Handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen

Handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen

Documentbeschrijving 1. Titel publicatie handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen 2. Verantwoordelijke uitgever 3. Aantal blz. Herman Gobel, OVAM, Stationsstraat 110, 2800 Mechelen 37 4. Wettelijk depot nummer 5. Aantal tabellen en figuren D/2009/5024/28 18 6. Publicatiereeks 7. Datum publicatie februari 2009 8. Trefwoorden kwaliteitshandboek voor erkende bodemsaneringsdeskundigen, handleiding 9. Samenvatting Handleiding bij het opstellen van een kwaliteitshandboek te gebruiken door erkende bodemsaneringsdeskundigen 10. Begeleidingsgroep en/of auteur OVAM werkgroep kwaliteitsborging, VITO, ECO2, Joris Tallon 11. Contactperso(o)n(en) Joris Tallon, Dirk Dedecker, Filip De Naeyer 12. Andere titels over dit onderwerp kwaliteitshandboek systematiek Gegevens uit dit document mag u overnemen mits duidelijke bronvermelding. De meeste OVAM-publicaties kan u raadplegen en/of downloaden op de OVAM-website: http://www.ovam.be

1 INLEIDING... 2 2 AFKORTINGEN EN DEFINITIES... 3 2.1 AFKORTINGEN... 3 2.2 DEFINITIES... 3 3 KWALITEITSZORG BIJ BODEMONDERZOEK... 7 3.1 ALGEMEEN... 7 3.2 HET BODEMDECREET EN KWALITEITSZORG... 7 3.3 HET GEBRUIK VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK DOOR BODEMSANERINGS- DESKUNDIGEN... 8 4 OPBOUW EN VORM KWALITEITSHANDBOEK... 9 4.1 OPBOUW VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK... 9 4.2 VORM VAN HET KWALITEITSHANDBOEK... 12 5 BASISSTRUCTUUR VOOR HET KWALITEITS HANDBOEK VAN DE BODEMSANERINGSDESKUNDIGEN (NIET LIMITATIEF)... 15 6 TOELICHTING BIJ DE ONDERDELEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK... 17 6.1 INLEIDING... 17 6.2 BODEMSANERINGSDESKUNDIGE... 17 6.2.1 Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken... 18 6.2.2 Personeel- en vakbekwaamheid... 19 6.2.3 Klantenrelaties... 20 6.2.4 Leveranciers... 21 6.3 KWALITEITSZORGSYSTEEM... 21 6.4 PROJECTUITVOERING... 23 7 BIJLAGE A: VOORBEELD VAN EEN MEER GEDETAILLEERDE INHOUDSTABEL VAN HET KWALITEITSHANDBOEK... 26 8 BIJLAGE B: TABELLEN... 27 1

1 INLEIDING Om als bodemsaneringsdeskundige (type I of II) erkend te worden, moet men beschikken over een kwaliteitshandboek (KHB). Dit werd als erkenningsvoorwaarde ingeschreven in het VLAREBO van 14 december 2007. Ingeval van een nieuwe erkenning moet de bodemsaneringsdeskundige (BSD) beschikken over een KHB binnen het jaar na datum van de erkenning. Bij een bestaande erkenning moet de ebsd uiterlijk op 1 juni 2009 hierover beschikken. Deze handleiding heeft als doel de bodemsaneringsdeskundige een basisstructuur aan te reiken voor de uitwerking van een kwaliteitshandboek gebaseerd op de eigen werking en organisatiestructuur. Dit kwaliteitshandboek moet weer te geven op welke wijze de bodemsaneringsdeskundige kwaliteit nastreeft bij de uitvoeringen van taken in het kader van het Bodemdecreet (o.a. bij het opstellen van een technisch verslag, bij de uitvoering van bodemonderzoeken, bij bodemsaneringswerken, risicobeheer, site-onderzoek, onderzoek van waterbodems, bodempreventie- en bodembeheersplan, schadegevallen ). De structuur van het docuument is zodanig opgesteld dat er voldoende ruimte is voor een eigen uitwerking. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een eventueel reeds bestaand kwaliteitszorgsysteem. Tevens zullen bestaande richtlijnen (e.g. standaardprocedures, Achilles-preventie- en -zorgsysteem, compendium voor monstername en analyse, en codes van goede praktijk) vertaald worden naar het kwaliteitszorgsysteem. Het voorliggende document moet bij het opstellen van het kwaliteitshandboek als basis gezien worden. 2

2 AFKORTINGEN EN DEFINITIES 2.1 Afkortingen Begrip Beschrijvend bodemonderzoek Erkend bodemsaneringsdeskundige (beperkt) bodemsanerinsgproject Grondwatermodelleringen Jaarverslag Kwaliteitshandboek Kwaliteitszorgsysteem Onderaannemer Oriënterende bodemonderzoeken Oriënterend beschrijvende bodemonderzoeken Pilootproeven Projectverantwoordelijke Risico-evaluatie Technisch verslag Veiligheidsmaatregelen Voorzorgsmaatregelen Site onderzoek Schadegeval Waterbodemonderzoek Studie ontvangende grond Grondverzet Eindevaluatieonderzoek Risicobeheersplan Risicobeheersmaatregelen Strudie ontvangende groeve of graverij Bodemsaneringswerken Bodempreventie en bodembeheersplan Afkorting BBO ebsd (b)bsp GWM JV KHB KZS OA OBO OBBO PP PV RE TV VEM VZM SOZ SG WBO SOG GVZ EEO RBP RBM SOGG BSW BPBP 2.2 Definities Voor de definities die betrekking hebben op bodemonderzoek en bodemsanering als dusdanig wordt verwezen naar het Bodemdecreet van 27 oktober 2006 en de bestaande standaardprocedures en codes van goede praktijk (www.ovam.be). Corrigerende maatregel Maatregel om geleverde producten of diensten die niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen te verbeteren of om klachten op te lossen. Deontologische code Het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes, die de erkende bodemsaneringsdeskundige tot leidraad dienen bij de uitoefening van taken in het kader van het Bodemdecreet. Infrastructuur Systeem van voorzieningen, uitrustingen en diensten die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de erkende bodemsaneringsdeskundige (NBN en ISO 9000:2000 3.3.3). 3

Jaarverslag Verslag dat de erkende bodemsaneringsdeskundige jaarlijks moet op stellen. Dit verslag moet volgende informatie bevatten: 1) een overzicht van de personen, vermeld in art 30 of 31 (VLAREBO), die beschikken over de vereiste kennis en beroepservaring; 2) een evaluatie van de genomen acties omtrent kwaliteitsborging, de opleiding van het personeel en de inhoud van het klachtenregister. Klacht Een klacht is een uiting van ontevredenheid met betrekking tot enerzijds de kwaliteit van een geleverd product / dienst of anderzijds het niet nakomen van afspraken, klantvriendelijkheid. Klachtenregister Databank waarin alle klachten, die aan de erkende bodemsaneringsdeskundige worden overgemaakt, zijn opgenomen. Per klacht wordt hierbij relevante informatie opgenomen (zie verder). Klant Organisatie of persoon die de bodemsaneringsdeskundige de opdracht geeft om taken in het kader van het Bodemdecreet uit te voeren. Als product ontvangt de klant een gedetailleerd rapport dat voldoet aan de standaardprocedures en codes van goede praktijk die hierbij van toepassing zijn. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen (NBN en ISO 9000:2000 3.1.1). Met betrekking tot taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet betekent kwaliteit dat deze taken werden uitgevoerd conform de opgestelde richtlijnen en de van toepassing zijnde wetgeving. Kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsbeleid streeft ernaar op een gestructureerde wijze de kwaliteitsborging te beschrijven waarbij continue verbetering van de geleverde diensten centraal staat. De meetresultaten die verkregen worden uit interne audits, praktische ervaringen, klachten en externe informatie worden op regelmatige basis geëvalueerd en vormen de basis voor het bijsturen van het KZS binnen de organisatie. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen wordt voldaan (NBN en ISO 9000:2000 3.2.11). Kwaliteitsdoelstelling Wat wordt beoogd of waarnaar wordt gestreefd met betrekking tot kwaliteit (NBN en ISO 9000:2000-3.2.5). (Kwaliteits)eis Behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is (NBN en ISO 9000:2000 3.1.2). Kwaliteitsgarantie Een overzicht van de wijze waarop de kwaliteit van het uit te voeren werk zal worden gegarandeerd. 4

Kwaliteitshandboek Document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert (NBN en ISO 9000:2000 3.7.4). Document waarin het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van de bodemsaneringsdeskundigen zijn vastgelegd en waarin het kwaliteitszorgsysteem dat door de bodemsaneringsdeskundige wordt toegepast is beschreven, om de kwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet te waarborgen Kwaliteitsplanning Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het bepalen van kwaliteitsdoelstellingen en het specificeren van noodzakelijke operationele processen en daarmee samenhangende middelen om te voldoen aan de kwaliteitsdoelstellingen (NBN en ISO 9000:2000 3.2.9). Kwaliteitsverantwoordelijke De persoon die door het management aangesteld is om het kwaliteitsbeleid te verwezenlijken. Kwaliteitszorgsysteem Managementkader dat zorgt voor een georganiseerde zorgvuldigheid van samenwerken met als doel een systematische en continue verbetering van de kwaliteit bij de uitvoering van taken i.k.v. het Bodemdecreet. Leverancier Organisatie of persoon die een dienst of product levert (NBN en ISO 9000:2000 3.2.9) ter ondersteuning van de werking van de erkende bodemsaneringsdeskundige. Leveranciers voeren geen taken of deeltaken uit in het kader van het Bodemdecreet. Methodiek Geheel van te volgen stapsgewijze en planmatige handelingen. Onderaannemer Een bedrijf/persoon die taken of deeltaken in het het kader van het Bodemdecreet uitvoert in opdracht van de eigenlijke aannemer (i.e. erkend bodemsaneringsdeskundige dewelke houder is van de initiële opdracht). Tot onderaannemers worden gerekend de boorfirma s, de laboratoria, de aannemers voor de uitvoering van BSPs,.). Opdrachtgever De natuurlijke of rechtspersoon die opdracht geeft tot de uitvoering van veldwerk in het kader van het Bodemdecreet. Dit kan eveneens de erkende bodemsaneringsdeskundige zijn die het veldwerk uitbesteedt. Preventieve maatregel Genomen actie om klachten te voorkomen of om te voorkomen dat de geleverde producten / diensten niet zouden voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Procedure Document dat de doelstellingen, het onderwerp en het toepassingsgebied van een activiteit beschrijft. Hierbij wordt per taak specifiek aangegeven door wie deze taak dient te worden uitgevoerd, welke materialen, richtlijnen en documenten van toepassing zijn. 5

Richtlijn Bindend voorschrift dat aangeeft waaraan een bepaalde studie, rapport, handeling moet beantwoorden. Richtlijnen kunnen zowel interne als externe opgelegde documenten zijn. Externe documenten omvatten richtlijnen opgesteld door klanten, experts of de overheid (i.e. standaardprocedures, codes van goede praktijk, CMA, leidraad, ministerieel besluit). Uitbesteding Taken of deeltaken in het kader van het Bodemdecreet die in opdracht van een erkend bodemsaneringsdeskundige worden uitgevoerd door een andere erkende bodemsaneringsdeskundige. Deze uitbestedingen kunnen betrekking hebben op het opstellen van grondwatermodelleringen en/of risico-evaluaties, de rapportage van decretale bodemonderzoeken naar aanleiding van de schorsing van de erkenning van de opdrachtverlenende deskundige of bij een te hoge werkdruk. Veldwerk Alle activiteiten die betrekking hebben op de uitvoering van werkzaamheden op of in de omgeving van de in het kader van het Bodemdecreet te onderzoeken of te saneren site, met als doel het verwerven van veldgegevens. Veldwerk omvat o.a.: de aanvaarding van de opdracht van het veldwerk; de planning en voorbereiding van het veldwerk (i.e. de taken die verband houden met materiaalkeuze, recipiënten, keuze locatie boringen en peilputten ); het plaatsen van boringen en peilbuizen; het plaatsen van pompputten; het nemen, verpakken, conserveren (inclusief filtreren, toevoegen van conserveringsmiddelen) en transporteren van (deel)stalen (grond, grondwater, bodemlucht, bodemvocht, oppervlaktewater, lucht, influent, effluent); de uitvoering van veldmetingen; het toepassen van in-situ alternatieve onderzoeksmethoden; de registratie van gegevens en rapportage van het uitgevoerde veldwerk; de overdracht van stalen, data en rapporten. Veldwerkopdracht De opdracht waarin het veldwerk, dat moet worden uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet, wordt omschreven en gespecificeerd. Veldwerkrapportage Schriftelijke weergave van het uitgevoerde veldwerk in het kader van het Bodemdecreet en de daarbij verzamelde gegevens. Werkomgeving Het geheel van omstandigheden waarbij de taken zowel op het terrein als op locatie worden uitgevoerd. 6

3 KWALITEITSZORG BIJ BODEMONDERZOEK 3.1 Algemeen Met de uitwerking van het Bodemdecreet en het bijhorende uitvoeringsbesluit VLAREBO heeft de Vlaamse regering zich tot doel gesteld te streven naar een duurzaam bodembeheer. Er wordt getracht tegemoet te komen aan de behoeften van de huidige generaties zonder dat de mogelijkheden van de toekomstige generaties om aan hun behoeften te voldoen in het gedrang gebracht worden. Door bodemsanering en bodembescherming wordt de kwaliteit van onze bodems verzekerd, behouden of hersteld zodat deze in de toekomst nog zoveel mogelijk functies kunnen uitoefenen en verschillende types landgebruik mogelijk zijn. Tevens is het bodembeleid er op gericht een zo breed mogelijk maatschappelijk draagvlak te creëren, waarbij educatie en voorlichting van de doelgroepen inzake bodembeheer wordt gestimuleerd. Het beleid inzake bodemsanering is er enerzijds op gericht om zoveel mogelijk de richtwaarden voor de bodemkwaliteit te realiseren. Anderzijds is het beleid er ook op gericht de bodem te beschermen tegen bodemverontreiniging en verstoring en de waardevolle bodems te vrijwaren. De bescherming van de bodem tegen verontreiniging heeft tot doel zoveel mogelijk de streefwaarden voor bodemkwaliteit te behouden. Om deze doelstellingen te verwezenlijken is het van cruciaal belang dat bodemsaneringsdeskundigen taken in het kader van het Bodemdecreet op een zo kwaliteitsvolle manier uitvoeren. Om deze kwaliteitsvolle werking op een objectieve manier te kunnen evalueren heeft de wetgever de erkende bodemsaneringsdeskundige opgelegd om binnen het jaar na het bekomen van de erkenning over een kwaliteitshandboek te beschikken. Deze verplichting heeft tot doel: de erkende bodemsaneringsdeskundige te responsabiliseren; het kwaliteitsbewustzijn te verhogen; het bekomen van een verminderd toezicht van OVAM op de individueel ingediende dossiers; opdrachtgever kwaliteitsvolle gegevens aan te leveren. In het VLAREBO wordt evenwel geen concrete invulling gegeven van de inhoud van dit kwaliteitshandboek. Het voorliggend document heeft tot doel de erkende bodemsaneringsdeskundigen een leidraad aan te reiken om een kwaliteitshandboek specifiek voor de eigen organisatie en werking op te stellen. 3.2 Het Bodemdecreet en kwaliteitszorg Om van de erkenning gebruik te kunnen maken, heeft de bodemsaneringsdeskundige niet alleen de verplichting om een kwaliteitshandboek op te maken en actueel te houden. Hij moet verder ook een jaarverslag opstellen 7

en een klachtenregister bijhouden dat ter inzage ligt van de toezichthoudende overheid (artikel 36,8 t.e.m. 10 VLAREBO). Het jaarverslag moet ten minste volgende elementen bevatten: een overzicht van de personen vermeld in artikel 30 of 31 van het VLAREBO; een evaluatie van de genomen acties omtrent de kwaliteitsborging, de opleiding van het personeel en de inhoud van het klachtenregister. Het jaarverslag moet op eenvoudig verzoek aan de OVAM worden overgemaakt. 3.3 Het gebruik van een kwaliteitshandboek door bodemsanerings-deskundigen Een verminderd toezicht van OVAM op individuele dossiers kan enkel maar voortvloeien uit het vertrouwen dat OVAM heeft in de goede kwaliteit van de taken die door de erkende bodemsaneringsdeskundige i.k.v. het Bodemdecreet worden uitgevoerd en bijgevolg dus ook de resultaten die door de erkende bodemsaneringsdeskundige bekomen worden. Voor de bodemsaneringsdeskundigen heeft het opstellen en het gebruik van een kwaliteitshandboek tot doel: de organisatie van de kwaliteitszorg binnen het bedrijf weer te geven; het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen vast te leggen; het kwaliteitszorgsysteem (KZS), dat door de bodemsaneringsdeskundige wordt toegepast ten einde de kwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet te waarborgen, op transparante wijze te beschrijven; de maatregelen op te lijsten die noodzakelijk zijn om de vooropgestelde kwaliteitsdoelstellingen te realiseren. Voor de medewerkers is het een referentiesysteem waaraan ze de wijze waarop de - aan hen toebedeelde - taken worden uitgevoerd, kunnen toetsen. Zo wordt een kwaliteitsbevorderend gedrag in het bedrijfsproces op peil gehouden. Elke medewerker is verplicht om steeds volgens de actuele procedures en instructies van het kwaliteitszorgsysteem te werken en te handelen. Door het kwaliteitshandboek in de praktijk om te zetten zal het prestatievermogen van de onderneming en de tevredenheid van de klanten worden verhoogd. Bijgevolg zal dit ook leiden tot een toename van de kwaliteit van uitgevoerde onderzoeken in het kader van het Bodemdecreet. 8

4 OPBOUW EN VORM KWALITEITSHANDBOEK 4.1 Opbouw van een kwaliteitshandboek Bij de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men rekening houden met volgende aandachtspunten: de uitwerking van een kwaliteitshandboek is geen doel op zich, maar een hulpmiddel voor de stapsgewijze uitbouw van kwaliteitszorg bij bodemsaneringsdeskundigen; de opbouw en omvang van het kwaliteitshandboek is onder andere afhankelijk van het type erkende bodemsaneringsdeskundige (type I of type II), van de grootte van het bedrijf en van de diversiteit en complexiteit van taken die worden uitgevoerd. Daarom is het vaak aangewezen om het kwaliteitshandboek op te splitsen in verschillende niveaus (Figuur 1). Hierbij wordt in het kort: - het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige beschreven. Waarbij o.a. aandacht besteed wordt aan het management, het personeel en de omschrijving van de geleverde taken en diensten; - een inzicht gegeven in het kwaliteitszorgsysteem dat door de bodemsaneringsdeskundige gehanteerd wordt. Volgende elementen komen hierbij aan bod: de beschrijving van het KZS, de verantwoordelijken binnen het kwaliteitszorgsysteem en documentbeheer; - een overzicht gegeven van de taken/diensten die door bodemsaneringsdeskundige in het kader van het Bodemdecreet worden uitgevoerd en op welke wijze de kwaliteit van het eindresultaat gewaarborgd wordt; een continue en systematische uitwerking volgens de kwaliteitscyclus (de zogenaamde Plan-Do-Check-Act-Cyclus; Figuur 2) is aan te bevelen. Dit houdt in dat een kwaliteitshandboek nooit af is en voortdurend onderhevig is aan wijzingen en vernieuwingen die in relatie staan met de dynamiek binnen het bedrijf zelf; het kwaliteitshandboek dient bij voorkeur multi-disciplinair en afdelingsoverstijgend te zijn; de samenhang van de verschillende onderdelen van het kwaliteitshandboek. Naarmate de erkende bodemsaneringsdeskundige de kwaliteitszorg en het kwaliteitshandboek verder uitwerkt, zal dit gebeuren voor diverse bedrijfsniveaus en/of taken. De onderwerpen die hierbij aanbod komen zullen echter vaak afhankelijk van elkaar en met elkaar verbonden zijn. Een goede samenhang van het kwaliteitshandboek zal bijdragen tot een betere werking van het kwaliteitszorgsysteem; indien de erkende bodemsaneringsdeskundige ervoor kiest een kwaliteitshandboek uit te bouwen in verschillende niveaus (e.g. beheers-, beleids- en uitvoerend) is het belangrijk om onderlinge verwijzingen aan te brengen; 9

het kwaliteitshandboek moet verwijzen naar een overzichtslijst en een overzichtstabel (voorbeeld zie bijlage B, tabel 1) te bevatten van procedures, werkvoorschriften, formulieren e.a. die in het kader van het kwaliteitszorgsysteem in de organisatie van toepassing zijn; de documentatiestructuur moet duidelijk worden weergegeven. Hierbij moet tevens aandacht besteed worden aan een logische en consequente nummering. De basisstructuur is zo opgesteld dat er voldoende ruimte is voor een eigen uitwerking door de bodemsaneringsdeskundige. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een eventueel reeds bestaand kwaliteitszorgsysteem en van bestaande richtlijnen. Figuur 3 geeft de relatie weer tussen het kwaliteitszorgsysteem en het kwaliteitshandboek. KWALITEITSHANDBOEK Bedrijfsprofiel kwaliteitszorgsysteem taken management beschrijving overzicht opdrachten verantwoordelijken apparatuur personeel documentbeheer software verwijzingen ondersteunende documenten procedures werkvoorschriften formulieren. Figuur 1 :Schematisch overzicht mogelijke opbouw kwaliteitshandboek 10

PLAN opstellen plan van aanpak m.b.t. de uitwerking van een KHB ACT indien nodig aanpassingen aanbrengen aan het KHB DO implementatie KHB in werking van het bedrijf CHECK evaluatie toepasbaarheid KHB bij de dagelijkse werking Figuur 2: Uitwerking van het kwaliteitshandboek volgens de kwaliteitscyclus Plan- Do-Check-Act Figuur 3: Plaats die het kwaliteitshandboek inneemt in het kwaliteitszorgsysteem 11

4.2 Vorm van het kwaliteitshandboek Wanneer men overgaat tot de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men in eerste instantie de vorm vastleggen waaronder het kwaliteitshandboek zal worden opgesteld. Belangrijke aspecten hierbij zijn de eenvoud van procedures en instructies, en de toegankelijkheid tot het kwaliteitshandboek voor alle werknemers van het bedrijf. Om hieraan te voldoen wordt aanbevolen om het kwaliteitshandboek zowel tekstueel als electronisch op een zodanige wijze op te maken dat aanpassingen en aanvullingen op een eenvoudige wijze kunnen worden doorgevoerd. Enkele vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak van een kwaliteitshandboek worden weergegeven in Figuur 4. Het kwaliteitshandboek is in wezen een uitgewerkt werkplan dat alle activiteiten binnen het bedrijf beschrijft. Hierbij mogen enkele elementen niet uit het oog verloren worden: Introspectie: er bestaat een systeem dat in staat is pijnpunten, fasen in de processen die aanleiding kunnen geven tot kwaliteitsverlies of fouten, bloot te leggen (aspectenanalyse). Opvolging: er bestaat een systeem dat in staat is werk uit het verleden kritisch door te lichten om na te gaan of fouten ontstonden. Actieplannen: van zodra er fouten gedetecteerd worden zal er een systeem zijn dat alles in het werk stelt om deze fouten te voorkomen. Dit kan door het handboek aan te passen, procedures aan te passen, formulieren te introduceren of training te geven aan het personeel. Tal van mogelijkheden zijn hier voorhanden. Incidenten: zijn alle toevalligheden die aanleiding kunnen geven tot schade, dwz tijdverlies, kwaliteitsverlies, klachten,... Er bestaat een systeem waarbij incidenten kunnen gemeld worden en daarna onderzocht. Het spreekt voor zich dat er actieplannen kunnen opgesteld worden. Klachtenbehandeling met betrekking tot deze incidenten is hierbij een punt van grote aandacht. Werkomschrijving: er bestaat een systeem dat de opdracht van de klant vertaalt in de verschillende deelactiviteiten die binnen het bedrijf moeten uitgevoerd worden. De verantwoordelijken worden aangeduid, de normen, de procedures en te volgen checklists alsook mede de timing wordt ingepland. Opleiding: er bestaat een systeem dat de kwalificaties van het personeel opvolgt en zo nodig bijwerkt tot het gewenste/verplichte niveau. Kwaliteitsgarantie: er bestaat een systeem dat in staat is de klant en de OVAM te verzekeren dat het verslag, project, maatregel,... uitgevoerd werd volgens de premissen beschreven in het handboek, haar documenten, procedures en formulieren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van checklists die het volgen van cruciale stappen in de OVAM richtlijnen, procedures en wettelijke bepalingen aftoetsen. Het principe geldt dat hoe hoger het detail, hoe hoger de garantie, maar ook hoe administratiever de taak wordt. Tevens kan hier het belang van revisie ( de tweede lezer ) benadrukt worden, en aansluitend hierop de voorwaarden om een handtekening onder het verslag te plaatsen. 12

Communicatie: er bestaat een systeem dat aangeeft hoe gecommuniceerd wordt binnen en buiten het bedrijf. De verschillende verantwoordelijken worden aangeduid. Tevens wordt aangegeven wanneer het communicatieplan wordt aangevat. Meestal is dit onder specifieke omstandigheden, zoals PV, vorderingen van politie, kontakten met de pers of klachten,. Management review: jaarlijks zal het management zich akkoord verklaren met de gang van zaken, actieplannen voor het volgend jaar goedkeuren, de fouten uit het verleden oplijsten en de lessen hieruit trekken. Zij zal het personeel hiervan op de hoogte brengen. Verder moet het kwaliteitshandboek een toelichting geven omtrent het gebruik van de verschillende relevante documenten, formulieren en procedures: Een document beschrijft in haar algemeenheid het probleem en de doelstellingen van het onderwerp. Het werkingsmechanisme wordt blootgelegd; De procedures vormen een mechanische beschrijving van het document. Hoe alles in zijn werk gaat, wie de actoren zijn, welke formulieren er worden gebruikt, welke termijnen er worden gerespecteerd,...; De formulieren vormen zowel een geheugensteun om het verslag verder uit te werken als ook de weerslag en het bewijs van het werk dat uitgevoerd werd volgens de procedure. 13

vormaspecten KHB versie tekstueel: bvb losbladige mappen electronisch: netwerk voor iedereen toegankelijk weergave tekst: duidelijk en zakelijk figuren documentopmaak inhoudsopgave weergave definities & afkortingen identificatie/codering van afzonderlijke documenten uitwerking van in de inhoudsopgave opgenomen onderdelen Figuur 4: Voorbeelden van vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak van een kwaliteitshandboek 14

5 BASISSTRUCTUUR VOOR HET KWALITEITS HANDBOEK VAN DE BODEMSANERINGSDESKUNDIGEN (NIET LIMITATIEF) Zoals reeds eerder werd aangegeven is de inhoud van een kwaliteitshandboek functie van de grootte van het bedrijf, van het type bodemsaneringsdeskundige en van de diversiteit van opdrachten die kunnen worden uitgevoerd. De basisstructuur is opgebouwd rond drie grote eenheden (zie ook figuur 1), waarvan telkens verschillende aspecten aan bod zullen komen.: 1. het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige (zie paragraaf 6.2): omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken waaronder: - voorstelling van het bedrijf; - historiek en bedrijfsprofiel; - werkomgeving; - opdrachten taken als erkende bodemsaneringsdeskundige; - infrastructuur; - onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwelijkheid; -. personeel en vakbekwaamheid; - organigram; - personeelsbeheer; - overzicht functies en functiebeschrijving; - personeelsleden en vakbekwaamheid; -. klantenrelaties; - overzicht en registratie; - communicatie; - klantentevredenheid. leveranciers; - overzicht en registraties; - communicatie; - tevredenheid; -. 15

2. Kwaliteitszorgsysteem (zie paragraaf 6.3): - algemeen; - kwaliteitsverantwoordelijke(n); - planning; - documentbeheer; - klachten; -. 3. Projectuitvoering (zie paragraaf 6.4) - functies en taakverdeling; - uitvoering veldwerk; - taken i.k.v. grondverzet; - bodemonderzoeken; - bodemsaneringsprojecten; - uitvoering risico-evaluaties; - uitvoering grondwatermodelleringen; - uitbesteding van deelopdrachten; - rapportage; -.. Een voorbeeld van een meer gedetailleerde inhoudstabel wordt gegeven in bijlage A. 16

6 TOELICHTING BIJ DE ONDERDELEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK In dit hoofdstuk worden elementen, opgenomen in de basisstructuur, vermeld samen met een omschrijving van de mogelijke inhoudelijke invulling die men eraan kan geven. 6.1 Inleiding Verklaring van uitgifte hierin wordt de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek onderschreven en wordt de toepassing ervan aan het bedrijf of aan afdelingen ervan opgelegd. De verklaring van uitgifte moet worden ondertekend door de bevoegde persoon (dit kan zijn de afgevaardigd bestuurder, de kwaliteitsverantwoordelijke, het afdelingshoofd,.). Doelstellingen en toepassingsgebied - wat beoogt de organisatie met de toepassing en de implementatie van een kwaliteitshandboek; - in hoeverre is het voorliggende kwaliteitshandboek bedoeld voor de ganse organisatie of voor specifieke afdelingen. Beheer vermelding van de personen die instaan voor het beheer en de actualisatie van het kwaliteitshandboek. Vertrouwelijkheid en verspreiding - vermelding van de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring en de vrijgave van het kwaliteitshandboek. - overzichtslijst van de medewerkers en/of functies die gecontroleerde exemplaren van het kwaliteitshandboek ontvangen. (Of er wordt gewerkt met één up-to-date digitale versie op de server, waarbij enkel formulieren afgeprint kunnen worden) - meestal is een kwaliteitshandboek een vertrouwelijk document dat niet zonder voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke van het document mag worden verspreid. - kopijen die extern verspreid worden zijn veelal enkel ter informatie en zullen bij die bij wijzigingen aan het document niet automatisch worden vervangen. - inzage in het kwaliteitshandboek kan gevraagd worden door klanten en/of controlerende overheidsinstellingen. 6.2 Bodemsaneringsdeskundige Een kwaliteitshandboek dient steeds een overzicht te bevatten van het bedrijfsprofiel van de deskundige. In onderstaande paragraaf worden de aspecten die hierbij aan bod kunnen komen (e.g. bedrijfsspecifieke kenmerken, personeel en vakbekwaamheid, klantenrelaties en leveranciers) verder toegelicht. 17

6.2.1 Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken Voorstelling van het bedrijf feitelijke gegevens van het bedrijf zoals: naam, juridische vorm, adres maatschappelijke zetel, adressen vestigingsplaatsen, Historiek en bedrijfsprofiel data betreffende de oprichting van het bedrijf, eventuele wijzigingen in de bedrijfsstructuur, omschrijving van de activiteiten,. Werkomgeving dit item heeft betrekking op enerzijds de ruimtelijke aspecten van het bedrijf (de eventuele aanwezigheid van verschillende gebouwen/afdelingen, de ligging in een groter geheel met eventueel specifieke veiligheidsvoorschriften, kwaliteitseisen,.) en anderzijds op het geheel van omstandigheden (= inclusief veldwerk) waaronder werk wordt uitgevoerd. Opdrachten, taken als erkende bodemsaneringsdeskundige de taken van de erkende bodemsaneringsdeskundige in het kader van het bodemsaneringsdecreet zijn divers en verschillend naargelang het een type I of type II deskundige betreft; een niet-limitatief overzicht wordt gegeven in tabel 2 (zie Bijlage B). Infrastructuur De erkenning als erkende bodemsaneringsdeskundige houdt in dat de organisatie over de nodige infrastructuur beschikt om de taken vermeld in het Bodemdecreet waarvoor een erkenning werd bekomen (e.g. type I / type II erkende bodemsaneringsdeskundige) op een kwaliteitsvolle wijze uit te voeren. Hierbij is het aan te bevelen om in het kwaliteitshandboek een overzicht te geven van de diensten binnen de organisatie (e.g. personeelsdienst, administratieve dienst, laboratorium, informatica,.) de uitrusting en het instrumentarium. Bij de beschrijving van de infrastructuur moet eveneens aandacht besteed worden aan: - de verantwoordelijken voor het gebouwenbeheer en het beheer van instrumenten, machines en gereedschappen; - de wijze van preventief en planmatig onderhoud van de infrastructuur; - het beheer en de registratie van de bijhorende documentatie en procedures. Specifiek voor erkende bodemsanerinsgdeskundige is het aan te bevelen om: - met betrekking tot de uitvoering van veldwerk aan te geven welke taken in eigen beheer worden uitgeoefend en over welke materialen men hiervoor beschikt (zie paragraaf 6.4); Er wordt een overzicht gegeven van de beschikbare software modellen die kunnen worden toegepast bij de interpretatie van onderzoeksresultaten en de uitwerking van risico-analyses (zie paragraaf 6.4). 18