BNG Compliance Charter

Transcriptie

1 BNG Compliance Charter Koninginnegracht AA Den Haag T Contactpersoon Compliance, Integriteit en Veiligheidszaken T N.V. Bank Nederlandse Gemeenten, statutair gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer

2 Versietabel Versie Omschrijving februari 2012 Actualisering statuut van november 2006 (#839195) juli 2013 Verwerking taken/verantwoordelijkheden RBB. Herziening door RvB. Ter goedkeuring door RvC op 23 augustus (# ) 3.0 Augustus 2016 Periodieke actualisering.

3 Inleiding Het BNG Compliance Charter bevat de omschrijving van de taken, bevoegdheden en onafhankelijkheid van de Compliance Officer en de Compliancefunctie bij BNG Bank. Tevens wordt de relatie met de Interne Accountantsdienst en de dochterondernemingen beschreven. Artikel 1. Definities 1 van 5 Compliancefunctie de door de Raad van Bestuur binnen BNG Bank ingestelde onafhankelijke functie met als taak het verrichten van werkzaamheden ter beheersing van het Integriteitsrisico van BNG Bank. De Compliancefunctie wordt uitgevoerd door de Compliance Officer en de compliance officers van de afdeling Compliance, Integriteit en Veiligheidszaken. Compliance Jaarplan het jaarplan van de Compliancefunctie met uit te voeren specifieke werkzaamheden. Compliance Officer de door de Raad van Bestuur benoemde functionaris, dan wel diens door de Raad van Bestuur benoemde plaatsvervanger, die verantwoordelijk is voor de Compliancefunctie. Complianceverslag het jaarlijkse verslag van de Compliancefunctie waarin gerapporteerd wordt over de naleving van integriteitsregelgeving door BNG Bank en melding wordt gemaakt van eventuele tekortkomingen hierin en acties ter verbetering van de naleving. Integriteitgerelateerd incident een gebeurtenis of situatie die de integriteit of de reputatie van BNG Bank kan schaden of tot financiële schade kan leiden bijvoorbeeld door sancties van de Toezichthouder of vanwege juridische procedures. Integriteitsrisico het gevaar voor aantasting van de reputatie of bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van BNG Bank als gevolg van een ontoereikende naleving van integriteitgerelateerde wet- en regelgeving, brancheafspraken betreffende gedrag, interne gedragsregels of in het maatschappelijke verkeer gerechtvaardigde verwachtingen ten aanzien van gedrag van de bank of haar medewerkers Reikwijdte Compliancefunctie de Compliancefunctie richt zich op de beheersing van het Integriteitsrisico. Ter ondersteuning van de risicobeheersing en de naleving richt de Compliancefunctie zich ook op de bevordering van een integere bedrijfscultuur. Toezichthouder De Europese Centrale Bank, de Nederlandsche Bank N.V. dan wel de Stichting Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgevens of een andere relevante externe toezichthouder.

4 Artikel 2. Werkzaamheden De Compliancefunctie is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden: Wet- en regelgeving a. het monitoren en analyseren van nieuwe of gewijzigde integriteitsregelgeving en hiermee verband houdende (maatschappelijke) ontwikkelingen en het hierover informeren en adviseren van de Raad van Bestuur, directieleden, hoofden van afdelingen en/of medewerkers; b. het voorbereiden van de beleidsbepaling ter zake van integriteitsregelgeving en interne regelgeving; c. het opstellen van interne regelgeving waaronder beleid, procedures en gedragsregels; d. het initiëren, coördineren en/of bewaken van de implementatie van integriteitsregelgeving en interne regelgeving; e. het gevraagd en ongevraagd adviseren in het kader van het productgoedkeuringsproces; 2 van 5 Integriteitsrisico s f. het signaleren van integriteitrisico s en het initiëren van beheersmaatregelen; g. het periodiek uitvoeren van een analyse van integriteitsrisico s; h. het bijdragen aan de periodieke risicoanalyse beloningsbeleid van Risk Management; Toezicht en monitoring i. het in algemene zin houden van toezicht op de naleving van integriteitsregelgeving waaronder interne regelgeving bij BNG Bank, dochterondernemingen en uitbestede activiteiten; j. het in algemene zin incidenteel of periodiek controlerende werkzaamheden verrichten ter waarborging van de naleving; k. het deelnemen aan de Cliëntacceptatiecommissie ter beoordeling van integriteitsaspecten inzake nieuwe klanten; l. het bewaken van de activiteiten voor cliëntmonitoring; m. het monitoren van klachten; n. het controleren van de naleving van de regeling privé-beleggingstransacties; o. het periodiek nagaan van nevenfuncties op mogelijke belangenconflicten; p. het toetsen van persoonlijke doelstellingen inzake variabele beloning van bepaalde groepen werknemers; q. het bewaken dat wordt voldaan aan de publicatie- en meldingsvereisten met betrekking tot periodieke financiële verslaggeving en, in het voorkomende geval, koersgevoelige informatie; r. het periodiek testen van de terugluisterapparatuur; s. het opstellen van het Compliance Jaarplan; t. het opstellen van het Complianceverslag ten behoeve van de Raad van Bestuur, het Risk Committee en de Raad van Commissarissen;

5 Cultuur en integriteit u. het fungeren als aanspreekpunt voor vraagstukken op het gebied van integriteit; v. het initiëren, verzorgen of bijdragen aan integriteitsbewustwordingsactiviteiten voor medewerkers; w. het door de Compliance Officer zijn van plaatsvervanger van de meldingsfunctionaris uit hoofde van de regeling Melding (vermeende) misstand; x. het door de Compliance Officer coördineren van het interne onderzoek naar een tuchtmelding jegens een persoon die onder de verantwoordelijkheid van BNG Bank valt; 3 van 5 Toezichthouders y. het uitvoeren van informatieverzoeken van de Toezichthouder in afstemming met de relevante afdelingen; z. het uitvoeren van meldingsverplichtingen jegens de relevante Toezichthouder waaronder: het door de Compliance Officer uitvoeren van de meldingsverplichting inzake een incident dat een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf; het uitvoeren van de meldingsverplichting inzake datalekken; het uitvoeren van de meldingsverplichting inzake koersgevoelige informatie indien deze niet via het persbureau wordt verricht. Artikel 3. Bevoegdheden Onverminderd het bepaalde in interne regelgeving heeft de Compliance Officer de bevoegdheid tot: a. het gevraagd of ongevraagd adviseren van de Raad van Bestuur, directeuren, hoofden van afdelingen en medewerkers; b. het intern opvragen van informatie nodig voor het vervullen van de werkzaamheden; c. het geven van dwingende aanwijzingen met betrekking tot de naleving van integriteitsregelgeving en interne regelgeving; d. het zelfstandig inschakelen van externe deskundigheid indien dit nodig is voor de opsporing of afwikkeling van een Integriteitgerelateerde incident; e. het adviseren van de voorzitter van de Raad van Bestuur en/of het hoofd Personeelszaken over de toepassing van arbeidsrechtelijk sancties bij overtreding van integriteitsregelgeving, de bancaire gedragsregels waarop de eed/belofte financiële sector van toepassing is of interne regelgeving; f. het rechtstreeks in overleg treden met de voorzitter van de Raad van Commissarissen indien het handelen van één of meer leden van de Raad van Bestuur, of van de Raad van Commissarissen, naar zijn oordeel, in strijd is met integriteitsregelgeving of interne regelgeving; g. het rapporteren aan de Remuneratiecommissie inzake het beloningsbeleid en het escaleren naar de voorzitter van de Remuneratiecommissie in geval van conflicten met de Raad van Bestuur over het beloningsbeleid. Het bepaalde in artikel 5.1 van de Internal Audit Charter van BNG Bank is van overeenkomstige toepassing op de Compliance Officer (zie Bijlage in dit document)

6 met dien verstande dat met betrekking tot de toegang tot personeelsdossiers niet van te voren overleg hoeft te worden gevoerd met het hoofd Personeelszaken of een lid van de Raad van Bestuur. Artikel 4. Onafhankelijkheid Bij de uitvoering van de taak en het verrichten van de werkzaamheden is de Compliancefunctie onafhankelijk van de bedrijfsactiviteiten. Mogelijke risico s op belangenverstrengeling worden door de Compliance Officer gemeld aan het lid van de Raad van Bestuur dat verantwoordelijk is voor Compliance. 4 van 5 De Compliance Officer kan op eigen initiatief en zelfstandig zijn taak uitvoeren en zijn werkzaamheden verrichten. Hij rapporteert aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en voorzover nodig aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De Raad van Bestuur is wettelijk verantwoordelijk voor het aan de Compliancefunctie ter beschikking stellen van voldoende middelen om de werkzaamheden en bevoegdheden zoals genoemd in respectievelijk artikel 2 en 3 adequaat te kunnen vervullen c.q. uitoefenen. De Compliance Officer is niet verantwoordelijk voor de integriteit van BNG Bank of haar medewerkers. Artikel 5. Dochterondernemingen De Compliance Officer heeft de bevoegdheid om dochterondernemingen van BNG Bank dwingende aanwijzingen te geven vanwege het Integriteitsrisico van BNG Bank. De Compliance Officer is bevoegd de Raad van Bestuur dan wel de Raad van Commissarissen van een dochteronderneming te informeren over de naleving van integriteitsregelgeving en de beheersing van het Integriteitsrisico van die dochteronderneming. Dochterondernemingen kunnen bij de beheersing van het Integriteitsrisico zich laten bijstaan door de Compliancefunctie. Artikel 6. Overige bepalingen In verband met de Reikwijdte Compliancefunctie stelt de Compliance Officer een overzicht op van relevante integriteitsregelgeving en interne regelgeving en actualiseert deze jaarlijks (zie de bijlage van het Complianceverslag). De vergunningverlenende Toezichthouder, het Risk Committee en de Raad van Commissarissen worden geïnformeerd in het geval van de benoeming van de Compliance Officer, diens ontheffing of diens ontslag. Het BNG Compliance Charter is vastgesteld door de Raad van Bestuur op 6 juni 2016 en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen op.

7 Bijlage Artikel 5 Bevoegdheden van de Internal Audit Charter BNG Bank ( ). Informatie en geheimhouding 1. Teneinde zijn opdracht te kunnen uitvoeren, heeft de IAD de volgende bevoegdheden: op verzoek van de IAD zijn directeuren en andere medewerkers van BNG Bank binnen een redelijke termijn bereid het hoofd IAD en/of medewerkers van de IAD te woord te staan en bijvoorbeeld bevindingen en aanbevelingen te bespreken; op verzoek van de IAD zullen alle medewerkers van BNG Bank de IAD behulpzaam zijn (zonder dat de IAD een verzoek behoeft te motiveren) in de uitvoering van zijn werkzaamheden; de IAD heeft altijd direct, zonder beperkingen en zo nodig zonder vooraankondiging, toegang tot alle locaties van en vertrekken binnen het gebouw van BNG Bank; de IAD heeft altijd, voortdurend en zonder beperking toegang tot alle (fysiek en elektronisch) vastgelegde (interne en externe) informatie binnen BNG Bank. Tot personeelsdossiers van individuele medewerkers wordt slechts toegang gevraagd, nadat vooraf (bijvoorbeeld op basis van het plan van aanpak) overleg is gevoerd met het hoofd Personeelszaken of zonodig het verantwoordelijk lid van de Raad van Bestuur of de voorzitter van de Raad van Bestuur. Alle verkregen informatie zal de IAD als vertrouwelijk behandelen in overeenstemming met de professionele standaarden (zie artikel 7.2). [ ] 5 van 5