Initiatiefase fase 1 Initiatie betekent met iets beginnen of iets opstarten. Daar gaat het in deze fase om. Het is de eerste stap van je project. Daarom is dit een denkfase: je begint met het nadenken over wat je wil en hoe je het wil bereiken, maar je moet ook beginnen met nadenken over wat er allemaal mis zou kunnen gaan. Leerdoelen Jullie kunnen vertellen wat een initiatiefase betekent. Jullie kunnen vertellen welke drie stappen jullie moet zetten om een project in de initiatiefase op te starten. Jullie kunnen een project opstarten d.m.v. een briefing, startnotitie en een haalbaarheidsonderzoek. Nut en belang In deze fase leg je de basis voor je project. Je moet weten wat je wil bereiken en waar je rekening mee moet houden. Ook moet je nadenken over wat er mis kan gaan zodat je het kan voorkomen. Daarnaast moet het project team en de opdrachtgever weten wat de bedoeling is zodat iedereen aan het zelfde project werkt. Een voorbeeld: Jullie organiseren een tuinfeest en vergeten dat het misschien kan regenen, ook al is het midden in de zomer, je hebt helaas nooit een garantie op mooi weer. Als je hier tijdens de initiatiefase over nadenkt, dan kan je partytenten regelen om op te zetten als dat nodig is. Nog een voorbeeld: Jullie hebben afgesproken om een tuinfeest te geven maar dit staat niet in de startnotitie. Iemand heeft niet goed opgelet en vraagt offertes aan om zalen te huren voor het feest. Dat is zonde van je kostbare tijd en kan de planning in gevaar brengen omdat diegene niet meer op schema loopt. Als in de startnotitie duidelijk staat dat het een tuinfeest moet worden, kan je dit voorkomen. Opdrachten en projectdocumenten Tijdens deze initiatiefase voeren jullie een gesprek met de opdrachtgever, moeten jullie als team de startnotitie afhebben en doen jullie een haalbaarheidsonderzoek. De startnotitie moet aan het einde van de initiatiefase ingeleverd worden bij de docent of opdrachtgever. Zonder akkoord van de docent is namelijk niet mogelijk om aan de tweede fase te beginnen. Er zijn drie opdrachten waar jullie aan moeten werken: 1. Opdracht 1 : aantekeningen maken van een briefing met de opdrachtgever 2. Opdracht 2: oefenen met Luisteren Samenvatten Doorvragen 3. Opdracht 3: de startnotitie maken 1
Stap 1 : Gesprek met de opdrachtgever Dit gesprek wordt ook wel een briefing genoemd. Samen met de opdrachtgever praat je over: Wat wil de opdrachtgever: wat moet het resultaat zijn? Wat wil je met je resultaat bereiken: wat is het doel? Voor wie moet het resultaat zijn: wie is de doelgroep? Wat gaat de opdrachtgever doen: wat is zijn taak? Het is handig om meteen aantekeningen te maken omdat je deze informatie nodig hebt om aan de volgende stap van de initiatiefase te beginnen. Voordat jullie aan de briefing beginnen, kunnen jullie opdracht 1 maken om jullie op de briefing voor te bereiden. 2
3
Informatie verkrijgen tijdens een gesprek Mensen denken vaak dat zij heel duidelijk zijn maar dat is niet altijd zo. Mensen denken ook vaak dat zij alles hebben begrepen, maar dat is ook niet altijd zo. Daardoor kan er een enorme miscommunicatie ontstaan. Om dit te voorkomen, kan je een gesprekstechniek toepassen die bekend staat als Luisteren Samenvatten Doorvragen. Dit wordt meestal afgekort tot LSD. Hoe werkt LSD? Luisteren: luister met aandacht naar wat de ander tegen jou zegt Samenvatten: vat dit samen in je eigen woorden om te controleren of je de ander goed begrepen hebt. Stel ook de controlevraag: als ik het goed begrijp, dan wilt u/dan bedoelt u.? Doorvragen: als je meer details wil horen, stel daar dan vragen over. Als je iets niet begrijpt of er is iets onduidelijk, stel daar dan vragen over. Zo kan je alle informatie boven water halen die je nodig denkt te hebben. 4
5
Stap 2: de startnotitie - het eerste document Waarom maak je een startnotitie? Met een startnotitie kan je aan de opdrachtgever laten zien wat de bedoeling is en wat jullie als projectteam voor de opdrachtgever gaat doen. Om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken en om dit op een efficiënte manier te doen, zijn er een aantal vaste criteria of onderwerpen die in iedere startnotitie thuis horen. Deze manier van systematisch werken heeft twee belangrijke voordelen: 1. Je kan voorkomen dat je iets vergeet. Half werken leveren en belangrijke informatie weglaten maakt niet een goede indruk op de opdrachtgever. Systematisch werken is daarom een belangrijk onderdeel van professioneel werken. 2. Je kan het werk makkelijk met een collega delen. Als jij ineens niet verder kan werken omdat jij bijvoorbeeld ziek wordt, kan een collega het werk makkelijk overnemen. Het project zal daardoor geen vertraging oplopen. Juist door steeds op dezelfde manier te werken kan je je werk overdragen aan een collega; op die manier draagt het bij aan een goed en efficiënt verloop van het project. Hoe ziet een startnotitie er uit? In de tabel hieronder kan je zien precies welke criteria in de startnotitie thuishoren. De criteria Resultaat Welke vragen moet je stellen om de startnotitie goed in te vullen. Wat is het product, wat heb je af als het project af is? Voorbeeld: een kerstborrel Afbakening Wat hoort niet bij het resultaat: zorg er voor dat je heel duidelijk bent over wat het resultaat precies inhoudt en wat er niet bij hoort, zodat de opdrachtgever niet voor rare verassingen komt te staan of meer had verwacht dan wat hij heeft gekregen. Voorbeeld: de kerstborrel met hapjes en drankjes, maar niet de kerstpakketten die medewerkers ieder jaar krijgen. Probleem Waarom was dit project nodig? Wat moest er opgelost worden? Voorbeeld: medewerkers moeten elkaar beter leren kennen op een informele manier Aanleiding Waarom wil de opdrachtgever het probleem oplossen wat was de reden daarvoor? Voorbeeld: de sfeer op de afdeling is niet altijd goed en dit heeft een slechte invloed op het werk dat de medewerkers leveren 6
Doel Wat wil je bereiken en waarom. Voorbeeld: hoe kan ik de sfeer op de afdeling verbeteren voor Januari zodat alle medewerkers samenwerken om opdrachten op tijd af krijgen? TIP: als je een doel formuleert en opschrijft, zorg dan dat het SMART geformuleerd is. Dit moet je later ook doen als je stage gaat lopen en een POP (persoonlijk ontwikkelplan) en een PAP (plan van aanpak) gaat schrijven. Haalbaarheid Je project moet haalbaar zijn: kan je het project wel uitvoeren? Om dat te achterhalen, moet je een haalbaarheidsonderzoek doen. Voorbeeld: de kerstborrel houden op een tropisch eiland, met een budget van 1000,=, terwijl het kantoor in Amstelveen staat en er 30 medewerkers zijn uitgenodigd is financieel niet haalbaar. Er zijn vaste criteria die in een haalbaarheidsonderzoek thuishoren: 1. Economisch: de kostprijs. 2. Technisch: kan het eigenlijk wel met de materialen die jij tot je beschikking hebt? 3. Commercieel: past het wel in de markt, sluit het aan op huidige ontwikkelingen, zijn er al andere alternatieven waardoor jouw project eigenlijk niet nodig is. 4. Maatschappelijk: vindt iedereen het goed, is het bijvoorbeeld niet slecht voor het milieu, past het binnen de democratische samenleving? Gaat het niet in tegen de grondwet of überhaupt tegen de wet? 5. Resources: dit zijn de middelen om je project te realiseren. Denk aan mensen, geld, apparatuur en genoeg tijd. TIPS: Maak het niet te uitgebreid, schrijf kort in steekwoorden op wat de antwoorden zijn op de 5 vragen van het haalbaarheidsonderzoek. Soms moet je een inschatting maken, dat is niet erg. Overleg met elkaar en bepaal dan hoe jullie iets inschatten. Het is soms goed om samen te brainstormen (samen nadenken over een onderwerp) omdat je met meer mensen altijd meer weet dan in je eentje, je kan je kennis delen en van anderen leren. Het kan zijn dat sommige van de 5 vragen niet heel relevant zijn. Verspil geen tijd met zoeken naar iets dat er niet is! 7
Risico s Vraag je af of er zwakke plekken zijn:dingen die voor problemen zouden kunnen zorgen als je het project uit gaat voeren. Voorbeeld: jij organiseert een tuinfeest in de zomer. Het risico bestaat dat het gaat regenen waardoor het feest niet door kan gaan. Door partytenten achter de hand te hebben, kunnen mensen nog steeds buiten staan en droog blijven. Nazorg Bedenk welke informatie en kennis de opdrachtgever nodig heeft om zonder jullie als projectteam met jullie resultaat of product moet kunnen werken. Voorbeeld: een draaiboek om voor een kerstborrel alles klaar te zetten op de avond van de kerstborrel. Voorbeeld: partytenten huren is erg duur, kopen bij de Praxis is goedkoper. Als je toch eigenaar bent van de partytenten, wordt het mogelijk om veel sneller en makkelijker een activiteit buiten te organiseren omdat jij een belangrijke drempel hebt weggenomen om dat te doen. Jullie geven de partytenten aan de opdrachtgever zodat hij in de toekomst vaker zelf tuinfeesten kan organiseren. Randvoorwaarden Hier moet je je afvragen: wat heb ik nodig om mijn project uit te voeren. Eigenlijk heb je het al een beetje bekeken bij het haalbaarheidsonderzoek onder vraag 5: resources. Nu moet je echter heel concreet opschrijven wat en wie je nodig hebt om je project uit te voeren. Opdracht 3 om in te leveren bij de docent/opdrachtgever Maak nu jullie eigen startnotitie. Deze moet af zijn en goedgekeurd worden door de opdrachtgever voordat jullie verder kunnen met de volgende fase. Resultaat Afbakening Probleem Aanleiding Doel Haalbaarheid Risico s Nazorg Randvoorwaarden 8
9
Hoe rond je de initiatiefase af? Je bent klaar om de initiatiefase af te ronden als je: 1. De briefing met de opdrachtgever hebt gehad, 2. De startnotitie hebt inclusief een haalbaarheidsonderzoek hebt gemaakt, 3. Een akkoord hebt van de opdrachtgever voor de startnotitie (opdracht 3), 4. Het beslisdocument is ondertekend door de docent/opdrachtgever. De volgende stap Je kan pas aan de volgende fase beginnen als de initiatiefase is afgerond. Deze fase heet de definitiefase. Het is net als de initiatiefase weer een denk fase. 10