Transparantieverslag 2009

Transcriptie

1 Transparantieverslag 2009

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Structuur Extendum Audit B.V Juridische structuur Organisatorische structuur Toelichting organisatorische structuur in Extendum Audit en haar netwerk Kwaliteitsbeheersing Kwaliteitsbeheersing Systeembeschrijving op hoofdlijnen Beleid Verklaring over functioneren van het systeem Evaluatie van het systeem Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen Inspecties van afgeronde dossiers Schendingen en incidenten Acties n.a.v. de evaluatie Toezicht AFM Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang Overige informatie Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan Permanente educatie medewerkers Omzet Extendum Audit over Omzet netwerkonderdelen over Beloning externe accountants Functionarissen

3 1. Inleiding Dit transparantieverslag van Extendum Audit B.V. is opgesteld om te voldoen aan de verplichting volgens artikel 30 van het Besluit Toezicht Accountantsorganisaties. Dit artikel stelt dat accountantsorganisaties die een wettelijke controle hebben verricht bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB) een transparantieverslag dienen op te stellen. Extendum Audit heeft op 29 september 2008 de vergunning verkregen voor het uitvoeren van wettelijke controles waaronder begrepen het uitvoeren van wettelijke controles bij OOB s. In 2009 heeft Extendum Audit bij een viertal OOB s controles uitgevoerd. Deze controles betreffen zowel de jaarrekening als de verslagstaten voor de toezichthouders. Een overzicht van deze OOB s is opgenomen in dit transparantieverslag. De doelstelling van het transparantieverslag is inzicht te geven in de organisatie en structuur van Extendum Audit en haar netwerk. Wij geven een beschrijving van ons systeem van kwaliteitsbeheersing en de maatregelen die wij hebben getroffen om de werking van dit systeem te waarborgen. Deze maatregelen dienen mede om blijvend te voldoen aan de wettelijke - en beroepseisen op het gebied van beheerste bedrijfsvoering, onafhankelijkheid en integriteit. Extendum Audit voert vrijwel uitsluitend controlewerkzaamheden uit. De opdrachten daartoe zijn in twee hoofdgroepen te verdelen. De eerste groep bestaat uit werkzaamheden die ertoe leiden dat een aan Extendum Audit verbonden externe accountant een verklaring afgeeft bij de verantwoording, veelal de jaarrekening, van de opdrachtgever. De tweede groep bestaat uit werkzaamheden ter ondersteuning van een andere accountantspraktijk waarbij een aan deze praktijk verbonden (externe) accountant de verklaring afgeeft. De overige werkzaamheden van Extendum Audit bestaan uit het geven van cursussen op het vakgebied van accountants, het geven van advies en consultaties en het waarnemen van accountantspraktijken bij ziekte of andere afwezigheid van de betreffende accountant. De ondersteunende en overige werkzaamheden worden veelal uitgevoerd via de netwerkpartners. In 2009 heeft er geen onderzoek ter plaatse door de Autoriteit Financiële Markten plaatsgevonden. Wel is er overleg geweest tussen Extendum Audit en de AFM 3

4 2. Structuur Extendum Audit B.V. 2.1 Juridische structuur Extendum Audit is een besloten vennootschap. De aandelen zijn gecertificeerd waarbij het stemrecht op de aandelen wordt uitgeoefend door het bestuur van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. De certificaten van aandelen zijn voor 100% in het beziet van Extendum Holding B.V. Schematisch ziet deze structuur er als volgt uit: Extendum Holding B.V. 100% certificaten Stichting Administratiekantoor Extendum Audit Extendum Audit B.V. 100% aandelen De statuten van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit voorzien er in dat de meerderheid van het bestuur van de Stichting wordt gevormd door registeraccountants of certificeringsbevoegde accountant-administratieconsulenten. 2.2 Organisatorische structuur In 2009 zijn er geen wijzigingen geweest in de organisatiestructuur van Extendum Audit. De in 2008 ingezette lijn waarbij de controles met eigen teams worden uitgevoerd is voortgezet en voltooid. In 2009 zijn daartoe een tweetal assistenten aangenomen, waardoor alle niveaus binnen een controleteam in dienst zijn van Extendum Audit. Ook zijn in 2009 de eerste accountants in opleiding van de aangesloten kantoren als stagiaire bij de controles ingezet. Extendum Audit is gevestigd in Zeist. 4

5 Schematisch kan de organisatie zoals die in 2009 functioneerde als volgt worden weergegeven: Bestuur Stichting Adm.kantoor Extendum Audit Directeur Extendum Audit Administratie Compliance officer Secretariaat Personeelsz. Externe accountants verbonden aan Extendum Audit Medewerkers verbonden aan Extendum Audit Toelichting organisatorische structuur in 2009 De directeur van Extendum Audit is volledig bevoegd, hij legt verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders die wordt vertegenwoordigd door het bestuur van de Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. Op grond van de statuten van Extendum Audit B.V. dient de (statutair) directeur een registeraccountant of een tot certificeren bevoegde accountantadministratieconsulent te zijn. De directeur vertegenwoordigt de vennootschap en is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten. De directeur stuurt de externe accountants, controleleiders en stagiaires aan en fungeert tevens als hoofd vaktechniek en als extern accountant. De compliance officer is aan Extendum Audit verbonden. Gezien zijn specifieke en onafhankelijke rol en functie is zijn verbondenheid met een stippellijn aangegeven. De compliance officer is niet als extern accountant aan Extendum Audit verbonden. Hetzelfde geldt voor de plaatsvervanger van de compliance officer. De extern accountants zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van wettelijke en vrijwillige controleopdrachten. Bij de uitvoering van de controles worden de externe accountants ondersteund door controleleiders, assistenten en stagiaires. De medewerkers, waaronder meerdere registeraccountants en medewerkers die de opleiding tot registeraccountant volgen, worden ingezet bij de controleopdrachten en werken onder verantwoordelijkheid van externe accountants. Afhankelijk van opleiding en ervaring sturen zij in praktische zin de uitvoering van controleopdrachten aan. Daarnaast worden zij ook uitvoerend ingezet bij controleopdrachten. Extendum Audit voert alleen controles uit bij opdrachtgevers die klant zijn bij een bij netwerkpartner Extendum aangesloten accountantskantoor. Dit aangesloten kantoor speelt bij de controles in zoverre een rol dat zij de opdrachtgever ondersteunen bij de voorbereiding op de controle. Extendum Audit voert alleen assurance opdrachten uit. Indien de controlecliënten behoefte hebben aan accountantsdiensten op het gebied van (fiscaal) advies, samenstellen van de 5

6 jaarrekening en administratieve dienstverlening kunnen zij daar andere accountantspraktijken opdracht voor geven. Extendum Audit streeft er naar om haar werkzaamheden af te stemmen met deze accountants zodat een effectieve en efficiënte uitvoering van de controleopdracht wordt gewaarborgd. Diensten voor wat betreft administratie, secretariaat, personeelszaken en andere stafdiensten worden betrokken van netwerkpartner Extendum. Daarbij wordt uiteraard de onafhankelijke positie van Extendum Audit bewaakt. 6

7 3. Extendum Audit en haar netwerk Op grond van de criteria opgenomen in het Besluit Toezicht Accountantsorganisatie maakt Extendum Audit deel uit van een netwerk. De in het netwerk betrokken vennootschappen worden hierna schematisch weergegeven. Extendum Holding B.V. 100% certificaten 100% aandelen Stichting Administratiekantoor Extendum Audit 100% aandelen Extendum B.V. (Zeist) Extendum II B.V. (Drachten) Extendum III B.V. (Veldhoven) Extendum Corporate Finance B.V. Extendum Audit B.V. 100% aandelen Extendum Pensioen & Zorg B.V. Extendum Holding B.V. is een houdstermaatschappij. Extendum B.V., Extendum II B.V. en Extendum III B.V. treden naar buiten onder de naam Extendum waarbij Zeist, Drachten, Veldhoven en Hengelo de vestigingsplaatsen zijn. De activiteiten van Extendum betreffen brede dienstverlening aan uitsluitend accountantspraktijken. Om deze reden wordt Extendum gezien als brancheorganisatie. De dienstverlening betreft accountantsvaktechnische ondersteuning, fiscale advisering, juridisch advies, personeel en organisatie waaronder werving en selectie, marketing en communicatie, salarisverwerking en educatie en training. Extendum Pensioen & Zorg B.V. adviseert op het gebied van pensioenen en financiële planning en heeft een vergunning in het kader van de Wet Financiële Dienstverlening. Extendum Corporate Finance B.V. verricht diensten op het gebied van koop- en verkoop van ondernemingen; ondernemingsfinanciering en herstructurering van ondernemingen. Het netwerk zoals hierboven weergegeven heeft bestaan tot en met 31 december Op 1 januari 2010 heeft een herstructurering van het netwerk plaatsgevonden. Met ingang van die datum kan het netwerk als volgt schematisch worden weergegeven: 7

8 Extendum Holding BV Stichting Adm.Knt. Extendum Audit Extendum Audit BV Extendum BV (Zeist,Drachten, Veldhoven en Hengelo) APactueel BV Extendu m Pensioen & Zorg BV Extendu m Corporat e Finance BV 8

9 4. Kwaliteitsbeheersing 4.1 Systeembeschrijving op hoofdlijnen Beleid Het kwaliteitssysteem van Extendum Audit is zodanig opgezet dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verklaringen die door de externe accountants worden afgegeven bij financiële verantwoordingen in de gegeven omstandigheden juist zijn. Dit systeem is ingebed in het kwaliteitsbeleid zoals dat door de directeur en medewerkers wordt toegepast bij de uitvoering van de opdrachten. Het beleid ligt vast in het handboek van Extendum Audit en wordt verder omschreven in een periodiek op te stellen beleidsplan dat met ingang van 2007 wordt opgesteld. Voor de medewerkers worden trainingen georganiseerd in het kwaliteitsbeleid en de standaarden van Extendum Audit. In 2009 zijn wijzigingen aangebracht in het handboek om aan te sluiten bij de gewijzigde regelgeving voor accountants (Verordening gedragscode, Controlestandaarden en nadere voorschriften). Ook is het handboek aangepast naar aanleiding van de naamswijziging en de directiewisseling. Het handboek zal in nog verder worden aangepast naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie zoals die door de compliance officer is uitgevoerd. Extendum Audit is zich er van bewust dat een functie wordt vervuld die verder gaat dan het belang van de organisatie. Om die reden wordt gestreefd naar een kwaliteit die voldoet aan de eisen van onze opdrachtgevers en de eisen van wet- en regelgeving. Acceptatie en continuering van opdrachten Opdrachten worden alleen geaccepteerd en gecontinueerd als duidelijk is dat Extendum Audit de kennis en capaciteit heeft om de opdracht uit te voeren. Voordat tot acceptatie wordt overgegaan wordt vastgesteld dat de organisatie en de medewerkers onafhankelijk zijn van de opdrachtgever. Zo nodig worden waarborgen getroffen om deze problemen op te lossen of te voorkomen. Extendum Audit staat voor een uitoefening van het accountantsberoep in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Van onze opdrachtgevers verwachten wij een houding en instelling die hiermee overeenkomt. Samen met de adviserende accountantspraktijk wordt een bezoek gebracht aan de potentiële opdrachtgever om zo een beeld te vormen of deze past bij Extendum Audit. Mocht in latere instantie, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van de opdracht, nadere informatie bekend worden over de opdrachtgever dan wordt het eerder gevormde oordeel heroverwogen. Deze heroverweging kan leiden tot het treffen van waarborgen of tot het beëindigen van de opdracht. Indien de opdracht tussentijds wordt beëindigd wordt de Autoriteit Financiële Markten ingelicht. 4.2 Verklaring over functioneren van het systeem In 2009 hebben alle medewerkers verbonden aan Extendum de controleopdrachten in overeenstemming met het handboek uitgevoerd. Voor zover er nog sprake was van de inbreng 9

10 van betrokken accountantspraktijken bij de controleopdrachten hebben deze en hun medewerkers ervoor gezorgd de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met het kwaliteitssysteem van Extendum Audit. Zowel de eigen evaluatie als de toetsing door het AFM hebben uitgewezen dat het systeem in 2008 voldeed aan de geldende wet- en regelgeving. 4.3 Evaluatie van het systeem Begin 2010 is het systeem van kwaliteitsbeheersing geëvalueerd. De afronding van de evaluatie heeft in januari 2010 plaatsgevonden. Hiervoor is de volgende input gebruikt: 1. uitgevoerde opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen 2. uitgevoerde inspecties van afgeronde dossiers 3. klachtenafhandeling voor zover van toepassing 4. gevraagde consultaties voor zover van toepassing 5. verwerking van nieuwe wet- en regelgeving evenals van nieuwe of gewijzigde voorschriften in het kwaliteitssysteem van de accountantsorganisatie 6. onafhankelijkheidsverklaringen 7. permanente educatie en overige vaktechnische ontwikkelingen 8. schendingen en incidenten Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen In 2009 zijn opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen uitgevoerd bij de controle van de jaarrekeningen van de 4 Organisaties van Openbaar Belang (OOB) die wij onder onze cliënten tellen. Deze kwaliteitsbeoordelingen zijn op tijd uitgevoerd door een tijdige planning van deze onderzoeken. Daarnaast is op een aantal andere dossiers eveneens een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd, onder andere naar aanleiding van overnames van de opdrachtgever Inspecties van afgeronde dossiers Van een aantal van de ultimo 2009 betrokken externe accountants zijn dossiers in de inspectie betrokken. Voor het jaar 2010 zijn door de directeur en de compliance officer een aantal dossiers aangewezen die dan geïnspecteerd zullen worden. Van alle externe accountants zal in ieder geval één dossier worden geïnspecteerd Schendingen en incidenten In 2009 hebben zich schendingen van het kwaliteitssysteem voorgedaan. Naar aanleiding van deze schendingen zijn maatregelen op organisatorisch niveau getroffen en is het kwaliteitssysteem aangepast. De schendingen hebben niet geleid tot sancties ten opzichte van binnen Extendum Audit werkzame externe accountants en overige medewerkers. Bij de AFM is één melding gedaan van een incident. 10

11 4.3.4 Acties n.a.v. de evaluatie Naar aanleiding van de evaluatie zullen in 2010 de volgende acties worden ondernomen: In ieder geval van alle externe accountants verbonden aan Extendum Audit zal een dossier aan een inspectie afgeronde opdrachten worden uitgevoerd. Tevens zal meer nadruk worden gelegd op de aandacht voor ongebruikelijke transacties binnen de controlewerkzaamheden. In 2010 zal ook een aangepaste controleaanpak met daarbij horende dossierindeling worden ingevoerd. Deze aanpassingen betreffen voornamelijk het duidelijker zichtbaar maken in het dossier van the story of the audit en meer nadruk voor de risicoanalyse en de gevolgen daarvan binnen de controle. 4.4 Toezicht AFM In 2009 is er overleg geweest met de AFM op het gebied van kwaliteitshandhaving en uitvoering van controles. Tevens is deelgenomen aan het OOB-overleg. De AFM heeft in 2009 geen onderzoek ter plaatse uitgevoerd. 11

12 5. Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang Van onderstaande Organisaties van Openbaar Belang heeft Extendum Audit de controle van de jaarrekening en toezichtrapportages over het boekjaar 2008 uitgevoerd. Naam Vestigingsplaats Branche N.V. Centraal RisicoFonds voor het Midden- en Kleinbedrijf U.A. Amstelveen Levensverzekering Onderling Voorzieningsfonds U.A Amstelveen Schadeverzekering N.V. Verzekeringsmaatschappij Securitas van 1898 Rotterdam Schadeverzekering N.V. Algemene Risico Verzekering Maatschappij "Mercurius" Nijkerk Schadeverzekering 12

13 6. Overige informatie 6.1 Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan Extendum Audit hanteert onafhankelijkheidsvoorschriften in overeenstemming met wettelijke - en beroepsregels. Deze voorschriften strekken zich uit tot de aan Extendum Audit verbonden externe accountants en medewerkers, leiding en medewerkers van de netwerkpartners. Bij twijfel wordt de compliance officer ingelicht en wordt in overleg met hem besloten hoe met de situatie dient te worden omgegaan. De onafhankelijkheidsvoorschriften hebben in 2009 gefunctioneerd. Door de directie is hierop toezicht uitgeoefend. 6.2 Permanente educatie medewerkers Voor wat betreft de externe accountants en medewerkers die bij Extendum Audit in dienst zijn of die aan Extendum Audit verbonden zijn geldt dat in overleg opleidingen worden gevolgd die aansluiten bij de (geplande) werkzaamheden en de loopbaan. Vrijwel alle externe accountants en medewerkers worden als docent ingezet bij trainingen en cursussen op het vakgebied van de accountancy die worden aangeboden door netwerkpartner Extendum. In 2009 hebben alle medewerkers, voor zover van toepassing, voldaan aan de verplichting minimaal 20 pe-punten te behalen. Tevens is vastgesteld dat deze medewerkers over de jaren 2007 tot en met pe-punten hebben behaald. 6.3 Omzet Extendum Audit over 2009 De totale omzet van Extendum Audit over 2009 bedroeg Hiervan heeft betrekking op controle opdrachten bij organisaties van openbaar belang en op wettelijke controleopdrachten en op overige opdrachten. 6.4 Omzet netwerkonderdelen over 2009 De omzet van netwerkonderdelen was Beloning externe accountants De beloning van externe accountants is gebaseerd op vaste salarissen dan wel, bij verbonden externe accountants, vaste tarieven per tijdseenheid. 13

14 6.6 Functionarissen Bestuur Stichting administratiekantoor Extendum Audit P.P.B. Cornielje W. Eelman AA G. Kroes RA Algemeen directeur J.H. Hop RA Compliance officer A.B.M. van Kempen CISA Externe accountants G.I. de Vries RA G. Kroes RA C. Jonkers RA J.H. Hop RA Drs. A.F.G. van der Putten RA Medewerkers Drs. H.M. de Jong RA (miv 1 maart 2010) Drs. D.G. Bouma Drs. D. Yilmaz Drs. J.A. Abdoel RA (miv 1 januari 2009) Drs. A.F.G. van der Putten RA (miv 16 maart 2009) S.H. van Essen (miv 1 september 2009) R. Streedel (miv 16 november 2009) P.J.D.Bosch (miv 15 oktober 2009) T. Koreneef (miv 9 november 2009) Extendum Audit B.V. J.H. Hop RA Algemeen directeur 22 maart