College van Bestuur De Boelelaan 1105 1081 HV AMSTERDAM DATUM ONS KENMERK UW BRIEF VAN UW KENMERK 11.12.2015 GV-2015/162 v 19.11.2015 DS/rk/2015/1257 E-MAIL TELEFOON FAX BIJLAGE(N) ondernemingsraad@vu.nl 020 598 5312 1 Betreft: definitieve reactie Jaarplan 2016 Naar aanleiding van de overlegvergadering van 9 december jl., volgend op het conceptadvies van de Gezamenlijke Vergadering (GV) van 4 december 2015 en het gesprek dat het dagelijks bestuur van de GV op de avond van 8 december met de collegevoorzitter heeft gevoerd, hierbij het definitieve standpunt met betrekking tot (de hoofdlijnen van) het Jaarplan 2016 VU. De GV stemt in met de hoofdlijnen van de begroting (jaarplan) voor 2016, mits de volgende toezeggingen gestand worden gedaan. 1. De, op 8 december gepresenteerde, financiële meevaller van 900.000 euro zal in zijn geheel ten goede komen aan de verbetering van de kwaliteit van Onderwijs en Onderzoek, bij voorkeur aan de vergroting van de vacatureruimte, overeenkomstig de doelstellingen zoals geformuleerd in het Instellingsplan. Daarnaast spoort het CvB faculteitsbesturen ertoe aan hierover nauw te overleggen met de facultaire medezeggenschap. De financiële meevaller en de bestemming worden schriftelijk vastgelegd in een addendum bij het Jaarplan 2016. 2. De GV krijgt vanaf volgend jaar instemmingsrecht op de (voor)investeringen op het onderwijs en op de onderwijsagenda. Dit jaar komen de (voor)investeringen al op de agenda van de decentrale medezeggenschap. Begin 2016 zullen gesprekken plaatsvinden waarin duidelijk wordt hoe volgend jaar het facultaire instemmingsrecht op de facultaire onderwijsagenda gestalte zal krijgen en hoe het besluitvormingsproces zal gaan verlopen. 3. De decentrale medezeggenschap krijgt instemmingsrecht op de decentrale begroting van de desbetreffende faculteit, binnen de kaders van de centrale VU-begroting. In de komende periode zullen medezeggenschap en CvB overleg hebben over de vormgeving hiervan. 4. De GV krijgt de beschikking over de actualisatie van het campusplan. Die actualisatie zal in het eerste kwartaal worden afgerond en worden meegenomen in de besprekingen over de kadernota die in het voorjaar worden opgestart tussen college en GV. 1
5. De alinea uit de kadernota over de terugdringing van tijdelijke medewerkers zal in geactualiseerde vorm worden overgenomen in de definitieve versie van het Jaarplan 2016. 6. Op de overlegvergadering tussen CvB en GV van 27 januari 2016 zal verder worden gesproken over de punten 6, 7 en 8 van het conceptadvies (dat volledigheidshalve is bijgevoegd). Met betrekking tot het laatste punt hecht de GV eraan te laten weten dat zij teleurgesteld was dat over deze belangrijke zaken ter vergadering niet inhoudelijk konden worden gesproken, omdat het college te kennen gaf zich daarop onvoldoende voorbereid te hebben. Ook het feit dat het college al voor de officiële bekendmaking van het GV-standpunt zelf naar buiten trad met een persbericht terzake, is in de GV niet goed gevallen. De GV stelt voor om in het voorjaar van 2016, als de besprekingen ten behoeve van de kadernota 2017 en een adequate procedure omtrent de P&C-cyclus worden opgestart, ook deze aspecten worden meegenomen. Namens de Gezamenlijke Vergadering, drs. P.J. Reinders, voorzitter Ondernemingsraad A. Kragting, voorzitter Universitaire Studentenraad cc. Raad van Toezicht 2
BIJLAGE GV-2015/157 v Van: Gezamenlijke Vergadering Aan College van Bestuur Betreft: breek- en standpunten GV over de hoofdlijnen van het concept jaarplan 2016 Datum: 4 december 2015 1. Geen instemming op een van de hoofdlijnen Met ingang van september 2015 heeft de Gezamenlijke Vergadering (GV) van de VU instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de Begroting. Die hoofdlijnen staan in hoofdstuk 1 van het conceptjaarplan 2016 d.d. 18.11 2015. Omdat de VU in 2016 minder geld krijgt uit Den Haag moet er worden bezuinigd. In de Kadernota 2016 moesten de faculteiten via het zogenaamde VUSAM-verdeelmodel daarom al automatisch 4,2 miljoen euro inleveren. Om een overschot op de totale begroting te bereiken, wilde het College van Bestuur (CvB) daarnaast de faculteiten voor 3,8 miljoen euro extra aanslaan via een generieke korting. De twee kortingen tezamen betekenen gemiddeld 5% bezuinigen door de faculteiten, met uitschieters tot 9%. Dit vond de GV onverantwoord. De GV heeft op 16 september jl. geen instemming gegeven op deze hoofdlijn van de Kadernota 2016 en vindt dat deze generieke korting ook in het jaarplan 2016 geen doorgang moet vinden. De GV was teleurgesteld na het overleg van over de kadernota op 16 september jongstleden. Het CvB is toen op geen enkele wijze tegemoet gekomen aan een van de belangrijkste standpunten van de GV zoals hierboven beschreven. De GV heeft verzocht alternatieve manieren te zoeken om te bezuinigen en heeft zelf alternatieven aangedragen voor het deel van de totale generieke korting (6 mln.) van 3,8 mln. bij de faculteiten. 2. Noodzaak om O&O meer te ontzien Zowel GV als CvB proberen Onderwijs en Onderzoek (O&O) zoveel mogelijk te ontzien. De voorgestelde maatregelingen in de Kadernota suggereerden dat er nog een weg terug zou zijn. Echter, zoals gezegd, de eenheden hebben nu al kortingen ingeboekt en die treffen het O&O nu al te zwaar. De grote meerderheid van onderdeelcommissies en facultaire studentenraden heeft de GV bericht dat er vooral bezuinigd wordt op het primaire proces. Dat betekent meer massale colleges, afschaffing van intensieve vormen van onderwijs, de inzet van promovendi voor meer onderwijstaken en het nu al niet verlengen van tijdelijke arbeidscontracten van docenten. Zij geven aan dat ze de GV sterk zullen steunen in de eis om de 3,8 mln. aan generieke korting totaal te laten vervallen. De werkdruk voor het O&O-personeel neemt toe, terwijl de SO-projecten binnen de eenheden nog niet zijn gerealiseerd. Er is daarom nu reeds grote onrust ontstaan binnen een aantal faculteiten onder studenten en personeel. 3. VUSAM-uitkering aan faculteiten niet transparant De GV is verheugd dat het college in het concept jaarplan gehoor heeft gegeven aan het verzoek van de GV om de externe inhuur terug te dringen en de te verwachte inkoopvoordelen bij omvangrijke aanbestedingstrajecten in de jaarplannen te verwerken. Hetzelfde geldt voor het toestaan van het gebruik van facultaire reserves om tijdelijke tekorten in moeilijke tijden af te dekken. 3
Over het hoofdpunt van de GV, het niet doorvoeren van de generieke korting van 3,8 miljoen euro, biedt het Jaarplan 2016 helaas geen duidelijk inzicht. Dit komt omdat niet inzichtelijk wordt gemaakt hoe de bezuinigingsstaffel (Jaarplan blz. 11) is veranderd ten opzichte van de Kadernota 2016. Ook de twee tabellen op blz. 11 Jaarplan (Taakstelling en Realisatie) sluiten niet op elkaar aan. Op basis van de twee meevallers van 5 miljoen euro (2,5 miljoen OCW plus 2,5 miljoen Kaupthing) is er volgens de GV financiële ruimte om aan het hoofdpunt van de GV tegemoet te komen. Het CvB heeft hier niet voor gekozen, en presenteert in plaats daarvan een gefragmenteerd beeld. Hiermee is niet aan de instemmingseis van de GV voldaan. De totale VUSAM-uitkering aan faculteiten (137 miljoen euro, maar inclusief bedragen uit de centrale middelen; Jaarplan blz. 16) is niet te vergelijken met bedragen uit de kadernota 2016. Op 27 november heeft de Commissie FEZ een schakelschema tussen kadernota en Begroting 2016 gezien. De GV wil echter de nieuwe cijfers in het concept jaarplan kunnen relateren aan het overzicht zoals besproken met het college op 16 september over de Kadernota 2016. (zie bijlage 1) alvorens een eindoordeel te geven over de Begroting 2016. Conclusie: door het ontbreken van inzicht in de opbouw van de VUSAM-uitkering aan faculteiten is voor de GV niet te controleren of en zo ja, in hoeverre, in de begroting 2016 de generieke korting van 3,8 miljoen euro is vervallen. Bij gebrek aan transparantie is de GV gedwongen om niet in te stemmen met de conceptbegroting 2016. De GV ontvangt graag de gewenste aanvullende informatie. 4. Bijgestelde maatregelen in het concept Jaarplan 2016 De GV heeft aangegeven niet in te stemmen met de generieke korting van 3,8 mln. uit de totale korting van 7,3 mln. bij de faculteiten in de kadernota 2016. In het voorliggende concept jaarplan daalt deze generieke korting weliswaar naar 0,2 mln., maar de totale korting daalt slechts met 2,6 mln. naar 4,7 mln. Volgens de GV resteert er een gat van 1,2 mln. Dit gat blijft de GV onacceptabel vinden, omdat de kwaliteit van Onderwijs en onderzoek er nog te zeer door wordt geraakt. De GV stelt voor de volgende standpunten in te nemen t.a.v. de noodzaak van de toekenning van dit bedrag in 2016: 1. Er wordt aan de faculteiten met tekorten gevraagd realistische plannen te maken om vanaf 2017 e.v. uit de rode cijfers te raken. Belangrijke strategische herpositioneringen zullen daarvoor nodig zijn. De GV verwacht dat de 0,9 mln. aan ingehouden vacature ruimte bij faculteiten en een substantieel deel van de korting op de materiele lasten noodzakelijk zijn voor het behoud van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek maar ook voor de noodzakelijke flexibiliteit. De GV is van mening dat de omvang van een opleiding geen criterium kan zijn voor haar bestaan op de VU. Bovendien is het behoud en versterking van intensieve vormen van opleiding noodzakelijk om de doelen van het Instellingsplan 2015-2020 te bereiken. Dit beleid op langere termijn dient extra gesteund te worden. Daarbij hebben wij in onze reactie op de kadernota aangegeven dat doelstellingen en middelen voor intensivering van onderwijs expliciet moeten worden gemeld. Dit is niet geval. 2. De GV verwacht dat de strategische herpositionering van faculteiten in eerste instantie losgekoppeld wordt van bezuinigingen op personeel en opleidingen. Volgens de GV moet deze herpositionering gebaseerd zijn op zorgvuldige en innovatieve inhoudelijke plannen en niet op financiële doelstellingen voor de vermindering van de kosten. De GV is van mening dat goed Onderwijs en Onderzoek vooral is verricht door docenten en onderzoekers die een langdurige perspectief op de VU hebben. De GV stelt voor om met het college afspraken te maken over de vermindering van het percentage kleine tijdelijke contracten, zodat het beleid om het aantal tijdelijke contracten binnen faculteiten te verminderen tot maximaal 22% ook daadwerkelijk wordt toegepast. 4
3. Het niet doorvoeren van het resterende 1,2 mln. aan generieke korting sluit ook aan bij de wens van de GV om de positie van het wetenschappelijk personeel, met name van promovendi, postdocs en jonge UD s, te versterken. De financiering van het opleidingstraject van promovendi en van de onderzoeksactiviteiten (zoals congresbezoeken) van alle bovengenoemde groepen komt in gevaar door de generieke korting. Het voorstel van de promovendi om een deel van het opleidingstraject te vullen met bijvoorbeeld adviesopdrachten voor overheid, bedrijfsleven of maatschappelijke organisaties is ook door het college positief ontvangen. Dergelijke trajecten kosten geld, waar in de begroting expliciet middelen voor dienen te worden opgenomen. Het beleid t.a.v. de speerpunten uit het IP (talentenbeleid, maatschappelijke betrokkenheid e.d.) krijgt daardoor meer gestalte. Daarbij hebben wij in onze reactie op de kadernota aangegeven dat in de hoofdlijnen van de begroting terug te vinden moet zijn hoe het verplichte onderwijsdeel van promovendi bekostigd gaat worden. Hier is echter in het jaarplan niets over te vinden. De GV stelt voor dat een deel van de 1 miljoen euro nog niet ingevulde beleidsruimte hieraan besteed gaat worden. De GV vindt dus dat de resterende 1.2 mln. generieke korting helemaal moet vervallen. Bovendien ziet de GV ruimte om deze 1,2 mln. toe te kennen voor bovenstaande doelen door een combinatie van de overschotten van de begroting van FCO en Bestuurszaken, financiering uit de opbrengst van de Kaupthing obligatie, lagere dotatie aan de reserve en een reservering uit het restant van de centrale beleidsmiddelen voor expliciete plannen in 2016 op de genoemde terreinen. 5. Voorinvesteringen studievoorschot In een nieuwsbericht van de VSNU geeft de Vrije Universiteit(VU) aan in 2015 16,7 miljoen te gaan investeren in onderwijskwaliteit in 2015. Dit in het kader van de voorinvesteringen ten aanzien van het wetsvoorstel Studievoorschot en de vrijgekomen middelen die vanaf 2018 hieruit voortvloeien. De VU geeft aan dat er geïnvesteerd wordt op meerdere vlakken: - In de Onderwijsagenda, kleinschalig onderwijs en het verbeteren van de staf/student ratio wordt 10,2 miljoen geïnvesteerd. - Voor de Tweejarige wetenschappelijk masters wordt 6,5 miljoen geïnvesteerd. - Daarnaast wordt nog 14 miljoen geïnvesteerd in faciliteiten, gericht op onderwijs (campus/leeromgeving) & onderzoek. Het geld hiervoor wordt vrijgemaakt door enerzijds tijdelijk interen op het eigen vermogen en anderzijds via herschikken binnen de begroting (minder overhead/ondersteunend en beheerspersoneel). Daarnaast geeft de VU in dit nieuwsbericht aan dat de medezeggenschap is betrokken: de investeringsprogramma s zijn - als onderdeel van de begroting de afgelopen jaren met de medezeggenschap besproken. De minister zegt het volgende over deze investeringen Ik verwacht van de instellingen dat zij de bestemming van de voorinvesteringen inzichtelijk maken en intern goed bespreken. Daarbij heeft de medezeggenschap nu een goed instrument in handen met het instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting. Hier legt de minister het verband tussen de bestemmingen van de voorinvesteringen en het instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting.
6/7 De GV is van mening dat de bestemming van zowel de voorinvesteringen, als de investeringen in 2018, inzichtelijk moet zijn en intern goed moet besproken worden en dit, zoals de VU aangaf, als onderdeel van de begroting. Om het intern goed te bespreken vraagt de GV instemmingrecht over deze bestemmingen. Het instemmingrecht op de begroting is immers geïntroduceerd tegelijkertijd met het afschaffen van de basisbeurs van studenten. De GV acht het dan ook niet meer dan redelijk om instemmingsrecht te krijgen over de investeringen die in dit kader worden gedaan, zowel de voorinvesteringen, als de investeringen in 2018. Conclusie: Wij danken het CvB voor het inzichtelijk maken van de voorinvesteringen en hopen dat wij deze in de toekomst tijdig mogen ontvangen. Naast het financiële overzicht van deze investeringen wil de GV instemmingsrecht op de inhoudelijke kwesties waarin dit geld wordt geïnvesteerd. Wanneer geld naar faculteiten gaat, stelt de GV voor om de facultaire GV s instemmingsrecht te geven op de besteding van deze gelden. Voor de komende begrotingsjaren is een aparte paragraaf met de (voor)investeringen studievoorschot nodig, zodat de GV expliciet met dit deel van de begroting kan instemmen. Wij vragen het CvB om hiermee rekening te houden. 6. Vervolgstappen rond Huisvesting, IT en Bedrijfsvoering De commissie stelt de GV voor zich actief te laten betrekken bij de belangrijke herijking van het huisvestingsbeleid in de eerste helft van 2016. Wat betekenen dalende studentenaantallen en meer gefuseerde faculteiten voor de ruimtebehoefte en dus de hoogte van nieuwe investeringen in de huisvesting? Naast de reeds toegezegde bespreking van het aangepaste Campusplan in de OR Commissie Huisvesting is bespreking in de GV noodzakelijk. De GV vraagt al een aantal jaren om meer inzicht in de IT-meerjarenbegroting. Nu er in het concept jaarplan een tekort van 1,4 mln. is geaccepteerd (een korting van 2,6 mln. ten opzichte van de IT- meerjarenbegroting), wordt deze vraag nog urgenter. Wellicht moeten er op het terrein van IT ook meerjarige kaders worden gesteld, zoals het 14% gemiddelde bij huisvesting. De GV ziet de IT-meerjarenbegroting als een hoofdlijn van de begroting, die de instemming van de GV vereist. De bezuiniging bij de overige diensten valt ook iets lager uit dan in de Kadernota. De commissie raadt de GV aan om het college te vragen om een integrale kwalitatieve en financiële evaluatie van de reorganisatie bedrijfsvoering. Komen er eventueel middelen uit de reorganisatievoorziening vrij ten gunste van bijvoorbeeld een lager dan geraamd aantal gedwongen ontslagen? Wordt er voldoende gestuurd op externe inhuur door de VB? Een voorbeeld zijn 25 externen alleen al bij IT ten behoeve van de OSD-projecten. Besparingen bij de diensten kunnen alleen worden gerealiseerd wanneer de VU fors schrapt in de projectenportefeuille en ambities. Daarnaast is de GV van mening dat een grotere inspanning kan worden geleverd door medewerkers uit de transitieorganisatie te plaatsen op vacatures waar nu inhuur op zit.
7/7 7. Vervolgstappen rond externe inhuur De GV is verheugd dat in 2016 goede stappen worden gezet ter beperking van de externe inhuur. Uit bijlage 1 (Begroting 2016 per eenheid) blijkt een duidelijke driedeling bij diensten en faculteiten: a) IT en FCO: kosten externe inhuur groter dan 10 % van loonkosten eigen personeel; b) FGB, Bestuurszaken en HRM: kosten externe inhuur ongeveer 6%; c) Overige faculteiten en diensten: kosten externe inhuur maximaal 4%, gemiddeld 2%. Als deze plannen worden gerealiseerd, blijkt dat alle eenheden, behalve IT (softwareontwikkeling) en FCO (Campusontwikkeling), met veel minder dan 10% voor externe inhuur uitkomen. Daarom het volgende. Advies: Scherp de norm voor externe inhuur aan tot maximaal 5% van de loonkosten eigen personeel, Voor IT en FCO blijft de norm 10%. 8. Maatregelen terugdringen tijdelijke werknemers De kadernota 2016 heeft uitvoerig aandacht besteed aan de plannen van de VU om het aantal tijdelijke wetenschappelijke contracten terug te dringen tot max. 22% voor het einde van 2016. Daarover heeft de GV een aantal standpunten ingenomen en een aantal vragen gesteld (zie pagina 5 en 6 van het conceptadvies Kadernota en regel 68 van de notulen van de overlegvergadering op 16 september 2015). De GV constateert dat het definitief concept jaarplan onaanvaardbaar weinig aandacht besteed aan dit onderwerp. De uitvoerige alinea die op pagina 7 van de Kadernota 2016 stond is verwijderd en de vragen en zorgen van de GV zijn niet geadresseerd. De zinsneden op pagina 32 van het definitief conceptjaarplan die het talentenbeleid koppelen aan dit onderwerp doen in de ogen van de GV onvoldoende recht aan het belang en de urgentie van de cao afspraak om tijdelijke contracten terug te dringen. Dit baart de GV grote zorgen. De GV dringt erop aan dat (een geactualiseerde versie) van de oorspronkelijke tekst van de vierde volle alinea van pagina 7 Kadernota 2016 ook opgenomen wordt in de hoofdlijnen van het jaarplan 2016. Voorts wil de GV inzicht in de maatregelen die in dit kader besproken zijn in de najaarsronde bestuurlijke overleggen met de faculteiten. Als blijkt dat in dit opzicht alleen het talentenbeleid aangekondigd op pagina 32 van het jaarplan besproken is in de najaarsronde, kan de GV niet inzien hoe dit beleid op zich zelf de nodige veranderingen teweeg kan brengen voor het einde van 2016. De GV stelt zich op het standpunt dat het Jaarplan 2016 meer duidelijkheid moet verschaffen over de plannen van de VU om tot max. 22% tijdelijke contracten te komen voor eind 2016 en over de haalbaarheid hiervan vóór deze deadline.