Social media handreiking voor medewerkers (en ingehuurde externen) LinkedIn, Hyves, Twitter, Facebook, Youtube waarschijnlijk ken je deze termen allemaal. En heb je op een aantal van deze websites al een profiel. Misschien ben je er zelfs actief mee bezig. Sommigen doen dat als privépersoon, anderen doen het vanuit zakelijke motieven. En beide is prima. Die kansen die social media met zich meebrengen moet je zeker optimaal benutten. Deelname aan sociale media brengt echter ook een aantal risico's met zich mee, die zowel voor de organisatie als jezelf gevolgen kunnen hebben. Dit, en de snelheid van interactie en de openbaarheid van internet maakt dat je mogelijk wel behoefte hebt aan wat
handvatten. Handvatten die je helpen om een goede afweging te maken in je online gedrag en de mogelijkheden van social media optimaal te benutten. Redenen om juist mee te doen aan social media 1. Je hebt direct contact met doelgroepen en je kunt persoonlijke relaties opbouwen. Dat draagt bij aan een beter begrip en beeldvorming van de gemeente Beuningen en haar beleid. 2. Je hebt een ander contact met doelgroepen: het wordt snel duidelijk of je in je dagelijks werk wel met de juiste mensen aan tafel zit. Ervaringsdeskundigen zijn ook online, terwijl je hen via traditionele wegen niet zo makkelijk spreekt. 3. Je kunt beter en sneller inspelen op actuele ontwikkelingen. Internet heeft gevoelige antennes, er broedt al iets voordat het elders een kwestie of zelfs probleem wordt. Ben je er snel bij, dan kun je de eerste kou uit de lucht halen.
4. Je kunt meer creativiteit aanboren: vele professionals weten meer dan één ambtenaar. Zij spreken uit ervaring, bekijken vraagstukken vanuit verschillende disciplines en invalshoeken. 5. Je kunt voorzien in juiste informatie of verkeerde informatie corrigeren. 6. Je kunt zorgen voor een sterker draagvlak van beleid. Er is meer ruimte voor toelichting en contact, al of niet persoonlijk, waardoor uitleg in een ander daglicht komt te staan. 7. Bijdragen van anderen op internet kunnen het beleid verrijken. Een frisse blik van buiten en iets meer afstand leveren vaak nieuwe inzichten op. Social media biedt vele kansen, maar je moet wél weten wat je doet Tegelijkertijd geldt dat communiceren via social media specifieke kenmerken heeft, waar je je bewust van moet zijn en die je moet meewegen in de keuzes die je maakt. Die specifieke kenmerken zijn:
1. Privé = zakelijk. Op het web lopen privé en zakelijk eenvoudig in elkaar over. Er is geen strikte scheiding. Je vrienden en je collega s zitten in je LinkedIn-netwerk. Je persoonlijke getwitter, wordt door zakelijke relaties gevolgd. Wees je ervan bewust dat het publiekelijk stelling nemen in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente Beuningen en dat dit een conflict kan veroorzaken. Houd hiermee rekening indien je informatie online publiceert die niet alleen gezien kan worden door vrienden en familie. Realiseer je dat dit soort informatie makkelijk kan worden doorgestuurd. En, wat je privé op het web doet kan gevolgen kan hebben voor het beeld dat men van je heeft als professional. Ook kan het gevolgen hebben voor het beeld dat men heeft van de gemeente Beuningen. 2. Openbaarheid. De impact kan groot zijn, omdat jouw bijdrage door velen gezien en verspreid kan worden. Menig werkgever googlet een sollicitant voordat deze wordt uitgenodigd voor een gesprek.
3. Wat je doet, ligt vast. Informatie op het web blijft, vaak ook nog na jaren. Een uiting op het internet kan je moeilijk ongedaan maken. Informatie blijft nog lang beschikbaar ondanks dat je zelf al jouw uitspraak/bericht hebt verwijderd. Een foto die je liever niet online hebt staan, bijvoorbeeld gemaakt tijdens een feestje uit je studententijd, kan je zo een levenlang achtervolgen. 15 tips voor social media Integriteit, zorgvuldigheid en nauwkeurigheid
Wie op een verantwoorde manier gebruik wil maken van internet, is zich bewust van de mogelijkheden en risico s die dat met zich meebrengt. Wat je ook doet op internet, integriteit, zorgvuldigheid en nauwkeurigheid staan voorop, zoals je dat ook gewend bent in offline contacten. Je hebt een groot bereik, anderen kunnen op jouw bijdrage reageren, je bent persoonlijk zichtbaar en je hebt direct contact met andere deelnemers. Dat kan positief zijn, maar heeft soms ook negatieve gevolgen. Blijf op internet dus zakelijk in je uitlatingen. Weet; je werkt in een glazen huis Weet waar je bent op internet, wie er achter een site zit, wat de doelgroep ervan is en wat je doel is als je deelneemt aan bijvoorbeeld een platform. Realiseer je dat internetlezers vrij makkelijk achter je identiteit kunnen komen door profielen en andere informatiesporen op het net aan elkaar te linken. Werken op
internet is werken in een glazen huis. Bestaande regels gelden ook online In de basis kun je de verantwoordelijkheid en rol van jou als ambtenaar op het internet gelijk stellen aan je rol en verantwoordelijkheid daarbuiten. De bestaande regels en wetgeving die deze rol en verantwoordelijkheid aangeven volstaan. Je hebt dus recht op vrije meningsuiting, maar je mag als ambtenaar geen uitlatingen doen die je eigen functioneren of dat van de overheid kunnen schaden. En, hoe dichter je bij het beleidsterrein staat waarover je uitspraken doet, des te groter de maatschappelijke gevolgen ervan kunnen zijn. Op een feestje denk je immers ook na over wat je zegt over de gemeente. En, op internet luisteren er nog eens veel meer mensen mee. Ambtenaar als ambassadeur
Als ambtenaar ben je een ambassadeur van je organisatie en is integriteit essentieel en vanzelfsprekend. Als ambtenaar ben je accuraat, eerlijk, Je bent een ambassadeur van je organisatie transparant, zorgvuldig en betrouwbaar in één-op-één contacten en tijdens open discussies met meerdere deelnemers. Dus ook op social media. Stimuleer anderen door constructief te reageren en reacties aan te moedigen. Deel je expertise en maak duidelijk wat je van anderen nodig hebt en wilt weten. Lever persoonlijke bijdrages aan discussies over je eigen werkveld, blijf bij je eigen expertise. Als je over een issue schrijft waarbij je niet zelf de expert bent, wees daar dan helder over naar je lezers. Verwijs waar mogelijk door naar anderen. Laat merken dat je luistert. En zorg dat je gedrag en houding richting anderen consistent is. Stimuleer constructieve kritiek en discussie. Wees altijd hartelijk, eerlijk en professioneel. Heb je kennis opgedaan? Deel het dan waar passend/geschikt. Wees verantwoordelijk
Maak geen vertrouwelijke informatie bekend en respecteer geldende rechten, zoals het auteursrecht. Citeer altijd met bronvermelding. Zorg dat je voldoende kennis van zaken hebt. Besef ook dat meningen die je op het internet geeft, niet zullen verdwijnen. Aarzelt je om iets te schrijven? Wacht dan. Privacy en vertrouwelijke informatie Geef geen informatie van de gemeente Beuningen waarvan je weet dat die vertrouwelijk is. En geef natuurlijk ook geen privégegevens. Respecteer ook de privacy van je omgeving. Plaats daarom geen foto s van collega s op je social netwerk tenzij ze dat oké vinden. Ga af op je inschattingsvermogen en gezond verstand. Wanneer je twijfelt, plaats dan geen bericht. Reageren
Het werkveld communicatie reageert op de algemene sociale media van de gemeente Beuningen. Ook persvragen van journalisten, die immers ook actief zijn op bv. twitter, zet je door naar communicatie. Je kunt zelf natuurlijk wel reageren op fora, groups, discussies die over jouw specifieke werkveld gaan. Meestal is het verstandig om open en persoonlijk deel te nemen aan discussies. Praat je over werkgerelateerde zaken of zaken die te maken hebben met de gemeente Beuningen? Maak dan in ieder geval duidelijk dat je optreedt namens de gemeente Beuningen. Dat doe je door jezelf bekent te maken als ambtenaar en eventueel aan te geven wat je functie is en waar je werkt. Maak ook duidelijk dat je uit eigen naam spreekt en niet namens de organisatie, bijvoorbeeld door de ik-vorm te gebruiken. Expliciteer eventueel dat het gaat om je mening en niet die van de organisatie. Als je bepaalde belangen hebt bij het onderwerp dat je bespreekt, maak dan duidelijk welke belangen dat zijn. Gebruik altijd een eigen account (Twitter, Facebook, Linkedin, Hyves, Youtube, etc..).
Weet wanneer je moet reageren en wanneer niet Je kunt altijd reageren om feitelijke onjuistheden recht te zetten of een genuanceerder beeld te creëren. Je kunt zeker deelnemen aan discussies die leiden tot meer kennis, meer bekendheid of meer inspiratie. Let wel op! Een andere mening of een andere interpretatie van de feiten is iets anders dan een onjuistheid. Gun iedereen het recht op een andere mening. Wees voorzichtig met reacties in oververhitte of emotionele discussies. Negeer dit dan niet maar verzeil niet in een oeverloze discussie. Probeer te helpen en zoek mee naar een oplossing. Je bent zelf verantwoordelijk Alles wat je plaatst, is uiteindelijk je eigen verantwoordelijkheid. Ga af op je beoordelingsvermogen en eigen logica. Let erop dat wat je zegt waar is en niet kan leiden tot juridische claims. Doe geen toezeggingen die je niet kunt waarmaken. Twijfel je? Vraag je dan af of je:
je collega s nog recht in de ogen kunt kijken goedkeuring zou krijgen van je baas je op je gemak zou voelen als jouw bijdrage de volgende dag in de krant zou staan Is het antwoord op een van deze vragen nee, bespreek de kwestie dan met je leidinggevende of het werkveld communicatie. Zo laat je zien waar je mee zit en zorg je zelf voor openheid. Benader het publiek persoonlijk Spreek als ambtenaar als mens namens een organisatie. De burger wil voelen dat hij met een gewoon persoon aan het praten is. Iemand die goed luistert en gerichte antwoorden geeft, iemand die vragen stelt en de burger echt wilt begrijpen. Twijfel je? Overleg met het werkveld communicatie
Twijfel je of jij wel degene kan zijn die een reactie online kan geven? Ligt het onderwerp politiek gevoelig? Of kan het veel teweeg brengen? Overleg dan met het werkveld communicatie. Als iets politiek gevoelig ligt, is het verstandig om niet zelf te reageren, maar dat door een wethouder te laten doen. Hebt je een fout gemaakt? Een fout maken is menselijk. Sociale media staan in hun Sociale media staan in hun kinderschoenen en wie heeft er nog nooit iets gezegd waarvan hij later spijt kreeg? kinderschoenen en wie heeft er nog nooit iets gezegd waarvan hij later spijt kreeg? Als je een fout maakt, geef dit dan toe. Wees eerlijk en volledig en wees snel met je correctie. Signaleer complimenten en kritiek Ook jij bent een belangrijke schakel binnen het monitoren van sociale media. Signaleer je negatieve of positieve berichten over de gemeente Beuningen? Stuur deze dan naar het werkveld communicatie. Laat
onderwerpen van negatieve aard over aan de communicatieadviseurs en kom niet in de verleiding om zelf impulsief te reageren. Update regelmatig, wees aanwezig Wanneer je eenmaal actief bent geweest in een online netwerk is het van belang dat je dat ook regelmatig blijft. Houd het netwerk in de gaten zodat je mogelijke relevante informatie snel kunt absorberen en hier zonodig op kunt anticiperen. Handel dus proactief binnen het online netwerk en niet reactief. Leg vast wat je doet Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen wanneer je de gemeente vertegenwoordigd. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media. Leg alles vast wanneer het een
online dialoog over de gemeente betreft. Je kunt bijvoorbeeld screenshots maken met de toets Print Screen op je toetsenbord. Plak het screenshot vervolgens in een Wordbestand en sla het digitaal op. Ook kun je de pagina s op papier uitprinten. Bewaar of archiveer de bestanden bij het project/onderwerp waar de discussie over gaat. Tips per social medium Profielsites als Hyves, LinkedIn, Facebook. Dit is je privé-domein, dat echter ook kan uitstralen naar jou als ambtenaar in functie. Je kunt zonder risico een profiel aanmaken maar geef hier geen vertrouwelijke beleidsinformatie prijs.
Eigen weblog, eigen site. Vermeld ook hier geen vertrouwelijke informatie. Blog je over je beleidsterrein, maak jouw rol daarin dan duidelijk. Klap niet uit de school. Plaats geen foto's van of informatie over je collega's zonder hun toestemming. Twitter, microbloggen. Maak uitspraken in besloten sfeer niet openbaar. Indien niet vertrouwelijk, niet over je collega's of niet schadelijk voor de gemeente Beuningen, zijn tweets over je activiteiten als ambtenaar geen probleem. Video- en fotokanalen als YouTube en Flickr. Plaats alleen filmpjes, geluidsbestanden of foto s die geen negatieve uitstraling kunnen hebben naar jou als ambtenaar in functie. Houdt rekening wie er gefilmd/gefotografeerd wordt, overleg voor plaatsing met de betrokkenen. Bestaande discussie,, bijvoorbeeld fora. Deze zijn op vele manieren in te zetten. Corrigeren, stimuleren, uitnodigen, helpen, geholpen worden, informeren. Zorg dat je altijd herkenbaar bent als ambtenaar, dus met vermelding van naam, functie en de gemeente Beuningen.
Handleiding Wil je meer weten over hoe social media werken? Maak dan gebruik van de vele instructies op internet. Kijk bv. eens op: Twitter http://www.twitterinfo.nl/twitter-handleidingen Filmpje: http://www.youtube.com/watch?v=j0xbjie8cpm Werken de links niet meer? Zoek dan zelf op Google eens op handleiding Twitter. Je hebt snel een alternatief gevonden.
Facebook http://www.jeanetbathoorn.nl/2010/07/facebook-handleiding-in-9-stappen/ Filmpje: http://www.youtube.com/watch?v=owuobo2gwna en http://www.youtube.com/watch?v=pa323l0skzk Hyves http://www.computeridee.nl/artikel/online-vrienden-maken-hyves LinkedIn http://robbeckers.nl/beginnen%20op%20linkedin%20-%20web.htm YouTube
http://www.youtube.com/t/yt_handbook_home?hl=nl Bronnen: Handreiking Ambtenaar 2.0; Provincie Overijssel; Vlaamse overheid; gemeente Zeist; gemeente Heemstede; Centrum Publieksparticipatie; Stadsregio Arnhem Nijmegen; Ministerie van Algemene Zaken