Algemene brochure dienstverlening Flex-Control+ A Continu verbeterproces Als MKB ondernemer ligt uw focus op het optimaal benutten van de kansen die u ziet, veelal vanuit een commerciële invalshoek. De administratie is goed op orde maar vraagt zich af: 1. Hebben we voldoende kwaliteit in huis om aan alle financiële uitdagingen de juiste aandacht te schenken? 2. Kiezen we voor de juiste oplossingen die het beste passen bij onze organisatie in het kader van continuïteit, beheersing en optimaal rendement? Flex-Control+ kan u antwoord geven op deze vragen en behulpzaam zijn bij de volgende aandachtsgebieden:
2 Het continue verbeterproces leidt tot een optimaal rendement bij een goede balans tussen de vier aandachtsgebieden en borging van de inmiddels gerealiseerde verbeteringen. B Uitgangspunt begeleiding Uitgangspunt van Flex-Control+ is dat zij de onderneming begeleidt bij het zoveel als mogelijk zelf door de onderneming opstellen van de financiële rapportages en het optimaliseren van de hieraan verbonden processen. Naast kostenbesparing betekent dit dat de onderneming tijdig kan beschikken over betrouwbare informatie. Bijsturing en het beschikbaar stellen van de juiste informatie aan aandeelhouders, financiers, externe accountant, belastingdienst, etc. kan dan eveneens tijdig plaatsvinden. Betere processen betekent dat minder fout kan gaan en dat je met minder controles achteraf meer "in control" bent. Op basis van vertrouwen haal je meer uit je mensen en de innovatiekracht van de organisatie zal toenemen. C Controlling Voor het groter MKB heeft de directeur (grootaandeelhouder) behoefte aan specialistische kennis. Vraagstukken op het gebied van interne beheersing, administratieve organisatie, risicomanagement, stuur- en managementinformatie
3 zijn onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Fiscale en juridische vraagstukken zijn in het groter MKB complexer. Een controller is dan wenselijk. MKB Flex-Controller Een MKB Flex-Controller is een ideale oplossing voor ondernemingen die 1. De huidige administrateur/controller naar een hoger kwaliteitsniveau willen brengen (coachende controller) 2. Wel een controller nodig hebben, maar niet full-time. Een MKB Flex- Controller kan dan bijvoorbeeld een aantal uren in de week, maand, kwartaal of op andere gewenste tijdstippen behulpzaam zijn 3. Ondersteuning kunnen gebruiken bij vraagstukken Finance & Control zoals interne beheersing, administratieve organisatie, risicomanagement, control framework, stuur- en managementinformatie, professionele rapportage software, jaarrekening, financieringsvraagstukken, optimalisatie (administratieve) processen, bedrijfs- en data-analyse D Rapportering Uitgangspunt is dat de onderneming zoveel als mogelijk zelf de financiële rapportages opstelt en dat de hieraan verbonden processen worden geoptimaliseerd. Flex-Control+ ondersteunt MKB ondernemingen in het algemeen en financiële mensen in het bijzonder met software oplossingen.
4 Tools4Financials Met goed modern gereedschap kun je beter presteren. Flex-Control+ faciliteert software oplossingen op het gebied van 1. Professionele rapportage software voor actuele en toekomstgerichte management- en stuurinformatie 2. Professionele rapportage software voor maken van jaarrekeningen inclusief mogelijkheden SBR rapportages 3. Interne beheersing; Governance, Risicomanagement en Compliance (GRC) 4. Data-analyse & business intelligence tools SBR / SBR Direct
5 Softwareleveranciers, Belastingdienst, Banken en Kamer van Koophandel zijn volop bezig om de rapporteringen in SBR mogelijk te maken en de processen te optimaliseren. De technische mogelijkheden om boekhoudsoftware of ERP systemen volledig te koppelen met de software van de externe partijen is niet meer ver weg. Dit geldt dan zowel voor jaarrekeningen, aangiften ten behoeve van de Belastingdienst, SBR-kredietrapportages, publikatiestukken maar in de toekomst ook voor de mogelijkheid om externe partijen indien gewenst of nodig frequenter tussentijds te informeren. Het is dan van belang dat dit proces intern beheerst wordt en dat de afhankelijkheid van andere partijen om tot deze informatieverstrekking te komen beperkt blijft. Flex-Control+ is hierbij behulpzaam en volgt de ontwikkelingen op het het gebied van SBR op de voet. E Controle Accountantscontrole Niet omdat het (wettelijk) moet, maar omdat het waarde toevoegt zoals 1. Verbetering kwaliteit interne beheersing en maatregelen om verhoogde risico's af te dekken 2. Signalering mogelijkheden om (administratieve) processen slimmer te organiseren 3. Signalering mogelijkheden voor optimaliseren van juridische structuur, kostenstructuur, belastingdruk, financiering en subsidies 4. Meer in control waardoor de aandacht op de toekomst kan worden gericht 5. Meer zekerheid voor investeerder, aandeelhouder(s), bankier, subsidieverstrekker of andere vermogensverschaffers 6. Gecontroleerde cijfers geven meer zekerheid en waarde voor een mogelijke koper of bij toetreding van een aandeelhouder
6 Wettelijke Accountantscontrole Samenwerking met Audit Only organisaties Flex-Control+ heeft bewust gekozen om geen AFM-vergunning aan te vragen voor het mogen verrichten van wettelijke controles. Flex-Control+ heeft een samenwerking met meerdere Accountantsorganisaties die zich alleen bezig houden met het verrichten van (wettelijke) accountantscontroles (Audit Only organisaties). Afhankelijk van de rol die Flex-Control+ vervult bij de klant, is het mogelijk dat Flex- Control+ het controleteam (deels) samenstelt en met Willy Feller de controle aanstuurt namens de Audit Only organisatie. De regels voor onafhankelijkheid, objectiviteit en risico op zelftoetsing worden hierbij zorgvuldig in acht genomen. Samenwerking met andere accountantsorganisaties Flex-Control+ biedt de mogelijkheid aan andere accountantsorganisaties met een AFM-vergunning om gebruik te maken van de ruime kennis en ervaring van Flex- Control+ op het gebied van uitvoering van wettelijke controles in de vorm van 1. opname als onderdeel van het controleteam 2. als externe accountant verbonden zijn aan die andere accountantsorganisatie 3. klankbord voor controlevraagstukken, externe verslaggeving en compliance 4. uitvoeren van opdrachtgerichte kwaliteitsbewaking (OKB)
7 Betrouwbare cijfers Indien geen controleverklaring bij de cijfers verstrekt hoeft te worden en een volledige accountantscontrole onvoldoende toegevoegde waarde oplevert, heeft u toch behoefte aan betrouwbare cijfers. Flex-Control+ geeft de voorkeur aan het vaststellen van deze betrouwbaarheid gedurende het jaar zodat u na afloop van het jaar niet voor (negatieve) verrassingen komt te staan. Betrouwbare (tussentijdse) cijfers komt uw relatie met en vertrouwen van uw aandeelhouders en financiers ten goede. Beoordelingsverklaring De beoordelingsverklaring mag alleen door accountants worden verstrekt waardoor deze verklaring onderscheidend is ten opzichte van een samenstellingsverklaring die ook door anderen mag worden verstrekt. Het verstrekken van een beoordelingsverklaring wordt in de praktijk weinig toegepast vanwege de relatief hoge kosten voor de beperkte zekerheid. In de aanpak van Flex-Control+ wordt de jaarrekening als onderdeel van een proces gedurende het jaar gezien en kan een beoordelingsverklaring voor een beperkte meerprijs worden verstrekt. Er is aandacht voor optimalisatie van (administratieve) processen, tussentijdse rapportages en (data-)analyses. Geconstateerde fouten of verbeteringen zijn verwerkt en er wordt data-analyse toegepast op de auditfile of complete administratie.
8 Assurance op maat Werkzaamheden op maat die Flex-Control+ voor u of uw stakeholders kan verrichten zijn onder meer beoordelen en toetsen van processen en interne controle, data-analyse, volledigheid opbrengstverantwoording, tussentijdse winstneming, beoordelen en monitoring projectadministratie, waarderingsaspecten, intercompany transacties en verslaggevingsregels. Flex-Control+ Framework voor groter MKB "In control" zijn doe je vooral voor jezelf. Als je "in control" bent, hebben anderen zoals externe accountant, bankier en belastingdienst hiervan profijt bij de uitoefening van hun taken en kunnen beter de rol van business partner vervullen. Het Flex-Control+ Framework kan gebruikt worden voor 1. Interne beheersing (Business Control Framework) 2. Externe controle door Externe Accountant (Audit Framework) 3. Horizontaal toezicht door de Belastingdienst (Tax Control Framework) 4. Voorkomen van juridische problemen (Legal Control Framework) 5. Voldoen aan financieringsratio s en overige financieringsvoorwaarden 6. Subsidie controleprotocollen
9 F Advisering Niet ieder bedrijf heeft een fulltime Financieel Directeur nodig of kan zich dat veroorloven. Flex-Control+ heeft hiervoor de oplossing van Mijn Financieel Directeur. Mijn Financieel Directeur De rol van 'Mijn Financieel Directeur' gaat verder dan die van een (MKB Flex-) Controller. Naast controlling zijn de werkzaamheden met name gericht op finance projecten en volwaardig gesprekspartner zijn voor de directie en stakeholders. Afhankelijk van de behoefte kan 'Mijn Financieel Directeur' bijvoorbeeld worden ingezet voor 1. Financieel organisatorisch sparringpartner van de directie 2. Ondersteuning bij contacten met commissarissen en aandeelhouders 3. Volwaardig gesprekspartner voor de bank, accountant en belastingdienst 4. Finance projecten zoals financieringsvraagstukken, innovatie & ICT, optimalisatie processen, reorganisatie, acquisitie of samenwerkingsverband, integreren of afsplitsen bedrijfsonderdeel
10 Optimalisatie processen Traditionele processen Administratieve processen bij MKB ondernemingen bestaan vaak nog voor een groot deel uit handmatige handelingen waarbij veel mensen zijn betrokken waardoor een lange doorlooptijd ontstaat. Hierdoor is het moeilijk inzicht te krijgen in actuele cijfers en wat er zich in de "pijplijn" bevindt. Met moderne technieken en cloudoplossingen kan de administratieve organisatie veel slimmer en efficiënter worden ingericht. Flex-Control+ heeft zich verdiept in de mogelijkheden van de moderne technieken en cloudoplossingen en weet dus waar een efficiëncyslag te maken is. Online boekhoudpakketten in het MKB zijn sterk in opkomst. Exact en Twinfield hebben het grootste marktaandeel en werken beide met App-Partners. Om administratieve processen te optimaliseren is Flex-Control+ betrokken bij de advisering van App-Partners bij MKB ondernemingen die met Exact of Twinfield werken. Bedrijfsanalyse & reorganisatie Bij een bedrijfsanalyse worden zowel de strategische, financiële als operationele aspecten van de onderneming geanalyseerd. Denk hierbij aan tijdsdruk (hoeveel tijd is er nog), marktpositie en mogelijkheden, rendementsanalyse, doelmatigheid
11 bedrijfsprocessen, samenstelling en kwaliteit management, financiële positie, financiële en juridische structuur. De bedrijfsanalyse wordt uitgewerkt in een actieplan met voorstellen tot verbetering. Hierbij valt te denken aan beëindiging verlieslatende activiteiten, verkoop bedrijfsonderdeel, wijziging product-markt combinaties of verdienmodel, verbetering bedrijfsprocessen, kostenbesparingen en herfinanciering. Data-analyse Flex-Control+ heeft software voor data-analyse beschikbaar met een uitgebreid aantal standaardanalyses, onderverdeeld in analyses voor grootboek, debiteuren en crediteuren. Naast deze standaardanalyses kunnen op eenvoudige wijze analyses op maat worden aangemaakt. Voor geavanceerde (big) data-analyse en business intelligence tools werkt Flex- Control+ samen met specialisten op dit gebied. G Tarieven Flex-Control+ werkt zoveel als mogelijk met vaste prijsafspraken. Uitgangspunt hierbij is dat het (calculatie) uurtarief lager wordt naarmate de omvang van het aantal uren voor het project of op jaarbasis toeneemt. In het geval geen vaste prijsafspraak mogelijk is, brengen wij een all-in tarief in
12 rekening. Wij hanteren dus geen opslagen voor kantoorkosten, reiskosten, secretariaat en dergelijke. Wij sturen op beheersing van onze indirecte kosten waardoor wij in staat zijn onze tarieven laag te houden. Onze tarieven worden als "bijzonder prettig" ervaren. H Samenwerking In het continue verbeterproces staat de klant centraal. Flex-Control+ kiest hierbij voor kwaliteit waarbij Flex-Control+ zich richt op de gebieden waarin zij goed is en waar nodig en gewenst samenwerkt met andere professionals of organisaties die zich hebben bewezen op andere gebieden met een optimale prijs/kwaliteit verhouding. Door samenwerking wordt de gezamenlijke klant beter bediend. My-MT Om MKB ondernemers te kunnen bijstaan met professionals die managementtaken op kwalitatief hoog niveau kunnen uitvoeren op basis van een betaalbaar tarief, heeft Flex-Control+ een samenwerking met My-MT. My-MT is een multidisciplinair team met professionals die op flexibele basis en naar behoefte kan worden ingezet. Helmond, januari 2015 Voor meer informatie verwijzen wij naar onze website www.flexcontrolplus.nl Overige brochures: MKB Flex-Controller, Tools4Financials, Accountantscontrole en Mijn Financieel Directeur & Advisering