarisadministratie bij Prokx. U kunt de declaraties nu niet meer bewerken vanuit de virtuele vestiging. Heeft u toch nog een aanpassing, neem dan contact op met u contactpersoon bij Prokx. Op dit moment kunnen wij nog aanpassingen doen. - Verwerkt De uren van de werknemers zijn verwerkt en zijn naar de bank gestuurd. 7
Afbeelding 8: Declaratie 8
5. Module Facturen Met behulp van deze module heeft u altijd toegang tot de opgestuurde facturen. Deze facturen zijn in een pdf-bestand te downloaden. Afbeelding 9: Facturen Door op een documentnaam te klikken wordt de factuur in een pdf-bestand geopend. Mocht u nog niet over Adobe Reader beschikken, deze is te downloaden op onze site (http://prokx.nl/werkgevers/documenten/). Voor periode-klanten geldt dat de facturen alleen zichtbaar zijn in de laatste week van de periode (mits de uren op tijd zijn ingeleverd), hieronder vindt u een overzicht: Periode: Van tot/met: Week: Inleveren uren door inlener: Betaalopdracht naar de bank 1 3 januari 30 januari 01-04 31 januari 4 februari 2 31 januari 27 februari 05-08 28 februari 4 maart 3 28 februari 27 maart 09-12 28 maart 1 april 4 28 maart 24 april 13-16 25 april 29 april 5 25 april 22 mei 17-20 23 mei 27 mei 6 23 mei 19 juni 21-24 20 juni 24 juni 7 20 juni 17 juli 25-28 18 juli 22 juli 8 18 juli 14 augustus 29-32 15 augustus 19 augustus 9 15 augustus 11 september 33-36 12 september 16 september 10 12 september 9 oktober 37-40 10 oktober 14 oktober 11 10 oktober 6 november 41-44 7 november 11 november 12 7 november 4 december 45-48 5 december 9 december 13 5 december 1 januari 2012 49-52 2 januari 2012 6 januari 2012 9
6. Module Loonafrekeningen In deze module kunt u de loonstroken per werknemers bekijken en downloaden. Door op de documentnaam te klikken wordt de loonafrekening geopend in een pdf- bestand. 7. Module Loonafrek. downloaden Afbeelding 10: Loonafrekeningen In deze module kunt u de loonstroken van de werknemers per periode selecteren en alle loonstroken van de betreffende periode in één keer oproepen, bekijken en downloaden. Door op de documentnaam te klikken wordt de loonafrekening geopend in een pdfbestand. Afbeelding 11: Loonafrekeningen downloaden 10
8. Module Kanditdaat In de module vindt u meer informatie over de werknemers die bij u zijn ingeschreven. Het vinkje Nu werkzaam dient uit te worden gezet te worden als u alle werknemers wilt bekijken. Het vinkje Nu werkzaam dient aan te worden gezet te worden als u alleen de actieve werknemers wilt bekijken. Afbeelding 12: beginscherm module Kandidaten Wanneer u op de naam van de werknemer dubbelklikt met de muis, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u persoonlijke informatie over de werknemer, zoals geboortedatum, adres, etc.. Afbeelding 13: Kandidaten 11
9. Module DeclaratieStappen In deze module kunt u de gewerkte uren van de werknemers doorgeven. Door de juiste week te selecteren waarvan u de gewerkte uren in wilt geven, krijgt u per werknemer de weekdeclaratie te zien. LET OP!!! VERGEET NIET DE UREN OP TE SLAAN VOORDAT U NAAR EEN ANDERE MODULE/ SCHERM GAAT!!!! Deze module heeft 3 stappen: Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren In deze stap kan een selectie gemaakt worden van de werkzame kandidaten binnen het bereik van een jaar. Stap 2 Invoeren uren In deze stap worden de declaraties getoond op basis van de gemaakte selectie in Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren. De detailgegevens van de declaratie kunnen worden ingevuld en opgeslagen. Voor de navigatie is het mogelijk om binnen de geselecteerd en bewerkbare declaraties te bladeren naar vorige en volgende declaratie en er kan worden gekozen voor Opslaan en naar volgende. Stap 3 Goedkeuren van de ingevoerde uren In deze laatste stap worden de bewerkte declaraties getoond die kunnen worden goedgekeurd. Het mogelijk een selectie te maken (vinkveld Selecteer ) van de declaraties die kunnen worden goedgekeurd. Let hierbij op de lijst met het overzicht aan totalen. Dit geeft een extra controle mogelijkheid voordat wordt goedgekeurd. Aanvullend bestaat de mogelijkheid om de lijst van goed te keuren declaraties te exporteren naar PDF-, XLS- of CSV-formaat. Het XLS-formaat is een excelbestand. Hieronder volgt de schematische weergave van de zojuist genoemde stappen: Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren U kunt hier eerst selecteren voor welk jaar en welke week u de uren door wil geven. Er kan niet geselecteerd worden per 4 weken. Wanneer u de selectie heeft gemaakt zie u de werknemers verschijnen met een actief contract. Naast het maken van een selectie per werknemer, kunt ook selecteren op een opdrachtnaam (bv alleen afwassers). Afbeelding 14: Stap 1 DeclaratieStappen 12
In stap 1 kunt u al selecteren welke werknemers er in de betreffende week hebben gewerkt. De werknemers die hebben gewerkt kunt u aanvinken. Alleen deze werknemers komen vervolgens in stap 2 voor. Nadat u de werknemers heeft geselecteerd, gaat u naar stap 2 door op volgende stap te klikken. Stap 2 Invoeren uren In stap 2 kunt u de uren van de werknemers invoeren. Afbeelding 15: Stap 2 DeclaratieStappen Wanneer de uren zijn ingevuld, kunt u kiezen voor opslaan als u geen andere werknemers meer heeft of voor opslaan en naar volgende als er meerdere werknemers zijn geselecteerd. Indien alle uren voor de werknemers zijn ingevoerd gaat u naar volgende stap. U gaat dan naar stap 3. Stap 3 Goedkeuren van de ingevoerde uren Alle uren die u heeft ingevoerd zijn nu in dit scherm zichtbaar. U kunt nog een laatste keer controleren of alles goed is ingevuld en u heeft direct een overzicht van de kosten. Afbeelding 16: Stap 3 DeclaratieStappen 13
U kunt ook een de lijst maken van goed te keuren declaraties door een van de mogelijkheden Exporteer naar PDF, Exporteer naar XLS of Exporteer naar CSV te kiezen. Het XLS-formaat is een excelbestand. Deze bestanden kunt u dan op uw eigen harde schijf opslaan. Wanneer alles goed is ingevuld, kunt u door middel van het maken van een selectie een keuze maken van welke werknemers de uren doorgestuurd moeten worden naar Prokx. Wanneer dat is gedaan, kunt u deze selectie goedkeuren. De uren zijn nu naar Prokx verstuurd. Door op Omkeren selectie te klikken kunt u in één keer alle werknemers aanvinken en dan kiezen voor goedkeuren om de uren definitief naar Prokx te versturen. Ook nu kunt u weer een bestand exporteren. Kleurcodes tijdschrijven In de declaraties zijn er een aantal kleuren te zien. Deze kleuren hebben de volgende betekenis: Rood = Werknemer is deze dagen ziek geweest Prokx zal hier (ziekte)uren invoeren indien de werknemer hier recht op heeft. Geel = Weekend Blauw = Feestdag Grijs = Contract van de werknemer is afgelopen 14
10. Persoonlijke pagina werknemers Alle werknemers krijgen via het opgegeven e-mailadres (via het opdracht- en inschrijfformulier) een persoonlijke inlogcode. Hiermee kunnen ze de loonstroken en jaaropgaven downloaden, maar ook de opgebouwde reserveringen nakijken. De reserveringen opgevraagd worden door een e-mail te sturen naar de contactpersoon. 11. Overig Werknemer nog niet zichtbaar in Virtuele Vestiging Het kan voorkomen dat een werknemer niet in de Virtuele Vestiging staat. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat we het inschrijfsetje nog niet hebben ontvangen of nog niet compleet is. Zodra het inschrijfsetje volledig ingevuld, met een kopie van een geldig identiteitsbewijs door ons is ontvangen, worden de gegevens van de werknemer in ons systeem gezet en zijn er declaraties aangemaakt. U kunt de gewerkte uren invoeren in de Virtuele Vestiging. Periode verloning Indien u de uren graag per week aan wil leveren via de virtuele vestiging, dan is dit mogelijk. U kunt dit bij uw contactpersoon kenbaar maken en de declaraties zullen dan wekelijks voor u worden klaargezet. U kunt de gewerkte uren dan per week in de declaratiematrix invoeren en opslaan. Om vervolgens op maandag in de verloningsweek de gewerkte uren te accorderen. Afsluiten Voor het afsluiten van de Virtuele Vestiging, adviseren wij u vanuit veiligheidsoverwegingen om altijd de button uitloggen te gebruiken. Hiermee sluit u uw inlog op de Virtuele Vestiging af. 15