HANDLEIDING RUGBY COMPETITIE MODULE WEDSTRIJDSECRETARIS Versie 2016 06 20 LET OP: Als je klaar bent, altijd uitloggen, zodat iemand anders geen wijzigingen in jouw werk kan aanbrengen Iedere andere gebruiker heeft zijn eigen inlogcode Inhoudsopgave: Teams aanmaken... 2 Clusterteams aanmaken... 3 Wedstrijdformulier... 6 Scheidsrechters toekennen aan een wedstrijd... 7 Uitnodigingen versturen voor een wedstrijd... 8 Indienen en reageren op een claim... 10 Verschillende overzichten onder button Rugby... 12 Dispensatie aanvragen... 13 1
Wedstrijdsecretaris Login met je inloggegevens op: www.erugby.nl en klik op rugby Teams - nieuw team aanmaken (geldt NIET voor clusterteams; zie hiervoor pag. 4) (TEAMS DIE DOOR DE CLUB WORDEN AANGEMAAKT ZIJN OOK DE TEAMS ZOALS DIE WORDEN GEREGISTREERD BIJ RUGBY NEDERLAND) Klik op de button Teams en vervolgens op Nieuw Team Het Seizoen is vooraf gedefinieerd en staat vast. Categorie, deze zijn door RUGBY NEDERLAND aangemaakt en selecteert men bij het aangemaakte team. Voorlopig als dit aangevinkt v is betekent dit dat de leden die kunnen inloggen nog geen teams/spelers kunnen zien. Als de spelende leden zelf kunnen inloggen zien zij het eigen team met de spelers. Bij Commentaar kan men informatie invullen voor Rugby Nederland. Bijvoorbeeld graag thuis op 10 oktober Als de gegevens zijn ingevuld klikt men op OK. Het team is nu aangemaakt. De aangemaakte teams zijn tevens zichtbaar bij de Rugby Nederland die deze gebruikt voor het indelen van de competitie. Men hoeft nog geen spelers aan het team toe te voegen. 2
Spelers toevoegen aan een team. Zodra het team is aangemaakt kan men spelers toevoegen klik op de naam van het team. Men ziet het volgende scherm, klik rechts op selecteer spelers. De kleuren die overeenkomen met de status ziet men ook aan de rechterkant Item Niet ingedeeld (hokje blanco) is nog niet in een team. Alle spelers zijn de spelers die aangemeld zijn bij de bond en welke nog niet zijn ingedeeld in een team. Via de box selecteert men spelers voor dit team. Selecties via de lege velden. Wanneer men de spelers geselecteerd heeft klikt men bovenin op OK Nu ziet men de spelers die geselecteerd zijn. De kleuren geven aan welke status een lid bij de bond heeft. Men kan hier ook aangeven of een speler op de eerste rij speelt. Eerste rij vermelding kan men ook op het wedstrijdformulier aangeven. Klik nu op OK en de gegevens zijn bewaard. Om meer of andere spelers toe te voegen klikt men weer op selecteer spelers. Tevens kan men daar spelers 3
uit een team halen door het v te klikken.( blanco vakje) CLUSTER TEAMS Via een Excelsheet dat door de bond wordt uitgegeven worden de clusters aangemeld, De club in de lead is hier voor verantwoordelijk. Alleen de club in de lead schrijft in. De clusterpartners die niet in de lead zijn dus niet. Rugby Nederland maakt de opzet wie hoofd club en verantwoordelijk is. Tevens koppelt de bond de hoofd club met de andere clubs die meedoen in het cluster team. De verenigingen kunnen nu cluster teams aanmaken. In het scherm maak een nieuw team staat nu cluster vermeld en kan men deze toewijzen. LETOP!!!!! De cluster teams zijn al aangemaakt men hoeft nu alleen de spelers toe te voegen die meedoen in het clusterteam. Elke club die clustert met andere verenigingen maakt altijd een team aan en geeft aan met wie er een cluster team gemaakt wordt. Vervolgens vullen de clubs de teams met spelers die meedoen aan het cluster team. Dit is belangrijk om het wedstrijdformulier in te vullen. Bijvoorbeeld, Haarlem clustert met Eemland en Hookers. Men klikt dat team aan en vult voert de gegevens in. 4
De hoofd cluster club kan in het wedstrijd formulier toegang geven aan andere verenigingen om het wedstrijdformulier in te vullen. In onderstaand voorbeeld is Haarlem hoofd cluster club deze kan via de optie een andere verenigingen toegang geven om het wedstrijdformulier in te vullen indien op die locatie de wedstrijd wordt gespeeld. Kies de club die het wedstrijdformulier gaat invullen. Bij een cluster zal er om beurten thuis worden gespeeld bij de verschillende clusterpartners. De clusterpartner waar de wedstrijd wordt gespeeld, verzorgt de uitnodiging naar de tegenstander en de referee. Het is echter zo dat er bij een cluster één team leading is. Indien een thuiswedstrijd niet bij het leading team wordt gespeeld zal het leading team de clusterpartner waar de wedstrijd wel wordt gespeeld toegang moeten verlenen tot het wedstrijdformulier. De wedstrijd is dan ook te zien bij de clusterpartner waar de thuiswedstrijd wordt gespeeld. De wedstrijdsecretaris van de clusterpartner waar de thuiswedstrijd wordt gespeeld kan nu de betreffende wedstrijd openen, de plaats aanpassen, de referee invullen, tijd aanpassen en de uitnodiging versturen. Doordat het leading team toegang heeft verleend kan nu ook de teammanager van de clusterpartner waar de wedstrijd wordt gespeeld in het wedstrijdformulier. Wordt er door het leading team geen toegang verleend kan dat niet! Het is dus heel belangrijk dat zodra je weet dat een thuis wedstrijd van het cluster bij jouw club wordt gespeeld en het leading team heeft je nog geen toegang verleend (m.a.w. de wedstrijd is voor jou nog niet te zien), je de wedstrijdsecretaris van het leading team even vraagt om jou toegang te verlenen op de manier zoals hiervoor beschreven. 5
WEDSTRIJDEN EN HET WEDSTRIJD-FORMULIER (wedstrijdsecretaris) Het algemene gedeelte is in te vullen of aan te passen door de wedstrijdsecretaris Klik onder RUGBY op de button WEDSTRIJDEN. Hier komen automatisch alle wedstrijden te staan van de vereniging. Dit kan men selecteren op klasse, team, datum etc. Wanneer men op details klikt komt men in het wedstrijdformulier In te vullen door wed.sec in te vullen door wed.sec. ALGEMEEN Scheidsrechter Algemeen: aan te passen de plaats de tijd en de status Scheidsrechter: Indien er door RUGBY NEDERLAND geen scheidsrechter is ingedeeld, kan de wedstrijdsecretaris via selecteer een clubscheidsrechter benoemen. Voor deze clubscheidsrechter dient in de ledenkaart (van deze persoon) de clubfunctie scheidsrechter wel aangegeven te staan. En onder autorisatie moet onder rugbymodule wel de rol van clubscheidsrechter aangevinkt zijn. Let op! De betreffende persoon dient over een login code tot erugby te beschikken en het e-mailadres van die persoon dient in zijn ledenkaart te zijn ingevuld. 6
De wedstrijdsecretaris kan een clubscheidsrechter aan een wedstrijd toekennen. Ga naar de button rugby en selecteer wedstrijden Klik vervolgens op details Het scheidsrechter gedeelte bevat twee onderdelen. 1. Het gedeelte van RUGBY NEDERLAND dit wordt gebruikt door de bond om scheidsrechters toe te kennen aan wedstrijden 2. Scheidsrechters door de club in te delen. Klik nu op selecteer en men ziet het volgende scherm Hier staan de scheidsrechters die door de club benoemd zijn, via selectie kan men de scheidsrechter toevoegen aan een wedstrijd. Als we Ben Verstraten aan klikken staat hij in het formulier. 7
NB.Het kan voorkomen dat op het laatste moment een scheidsrechter wordt aangewezen voor een wedstrijd. Deze persoon heeft dan geen login gegevens. Om toch toegang tot het systeem te krijgen kan men dummy scheidsrechters aanmaken. Bijvoorbeeld club scheidsrechter 1, 2 en 3. Men maakt dan een club login en wachtwoord aan voor deze dummy scheidsrechter. Op deze manier kan de op het laatste moment aangewezen scheidsrechter toch zijn/haar taken vervullen op het wedstrijdformulier Stuur een uitnodiging per e-mail (wedstrijdsecretaris) Het is mogelijk om direct vanuit het programma een uitnodiging te sturen naar de wedstrijd secretaris van de tegenstander. Tevens kan men ook een email naar de scheidsrechter sturen. Klik op Wedstrijden Wedstrijdgegevens vervolgens klik op STUUR EEN UITNODIGING Men ziet dan het volgende scherm. Klik de items aan naar wie een e-mail gestuurd moet worden. Belangrijk is hier dat de verenigingen de wedstrijdsecretaris via de ledenkaart heeft aangemeld bij de NRB met e-mail adres. Wanneer dit niet het geval is of het e-mailadres ontbreekt kan de wedstrijdsecretaris geen e-mail versturen en/of ontvangen. Dit e-mailadres kan een clubadres zijn en hoeft geen privé adres te zijn. meerdere e-mail adressen kunnen in de ledenkaart worden vermeldt te scheiden door ;. Maak hier een keuze voor het gebruik van het juiste template Achter Extra e-mailadres kun je zelf een e-mailadres toevoegen. Bv de barcommissie. Je kunt meerdere 8
adressen toevoegen gescheiden door een ;. Als alles is ingevuld klik je Stuur. Onder de button Mijn Gegevens email berichten kun je controleren of je email is verstuurd. Je kunt meerdere templates maken: Klik op button Rugby en daarna op email template en vervolgens op toevoegen Je krijgt dan onderstaand scherm. Vul titel (=naam template) en onderwerp (=onderwerp van je mail) in. Gebruik de variabelen die beginnen met een $-teken in je template. Bij het versturen van je mail worden dan automatisch de gegevens van de betreffende wedstrijd ingevuld. Je kunt verder zelf een vaste tekst maken in je template. Als je klaar bent klik je op OK 9
INDIENEN VAN EN REAGEREN OP EEN CLAIM Algemeen - De claim dient binnen twee kalenderdagen na de wedstrijd ingediend toe worden - De vereniging die de claim ontvangt heeft 7 kalenderdagen de tijd om een reactie te geven - Binnen 3 werkdagen neemt de competitieleider een besluit over de ingediende claim - De claim wordt ingediend door de wedstrijdsecretaris van de club Start een claim De vereniging die een claim wil indienen op een wedstrijd selecteert de wedstrijd in het menu rugby wedstrijden. De claim kan daar gestart worden. ( klik op claim wedstrijd) Hieronder artikel nummer uit VWW en de reden van de claim invullen in het tekstvlak en vervolgens op ok klikken. De claim is nu gestart. Wij claimen de wedstrijd omdat. Na het indienen van de claim ontvangt de wedstrijdsecretaris van de tegenpartij en Rugby Nederland een mailtje met de claim Reactie andere vereniging De ontvangende vereniging ontvangt per e-mail een bericht en kan een reactie geven door naar de wedstrijd te gaan en weer op claim wedstrijd te klikken. Hieronder zet men de informatie over de claim. Men kan deze accepteren of een verweer schrijven. 10
Wij kunnen niet akkoord gaan omdat.. Klik hierna op OK Er wordt wederom een e-mail gestuurd naar de wedstrijdsecretaris van de andere vereniging en naar de competitieleider Terugtrekken claim Als de claim gestuurd is kan men nogmaals op claim wedstrijd klikken om de claim terug te trekken via de CL terugtrekken button. Dit kan bv na het verweer van de tegenpartij. Er wordt wederom een e-mail gestuurd naar de wedstrijdsecretaris van de andere vereniging en naar de competitieleider. Na het indienen van een claim en de reactie van de tegenpartij neemt de competitieleider een beslissing en worden de verenigingen per e-mail op de hoogte gebracht. 11
RUGBY BUTTON Wanneer men de button Rugby aanklikt ziet men het volgende menu. ( afhankelijk van de rol) De mogelijkheden zijn afhankelijk welke ROL een persoon krijgt toegediend. - Teams - het maken van teams - Wedstrijden - overzicht wedstrijden en invullen wedstrijd formulier - Scheidsrechterslijst overzicht van alle door de bond indeelbare scheidsrechters - Schorsingen - overzicht welke spelers zijn geschorst per vereniging - Dispensaties & outside EU` - overzicht welke spelers dispensatie en outside EU status hebben per vereniging - Statistieken Ratio gespeelde wedstrijden is de 60 % regeling Dit word automatisch door het systeem bijgehouden Registratie rode en gele kaarten per vereniging Standen per team Scheidsrechterslijst Bij deze keuze krijg je een overzicht van alle door Rugby Nederland indeelbare scheidsrechters te zien. Met o.a telefoonnummers en e-mailadressen. 12
Aanvragen dispensatie Het aanvragen van dispensatie geschiedt met ingang van seizoen 2016-2017 uitsluitend via e-rugby. De competitieleider geeft aan de wedstrijdsecretarissen aan in welke periode(s) dispensatie aangevraagd kan worden. Buiten deze periode(s) is het niet mogelijk dispensatie aan te vragen. De wedstrijdsecretaris (WS) vraagt de dispensatie aan. Deze aanvraag gaat naar de vertegenwoordiger van het betreffende district. De districtsvertegenwoordiger (DV) neemt een besluit (goedgekeurd/afgekeurd/keuring gewenst) over de dispensatie aanvraag en zendt zijn besluit naar de competitieleider. De competitieleider (CL) neemt een final besluit (goedgekeurd/afgekeurd/keuring gewenst). Bij goedgekeurd of afgekeurd ontvangt de WS een mailtje van de CL. Indien er sprake is van een medische keuring ontvangt de WS na de medische keuring een mailtje met het besluit van de WS. Op het moment dat er sprake is van een keuring ontvangt de WS en de betreffende speler een uitnodiging met tijd en plaats voor de keuring. Na de keuring communiceert de CL naar de WS wat de uiteindelijke uitslag van de dispensatie aanvraag is. Wedstrijdsecretaris (WS) Om een dispensatie aan te vragen open je de dispensatie ledenlijst. Zoek de speler op waarvoor je dispensatie wilt aanvragen. In dit voorbeeld is dat Dennis Canavan. Klik in het vakje voor aan regel om de aanvraag te openen. Zie onder 13
Vul de aanvraag in. Alle velden zijn verplichte velden Als je klaar bent klik je op OK en je aanvraag is verstuurd. Wil je nog een dispensatieaanvraag indienen herhaal je het hier voorgaande. Je aanvraag wordt nu door het district beoordeeld en daarna door Rugby Nederland. Je kunt de status van je aanvraag volgen. Open de dispensatie ledenlijst en selecteer in de laatste kolom ja. Nu krijg je al je lopende aanvragen te zien. Selecteer de juiste speler en volgende scherm verschijnt 14
In het bovenstaande voorbeeld heeft de bond nog geen beslissing genomen en heeft het district een advies naar de bond gestuurd. Indien er een medische keuring gewenst is om de aanvraag goed te kunnen beoordelen ontvangt zowel de betreffende speler als de WS hiervoor een uitnodiging. Na de definitieve beslissing van de bond ontvangt de betreffende WS hierover een mailtje. Indien de dispensatie is goedgekeurd verschijnt de betreffende speler in overzicht met gedispenseerde spelers. Zie onderstaand voorbeeld. Bij vragen kan men contact opnemen met Club on the Net telefoon: 010-2827444 Edith de Reus edr@arl-products.com Pieter Woerdeman pw@arl-products.com 15