Transparantieverslag maart 2010

Transcriptie

1 Transparantieverslag maart 2010

2 Inhoud 1 Inleiding 2 Kwaliteitsbeleid en -beheersing 3 Organisatiestructuur 4 Structuur (inter)nationaal netwerk 5 Bestuurs- en beheersstructuur Berk N.V. 6 Beloning externe accountants 7 Kwantitatieve gegevens 8 Verklaring bestuur 2

3 1 Inleiding Kwaliteit is het fundament van de Berk-organisatie: een uitstekende kwaliteit van de dienstverlening is een vereiste (een conditio sine qua non) voor het succes en de groei van Berk. Het kwaliteitsbeleid en het daarop gebaseerde stelsel van kwaliteitsbeheersing zijn verweven met alle disciplines binnen de organisatie: de doelstellingen van het kwaliteitsbeleid zijn integraal onderdeel bij het vaststellen van het beleid. Berk is overeenkomstig het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) verplicht eenmaal per jaar verantwoording af te leggen over het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Conform artikel 30 van het Bta moet het bestuur bovendien verslag doen van de juridische en organisatorische structuur van Berk N.V. Dit transparantieverslag is daarmee enerzijds een verplichting, maar anderzijds een mogelijkheid om te laten zien hoe kwaliteit binnen onze organisatie is georganiseerd en verankerd. Dit verslag betreft de periode van 1 januari 2009 tot en met 31 december Kwaliteitsbeleid en -beheersing Uitgangspunten kwaliteitsbeleid De uitgangspunten voor de wijze waarop Berk het kwaliteitsbeleid invult, zijn verankerd in de strategie van Berk. Het leveren van topkwaliteit is één van de strategische succesfactoren van Berk. Deze strategische doelstelling ligt aan de basis van het kwaliteitsbeleid. Aan de organisatorische uitwerking van het kwaliteitsbeleid is invulling gegeven door de verdeling van verantwoordelijkheden, het implementeren van middelen om de kwaliteit te borgen, en bewaking op de naleving. Verdeling verantwoordelijkheden Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen de Berk-organisatie; deze verantwoordelijkheid is verankerd in de aandeelhoudersovereenkomst. Het bestuur bevordert een op kwaliteit gerichte bedrijfscultuur en stelt onder meer de te volgen gedragslijnen en procedures vast die de kwaliteit moeten waarborgen. Voorts toetst het bestuur of het stelsel van kwaliteitsbeheersing functioneert, neemt zo nodig corrigerende maatregelen en legt eventueel sancties op. Het bestuur staat onder toezicht van de Raad van Commissarissen. De compliance officer (CO) is namens het bestuur belast met het bewaken van de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Hij organiseert en coördineert de interne kwaliteitsreviews en fungeert als intern meldpunt in het kader van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), alsmede als vertrouwenspersoon bij vermoede misstanden. Tevens is de CO belast met de periodieke toetsing van het kwaliteitshandboek. De partners zijn verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op hun vestiging en voor de kwaliteit van de onder hun verantwoordelijkheid uitgevoerde opdrachten. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing door henzelf en door de medewerkers aan wie zij leiding geven. 3

4 Kwaliteitsmiddelen Binnen Berk worden de volgende middelen ingezet om te waarborgen dat wordt voldaan aan de kwaliteitsnormen. Kwaliteitshandboek Alle partners en medewerkers zijn gebonden aan de gedragslijnen en procedures zoals vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Hierbij is rekening gehouden met het feit dat er onderscheid is in de aard van de dienstverlening en de geldende wet- en regelgeving voor de verschillende disciplines binnen de organisatie. De gedragslijnen en procedures betreffen disciplineoverstijgende, disciplinespecifieke en opdrachtspecifieke onderwerpen. Opleiding en ontwikkeling De kwaliteit van de medewerkers is bepalend voor het succes van Berk. Berk besteedt daarom veel aandacht aan opleiding en ontwikkeling van professionals, waarbij ook de gedragsaspecten voor een goed functioneren als accountant aandacht krijgen. Er wordt jaarlijks een opleidingsaanbod gepresenteerd om de talenten te versterken. Het opleidingsprogramma sluit aan bij het Talent Development programma; zo wordt een koppeling gemaakt tussen de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers en de doelstellingen van de organisatie. Het aanbod bestaat uit vaktechnische en gedragsgerichte opleidingen en wordt waar mogelijk intern aangeboden. In het jaarlijkse loopbaangesprek wordt de opleidingsbehoefte concreet ingevuld. Er is geen vast opleidingsbudget, er zijn wel normen voor de (doorbetaalde) tijdsbesteding per medewerker. Het verplichte gebruik van het elektronische controledossier van BVTA waarborgt een uniforme controleaanpak die aan de wet- en regelgeving voldoet. Klantacceptatie Bij wettelijke controleklanten is de acceptatie voorbehouden aan het bestuur. Het bestuur heeft de uitvoering van het onderzoek naar de mogelijkheden tot acceptatie van de klant aan BVTA gedelegeerd. Onafhankelijkheidsverklaring Berk streeft naar het waarborgen van de integriteit en betrouwbaarheid van de organisatie. Iedere Berk-medewerker legt daarom jaarlijks een schriftelijke onafhankelijkheidsverklaring af die door de CO wordt beoordeeld. De verklaring is gebaseerd op onafhankelijkheidseisen die in de geldende regelgeving worden gesteld. Tekeningsbevoegdheid en accreditatie Tekeningsbevoegdheid kan worden toegekend aan (senior) managers en partners. Benoemingen in deze functies vinden plaats door de algemene vergadering van aandeelhouders op voorstel van het bestuur. Het bestuur laat zich hierbij adviseren door een Benoemingsadviescommissie (BAC) en de Bureaus Vaktechniek. Met betrekking tot de accountantspraktijk worden bevoegdheden voor specifieke werkzaamheden toegekend op basis van een accreditatieregeling. Accreditaties behoeven goedkeuring van het bestuur dat daartoe advies inwint bij BVTA. De gekwalificeerde accountants moeten daarnaast voldoen aan de opleidings- en permanente educatienormen zoals gesteld door de beroepsorganisaties. Alle accountants van Berk doen jaarlijks opgave van hun aan permanente educatie bestede uren volgens de richtlijnen die hiervoor door de beroepsorganisaties zijn opgesteld. Bureau Vaktechniek Accountants Bureau Vaktechniek Accountants (BVTA) volgt actief de ontwikkelingen op het vakgebied en de geldende wet- en regelgeving. Medewerkers zijn verplicht bij bepaalde vraagstukken BVTA te consulteren; het advies is bindend. Kwaliteitsbewaking Op de naleving van het kwaliteitsstelsel wordt op verschillende manieren toegezien. Kwaliteitsreviews en OKB s Binnen de organisatie worden doorlopend kwaliteitsreviews uitgevoerd. Hiertoe heeft Berk risicogeoriënteerde toetsingscriteria opgesteld voor wettelijke en niet-wettelijke controles en andere opdrachttypen. Op basis hiervan wordt bepaald welke opdrachten worden onderworpen aan een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) als bedoeld in het Bta 4

5 en/of een review. Ook kunnen bestuur, BVTA en CO besluiten extra opdrachten te betrekken in een OKB of review. In het geval van een review worden controle- en andere opdrachten na afronding van de opdracht getoetst. Voor de toetsingen wordt gebruikgemaakt van onafhankelijke externe toetsers, allen ervaren registeraccountants. Kwartaalrapportage De CO analyseert de resultaten van de toetsingen ieder kwartaal, rapporteert ze aan en bespreekt ze met het bestuur. Indien de kwartaalrapportage hiertoe aanleiding geeft, zet het bestuur de noodzakelijke acties uit. De vestigingen ontvangen de analyses met betrekking tot OKB s en reviews die op hun vestigingen zijn uitgevoerd. De uitkomsten worden ook aan de Raad van Commissarissen gerapporteerd. Jaarevaluatie In samenspraak met BVTA evalueert de CO jaarlijks de werking van het kwaliteitssysteem en het stelsel van kwaliteitsbeheersing en doet aanbevelingen ter verbetering aan het bestuur. Hiertoe bezoekt de CO iedere Berk-vestiging minimaal eenmaal per jaar. Het kwaliteitsbeleid wordt zo nodig bijgesteld op basis van onder meer de uitkomsten van deze evaluatie, de kwaliteitsreviews, de ontwikkelingen in wet- en regelgeving en andere externe ontwikkelingen. De jaarevaluatie besteedt ook aandacht aan het interne toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Dit toezicht steunt zowel op de door alle medewerkers ingevulde onafhankelijkheidsverklaringen als op de onafhankelijkheidstoets op dossierniveau. Ook de incidentenrapportage en voorgelegde vaktechnische vragen vormen een basis voor het toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Op 20 mei heeft de CO de evaluatie van het stelsel aan het bestuur aangeboden. Medewerkers kunnen eventuele misstanden zonder vrees voor repercussies melden. De wijze waarop meldingen worden behandeld, is vastgelegd in de Klokkenluiderregeling. Overtredingen van het kwaliteitsstelsel worden geregistreerd en aan de hand hiervan worden waar nodig aanpassingen in het kwaliteitsstelsel aangebracht. Bij geconstateerde overtredingen kan het bestuur sancties opleggen aan partners en medewerkers. Raakvlakken met andere beleidsterreinen Het kwaliteitsbeleid is sterk verweven met en raakt onder meer de volgende beleidsterreinen binnen de Berk-organisatie: Personeelsbeleid: het kwaliteitsbeleid heeft invloed op vrijwel alle facetten van het personeelsbeleid zoals werving en selectie, opleiding en training, coaching en begeleiding, beoordeling, beloning en promotie. Automatiseringsbeleid: de systemen en hulpmiddelen moeten de medewerkers optimaal ondersteunen om een hoog niveau van dienstverlening te kunnen leveren en bijdragen aan de kwaliteitsbeheersing op zowel opdracht- als organisatieniveau. Financieel beleid: de na te streven financiële doelen moeten passen binnen de randvoorwaarden die het kwaliteitsbeleid stelt. Commercieel beleid: Berk is kritisch bij klantacceptatie en beoordeelt periodiek of de dienstverlening aan bestaande klanten kan worden gecontinueerd. De integriteit van de klant vormt hierbij een belangrijk criterium. Verantwoording Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af inzake het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de organisatie in de vorm van een in control statement. Schendingenregistratie Afwijkingen van de gedragslijnen en procedures worden binnen Berk niet getolereerd. Van alle leidinggevenden wordt verwacht dat zij hun bijdrage leveren aan kwaliteitsverbetering en corrigerend optreden bij geconstateerde overtredingen. 5

6 3 Organisatiestructuur De kernactiviteiten van Berk zijn accountancy en belastingadvisering, waarbij Berk optreedt als onafhankelijk en objectief adviseur. Berk streeft naar het waarborgen van de integriteit en betrouwbaarheid van de organisatie. In de statuten is bepaald dat het bestuur uit ten minste twee leden bestaat en dat de voorzitter van het bestuur registeraccountant of accountant-administratieconsulent is. Indien er meer dan twee bestuursleden zijn, wordt de meerderheid gevormd door registeraccountants of accountants-administratieconsulenten. In de praktijk wordt het bestuur gevormd door twee registeraccountants en één fiscale partner. Voor een overzicht van de vestigingen van Berk verwijzen wij naar onze website, de organisatiestructuur van Berk is hierna schematisch weergegeven. Organisatiestructuur Berk-organisatie Vergadering van Aandeelhouders Raad van Commissarissen Bestuur Ondernemingsraad Ondersteunend Compliance-afdeling (Compliance Officer en toetsers) Centrale diensten - Vestigingsleiding - Administratie - Personeel & Organisatie - Marketing & Communicatie - ICT - Juridische en Algemene Zaken Bureaus Vaktechniek - Accountants - Belastingadviseurs - Bedrijfsjuridisch adviseurs Vestigingen (dienstverlening aan klanten) - Vestigingsleiding (de aan het kantoor verbonden partners) - Accountants - Belastingadviseurs - Bedrijfsjuridisch adviseurs (niet op alle vestigingen) - Kantoorsecretariaat (deels praktijk, deels ondersteunend) 6

7 4 Structuur (inter)nationaal netwerk Samenwerking binnen Nederland In onderstaand schema zijn de onderdelen van het netwerk binnen Nederland te zien. De verschillende onderdelen maken op basis van een Service Level Agreement gebruik van de administratieve faciliteiten van de Centrale diensten te Gouda. Schema netwerkonderdelen Etc. Baker Tilly International Ltd.* Member firm Member firm Member firm Member firm Internationaal * Nationaal Berk N.V. Cevance Groep B.V. 100% Baker Tilly Berk B.V. 100% 62,5% Berk Kampen N.V. 100% 50% Berk Velsen N.V. 90,2% 50% 25% ACN Utrecht B.V. (administratiepraktijk) AdministratiePoort B.V. (internetfaciliteiten (salaris)administraties) Berk Corporate Finance B.V. Ring Accountants N.V. Baker Tilly Berk Expat & Tax Solutions B.V. Netwerkpartner Eigendomsverhouding Onafhankelijk lidmaatschap 50% Kantoor Roskam (maatschap, AA-praktijk) 7

8 Internationale samenwerking Berk is onafhankelijk lid van het internationale samenwerkingsverband Baker Tilly International Ltd., een netwerk van gelijkgestemde organisaties, vertegenwoordigd in 114 landen. Alle kantoren binnen het netwerk voldoen aan dezelfde hoge kwaliteitseisen. Baker Tilly International Ltd. behoort qua omzet tot de top 10 van netwerken in de wereld. Baker Tilly International Ltd. is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Elk lid van Baker Tilly International is een afzonderlijke en onafhankelijke juridische entiteit. Zowel Baker Tilly International Ltd. als haar leden dragen geen enkele aansprakelijkheid voor elkaars diensten of activiteiten. Leden van Baker Tilly International Ltd. nemen alle nationale standaarden op hun vakgebied in acht en werken in overeenstemming met de IFAC-standaarden: de Code of Ethics, de International Standard on Quality Control (ISQC-1) en de International Standards on Auditing (ISAs). Referralopdrachten kunnen worden uitgevoerd door Baker Tilly Berk B.V., een 100% dochteronderneming van Berk N.V. Meer informatie over dit netwerk kunt u vinden op de website van Baker Tilly International Ltd., Acos Berk Tot 1 januari 2010 had Berk een financieel belang in Acos Berk handelend onder de naam Baker Tilly Belgium. Per 1 januari 2010 zijn alle aandelen van Baker Tilly Belgium geheel in Belgische handen gekomen. De onderlinge samenwerking tussen Berk en Baker Tilly Belgium blijft als vanouds, zij het nu uitsluitend als partners in het netwerk Baker Tilly International. 5 Bestuurs- en beheersstructuur Berk N.V. Beleidsbepalers en medebeleidsbepalers Het bestuur van Berk N.V. is beleidsbepaler in de zin van de Wta. De Raad van Commissarissen, die toezicht houdt op het beleid van het bestuur, is medebeleidsbepaler. De managing partner (dagelijkse aansturing van de stafdiensten) wordt aangemerkt als medebeleidsbepaler omdat hij invloed uitoefent op het beleid met betrekking tot zijn aandachtsgebied. De positie van managing partner is sinds 1 juni 2009 vacant en wordt waargenomen door het bestuur. De vergadering van aandeelhouders/partners is beleidsbepalend; de invloed van de individuele partners is dermate gering dat zij niet als medebeleidsbepaler worden aangemerkt. Ook de vestigingsleiding is geen medebeleidsbepaler, zij voert het vastgestelde beleid uit. Extern toezicht Berk valt onder het toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en het College Kwaliteitsonderzoek (CKO) van het Nivra. Het CKO heeft in december 2009 zijn onderzoek binnen Berk gestart. Dit onderzoek is in januari 2010 afgerond. De AFM heeft in het verslagjaar geen onderzoek gedaan naar het stelsel van kwaliteitsbeheersing. 8

9 6 Beloning externe accountants Externe accountants in loondienst ontvangen een vast salaris en in sommige gevallen een bonus afhankelijk van specifiek overeengekomen prestatiedoelen. Het vaste salaris wordt bepaald aan de hand van een jaarlijkse beoordeling die wordt uitgevoerd op basis van vaste criteria en normen per functie. Bij deze beoordeling wegen vaktechnische kwaliteiten zwaar. Voordat een bonus kan worden toegewezen op grond van specifiek overeengekomen prestatiedoelen dienen eerst de voor het functieniveau vereiste vaktechnische competenties met een voldoende te worden beoordeeld. De externe accountants die partner zijn, ontvangen een vaste managementvergoeding en een vergoeding naar evenredigheid van hun gerechtigdheid in de aandelen van Berk N.V. Deze vergoeding kan worden verminderd met boetes op grond van het Sanctiereglement Vaktechnische Accountability. Op geen enkele wijze is het honorarium voor Berk dan wel de beloning van de externe accountant afhankelijk van de uitkomsten van de wettelijke controles. 7 Kwantitatieve gegevens Omzet 2009 (x 1.000) Omzet wettelijke controles Berk Omzet overige dienstverlening Berk Omzet overige onderdelen van het Nederlandse netwerk Totaal omzet van het netwerk in Nederland Organisaties van Openbaar Belang waarbij in 2009 wettelijke controles zijn verricht Naam Bovemij Verzekeringen N.V. Vestigingsplaats Nijmegen 9

10 8 Verklaring bestuur Het bestuur erkent zijn verantwoordelijkheid voor het inrichten en onderhouden van een stelsel van kwaliteitsbeheersing en interne kwaliteitsbewaking. Het bestuur verklaart dat het stelsel in opzet en werking voldoet aan daaraan te stellen eisen, zodanig dat een redelijke mate van zekerheid is verkregen dat assuranceopdrachten worden uitgevoerd in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen waarbij de interne werkinstructies zijn nageleefd, en dat de voor de opdrachten verantwoordelijke externe accountants assurancerapporten afgeven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn. Gouda, 31 maart 2010 Bestuur Berk N.V. M.J. de Graaf RA (voorzitter) Th.A. Verkade RA drs. F.J. Groeliker 10