Eric Biemans, registeraccountant/ partner ESJ

Transcriptie

1 26 Eric Biemans, registeraccountant/ partner ESJ

2 ESJ Audits met ESJ VERTROUWEN IS GOED, CONTROLE BETER Als eigenaar of directie van een winkelketen wilt u natuurlijk zo veel mogelijk grip op uw bedrijf houden. Hiervoor zijn natuurlijk de financiële cijfers beschikbaar, maar hoe weet u zeker dat deze cijfers ook echt kloppen? Een audit is hierbij een extra mogelijkheid. ESJ is specialist op dit gebied en gebruikt de cijfers ook nog eens om haar klanten advies te geven over de (financiële) processen binnen het bedrijf. Eric Biemans en Johan Schouls zijn als registeraccountant en partner werkzaam bij ESJ Audit & Assurance Services. Zij vertellen waarom een toezichthouder belangrijk is, zeker in de retailsector. Een eigenaar doet natuurlijk zo veel mogelijk zelf, maar op een gegeven moment kan dat niet meer, begint Biemans. Want ook als een winkelketen maar vijf winkels heeft is het niet mogelijk om altijd overal te zijn. Dus is het essentieel dat een eigenaar of directeur-grootaandeelhouder er ook op kan vertrouwen dat al zijn verdiende geld ook echt in zijn portemonnee terecht komt. Om deze extra zekerheid in te bouwen is een audit een goede optie. Voor grote bedrijven is dit zelfs wettelijk verplicht, maar Schouls legt uit dat veel klanten er voor kiezen om dit vrijwillig uit te laten voeren. Er zijn een aantal externe redenen om een audit uit te laten voeren. Zo kan een bank er om vragen, of is er een aandeelhouder van buiten die een dergelijk onderzoek eist. Maar toch zijn er genoeg bedrijven die zelf graag een externe controle willen. Deze controle is er, zeker bij groeiende bedrijven, vaak wel aanwezig, maar niet op papier. Maar door de groei komt een onderneming op enig moment op een punt dat een eigenaar niet meer alles zelf kan doen. Er moet een systeem komen waarbij de eigenaar bepaalde taken op een verantwoorde wijze kan overdragen. Een audit is dan enerzijds een uitstekend hulpmiddel om het bedrijf procesmatig op de rit te zetten én anderzijds om een extra controle op de (financiële) administratie uit te voeren. Belangrijk is volgens Schouls dat bedrijven zich realiseren dat een audit niet alleen geld kost, maar ook geld oplevert. We hadden een klant die bij haar winkels één keer per jaar de voorraad telde en één keer per jaar het kasgeld. En dat altijd op hetzelfde moment. Hierdoor wist het hele bedrijf dit. We hebben toen ingesteld dat er twee tot drie keer per jaar onverwacht gecontroleerd zou worden. De eerste keer kwamen er veel problemen aan het licht, die nu voorkomen worden en direct geld hebben opgeleverd voor de ondernemer. 27

3 ESJ gebruikt de cijfers van de onderneming ook om bedrijven te adviseren. We stellen vragen aan de ondernemer op basis van de cijfers die hij heeft. Bijvoorbeeld hoe het kan dat de marge tussen twee locaties precies gelijk is, terwijl de vestigingen zo anders zijn. Of wat de ondernemer als norm ziet voor de loonkosten als percentage van de omzet. Is er dan een afwijking van bijvoorbeeld 2 procent dan kan er gelijk gekeken worden hoe dit komt en wat er moet veranderen. Biemans benadrukt rol die hij als auditor vervult. Kijken naar de feiten. Hierdoor kunnen we aangeven wat ons opvalt en een kader aangeven. Daarmee kan de directie nog beter in control zijn. Het is altijd zo dat de ondernemer zelf aan de bal blijft en zelf zijn koers bepaalt. De ondernemer zit perfect in zijn branche en weet wat voor hem de beste keuze is. Natuurlijk kan ESJ als sparringpartner en adviseur van de onderneming fungeren. Filiaalvergelijking Deze controle, of beheersing, zoals Schouls en Biemans die vaak noemen, is voor bedrijven een belangrijke reden om een audit uit te voeren. Toch hebben de twee partners gemerkt dat het voor een eigenaar een grote stap is om tot een audit over te gaan. Niet alleen omdat ze vaak denken dat het wel goed gaat binnen het bedrijf, maar ook omdat ze een audit vaak zien als een controle van hun eigen werk, verklaart Schouls. Schouls legt uit dat dit echter niet het geval is. Zeker in de retail zien bedrijven dat er vestigingen zijn die positief en negatief afwijken. Een goede filiaalvergelijking kan dan helpen om de oorzaken hiervan in kaart te brengen. Soms zijn er redenen dat een filiaal het minder goed doet en dat is dan geen probleem, maar soms zijn er andere factoren die door een ondernemer verholpen kunnen worden door aanpassingen aan de bedrijfsvoering te doen. Een audit is voor de filiaalmanagers bovendien een extra stimulans, heeft Biemans ervaren. Bedrijven denken vaak dat hun medewerkers de komst van de accountant als last zien, maar dat is helemaal niet zo. Zeker de goede medewerkers zijn blij met hun komst, omdat hun werk dan boven komt drijven. Niets frustreert meer dan een collega die de kantjes er af loopt zonder dit zichtbaar is voor de directie. Een audit motiveert nog meer om de zaken helemaal in orde te hebben. Verantwoording afleggen aan een ander is juist een recht, maar wordt jammer genoeg vaak gezien als een plicht. Bovendien moeten bedrijven een audit niet zien als een gebrek aan vertrouwen naar de medewerkers. Vertrouwen hebben is goed, maar controle is nu eenmaal beter. 28

4 ESJ Hoogste niveau Aan een audit zitten strenge regels vast van de AFM. Biemans legt uit dat deze verplichtingen steeds zwaarder worden. Niet elke accountantsorganisatie mag een audit doen. Hier zitten strenge eisen aan en het wordt steeds zwaarder om aan alle regels te blijven voldoen. Met ESJ hebben we er voor gekozen dat we met de organisatie op het hoogste niveau willen blijven, zodat we al onze klanten van onze auditdiensten kunnen blijven voorzien. ESJ Audit & Assurance beschikt dan ook over de vereiste vergunning om wettelijke controles uit te mogen voeren. Het audit & assurance team van 25 medewerkers is centraal gevestigd in Breda. Voor ESJ is audit een gedeelte van het uitgebreide portfolio van het bedrijf. Als accountants en belastingadviseurs bieden we een breed scala aan diensten aan, legt Schouls uit. Dit doen we niet alleen voor het bedrijfsleven, maar ook voor vermogende particulieren die onze hulp nodig hebben bij de beheersing van hun privé-vermogen. We hebben ongeveer 175 mensen in dienst en vijf kantoren in Noord-Brabant en Zuid-Holland. Onze klanten zijn door heel het land gevestigd. Een speciale doelgroep zijn de Nederbelgen, Nederlanders die naar België verhuisd zijn. Bovendien zijn we aangesloten bij de IAPA, dit is een internationaal netwerk van accountants. Hierdoor kunnen we altijd direct contact opnemen met een gerenommeerd kantoor in het buitenland. Onze klanten hoeven bijvoorbeeld bij buitenlandse expansie hierdoor niet zelf op zoek naar een partner die de lokale richtlijnen kent, maar wij kunnen ze hier direct aan helpen. Door deze samenwerking en de gunstige gevolgen voor het bedrijfsresultaat merkt Schouls dat er meer behoefte is voor een audit. De economische crisis heeft er voor gezorgd dat bedrijven meer op de kosten zijn gaan letten. Onze taak is het echter om altijd scherp naar de kosten te kijken, want anders kan het zijn dat een bezuiniging een paar jaar te laat komt. Controle is dan ook geen exacte wetenschap, maar een continue proces. ESJ kijkt hierbij ook naar de kosten die het zelf maakt. Als een ondernemer zijn bedrijf beheerst dan krijgt hij van ons alleen die bevestiging en zijn de kosten natuurlijk laag. Als er problemen zijn komen we direct in actie, vult Biemans aan. Maar ook hier zullen we er altijd voor zorgen dat we met minimale kosten voor maximale zekerheid kunnen zorgen. Een 100 procent controle is nooit mogelijk, zeker omdat de laatste 5 procent onevenredig veel geld zou kosten. We streven naar een win-win situatie, dit is voor beide partijen interessant. Johan Schouls, registeraccountant/ partner ESJ

5 Accountantscontrole: een vrijwillige keuze of verplichting? Dat een accountantsverklaring meerwaarde biedt aan uw jaarrekening blijkt uit het vorige artikel. Ook wanneer u niet wettelijk verplicht bent om uw jaarrekening door een openbaar accountant te laten controleren, kan het van belang zijn om zekerheid te verschaffen over de getrouwheid van uw jaarrekening. Denk hierbij aan het belang van: Externe financiers Een kopende partij bij een voorgenomen bedrijfsoverdracht Subsidieverstrekkers (minderheids)aandeelhouders Doordat uw jaarrekening is voorzien van een accountantsverklaring, geeft dat meer zekerheid voor bovenstaande partijen en, niet onbelangrijk, ook voor u, bijvoorbeeld in de hoedanigheid als directeur-grootaandeelhouder Wanneer wettelijke controle? Sommige ondernemingen zijn wettelijk verplicht om een jaarrekening volgens specifieke richtlijnen op te stellen en te deponeren bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De jaarrekeningen van deze ondernemingen dienen te worden opgesteld volgens de richtlijn van titel 9, boek 2 BW en gecontroleerd te worden door een openbaar accountant, wanneer op twee opeenvolgende jaren wordt voldaan aan twee van de drie volgende criteria: Het balanstotaal is groter van c ,= De netto-omzet over het boekjaar is hoger dan c ,= En er gemiddeld over het boekjaar meer dan 50 (fulltime) medewerkers in dienst waren. De meerwaarde van ESJ ESJ Audit & Assurance beschikt over de vereiste vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Wij zijn daarmee bevoegd om deze wettelijke controles uit te voeren. Naast het uitvoeren van wettelijke controleopdrachten zijn we ook van dienst om vast te stellen of uw onderneming wettelijk controleplichtig is/wordt. In de praktijk is het niet altijd even eenvoudig om dit vast te stellen. Denk alleen maar aan de complicatie van het consolideren waarbij meerdere vennootschappen in de groepsstructuur aanwezig zijn. Onze specialisten informeren u graag nader over de aandachtspunten die voor uw organisatie van belang zijn. We bieden u praktische aanbevelingen om risico s te beperken en bedrijfsprocessen te optimaliseren. Over grenzen Om een ondernemer optimaal van dienst te zijn, benadert ESJ met haar international audit team een groep van juridisch, fiscaal en bedrijfseconomisch specialisten, terwijl u met één contactpersoon van doen heeft. Ons lidmaatschap van samenwerkingsverband IAPA - International Association of Professional Accountants- garandeert dat internationaal zaken doen aan ESJ is toevertrouwd. Alles onder controle U hebt te maken met allerlei regels en rompslomp. Veel dingen kunnen u en uw medewerkers zelf, sommige dingen niet. De kunst is om zelf datgene te doen waar u goed in bent en toch alles onder controle te hebben. Van beperkte ondersteuning tot totaalpakket, u bent degene die kiest. Waar het in uw bedrijf stopt, pakken wij de draad graag op. Dit op een breed financieel gebied. Van administratieve ondersteuning, opmaken jaarrekening, formulierenstroom, salarisadministratie, fiscale en bedrijfseconomische advisering tot persoonlijke financiële planning. Samen zorgen wij voor uw comfortabele gevoel. Facts & Figures ESJ - Sterk in Audit & Assurance services, MKB Accountancy, tax en corporate finance; - Deelnemer in network; International Association of Professional Advisers (IAPA); - Vestigingen in Breda, Roosendaal, Bergen op Zoom, Oosterhout en Hendrik-Ido-Ambacht; -175 medewerkers ESJ Accountants & Belastingadviseurs Cosunpark ND BREDA T (076) info@esj.nl