Protocol tussen BOA en Verbond van Verzekeraars inzake gegevensuitwisseling (onderhoudsversie 2005) Het protocol gegevensuitwisseling tussen BOA en Verbond uit 1999 is voorzien van een nadere interpretatie op een aantal punten. Tevens is het protocol geactualiseerd naar aanleiding van nieuwe wetgeving, zoals de Wet Verbetering Poortwachter. Een overzicht is opgenomen in de bijlage. De aanpassingen gelden vanaf 1 mei 2005.
Bijlage 1- toelichting op het interpretatie- en onderhoudsoverzicht Algemeen De vraag of een bepaald veld een verplicht veld is of niet is weggelaten. Alle velden dienen te worden gevuld. Bij de keuzevelden is altijd een optie meegegeven om aan te geven dat iets niet van toepassing of onbekend is. Uitvraagbestanden, van Verzekeraar naar de Arbo-dienst L-bestand In het L-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen. G-bestand In het G-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen. I-bestand In het I-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen. Aanleverbestanden, van de Arbo-dienst naar Verzekeraar V-bestand V06 Aantal werkgevers waar uitval optreedt (N, 54-58). V06 is gewijzigd in een numeriek veld van 5 karakters breed. In dit veld dient het aantal werkgevers ingevuld te worden waar met uitval optreedt, om wat voor reden dan ook. V07 Reserveveld (A, 59-80). V07 is nu het reserveveld geworden van 22 karakters breed en kan naar onderlinge afspraken tussen verzekeraar en Arbo-dienst worden gevuld. W-bestand W16 Code uitval werkgever (N, 122-122). Aansluitend op V06 is het veld W16 toegevoegd met de verschillende redenen waarom uitval optreedt. De codes die meegegeven kunnen worden zijn; 1. Geen verzuimgegevens bekend 2. Niet gemachtigd door de werkgever voor aanlevering aan verzekeraar 3. Andere verzekeraar geregistreerd 4. Geen verzekeraar bekend 5. Contract is definitief beëindigd 6. Contractnummer is niet bekend 7. Ongeldig formaat contractnummer Ten aanzien van code 2 wordt opgemerkt dat, conform uitspraken van de CPB (voorheen Registratiekamer), geen toestemming nodig is van een werkgever aan de arbodienst om verzuimgegevens, zoals vastgelegd in het protocol, te verstrekken aan de 2.
Z-bestand verzuimverzekeraar. Het kan voorkomen dat een werkgever bezwaar maakt tegen het verstrekken van deze gegevens. In dat geval kan wel de code worden gebruikt. W17 Reserveveld (A, 123-146). Door het invoeren van W16, is het reserveveld gewijzigd in W17 en is een karakter korter geworden. Z20 Percentage resterend ziek conform werkhervattingsadvies (N, 198-200). Bij Z20 is de omschrijving aangepast aan de hand van de bijeenkomsten die hebben plaatsgevonden. De omschrijving luidt nu als volgt; 'Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven. Indien gedeeltelijk werken geadviseerd is, dient hier het % te worden weergegeven waarvoor men nog ziek blijft. Wanneer sprake is van werkhervatting op arbeidstherapeutische basis (AT), dan ook percentage AT invullen. Het is aan de verzekeraar om dit percentage ook alleen als een advies te beschouwen.' Z21 Indicator uitkering sociale verzekeringen (N, 201-201). De naam van het veld Z21 is gewijzigd in indicator uitkering 'sociale verzekeringen'. Dit om het geheel te dekken. De keuzemogelijkheden zijn aangepast en zo gesteld dat ze overeenkomen met de overige velden waar een keuze gemaakt kan worden. De keuzes zijn nu als volgt; 1. Ja 2. Nee 9. Onbekend Tevens is de omschrijving aangepast. Deze is nu als volgt; 'Het betreft hier bijvoorbeeld Vangnet of WAZO. Het aangeven hiervan is ter voorkoming van dubbele uitkeringen.' Z22 Indicator ongeval (N, 202-202) De codering voor de ongevalcodering is aangepast na de bijeenkomsten die hebben plaatsgevonden. De codering is nu als volgt; 0. Geen ongeval 1. Verkeersongeval 2. Bedrijfsongeval 3. Overige ongevallen 9. Onbekend Naast de aanpassingen van de reeds bestaande velden zijn in het Z-bestand een aantal velden toegevoegd aan de hand van wetswijzigingen en de behoefte aan een duidelijke gegevensuitwisseling. Z24 Mutatiedatum per soort Melding (N, 204-211) Het betreft hier een datum veld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving die hierbij hoort is als volgt; 3.
'Met het toevoegen van de wijzigingsdatum is het historische verloop binnen een uitvraagperiode nu wel te onderkennen. Noot: bij soort melding 2 (=Lopend) dient deze rubriek 00000000 = n.v.t. uitgevuld te worden.' Z25 Datum eerste zesde weeksadvies (N, 212-219) Ook hier gaat het om een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving die bij het veld hoort is als volgt; 'De datum van het afgeven van het advies rond de 6e week van verzuim. Het betreft hier het eerste zesde weeks advies.' Z26 Type zesde weeks advies (N, 220-220) Het betreft een numeriek veld met de volgende mogelijke waarden; 1. Probleemanalyse en advies 2. Concreet werkhervattingsadvies 3. Geen duurzaam benutbare mogelijkheden 9. Onbekend De omschrijving luidt als volgt; 'In dit veld dient aangegeven te worden wat voor advies is gegeven op de datum die vermeld is in Z25.' Z27 Datum plan van aanpak vastgesteld (N, 221-228) Z27 is weer een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving luidt als volgt 'Hier dient de datum ingevuld te worden, van het vaststellen van het plan van aanpak, indien dit bekend is. Doorgaans zal dit rond de 8ste week van het verzuim zijn. Indien niet bekend (99999999) en indien niet van toepassing (00000000). Het betreft hier afspraken tussen werkgever en werknemer.' Z28 Datum eerstejaars evaluatie (N, 229-236) Wederom een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving luidt als volgt; 'Hier dient de datum ingevuld te worden van het advies dat wordt gegeven aan het einde van het eerste ziektejaar, wanneer dit bekend is. Doorgaans zal dit tussen de 46ste en de 52ste week zijn. Indien niet bekend (99999999) en indien niet van toepassing (00000000).' Z29 Reserveveld (A, 237-261) Door de wijzigingen en de toevoegingen is het reserveveld een aantal karakters opgeschoven en korter geworden. 4.
Bijlage 2 -Interpretatie protocol BOA VVV 1999 ( versie 0 ) Algemeen Standpunt verzekeraars en arbodiensten Bestandsformaat geen specifieke eis dat dit aan het Windows format moet voldoen Naamgeving Naamgeving moet zijn BOA_X_CODE_DDMMYY_01, waarbij X de letter van het bestand is, CODE de code van de verzekeraar, de datum de uitvraagdatum en 01 een volgnummer. Recordlengte Bestanden hebben een vaste recordlengte. Velden die niet zijn ingevuld worden uitgevuld met spaties, tenzij anders aangegeven Reservevelden Reservevelden zijn vrij in te vullen door individuele afspraken tussen een verzekeraar en een arbodienst. Omdat fouten die optreden bij de gegevensverzameling niet in Boa VVV gespecificeerd zijn, kan ervoor gekozen om de reservevelden V06 en W16 in gebruik te gaan nemen om te kunnen onderkennen waarom uitval optreedt zodat hier adequaat op gereageerd kan worden. De reserverubriek Z24 kan in gebruik genomen om de mutatiedatum per soort melding te kunnen weergeven. Bij meerdere verbeter-, verwijderrecords binnen een verzuimperiode is namelijk niet te onderkennen welke de meest recente is (historie wordt niet zichtbaar).
In- en uitloop 1.Als een werkgever wisselt van verzekeraar, kan er sprake zijn van in- of uitloop. Indien de arbodienst (nog) geen verzekeraars registreert bij haar klanten, zal er geen check plaatsvinden op dit niveau. In- en uitloop betreffende werknemers wordt sec geleverd n.a.v. verzoek verzekeraar. (d.m.v. het I bestand.) Overlapsituaties moeten door verzekeraars onderling worden onderkend en opgelost. 2. Indien bij G04 en G05 door de verzekeraar een begin- of einddatum verzekering wordt opgegeven, geeft de arbodienst mogelijk ook gegevens m.b.t. ziektegevallen van voor de begindatum of na de opgegeven einddatum door (mogelijk let het systeem alleen op begin en einddatum verslagperiode). Verzekeraar is zelf verantwoordelijk voor het onderkennen van begin- en einddatum verzekering, en inloop/ uitloop bij ontvangst van de gegevens. De arbodienst levert dus geen automatische mogelijke in of uitloop n.a.v. begin- of einddatum verzekering. De arbodienst reageert wel op gegevens gevuld in G10 en G11 m.b.t. in- en uitloop, gaat dan vervolgens gegevens verzamelen aan de hand van opgave in I lijst, om die vervolgens op de Z lijst terug te geven. Uniek identificatienummer De werkgroep gegevensuitwisseling BOA-VvV bepleit, in navolging van het gestelde in het rapport 'Arbozorg, reïntegratie en verzekeren samen beter' van november 2001 van de initiatiefgroep marktpartijen, dat ook de private verzekeraars, in het kader van hun verantwoordelijkheid t.a.v. verzuim en reïntegratie, gebruik mogen maken van het sofinummer als uniek identificatienummer. Het gebruik van het sofinummer wordt bepleit, aangezien de vier andere partijen binnen dit speelveld hun registratie- en communicatiesystemen daarop hebben ingericht. Het introduceren van een ander uniek identificatienummer t.b.v. verzuim en reïntegratie leidt zeker voor werkgevers tot onnodige extra administratieve lasten. 6.
L- Bestand (voorloopbestand) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten L01 nummer arbodienst 1-4 in de toekomst willen wij een vast nummer voor de arbodienst dat niet wijzigt. (BOA VVV 3 protocol) L02 naam arbodienst 5-24 L03 nummer verzekeringsmaatschappij 25-27 L04 naam verzekeringsmaatschappij 28-47 L05 aantal werkgevers in bestand 48-53 Het aantal werkgevers dient bilateraal (tussen verzekeraar en arbodienst) te worden vastgesteld. L06 reserverubriek 54-75 uitvullen verplicht G- Bestand (aanvraag werkgevers) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten G01 identificator werkgever 1-20 G02 naam werkgever 21-40 G03 gebruikte identificator 41-41 G04 ingangsdatum verzekering 42-49 G05 einddatum verzekering 50-57 G06 inloop verzekerd 58-58 G07 uitloop verzekerd 59-59 G08 begindatum verslagperiode 60-67 G09 einddatum verslagperiode 68-75 G10 aantal inloopgevallen 76-80 G11 aantal uitloopgevallen 81-85 G12 reserverubriek 86-110 uitvullen verplicht 7.
I- bestand (aanvraag in-/uitloopgevallen) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten I01 inloop of uitloop 1-1 I02 identificator werkgever 2-21 I03 identificator werknemer 22-36 niet verplicht in geval van inloop; is in de meeste gevallen (nog) niet bekend bij nieuwe verzekeraar I04 reserveveld 37-45 I05 naam werknemer 46-70 I06 voorvoegsel werknemer 71-80 I07 meisjesnaam werkgever 81-105 I08 voorvoegsel meisjesnaam 106-115 I09 voorletters werknemer 116-121 I10 geboortedatum 122-129 I11 reserverubriek 130-154 uitvullen verplicht V- bestand (voorloopbestand) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten V01 nummer arbodienst 1-4 V02 naam arbodienst 5-24 V03 nummer verzekeringsmaatschappij 25-27 V04 naam verzekeringsmaatschappij 28-47 V05 aantal werkgevers in bestand 48-53 V06 reserve 54-80 uitvullen verplicht W- bestand (aanlevering werkgevers) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten W01 identificator werkgever 1-20 W02 naam bedrijf 21-40 W03 gebruikte identificator 41-41 8.
W04 aantal werknemers 42-47 aantal records in Z-bestand. W05 begindatum verslagperiode 48-55 W06 einddatum verslagperiode 56-63 W07 ingangsdatum arbocontract 64-71 administratieve wijzigingen van een arbocontract (bijv. omzetting van pakket A naar pakket B) dient de begindatum niet te wijzigen. W08 einddatum arbocontract 72-79 bij omzetting van een arbocontract van pakket A naar pakket B dient de einddatum te worden gevuld met de einddatum van het nieuwe pakket. W09 aantal nieuwe gevallen 80-85 Zie Z02 W10 aantal lopende gevallen 86-91 Zie Z02 W11 aantal beeindigde gevallen 92-97 Zie Z02 W12 aantal vervolgmeldingen 98-103 Zie Z02 W13 aantal advies werkhervattingen 104-109 Als het aantal advies werkhervattingen bekend is bij de arbodienst, dient deze te worden doorgegeven W14 aantal verbeteringen 110-115 W15 aantal verwijderingen 116-121 W16 reserverubriek 122-146 uitvullen verplicht Z- bestand (verzuimmeldingen en mutaties) Nr Veldnaam Positie Standpunt verzekeraars en arbodiensten Z01 identificator werkgever 1-20 Z02 soort melding 21-21 het is mogelijk dat er binnen een uitvraagperiode meerdere meldingen zijn voor dezelfde werknemer. Dit betekent dat er bijv. in de 1e uitvraagperiode dat iemand ziek is geworden er van deze persoon de initiële ziekmelding wordt gegeven (code 1) en een melding lopend per einddatum verslagperiode (code 2). Z03 identificator werknemer 22-36 Z04 reserveveld 37-46 Z05 naam werknemer 47-71 Z06 voorvoegsel werknemer 72-81 Z07 meisjesnaam werknemer 82-106 Z08 voorvoegsel meisjesnaam 107-116 9.
Z09 voorletters werknemer 117-122 Z10 geboortedatum 123-130 Z11 identificator arbeidscontract 131-145 Alleen indien een werknemer 2 (of meer) functies heeft bij dezelfde werkgever dan dient in dit veld, per functie, de identificator arbeidscontract te worden geleverd. Z12 invoerdatum 146-153 invoerdatum van het verzuimgeval (de ziekmelding) bij de Arbo-dienst. Ook bij andere meldingen dan de soort melding 1 behorend bij deze verzuimperiode wordt hier deze starre invoerdatum van verzuimperiode ingevuld. zodat m.b.v. deze datum en de werknemer en werkgever-id de verzuimperiode behorend bij deze melding geïdentificeerd kan worden. Omdat hierdoor de historie van meldingen binnen een verzuimperiode niet onderkend kan worden, kan reserverubriek Z24 in gebruik genomen om de werkelijke mutatiedatum per soort melding weer te geven. Z13 eerste dag verzuim 154-161 Z14 beëindigingdatum 162-169 Datum herstel is datum 1e hersteldag (en dus niet laatste ziektedag). Datum einde dienstverband is datum uit dienst (i.p.v. laatst gewerkte dag). Datum overlijden is datum 1e overlijdensdag (i.p.v. laatste levensdag). Z15 reden staken begeleiding 170-170 er dient onderscheid te zijn tussen waarde 4 ( staken begeleiding ) en waarde 5 ( staken controle ). Z16 ingangsdatum WAO 171-178 Z17 datum vervolgmelding 179-186 Z18 percentage ziek 187-189 percentages dienen te worden afgerond op hele percentages. Z19 datum werkhervattingsadvies 190-197 Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven 10.
Z20 percentage resterend ziek conform werk hervattingsadvies 198-200 Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven Z21 indicator vangnet 201-201 Z22 indicator ongeval 202-202 voorstel tot wijziging codes (BOA VVV 3 protocol) Z23 indicator betrokken derde 203-203 Z24 reserverubriek 204-253 dient uitgevuld te worden. Z25 invoerdatum AIV 254-261 (alleen voor achmea, geen eisen) 11.
Bijlage 3-1 e onderhoud BOA VVV ( 1999 ) versie 2005 A lgemeen Best andsf orm aat Naam gev ing Rec ordlengt e Reserv ev elden In- en uit loop Uniek ident if ic at ienum m er Dat um v elden Keuzev elden Standpunt verzekeraars en arbodiensten geen spec if iek e eis dat dit aan het W indow s f orm at m oet v oldoen Naam gev ing m oet zijn BOA _X _CODE_DDM M Y Y _0 1, w aarbij X de let t er v an het best and is, CODE de c ode v an de v erzek eraar, de dat um de uit v raagdat um en 0 1 een v olgnum m er. Best anden hebben een v ast e rec ordlengt e. V elden die niet zijn ingev uld w orden uit gev uld m et spat ies, t enzij anders aangegev en Reserv ev elden zijn v rij in t e v ullen door indiv iduele af sprak en t ussen een v erzek eraar en een arbodienst. De reserv erubriek Z2 4 k an in gebruik genom en om de m ut at iedat um per soort m elding t e k unnen w eergev en. Bij m eerdere v erbet er-, v erw ijderrec ords binn 1.A ls een w erk gev er w isselt v an v erzek eraar, k an er sprak e zijn v an in- of uit loop. Indien de arbodienst (nog) geen v erzek eraars regist reert bij haar klant en, zal er geen c hec k plaat sv inden op dit niv eau. In- en uit loop bet ref f ende w erk nem ers w ordt sec ge De w erk groep gegev ensuit w isseling BOA -V v V bepleit, in nav olging v an het gest elde in het rapport ' A rbozorg, reï nt egrat ie en v erzek eren sam en bet er' v an nov em ber 2 0 0 1 v an de init iat ief groep m ark t part ijen, dat ook de priv at e v erzekeraars, in het kader v an hu V oor dat um v elden geldt in principe dat de juist e dat um ingev uld dient t e w orden. M oc ht een dat um ec ht er niet v an t oepassing zijn op een bepaalde m elding, dan dient het v eld gev uld t e w orden m et : 0 0 0 0 0 0 0 0. M oc ht de juist e dat um niet bek end zijn, dan kan w orden v olst aan m et : W anneer in een bepaald v eld een k euze w ordt gem aak t t ussen v ersc hillende opt ies, dan dient de juist e w eergegev en t e w orden. W anneer het bet ref f ende ec ht er niet bek end is, kan w orden v olst aan 12.