Second opinion De inzet van vrijwilligers in 2521 verenigingen zwembad van Gebruikersplatform Zwemmend Culemborg. Prof dr Lucas C.P.M. Meijs Meijs Juni 2014
Geacht college Hierbij ontvangt u mijn second opinion met betrekking tot het deel vrijwilligers in het plan 2521 verenigingen zwembad. Voordat ik specifiek de door u gestelde vragen zal bespreken wil ik allereerst mijn algemene complimenten geven voor de documenten zoals die zijn opgesteld het Gebruikersplatform Zwemmend Culemborg. De kwaliteit van de documenten geeft mij geen aanleiding om te twijfelen aan de capaciteit, gedrevenheid en waarschijnlijk legitimiteit van de initiatiefnemers. Dat zal naar mijn mening zeker positief bijdragen aan de mogelijkheden om mede met vrijwilligers te gaan werken. Deze waardering voor de stukken, waaronder ook de gedegenheid van het Vrijwilligersbeleidsplan, vormt de achtergrond van mijn algemene en gedetailleerde opmerkingen. In uw opdracht stelt u een hoofdvraag (de haalbaarheid ) en vijf deelvragen (span of control, randvoorwaarden taakverdeling, risico s vrijwilligersorganisaties, opbouw organisatie, wegvallen zwemvereniging) (zie tabel 1). Het college heeft een voorstel ontvangen voor de bouw en exploitatie van een nieuw zwembad (2521- concept), waarbij de inzet van vrijwilligers een belangrijke randvoorwaarde is voor de haalbaarheid van de exploitatie. De gemeente zal (bij goedkeuring van de raad) het initiatief subsidiëren en (gedeeltelijk) garant staan voor de lening. Omdat de gemeente geen ervaring heeft met een project dat in deze mate afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers, en het slagen van de vrijwilligersinzet ook direct samenhangt met financiële risico's voor de gemeente, wil zij graag een onafhankelijke second opinion. Het college heeft de volgende vragen: Het Gebruikersplatform Zwemmend Culemborg (GPZC) heeft een vrijwilligersbeleid ontwikkeld, en een plan hoe zij vrijwilligers in wil zetten in de programmering van het zwembad. Daarnaast zal 4,2 FTE betaalde formatie ingehuurd worden. Hoe beoordeelt u op basis van het voorliggende plan de haalbaarheid? Het college is daarbij met name geïnteresseerd in uw beoordeling tav: 1 Span of control management zwembad: Hoe beoordeelt u de verhouding vaste krachten (de 4,2 FTE) en vrijwilligers (ca 125)? Is er daarbij voldoende ruimte voor het uitvoeren van de kerntaken (bewaken veiligheid, hygiëne, kwaliteit zwemlessen - zaken die vanuit de brede maatschappelijke verantwoordelijkheid van de gemeente van essentieel belang zijn)? 2 Welke randvoorwaarden zijn nodig om te voorkomen dat de vaste krachten uitsluitend bezig zijn met het aansturen van vrijwilligers en niet aan hun kerntaken toekomen? Zijn deze randvoorwaarden voldoende aanwezig? 3 Waar liggen in het algemeen bekende risico's binnen vrijwilligersorganisaties? In hoeverre worden deze risico's in dit plan goed gemanaged? 4 De vrijwilligersorganisatie van het nieuwe zwembad is nieuw. Wat vraagt de opbouw van een vrijwilligersorganisatie (die een continu programma gedurende het hele jaar dient te realiseren) in termen van tijd en competenties van mensen (zowel in de voorbereiding, als gedurende de eerste 1-3 jaar)? Is er in dit plan voldoende rekening gehouden met deze zaken (zie ook ondersteuning die vanuit KNZB gegeven zal worden)? 5 Als deze poule van vrijwilligers (met name afkomstig vanuit de grootste zwemvereniging) wegvalt, zijn er dan andere groepen beschikbaar om de benodigde vrijwilligers te leveren? Graag ontvangen wij een beknopt rapport van uw bevindingen (max 4-6 pagina's) met een beoordeling ten aanzien van de haalbaarheid van het vrijwilligersbeleid, en adviezen ten aanzien van mogelijke verbeteringen of aandachtspunten. Tabel 1 vraagstelling second opinion
Mijn beantwoording wil ik beginnen met enkele meer algemene punten ten aanzien van het vrijwilligersbeleidsplan zoals opgesteld door GPZC, om vervolgens de vijf deelvragen te bespreken en u een algemeen haalbaarheidsadvies te geven. 1 algemene aandachtspunten In het plan worden verschillende typen vrijwilligersorganisaties op een uitdagende manier gecombineerd. Omdat het in principe gaat om vrijwilligers bij het zwembad en niet om vrijwilligers bij een zwemvereniging zou het voorgestelde vrijwilligersbeleid moeten kunnen werken maar ik denk wel dat in de uitvoering meer rekening moet worden gehouden met de verschillen tussen organisaties dan in het huidige plan. - Het eerste onderscheid betreft de zwemvereniging als door-ons-voor-ons mutual support organisatie die vooral de mogelijkheid om te zwemmen organiseert voor zichzelf (haar leden) versus het zwembad dat als een dienstverlenende service delivery die zwemmen voor externe klanten mogelijk maakt tegen een lagere prijs. Deze twee typen organisaties hebben verschillende relaties met de zwemmer. De zwemvereniging verwacht actief lidmaatschap inclusief vrijwilligerswerk terwijl het zwembad fatsoenlijk gedrag als betalende klant verwacht. Net zoals bij iedere mutual support organisatie zijn de vrijwilligers van de zwemvereniging niet per definitie bereid om aan niet-leden hun diensten als vrijwilliger aan te bieden tenzij er een duidelijk belang is voor hun eigen vereniging (wellicht moeten de opstellers overwegen om een vrijwilligersvergoeding uit te betalen aan de vereniging (zie de relatie met de tweede algemene opmerking), hoewel uitgezocht moet worden welke fiscale aspecten bij spelen). De vrijwilligers van het service delivery zwembad zullen vooral bereid zijn vrijwilligerswerk te doen als hun goedkope arbeid er voor zorgt dat 1) het zwembad open blijft en nog belangrijker 2) bepaalde groepen (in veel voorbeelden met name gehandicapten) hierdoor kunnen blijven zwemmen. - Het tweede onderscheid is tussen een pure vrijwilligersorganisatie waar vrijwilligers vorm geven aan de gehele organisaties en een vrijwilligers-ondersteunde beroepsmatige organisaties waar beroepskrachten grotendeels vorm aan geven en vrijwilligers werkzaamheden uitvoeren. Wederom verschillen zwemvereniging en zwembad hierop aanzienlijk. De vrijwilligers van de zwemvereniging zijn heel goed in staat hun eigen werk in te richten maar verwachten ook die vrijheid te krijgen van een eventueel management of bestuur. De vrijwilligers van het zwembad zijn waarschijnlijk minder goed in staat om hun eigen werk in te richten maar zullen daarbij ook meer management accepteren en ook nodig hebben. Dit vraagt in de uitvoering om een soepele managementstijl die rekening houdt met de achtergrond van de vrijwilligers. In het vrijwilligersbeleidsplan wordt relatief veel aandacht besteed aan de vrijwilligersvergoeding. Omdat een vrijwilligersvergoeding, met name wanneer deze per uur gegeven wordt, ook nadelige consequenties kan hebben is het belangrijk om de volgende achtergrond informatie in de uitvoering mee te nemen.
- De vrijwilligersvergoeding is ooit bedacht om het (vrijwilligers)organisaties administratief makkelijker te maken om onkosten te vergoeden. Organisaties kunnen aan vrijwilligers ofwel onkosten vergoeden op basis van daadwerkelijk bewezen en geadministreerde kosten of op basis van de vrijwilligersvergoeding die een vast bedrag per jaar of per maand kan zijn of die gekoppeld kan worden aan gewerkte uren. Organisaties zijn de vrijwilligersvergoeding gaan koppelen aan gewerkte uren (3,50 per uur in het beleidsplan) om ze daarmee vrijwilligers willen waarderen en beter willen kunnen aansturen. - Er is geen bezwaar tegen een vrijwilligersvergoeding maar het koppelen van de vrijwilligersvergoeding aan gewerkte uren creëert een gevoel van laag-betaalde arbeid in dienst van de organisaties in plaats van vrijwilligerswerk in dienst van de samenleving. De consequentie kan zijn dat het organisatie gedrag van (laag-betaalde) arbeid ontstaat waarbij veel minder niet goed vertrouwd kan worden op het zelfsturend vermogen van vrijwilligers(teams) en de unieke waarde van vrijwilligerswerk. - Het tweede risico van het koppelen van de vrijwilligersvergoeding aan uren is dat vrijwilligers dan stoppen wanneer hun dienst voorbij is, omdat meer werken niet is toegestaan volgens de eigen regels van de vergoeding. Vrijwilligers zonder vergoeding of met een vaste vergoeding die niet gekoppeld is aan de uren blijven veel vaker hangen wanneer het nodig is. (Dit speelt onder andere bij strandreddingsbrigades op lange zonnige avonden) - Het derde risico is dat met het geven van een op uren gebaseerde vergoeding het verschil tussen betaalde en vrijwillige medewerkers zich wellicht zal verengen tot een discussie rondom de vergoedingen in plaats van werkzaamheden en andere meer inhoudelijke onderwerpen. (die speelt onder andere bij sommige brandweer korpsen en vrijwillige politie) In het vrijwilligersbeleidsplan wordt terecht en op correcte wijze gesproken over betaalde en vrijwillige medewerkers maar er wordt niet of nauwelijks ingegaan op de verschillen tussen en voor- en nadelen van beide type medewerker. De vrijwilliger wordt in het plan benaderd als een onbetaalde medewerker (zie de vrijwilligersvergoeding) waarbij er sprake is van onderlinge uitwisselbaarheid tussen beroepskrachten en vrijwilligers. Dat leidt volgens mij uit (vrijwilligers)management oogpunt tot wat onhandige opmerkingen in bv het personeelsrooster (8.4). - Dat zowel voor betaalde als vrijwillige medewerkers dezelfde eisen worden gesteld aan diplomering / certificering is logisch maar wat ontbreekt is dat dit alleen geldt voor gelijke werkzaamheden. Wanneer vrijwilligers principieel andere werkzaamheden doen hoeven ze niet aan dezelfde eisen te voldoen. Ze moeten voldoen aan de eisen voor het werk dat ze doen. - In het plan ontbreekt een expliciete redenering voor welke taken en wanneer met vrijwilligers of beroepskrachten gewerkt zou moeten worden. Er zijn verschillende redeneringen mogelijk: o Schaarste van vrijwilligers tijdens reguliere kantooruren
o De noodzaak om vervelende onderdelen van het werk in geld te compenseren zoals het orde handhaven/toezichthouden bij lastige leeftijdsgroepen en de schaarste van zwaardere / specifieke diploma s Vrijwilliger zijn goed in te zetten als toezichthouder bij het vroege banen zwemmen want dat zijn vooral ouderen in plaats van lastige pubers Vrijwilligers zijn goed in te zetten bij het ondiepere bad tijdens de daluren want dan zijn er wederom minder lastige pubers (maar dan zou het (vrijwilligers)werk minder relevant kunnen lijken, welke vrijwilliger wil onbetaald toezicht houden in een bad waarin niemand zwemt). Wat dat betreft sluit ik me niet aan bij de redenering met betrekking tot de daluren over de te hoge belasting voor vrijwilligers. Ik denk juist dat er betaald moet worden omdat het een te lage relevantie is op waarom vrijwilligers dit werk willen doen en dat deze werkzaamheden niet voor en door iedere vrijwilliger te combineren zijn met andere werkzaamheden. Vrijwilligers zijn goed in te zetten in alle vormen van Sleutelhuur (als het dan überhaupt nodig is) Vrijwilligers zijn veel minder goed in te zetten bij het toezichthouden (orde bewaken) tijdens vrij zwemmen in het weekend Vrijwilligers zijn goed in zetten bij instructie zwemlessen, receptie, horeca, beheer/schoonmaak en onderhoudsploeg o De noodzaak tot (inhoudelijke)continuïteit in het werk waardoor het beter is een functie uit te voeren met 1 beroepskracht dan met gemiddeld 10 tot 20 vrijwilligers. - Omdat er geen duidelijke inhoudelijke redenering is, is het op basis van het huidige document volstrekt onhelder waarom er geen vrijwillige manager en financieel medewerker zou kunnen zijn. Sterker nog, ik denk dat er onder gepensioneerden voldoende animo hiervoor zou zijn. Natuurlijk is dit wellicht niet verstandig omdat inhoudelijke continuïteit belangrijk is. Voor de achtergrond informatie nog een paar extra berekeningen die ik miste, cq over het hoofd heb gezien - Volgens de opgave leveren vrijwilligers 6.505 uren, ongeveer 4 fte (6505/1600). Daarmee zijn er in uren ongeveer evenveel betaalde als vrijwillige medewerkers - De medewerkers kosten bij elkaar 228.910 (Directe personeel 111.100, Indirecte personeel, 117.810), waaronder vrijwilligersvergoeding 6.505 uren * 3,50 = 22.767,50. De vrijwilligersvergoeding is dus iets minder dan 10%. - De vrijwilligers besparen het zwembad daarmee een kleine 200.000 euro omdat volgens opgave 4.2 fte ongeveer 200.000 kost (228.000 (personeelskosten) - 22.000 vrijwilligersvergoeding). - Per 1/1/2105 zijn er 100 vrijwilligers beschikbaar die daarmee gemiddeld 65 uur per jaar werken (6505/100). Dit komt neer op 1,5 uur vrijwilligerswerk per (arbeids)week gemiddeld (65 uren / 40 weken (rekening houden met vakantie etc). Met een
Nederlands gemiddelde van ongeveer 4 uur per week, per vrijwilliger in Nederland is dit geen enkel probleem. - De gemiddelde vrijwilliger bij het zwembad krijgt dan 65 * 3,5 = 227,50 per jaar als vergoeding. Deze vergoeding is waarschijnlijk alleen voor een heel beperkte groep financieel een reden om dit werk te gaan doen. Voor de meesten zal het niet relevant zijn, maar wanneer het eenmaal is afgesproken heel ingewikkeld zijn om terug te draaien. Beantwoording van de vijf deelvragen 1. Span of control: Hoewel echte benchmarks ontbreken lijkt mij de span of control absoluut geen enkel probleem als deze vergeleken wordt met ervaringen uit sportverenigingen (daar is vaak naast de trainer nauwelijks een beroepskracht aanwezig hiervoor) of zorg-instellingen (waar vergelijkbare aantallen vrijwilligers door een part time werkende coördinator worden aangestuurd). Voorwaarde hiervoor is wel dat a. Vrijwilligers vooral functioneren als zelfsturende teams die het werk met plezier doen en komen om aan de slag te gaan en zich niet gedragen als laagbetaalde medewerkers die aan het werk gehouden moeten worden. (dit bepaalt dus wanneer span of control vastloopt op span) b. Vrijwilligers en beroepskrachten niet in een strijd komen over wie er de baas is en het meeste verstand heeft van (het organiseren van) zwemmen en alles wat daarmee te maken heeft. (dit bepaalt dus wanneer span of control vastloopt op control) Ik voorzie op basis van het document en de plannen geen problemen tenzij met de vrijwilligersvergoeding op basis van uren te rigide wordt omgesprongen of wanneer de vrijwilligers die van de zwemvereniging zich niet in hun waarde gelaten voelen. 2. Randvoorwaarden: de drie belangrijkste harde randvoorwaarden zijn volgens mij hier ingevuld. a. Er is een helder vrijwilligersbeleid; dat natuurlijk nog wat aangescherpt kan worden maar dat duidelijk laat zien dat de GPZC verstand van zaken heeft. b. Door de combinatie met de zwemvereniging is er een ruime poule beschikbaar van goede bekwame vrijwilligers die, mist ze goed aangestuurd worden op de manier die hun expertise ook erkent, kunnen zorgen dat beroepskrachten zich minder met dagdagelijkse onderwerpen hoeven te bemoeien c. De ondersteuning van de KNZB zal hierbij zeker een positieve rol spelen. Of het de organisatie lukt om de belangrijke softe randvoorwaarde, een vrijwilligerswerk vriendelijke cultuur waarin vrijwilliger gewoon komen en doen wat er van hun verwacht wordt, in te vullen, is natuurlijk op basis van de documenten minder goed in te schatten. 3. Risicofactoren: de risicofactoren verschillen naar type vrijwilligersorganisatie. Voor het zwembad als service delivery is het grootste risico dat potentiele vrijwilligers het gewoon niet nuttig genoeg vinden om hun tijd te stoppen in een organisatie die teveel
het algemeen nut bediend vergeleken bij het steken van hun tijd in een organisatie voor een specifieke groep zoals gehandicapten. Dit wordt nog groter als er veel beroepskrachten rondlopen die vrijwilligers, in de (subjectieve) perceptie van de vrijwilligers, vooral niet leuk werk op vervelende uren laten doen. Voor het zwembad als mutual support is het grootste risico dat een in-crowd (de zwemvereniging) het bad overneemt en daarmee de publieke voorziening in gevaar komt. Ik denk dat goed (voortdurend) balanceren van deze twee, en voorkomen dat vrijwilligers zich misbruikt voelen, zorgt dat deze risico s in de hand gehouden kunnen worden. 4. Opbouw organisatie: om deze organisatie te kunnen ontwikkelen is er behoefte aan 1) een goede gerespecteerde en door de vrijwilligers geaccepteerde vrijwilligerscoördinator, 2) het ontbreken van spanning tussen gemeente, beroepskrachten en vrijwilligers, 3) een vliegende start en 4) veel enthousiasme. Zoals ik de plannen lees moet het goed mogelijk zijn om, zeker op basis van de expertise van KNZB en de zwemvereniging, binnen twee jaar een organisatie op te bouwen. Ik zou echter vanaf het begin direct werken voor alle doelgroepen en doelstellingen die er bij een zwembad zijn en kiezen voor eerder minder dan meer uren open. 5. De zwemvereniging als poule van vrijwilligerswerk: als deze wegvalt ontstaat er een majeure uitdaging. Niet eens zozeer in de uren vrijwilligerswerk die nodig zijn maar in de type en kwaliteiten van vrijwilligers waar behoefte aan is. Ik denk dat het handig is om het voortbestaan van de zwemvereniging, zowel financieel als wat betreft accommodatie, zoveel mogelijk te koppelen aan hun emotionele bijdrage aan dit zwembad. Als gemeente en gemeenschap(pen) zou ik ervoor kiezen om van het zwembad en de zwemvereniging een sportvereniging als buurthuis van de toekomst (een succesvol concept van De Sportbank en de gemeente Den Haag) te maken. De hoofdvraag wordt daarmee simpel beantwoord met een, vanuit het perspectief van het vrijwilligersbeleid, volmondig ja. Echter onder de belangrijke voorwaarde dat er een vrijwilligersvriendelijke organisatiecultuur is waarbij het zwembad wordt gedragen door een hele brede coalitie van actieve burgers en niet door een paar beroepskrachten die vrijwilligers gebruiken om het zwembad goedkoop te houden. Wat dat betreft vind ik 100-125 vrijwilligers eigenlijk nog laag. Ik zou kiezen voor 100-125 vaste vrijwilligers die het zwembad draaien en een enorme poule van wellicht enkele duizenden vrijwilligers en actieve burgers die gebruik maken van het zwembad om hun eigen dingen toe doen maar die zich wel medeverantwoordelijk voelen voor het zwembad. Die kunnen een paar keer per jaar worden aangesproken om een grootschalige activiteit mee te organiseren, mee te doen aan fondsenwervende activiteiten of tijdens bijvoorbeeld NLDoet bij te dragen aan onderhoud. Daarmee wordt de steun van de huidige actie doorgezet naar legitimiteit voor de toekomst en wordt gewerkt aan een nieuwe poule van vrijwilligers.