Slimmer organiseren door samenwerken Workshop Digitaal Bestuur Congres 20 januari 2011
Wenkend perspectief Conglomeraat/federatie van SSC (regionaal/functioneel) SSC in Cloud Samen innovaties oppakken
Gemeente en samenwerking Uitvoeren Bestuur & Management Richten Management & I en O Inrichten Medewerkers & I en A Verrichten Strategie Beleidsontwikkeling Collegeprogramma Beheer Beveiliging Sturen Beleid gemeente Procesinrichting Informatiehuishouding Gemeente beleid Gemeentelijke dienstverlening Samenwerkingsverband Ondersteunen Technisch (applicatie) landschap Kantoorautomatisering Workshop Digitaal Bestuurcongres Informeren
Meer geluiden in dezelfde richting Workshop Digitaal Bestuur congres 20 januari 2011 Jos van der Knaap Gemeentesecretaris Wychen
Aanleiding voor gemeenten om samen te werken Grote opgave vanuit het Rijk & vragen van de burgers: versterken dienstverlening Kwetsbaarheid (vooral kleinere gemeenten) Professionaliteit & kwaliteit Efficiency voordelen En de motivatie van KING 5
KING werkt naar perspectief door 1. Informatiekundige uitvoeringstoets verbeteren en strikter toepassen 2. Standaardisering, certificering verder invoeren en professioneel beheer 3. Samenwerking en convenanten met (natuurlijke) partners 4. Verwerving en contractbeheer versterken met Gebruikersverenigingen 5. Ondersteunen ICT-samenwerkingsverbanden met SSC-instrumenten 6. Stimuleren regionale ssc en ondersteunen bij beheer & verdere groei 7. Ism conglomeraat van service centra applicaties consolideren Workshop 8. Samen Digitaal innovaties Bestuurcongres oppakken 20 januari 2011
KING doet dit samen met Equalit, Drechtsteden, ISZF, BOCE, Tilburg, Parkstad, G4 (Rotterdam en DH) VGS VNG IMG 100.000+ D!mpact Dataland mgba BZK (krachtig bestuur) GovUnited Gebruikersverenigingen Gemeenten met initiatief.. Ambitieus, maar: We doen het samen We faseren We doordenken goed We stellen bij We leren van elkaar En het kan niet anders! iedereen die aansluit.
KSF: Samenhangende besturing Conceptuele volwassenheid totale organisatie Operationele volwassenheid SSC Volwassenheid afnemers als Opdrachtgever SSC Bron: Strikwerda 8
Belangrijkste aandachtsgebieden De opdrachtgever/opdrachtnemer verhouding (Governance) Het besturen van de leveranciers (Contractmanagement) De kosten en baten (Financiering) De onderlinge verrekening (Tariefstelsel) De aansluiting op andere netwerken (Architectuur) Stip op de horizon (Cloud computing) Kansen pakken (wat is de eerste kans)
Governance Proces, Besturingsmodellen, handreiking Hoe ga je om met de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer? Uitdagingen uit ervaring: Stel er ontstaan verschillen in een lopend samenwerkingsverband: Toetreding en Exit-strategie: Bestuurskracht en betrokkenheid Zijn er grensconflicten (tussen deelnemers en SSC)? 10
Contractmanagement 11
Contractmanagement in perspectief Applicatiesanering Inventariseren Analyseren Kiezen en realiseren Applicatie Portfoliomanagement Beheer- en applicatiecriteria Organisatie beheer Nieuwe wensen en ontwikkelingen (projecten) Contract beheer Registratie/ contracten register Signalerings functie Aanspreekpunt Basis op orde Ondersteunend Managementinformatie Contractmanagement Managen van het contract Bijsturen Beheren leveranciersrelaties Bijsturing Gebruik van applicaties Tevredenheid gebruikers Niet gebruikte/ overlappende functionaliteit en Doel: bestuurskracht vergroten, professioneel opdrachtgeverschap gemeenten, vereenvoudigen informatievoorziening, besparing Maar ook: actieve sturing op een eenvoudig en overzichtelijk applicatielandschap, inzicht in kosten, eigenaarschap, functionele (!) en technische kwaliteit. 12
Financiering Realistisch kostenniveau uitgangs situatie/ Ongewijzigd beleid Zichtbaar kostenniveau Uitgangssituatie Investeringen en migratie Investeren zonder SSC Minder meerkosten met SSC Gelijke kosten Echte besparing Nulmeting Mogelijke uitkomsten X X+ 1 X +2 X+3 Workshop Digitaal Bestuur 20 januari 2011 T >
Kostenmodel ICT werkplek Faciliteiten Software (diensten) Personele inzet TCO model Datacommunicatie Spraak communicatie Servers en storage Bron: Benchmark M&I Partners
Welke tariefstelsel zijn mogelijk + karakteristieken vast tarief variabel tarief kosten kosten vast tarief Beinvloedbaarheid: zeer laag Complexiteit: laag/gemiddeld variabel tarief Beinvloedbaarheid: zeer hoog Complexiteit: zeer hoog gebruik getrapt tarief gebruik samengesteld tarief Voorbeelden: - uniforme verdeling over Diensten - verdeling naar aantal fte's, vierkante meters of aansluitpunten Voorbeelden: - hoeveelheid afname product - aantal uren inhuur kosten kosten getrapt tarief Beinvloedbaarheid: gemiddeld Complexiteit: gemiddeld samengesteld tarief Beinvloedbaarheid: hoog Complexiteit: hoog gebruik gebruik Voorbeelden: - verschillende serviceniveaus - keuze uit beperkt aantal PC configuraties van diverse kwaliteit Voorbeeld: - standaard dienstverlening + extra inhuur indien nodig 15
Batenmodel Maatregelen Wat gaat een SSC eigenlijk doen? Inkoop Bronnen voor verbetering Welke gevolgen hebben die maatregelen? Lagere kosten primair proces Doelstellingen Wat beoogt men te bereiken? Lagere kosten Schaalvoordeel Lagere IT kosten Vergroten innovatievermogen SSC Beheer Verhogen Professionali teit IT Kwaliteit van primaire processen Versnelling van Innovatie Effectievere Gemeente Ontzorgen Verbeteren Kwaliteit Verhogen productiviteit IT Beleid Continuïteit Kwetsbaarheid Betere Dienstverlening
Architectuur en Technische Inrichting Uitwerking heeft geleid tot 70 onderzoeksvragen aan: bedrijfs-, informatie- en technische architectuur beveiliging en beheer Geclassificeerd naar negen-vlaks model Strategie Beleidsontwikkeling Collegeprogramma Bestuur & Management Richten Bepalen van beleid, visie, missie en doelstellingen Uitvoeren Management & I en O Inrichten Structureren van organisatie en werkprocessen Medewerkers & I en A Verrichten Uitvoeren van organisatie processen Beheer Beveiliging Trends en ontwikkelingen Internationaal: cloud computing Nationaal: samenwerkingsverbanden Centraal aangeboden bouwstenen Nationale overheidscloud Centralisatie functionaliteit Sturen Beleid gemeente Procesinrichting Informatiehuishouding Technisch (applicatie) landschap Kantoorautomatisering Keuze voor informatievoorziening Keuze voor technologie (standaards, technieken) Informeren Structureren van technologie (blauwdrukken) Structureren van informatievoorziening Informatievoorziening dienstverlening Technisch beheer en exploitatie ICT services Ondersteunen 17
De Stip op de horizon De stip op de horizon ten aanzien van het gemeentelijke IcT landschap en de informatiearchitectuur is een hybride cloud welke bestaat uit meerdere private, publieke en gedeelde clouds die diensten aanbieden op basis van het SaaS service model. De clouds zijn onderling verbonden via de landelijk beschikbare infrastructuur. communicatie tussen de clouds verloopt via open standaarden. Workshop Digitaal Bestuurcongres 06 januari 2011 18
Shared service centra Huidige Shared Service Centre bieden goede oplossingen op het gebiedvan het virtualiseren van zowel infrastructuur als platformen. Deze diensten bieden veel aspecten van een pure cloud oplossing. 19
Stappenplan Toewerken naar de stip in een aantal stappen. Doel van de verschillende stappen is integraal te werken naar een stelsel van oplossingen welke gezamenlijk de gemeentelijke cloud gaan vormen. Best practices Blauwdrukken, aanpak applicatiesanering Tactische sturing Verdiepen GEMMA, standaarden en richtlijnen verdiepen, vastleggen architectuur principes, handreiking beheer en ontwikkeling richtlijnen, handreiking open source Best practices op het gebied van infrastructuur en platform hosting en richtlijnen ten aanzien van applicatie sanering Standaarden en richtlijnen welke beheerste invoering van SaaS diensten bovenop de al geboden infrastructuur en platform diensten mogelijk maken Randvoorwaarden voor implementatie stip op de horizon ingevuld 20
Eerste concrete kans? Verwerving van de Burgerzaken modules: Gemeenschappelijk beheer functionele specificaties Gemeenschappelijke architectuur t.a.v. de oplossing Gemeenschappelijke aanbestedingseisen Verwerving vanuit (bestaande) samenwerkingsverbanden Gezamenlijke verwerving vanuit alle gemeenten Gemeenschappelijk implementatieaanpak met decentrale implementatie Gemeenschappelijke implementatie 21