Transparantieverslag 2008

Transcriptie

1 31 maart 2009

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding 2. Juridische en organisatorische structuur van Berk 3. Juridische en organisatorische structuur nationaal en internationaal netwerk 4. Bestuurs- en beheersstructuur 5. Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing 6. Informatie over de grondslag voor de beloning van de externe accountants 7. Kwantitatieve gegevens 31 maart /11

3 1. Inleiding In dit transparantieverslag wordt conform artikel 30 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) door het bestuur van Berk verslag gedaan van de juridische en organisatorische structuur van Verder wordt, overeenkomstig het Bta, aandacht besteed aan het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Tot slot zijn de noodzakelijke omzetgegevens en informatie met betrekking tot de uitgevoerde wettelijke controles bij OOB-klanten (Organisaties van Openbaar Belang) opgenomen. Dit verslag betreft de periode van 1 januari 2008 t/m 31 december Juridische en organisatorische structuur van Berk Mede in het licht van het nieuwe personenvennootschapsrecht is de rechtsvorm van Berk in 2008 gewijzigd van een maatschap in een N.V. Met terugwerkende kracht tot 1 januari 2008 is in de onderneming van de maatschap Berk ingebracht. In de statuten is bepaald dat het bestuur uit ten minste twee bestuursleden bestaat, waarvan één van de twee een registeraccountant of accountant-administratieconsulent is, die voorzitter van het bestuur is. Indien er meer dan twee bestuursleden zijn, wordt de meerderheid gevormd door registeraccountants of accountantsadministratieconsulenten. De kernactiviteiten van de Berk-organisatie zijn accountancy en belastingadvisering. Berk treedt op als onafhankelijk en objectief adviseur. Berk streeft naar het waarborgen van de integriteit en betrouwbaarheid van de organisatie. Voor een overzicht van de vestigingen van Berk verwijzen wij naar de website ( onder het kopje contact, waar alle kantoorgegevens beschikbaar zijn. 31 maart /11

4 Organisatiestructuur Berk-organisatie Vergadering van Aandeelhouders Raad van Commissarissen Bestuur Ondernemingsraad ondersteunend Compliance-afdeling (Compliance officer en toetsers) Centrale diensten Bureaus Vaktechniek - Vestigingsleiding - Administratie - Personeel & Organisatie - Marketing & Communicatie -ICT - Juridische en Algemene Zaken - Accountants - Belastingadviseurs - Bedrijfsjuridisch adviseurs Vestigingen (dienstverlening aan klanten) - Vestigingsleiding (de aan het kantoor verbonden partners) - Accountants - Belastingadviseurs - Bedrijfsjuridisch adviseurs (niet op alle vestigingen) - Kantoorsecretariaat (deels praktijk, deels ondersteunend) 31 maart /11

5 3. Juridische en organisatorische structuur nationaal en internationaal netwerk Samenwerking binnen Nederland werkt binnen Nederland samen met Berk Velsen N.V., Berk Kampen N.V., Berk Corporate Finance B.V., Baker Tilly Berk B.V., Baker Tilly Berk Expat & Tax Solutions B.V., Ring Accountants N.V., ACN Utrecht B.V., AdministratiePoort B.V. en Kantoor Roskam. De verschillende onderdelen van het netwerk in Nederland maken op basis van een Service Level Agreement gebruik van de administratieve faciliteiten van de Centrale diensten te Gouda. Internationale samenwerking Berk werkt in internationaal verband samen via Baker Tilly International Ltd. en in België met Acos Berk, Accountants en Belastingconsulenten. Acos Berk is gevestigd in Aalst en Melle (Gent). Berk is onafhankelijk lid van het internationale samenwerkingsverband Baker Tilly International Ltd., een netwerk van gelijkgestemde organisaties, vertegenwoordigd in 110 landen. Alle kantoren binnen het netwerk voldoen aan dezelfde hoge kwaliteitseisen. Baker Tilly International Ltd. behoort qua omzet tot de top 10 van netwerken in de wereld. Baker Tilly International Ltd. is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Elk lid van Baker Tilly International is een afzonderlijke en onafhankelijke juridische entiteit. Zowel Baker Tilly International Ltd. als haar leden dragen geen enkele aansprakelijkheid voor elkaars diensten of activiteiten. Leden van Baker Tilly International Ltd. nemen alle nationale standaarden op hun vakgebied in acht en werken in overeenstemming met de IFAC-standaarden: de Code of Ethics, de International Standard on Quality Control (ISQC-1) en de International Standards on Auditing (ISAs). Berk voldoet aan de eisen die Baker Tilly International Ltd. stelt. Referralopdrachten kunnen worden uitgevoerd door Baker Tilly Berk B.V., een 100% dochteronderneming van Meer informatie over dit netwerk kunt u vinden op de website van Baker Tilly International Ltd. ( Op de volgende bladzijde is het nationale en internationale netwerk per 1 januari 2009 van Berk schematisch weergegeven. 31 maart /11

6 Het nationale en internationale netwerk van Berk per Baker Tilly International ltd. Etc. Member firm Member firm Member firm Internationaal* Nationaal Cevance Groep B.V. 100% Baker Tilly Berk B.V. 62,5% Berk Kampen N.V. 100% ACN Utrecht B.V. (administratiepraktijk) 50% Roskam (maatschap, AA-praktijk) 50% Ring Accountants N.V. (AA-praktijk) 100% Berk Corporate Finance B.V. 50% Berk Velsen N.V. Netwerkpartner Eigendomsverhouding Onafhankelijk lidmaatschap 100% AdministratiePoort B.V. (internetfaciliteiten, administraties en salarissen) 25% 25% Baker Tilly Berk Expat & Tax Solutions B.V. Acos Berk Invest BVBA (België) * de internationale samenwerking met Acos in België is apart vermeld 31 maart /11

7 4. Bestuurs- en beheersstructuur Beleidsbepalers en medebeleidsbepalers Het bestuur van is beleidsbepaler in de zin van de Wet toezicht accountantsorganisatie s (Wta). De Raad van Commissarissen, die toezicht houdt op het beleid van het bestuur, is medebeleidsbepaler in de zin van de Wta. De directeur van het Bureau Vaktechniek Accountants en de Managing partner (dagelijkse aansturing van de stafdiensten) worden eveneens aangemerkt als medebeleidsbepaler omdat zij invloed uitoefenen op het beleid met betrekking tot hun aandachtsgebied. De vergadering van aandeelhouders/partners is beleidsbepalend, maar de invloed van de individuele partners is dermate gering dat zij niet als medebeleidsbepaler worden aangemerkt. Ook de vestigingsleiding is geen medebeleidsbepaler, zij voert het vastgestelde beleid uit. 5. Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing Visie Kwaliteit is het fundament van de Berk-organisatie. In het strategisch plan is een uitstekende kwaliteit van de dienstverlening als een vereiste (een conditio sine qua non) opgenomen voor het succes en de groei van Berk. De gekozen strategische uitgangspunten zijn bepalend voor de wijze waarop Berk het kwaliteitsbeleid invult. Gezien het strategische belang van kwaliteit voor de Berk-organisatie, is het kwaliteitsbeleid en het daarop gebaseerde stelsel van kwaliteitsbeheersing verweven met alle onderdelen van de organisatie. Dit betekent dat bij het bepalen van het beleid op andere onderdelen nadrukkelijk de doelstellingen van het kwaliteitsbeleid worden betrokken. Verantwoordelijkheid Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen de Berk-organisatie. Deze verantwoordelijkheid is verankerd in de aandeelhoudersovereenkomst. In dit kader bevordert het bestuur een op kwaliteit gerichte bedrijfscultuur en stelt het onder meer de te volgen gedragslijnen en procedures die de kwaliteit moeten waarborgen vast. Voorts toetst het bestuur of het stelsel van kwaliteitsbeheersing functioneert en neemt het zo nodig corrigerende maatregelen en legt eventueel sancties op. Het bestuur staat onder toezicht van de Raad van Commissarissen. De partners zijn verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op hun vestiging en voor de kwaliteit van de onder hun verantwoordelijkheid uitgevoerde opdrachten. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing door henzelf en door de medewerkers aan wie zij leidinggeven. De Compliance Officer (CO) is namens het bestuur belast met het bewaken van de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. In dit kader organiseert en coördineert hij alle interne kwaliteitsreviews en fungeert hij als intern meldpunt in het kader van de Wta en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) alsmede als vertrouwenspersoon bij vermoede misstanden. Tevens is de CO belast met de periodieke toetsing van het kwaliteitshandboek. 31 maart /11

8 Kwaliteitsmiddelen Binnen Berk worden diverse middelen gebruikt om te waarborgen dat wordt voldaan aan alle normen. Kwaliteitshandboek Het kwaliteitsbeleid is uitgewerkt in het kwaliteitshandboek. Daarin zijn een groot aantal gedragslijnen en procedures geformuleerd die tezamen de spelregels vormen waaraan alle partners en medewerkers zijn gebonden. Bij deze gedragslijnen en procedures wordt rekening gehouden met het feit dat er verschillen zijn in de aard van de dienstverlening en de geldende wet- en regelgeving voor de te onderscheiden disciplines binnen de organisatie. Alle ontwikkelde gedragslijnen en procedures zijn samengebracht in een voor alle medewerkers te allen tijde te raadplegen kwaliteitshandboek. De gedragslijnen en procedures betreffen disciplineoverstijgende, disciplinespecifieke en opdrachtspecifieke onderwerpen. Bevoegdheden Tekeningsbevoegdheid kan worden toegekend aan managers, senior-managers en partners. Benoeming in één van deze functies kan slechts plaatsvinden op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering van aandeelhouders. Omtrent voorgenomen benoemingen laat het bestuur zich adviseren door een Benoemingsadviescommissie (BAC) en de Bureaus Vaktechniek. Met betrekking tot de accountantspraktijk worden bevoegdheden voor specifieke werkzaamheden toegekend op basis van een accreditatieregeling. Accreditaties behoeven goedkeuring van het bestuur dat daartoe advies inwint bij Bureau Vaktechniek Accountants. Onafhankelijkheid Berk streeft naar het waarborgen van de integriteit en betrouwbaarheid van de organisatie. Iedere Berk-medewerker legt jaarlijks een schriftelijke onafhankelijkheidsverklaring af die door de compliance officer wordt beoordeeld. De verklaring is gebaseerd op onafhankelijkheidseisen die in de geldende regelgeving worden gesteld. Permanente educatie Het succes van Berk wordt vooral bepaald door de kwaliteit van de Berk-medewerkers. Berk besteedt veel aandacht aan opleiding en ontwikkeling van de professionals, waarbij ook de gedragsaspecten voor het goed kunnen functioneren als accountant niet uit het oog verloren worden. Daartoe wordt jaarlijks een opleidingsaanbod gepresenteerd waarmee de talenten van Berk ers worden versterkt. Het opleidingsprogramma sluit aan bij het Talent Development programma van Berk, waardoor er een duidelijke koppeling bestaat met de persoonlijke ontwikkeling van de Berk ers en de doelstellingen van de organisatie. De opleidingen bestaan uit vaktechnische en gedragsgerichte opleidingen, die waar mogelijk intern worden aangeboden. In het jaarlijkse loopbaangesprek wordt de opleidingsbehoefte concreet ingevuld. Er is geen vast opleidingsbudget, maar er zijn wel normen ontwikkeld voor de (doorbetaalde) tijdsbesteding per medewerker. De gekwalificeerde accountants moeten daarnaast uiteraard voldoen aan de minimum opleidings- en permanente educatienormen gesteld door de beroepsorganisaties. Het voldoen aan deze verplichting wordt jaarlijks gecontroleerd. 31 maart /11

9 Alle accountants van Berk doen jaarlijks aan Berk een opgave, van hun aan permanente educatie bestede uren, volgens de richtlijnen die hiervoor door de beroepsorganisaties zijn opgesteld. Bureau Vaktechniek Accountants Bureau Vaktechniek Accountants (BVTA) volgt actief de ontwikkelingen op het vakgebied en de geldende wet- en regelgeving. Medewerkers zijn verplicht bij bepaalde vraagstukken BVTA te consulteren. Advies dat door BVTA is gegeven is bindend. Door BVTA is een elektronisch controledossier ontwikkeld. Het verplichte gebruik van dit dossier waarborgt een voor Berk uniforme controleaanpak die aan wet- en regelgeving voldoet. Schendingenregistratie Overtredingen van het kwaliteitsstelsel worden geregistreerd om inzicht te krijgen in veel voorkomende fouten en afwijkingen. Met deze informatie kunnen aanpassingen in het kwaliteitsstelsel worden aangebracht. Het bestuur kan aan partners en medewerkers sancties opleggen bij geconstateerde overtredingen. Kwaliteitsbewaking Op verschillende manieren wordt toegezien op de naleving van het kwaliteitsstelsel. De CO evalueert jaarlijks de werking van het kwaliteitssysteem en doet aanbevelingen ter verbetering ervan aan het bestuur. In dit kader wordt iedere Berk-vestiging minimaal eens per jaar door de CO bezocht. De evaluatie van het stelsel over het jaar 2008 is aan het bestuur gerapporteerd op 31 maart Berk heeft risico-georiënteerde toetsingscriteria opgesteld voor zowel wettelijke controles als niet-wettelijke controles alsmede voor andere opdrachttypen, die leiden tot een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) als bedoeld in het Besluit toezicht accountantsorganisaties. Buiten deze criteria kunnen wettelijke controles en andere opdrachttypen middels een steekproef worden onderworpen aan een OKB of review. Ook kunnen bestuur, BVTA en de CO besluiten om extra opdrachten te betrekken in een OKB of review. In het geval van een review worden controle- en andere opdrachten na volledige afronding van de opdracht getoetst. Voor alle toetsingen wordt gebruik gemaakt van onafhankelijke externe toetsers. Alle toetsers zijn ervaren registeraccountant. Ieder kwartaal worden de resultaten van de toetsingen door de CO geanalyseerd. De uitkomst wordt aan het bestuur en de Raad van Commissarissen bekendgemaakt. De verschillende vestigingen ontvangen de analyse met betrekking tot OKB s en reviews die op hun vestigingen zijn uitgevoerd. Cultuur Berk heeft een cultuur gecreëerd waarin afwijkingen van de gedragslijnen en procedures niet worden getolereerd. Daartoe wordt van alle leidinggevenden verwacht dat zij hun bijdrage leveren aan kwaliteitsverbetering en corrigerend optreden bij geconstateerde overtredingen. Ook is het voor alle medewerkers mogelijk om eventuele misstanden zonder vrees voor repercussies te melden. De wijze waarop meldingen worden behandeld is vastgelegd in onze Klokkenluiderregeling. 31 maart /11

10 Raakvlakken met andere beleidsterreinen Het kwaliteitsbeleid is sterk verweven met andere beleidsterreinen binnen de Berk-organisatie. Het kwaliteitsbeleid raakt onder meer: Het personeelsbeleid: het kwaliteitsbeleid heeft invloed op vrijwel alle facetten van personeelsbeleid zoals werving en selectie, opleiding en training, coaching en begeleiding, beoordeling, beloning en promotie. Het automatiseringsbeleid: de systemen en hulpmiddelen zullen de medewerkers maximaal moeten ondersteunen om een hoog niveau van dienstverlening te kunnen leveren. Tevens zullen de systemen moeten bijdragen aan de kwaliteitsbeheersing op zowel opdracht- als organisatieniveau. Het financiële beleid: de na te streven financiële doelen zullen altijd moeten passen binnen de randvoorwaarden die het kwaliteitsbeleid stelt. Het commerciële beleid: Berk is kritisch bij klantacceptatie en beoordeelt periodiek of de dienstverlening aan bestaande klanten kan worden gecontinueerd. De integriteit van de klant vormt daarbij een belangrijk criterium. Verantwoording Het bestuur legt jaarlijks in de vorm van een in control statement verantwoording af aan de vergadering van partners inzake het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de organisatie. Het stelsel van kwaliteitsbeheersing wordt jaarlijks geëvalueerd door de CO in samenspraak met het Bureau Vaktechniek Accountants. Het kwaliteitsbeleid wordt zonodig bijgesteld op basis van onder meer de uitkomsten van de evaluatie door de CO, de kwaliteitsreviews, de ontwikkelingen in wet- en regelgeving en andere externe ontwikkelingen. Genoemde evaluatie besteedt tevens aandacht aan het interne toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Dit toezicht steunt zowel op de, door alle medewerkers ingevulde, onafhankelijkheidsverklaringen als op de onafhankelijkheidstoets op dossierniveau. Ook de incidentenrapportage en voorgelegde vaktechnische vragen vormen een basis voor het toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Verklaring bestuur Het bestuur erkent haar verantwoordelijkheid voor het inrichten en onderhouden van een stelsel van kwaliteitsbeheersing en interne kwaliteitsbewaking. Het bestuur verklaart dat het stelsel in opzet en werking voldoet aan daaraan te stellen eisen, zodanig dat een redelijke mate van zekerheid is verkregen dat assuranceopdrachten worden uitgevoerd in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen waarbij de interne werkinstructies zijn nageleefd, en dat de voor de opdrachten verantwoordelijke externe accountants assurancerapporten afgeven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn. Extern toezicht op het stelsel van kwaliteitsbeheersing Berk valt onder het toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). In de maanden mei en december van 2008 heeft de AFM Berk bezocht in het kader van het doorlopend toezicht. 31 maart /11

11 6. Informatie over de grondslag voor de beloning van de externe accountants Externe accountants in loondienst ontvangen een vast salaris en in sommige gevallen een bonus afhankelijk van specifiek overeengekomen prestatiedoelen. Het vaste salaris wordt bepaald aan de hand van een jaarlijkse beoordeling die wordt uitgevoerd op basis van vaste criteria en normen per functie. Voor de externe accountants vormen vaktechnische kwaliteiten een zwaarwegend onderdeel bij deze beoordeling. Voordat een bonus kan worden toegewezen op grond van specifiek overeengekomen prestatiedoelen dienen eerst de voor het functieniveau vereiste vaktechnische competenties met een voldoende te worden beoordeeld. De externe accountants die partner zijn, ontvangen een vaste managementvergoeding en een vergoeding naar evenredigheid van hun gerechtigdheid in de aandelen van Deze vergoeding kan worden verminderd met boetes op grond van het Sanctiereglement Vaktechnische Accountability. Op geen enkele wijze is het honorarium voor Berk dan wel de beloning van de externe accountant afhankelijk van de uitkomsten van de wettelijke controles. 7. Kwantitatieve gegevens Omzet 2008 (x 1.000) Omzet wettelijke controles Berk Omzet overige dienstverlening Berk Omzet overige onderdelen van het Nederlandse netwerk Totaal omzet van het netwerk in Nederland Organisaties van Openbaar Belang waarbij in 2008 wettelijke controles zijn verricht Naam Bovemij Verzekeringen N.V. Vestigingsplaats Nijmegen Gouda, 31 maart 2009 Bestuur M.J. de Graaf RA (voorzitter) Th.A. Verkade RA drs. F.J. Groeliker 31 maart /11