De compliance functie Hoe werkt het in de praktijk

Transcriptie

1 De compliance functie Hoe werkt het in de praktijk Compliance praktijk NCI module 2 december 2017 Joyce van Tuyl Manager CDD Klantsignalen Rabobank Nederland

2 Programma Inleiding Compliance De functie Compliance Cyclus Beheersing Non-compliance Casus 2

3 Compliance: wat is het Gedragen in overeenstemming met de letter en de geest van de wetten en regels Uitsluitend zaken te doen met acceptabele klanten Juiste en passende producten en diensten adviseren in het belang van de klant (klantbelang centraal) Houden aan normen en waarden en integer handelen 3

4 Integer: wat betekent dit Integer zijn: zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen Compliance is het versterken van de integriteit van de organisatie, haar bestuur, haar medewerkers, de markt en haar data 4

5 Waarborgen zorgvuldige taakuitoefening Onafhankelijkheid Deskundigheid Escalatie Controle op compliance 5

6 Taken en verantwoordelijkheden aanspreekpunt op het gebied van Compliance voor de gehele organisatie (pro-actief) adviseren bij de vertaling en implementatie van wet- en regelgeving (risico-analyses) ontwikkelen en onderhouden van beleid, procedures en richtlijnen/instructies. Actief bijdragen aan het vergroten van kennis en bewustwording op het compliance gebied (pro-actief) adviseren en monitoren van de organisatie om compliant te zijn Monitoren en toezicht houden op compliance onderwerpen Analyse en onderzoek waar onder het instellen van integriteitonderzoeken bij medewerkers Handhaving Contact met Toezichthouders 6

7 Bevoegdheden Compliance De compliance officer heeft onbelemmerd toegang tot alle informatie De compliance officer is bevoegd om voor de goede uitvoering van onderzoeken direct alle noodzakelijke inlichtingen en medewerking te verkrijgen De compliance officer is bevoegd om transacties of incidenten te melden aan de daarvoor bevoegde autoriteiten De compliance officer is bevoegd te adviseren over toepassing van disciplinaire maatregelen bij geconstateerde overtredingen van de geldende regels 7

8 Compliance Cyclus 8

9 Dag 1: en nu. Bij wat voor soort organisatie werk je, welke dienstverlening is er voor klanten, zakelijk en/of particulier. Verzekeraar, Zakenbank, Pensioenuitvoerder, Hypotheekbank, Beursgenoteerde onderneming enz. Welke wet- en regelgeving is van toepassing Wat is er aan interne regelgeving Compliance Program 9

10 Compliance :risico s Het risico dat: Het belang van de klant wordt geschaad en De integriteit en reputatie van de organisatie worden aangetast omdat niet is of niet lijkt te zijn gehandeld in overeenstemming met in- en externe wet- en regelgeving gericht op het beschermen van de klant, bank, medewerkers en de werking van financiële markten. Integriteit: Organisatie Medewerkers Klant-keten Markt Data 10

11 Reikwijdte Compliance Integriteit: Organisatie Beloningsbeleid, anti-corruptie, administratieve organisatie, interne controle Medewerker-bank relatie. belangen verstrengeling zoals anti corruptie zakelijke partners, bestuurderskredieten, medewerkers integriteit (nevenfuncties, giften, koersgevoelige informatie-insiders) en bescherming medewerkers gegevens, screening, klokkenluidersregeling, vakbekwaamheid I 11

12 Vervolg Klant-keten tussenpersonen, zorgplicht, CDD, privacy Klant-bank relatie: Klantbelang Centraal hypotheken, beleggen, treasury, verzekeren, bescherming klant gegevens (privacy), zorgplicht Markt markmanipulatie, voorwetenschap Data Privacy klant/ medewerker, persoonsgegevens verwerken, vastleggen, big data 12

13 En nu verder Compliance Charter opgesteld en goedgekeurd door de verschillende gremia. In-en externe wet- en regelgeving geïdentificeerd Prioriteren: waar ga je mee beginnen, afhankelijk wat er al is en wat voor organisatie het is. Impactanalyse maken, vaak met de afdeling juridische zaken Interpretatie implementatie, welke impact op welke afdeling(en) 13

14 Beleid schrijven Beleid schrijven en normering vaststellen Implementeren Let op: Wie is in de organisatie verantwoordelijk voor Compliance en wie doet wat. 14

15 Awareness sessies Wie gaat wat doen en wanneer Wat ga je vertellen, hoe pak je het aan. Nieuw beleid of wijzigingen, Manager of Compliance Officer Presentaties afgestemd op de afdeling, waar het voor bestemd is Aansprekende voorbeelden naast de uitleg (ook het waarom) van het beleid. E-learnings, externe opleidingen met examens Komt in het avondprogramma verder aan de orde 15

16 Advisering 16

17 Advisering Wat is er nodig voor een goede advisering, gevraagd en ongevraagd Kennis Kunde Communicatie Overtuigingskracht Vastlegging 17

18 Advisering (on)gevraagd: Detectie nieuwe wet- en regelgeving Implementatie (nieuwe) wet- en regelgeving Product (Re)Approval Proces Uitingen (reclame acties) Overname, afstoten, fusie/samenwerking, reorganisatie Integriteits issues Privacy 18

19 Monitoring 19

20 Monitoring (& rapportage): Risico analyse: Producten Kernprocessen (+ IT ondersteuning) Kernnormen Medewerkers Monitoring(jaar)plan Rapportage 20

21 Monitoring (& rapportage): Monitoring van naleving beleid Monitoring van volgen procesbeschrijvingen Monitoring van transacties (Insiders, AML) Monitoring t.b.v. specifieke in- of externe onderzoeken Reguliere/specifieke monitoring rapportages 21

22 Monitoringsplan Jaarplan (kwartaalplan) Onderwerp Risicoclassificatie Welke periode wat ga je monitoren Hoeveel uren hoeveel medewerkers Plan per onderwerp Hoeveel dossiers bij welke afdelingen Welke vragen monitoring en risicoanalyse wordt verder uitgediept in Module 5 22

23 Rapportage Kwartaalrapportage Voor wie bestemd Onderwerp Compliance risico Bevindingen oordeel Kwantitatieve informatie Bijzondere onderzoeken Toezichthouders Ontwikkelingen Afdeling zelf Jaarrapportage met terugblik en planning 23

24 Compliance en handhaving 24

25 Handhaving Uitvoeren onderzoek naar medewerkers bij vermoeden van ernstige overtreding van compliance regels Compliance heeft signaleringsfunctie (monitoring, incidenten) Compliance heeft adviesfunctie HRM formuleert sanctiebeleid (met input van Compliance) Ontneming voordeel Aantekening in personeelsdossier Formele waarschuwing Schorsing en/of ontslag 25

26 Samenwerking met andere afdelingen Operational Risk Management Legal Audit IT-security Financial Risk Credit Risk / Actuariaat HRM Product Management / Marketing Business/Commercie Hoe verloopt de samenwerking Wat zijn de raakvlakken 26

27 Beheersing Compliance risico s Om hier aan te voldoen is een set aan 'maatregelen' nodig, zoals bijvoorbeeld: Heldere 'tone at the top' Beleid, procedures en instructies Opleidingen medewerkers Bevorderen van awareness Performance doelstellingen en beoordeling Monitoring van naleving Controle op naleving 27

28 Toezichthouders Wat vragen zij van de organisatie Charter Compliance Program Onderzoeken Incidenten Jaarlijkse terugkoppeling RvB en RvC 28

29 Competenties Compliance Officer Afhankelijk van de functie die je binnen Compliance bekleed vind ik belangrijk: let wel mijn mening uit de praktijk Business achtergrond Integer Betrouwbaar Deskundig Overtuigingskracht Analytisch vermogen Onafhankelijk 29

30 Gevolgen van non-compliance Reputatie schade voor de bank Boetes en maatregelen van toezichthouders Juridische claims en procedures Verlies van de bankvergunning Persoonlijke gevolgen 30

31 Bankierseed Ik beloof binnen de grenzen van mijn functie die ik op enig moment in de bancaire sector vervul: dat ik mijn functie integer en zorgvuldig zal uitoefenen; dat ik een zorgvuldige afweging maak tussen de belangen van alle partijen die bij de onderneming zijn betrokken, te weten die van de klanten, de leden, de werknemers en de samenleving waarin de onderneming opereert; dat ik in die afweging het belang van de klant centraal zal stellen; dat ik mij zal gedragen naar de wetten, de reglementen en de gedragscodes die op mij van toepassing zijn; dat ik geheim zal houden wat mij is toevertrouwd; dat ik geen misbruik zal maken van mijn kennis; dat ik mij open en toetsbaar zal opstellen en mijn verantwoordelijkheid voor de samenleving ken; dat ik mij zal inspannen om het vertrouwen in de financiële sector te behouden en te bevorderen. Dat verklaar en beloof ik! 31

32 Vragen 32

33 CASUS 33