INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE Effectief veranderen en ontwikkelen in een gemeentelijke context Een professionaliseringsprogramma van het A+O fonds Gemeenten en Sioo voor ervaren organisatieprofessionals in gemeenten
1 Effectief 2 Het 3 Het Inhoud veranderen en ontwikkelen Kennis, kunde en vaardigheden van senior professionals in gemeenten Professionaliseringsprogramma programma in Kort bestek Bestemd voor Karakteristiek Toelatingsvoorwaarden Groepsomvang Programma Tijd en studiebelasting Data en locatie Kosten Organisatie Docenten en programmaraad Informatie programma nader beschouwd Integraal professionaliseringsprogramma Programmaonderdelen Groepsintake Startbijeenkomst Organisatievraagstukken Individueel portfolio Werkateliers State of the art bijeenkomsten/masterclasses Slotbijeenkomst en certificering Maart 2012 II
1 Effectief veranderen en ontwikkelen Gemeentelijke organisaties ontwikkelen zich in hoog tempo. Ze staan immers midden in de snel veranderende samenleving. Senior adviseurs, leidinggevenden en verander- of projectmanagers spelen een belangrijke rol bij verandering en ontwikkeling van hun gemeentelijke organisatie. Dat vraagt echter wel dat ook zij zich continu ontwikkelen; persoonlijk, op hun vakgebied en op het gebied van organisatieontwikkeling en verandermanagement. Gemeenten zijn op het vlak van politiek en bestuur en bij de uitvoering van beleid uiterst zichtbaar voor de burger. Ze krijgen op dit moment te maken met nieuwe vormen van samenwerking met bedrijven en met burgers. Steeds hogere kwaliteitseisen voor dienstverlening, zwaardere eisen op het terrein van efficiëntie en kostenbewustzijn en ICT-ontwikkelingen leiden tot vragen naar nieuwe diensten en andere organisatorische concepten. Dit alles leidt tot grote veranderingen in de gemeentelijke organisatie. Een aantal ontwikkelingen springt in het oog springt, zoals: σσ Een veranderende visie op wat wel en wat niet uitbesteed kan worden, mede aangestuurd door bezuinigingsoperaties, leidt er steeds vaker toe dat leiders en managers zelf de veranderingen vormgeven en begeleiden. Ze kunnen daarvoor geen externe deskundigheid inhuren. Dat, terwijl ze zelf onderdeel zijn van de verandering en niet altijd over gefundeerde kennis en ervaring beschikken als het gaat om het ontwerpen van de organisatie en het begeleiden en implementeren van veranderingen. σσ Reorganiseren en (her)ontwerpen Er wordt aan de lopende band gereorganiseerd, maar wie bepaalt nu welk nieuw ontwerp passend is? Bijna geen enkele organisatie heeft organisatieontwerpers in huis, maar wel veel mensen die een rol hebben bij een herstructurering of herindeling. Wat moeten ze weten om een organisatieontwerp te kunnen maken of om te begrijpen wat de consequenties van een bepaalde organisatiestructuur zijn? Hoe ontdekken ze welke weeffouten er in een ontwerp schuilen. En als er dan wel een deskundige in huis wordt gehaald, hoe valt zo n ontwerp dan te beoordelen? σσ Over de grenzen heen kijken en verschillen productief maken Medewerkers binnen gemeenten werken steeds meer buiten de grenzen van de gemeentelijke organisatie. Er zijn diverse samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld woningcorporaties, jeugdzorginstellingen, onderwijs etc. Ook binnen de grenzen van de ambtelijke organisatie wordt steeds meer gewerkt in multidisciplinaire groepen. Goed kunnen samenwerken, over eigen grenzen en discipline heen kijken en verschil productief maken zijn nu grote uitdagingen. Daar zijn gelukkig mooie voorbeelden van. 1
Kennis, kunde en vaardigheden van senior professionals in gemeenten Voor iedere professional die een bijdrage wil leveren aan de eerder geschetste organisatieontwikkelingen en veranderingen vanuit de eigen professie is het volgende relevant: σσ Vakinhoudelijke ontwikkelingen bijhouden en kennis maken met nieuwe methoden en technieken. σ σ Contextuele kennis ontwikkelen; kennis van de vraagstukken in de gemeentelijke organisatie, zoals wensen vanuit politiek, bestuur, behoeften van burgers en bedrijven, inrichting van bedrijfsprocessen en de prestaties van de gemeenten. σ σ Verbinden van de vakinhoudelijke expertise met de contextuele kennis en het ondersteunen van veranderingsprocessen. σ σ Meewerken aan of sturen van veranderingen en organisatieontwikkelingen. σ σ Begrijpen van herinrichtingskeuzes en daaraan een bijdrage leveren. σ σ Een repertoire om invloed en impact te hebben in de organisatie om resultaten te behalen. Het A+O fonds Gemeenten heeft, samen met Sioo een professionaliseringsprogramma opgezet dat meer ervaren professionals bij gemeenten de mogelijkheid biedt om bij te blijven op het gebied van organisatieontwikkeling en verandermanagement, te werken aan het verbreden van hun impact en hun eigen voorkeursrol van veranderaar te exploreren. Professionaliseringsprogramma Het programma Effectief veranderen en ontwikkelen in een gemeentelijke context koppelt de ontwikkeling van uw eigen professionele ambities aan de ontwikkeling bij het (lijn)management en de personele en organisatorische vraagstukken in de gemeentelijke organisatie. Als senior professional investeert u in uzelf, in uw organisatie en in gemeente overstijgende vraagstukken. Ambities en ontwikkeling van uzelf als professional Organiseren, Vraagstukken in de gemeentelijke organisatie 2
Het programma is een plek waar u geïnspireerd raakt door nieuwe concepten en praktijkvoorbeelden, waar u ideeën opdoet, uw ervaringen kunt bespreken, uw eigen handelen kunt onderzoeken en kunt experimenteren met nieuw handelingsrepertoire. Alle deelnemers aan het programma werken aan concrete complexe vraagstukken in de gemeentelijke context. Het programma is een samenvoeging van twee leertrajecten, namelijk De gemeentelijke HRM-adviseur als partner in business en het Leertraject organisatieontwikkeling en verandermanagement. Beide trajecten zijn de afgelopen drie jaar twee keer naar tevredenheid uitgevoerd: het eerste met HRM deelnemers uit diverse gemeentenen en het tweede met diverse professionals uit de vier grote gemeenten. Het A+O fonds Gemeenten wil ervaren professionals uitrusten met kennis, kunde en vaardigheden van een veranderaar en organisatieontwikkelaar. Voortzetting van twee aparte trajecten voor een deels overlappende groep behoort echter niet tot de mogelijkheden. In overleg met het A+O fonds Gemeenten zijn de trajecten gecombineerd en opengesteld voor professionals uit alle disciplines en voor alle gemeenten. 3
2 Het programma in kort bestek Bestemd voor Het programma is bestemd voor interne senior adviseurs uit diverse disciplines als HRM, Communicatie, ICT, controllers, maar ook voor leidinggevenden en project- of programmamanagers. Karakteristiek Het programma heeft een doorlooptijd van tien maanden. U verbindt uw werkpraktijk met actuele concepten, modellen en theorieën en u experimenteert vervolgens daarmee. Daarnaast vragen we van u tijdsinvestering om literatuur te bestuderen en te werken aan opdrachten ter voorbereiding op de werkateliers. Toelatingsvoorwaarden Voor het programma zijn toelatingsvoorwaarden gesteld om te waarborgen dat u het programma effectief kunt benutten en u een geschikte partner kunt zijn voor de andere deelnemers. De voorwaarden zijn als volgt; u heeft σ σ minstens zes tot acht jaar werkervaring, waarvan drie als senior adviseur, leidinggevende of project- of programmamanager, σ σ een HBO/WO-vooropleiding of een vergelijkbaar werk- en denkniveau, σ σ een positie die voldoende stof biedt voor professionalisering, σ σ de ambitie om professioneel te groeien, σ σ voldoende inzicht in en kennis van de basics van verandermanagement en organisatieontwikkeling, σ σ al eerder geïnvesteerd in professionalisering op het gebied van persoonlijke effectiviteit, σ σ voldoende tijd en commitment om in het programma te participeren gedurende de hele doorlooptijd, σ σ een open en reflectieve instelling en de wil om met en van andere deelnemers te leren. Groepsomvang Deelnemers aan het professionaliseringsprogramma komen uit verschillende gemeenten. Een gemeente kan maximaal drie deelnemers tegelijk aan een groep laten meedoen. De omvang van de groep bedraagt minimaal 16 en maximaal 20 deelnemers. Programma Het programma start met een groepsintake. Daarin spreekt u met de programma manager van Sioo. In de startbijeenkomst presenteert u uw leervragen. Daarna werkt u aan deze leervragen in drie werkateliers, vier state-of-the-art kennisbijeenkomsten/masterclasses, drie action learning bijeenkomsten. Een organisatievraagstuk, waarmee u aan de slag gaat, en uw portfolio vormen daarbij de rode draad. Het programma sluit af met een slotbijeenkomst. 4
Tijd en studiebelasting Een deel van het programma werkt u aan eigen werk en een deel aan een gemeente overstijgend vraagstuk. Het programma voorziet in 30 dagdelen contacttijd. Van deze 30 dagdelen vallen er drie buiten werktijd. Daarnaast investeert u nog 20 dagdelen voor de action-learning groepen en 10 dagdelen zelfstudie, voorbereiding en documentatie van het portfolio. In totaal gaat het om 240 uur. Er wordt van u verwacht dat u tijd en gelegenheid heeft om in het programma te participeren en dat u het volledige traject doorloopt. Data en Locatie De bijeenkomsten vinden plaats in conferentiecentrum Kaap Doorn te Doorn. Actuele data kunt u vinden op www.sioo.nl. Kosten De deelnamekosten bij een groepsgrootte van 18 deelnemers bedraagt 7.000 per deelnemer (exclusief verblijfkosten). Het A+O fonds draagt 2.000 per deelnemer bij. De deelnemer betaalt dus 5.000. Organisatie Sioo draagt zorg voor de uitwerking en coördinatie en bewaakt de continuïteit en kwaliteit van het programma, in de persoon van programmamanager Annet Weitering MCM CMC. De programmacoördinatie is in handen van Marcia Lindeman. De groep heeft daarnaast een eigen leermanager. Deze begeleidt de deelnemers, faciliteert de leercontext en leerprocessen, bereidt de werkateliers voor met docenten en inleiders en bewaakt de rode draad van het programma. De naam van de leermanager van uw groep vindt u op www.sioo.nl. Docenten en programmaraad Aan het programma werken Sioo docenten en coaches mee. Ook worden gastdocenten uit de gemeentelijke context uitgenodigd. Een programmaraad bewaakt de kwaliteit van het programma en de certificeringseisen. De namen van de docenten en programmaraad vindt u op www.sioo.nl. Informatie Actuele informatie over docenten, data en conferentieoord vindt u op www.sioo.nl. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Annet Weitering (weitering@sioo.nl) of Marcia Lindeman (email: lindeman@sioo.nl). Beiden zijn telefonisch te bereiken op telefoonnummer 030-291 3000. 5
3 Het programma nader beschouwd Integraal professionaliseringsprogramma In het programma koppelt u de ontwikkeling van uw eigen professionele ambities aan de ontwikkeling van en verandervraagstukken in uw en andere gemeentelijke organisaties. U integreert deze verschillende ontwikkelingstrajecten door te werken met een individueel portfolio, aan uw eigen organisatievraagstuk en aan een gemeente overstijgend vraagstuk. Programmaonderdelen Het programma bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen: Toelichting op de afzonderlijke programmaonderdelen Groepsintake In de groepsintake bespreekt u met de programmamanager en leermanager van Sioo en een aantal potentiële deelnemers aan het traject of het professionaliseringsprogramma beantwoordt aan uw verwachtingen en of de randvoorwaarden zijn vervuld voor een goed leerproces, zowel voor u, uw organisatie en uw collega-deelnemers. Ter voorbereiding van de groepsintake stelt u een document op, de eerste aanzet voor uw persoonlijk portfolio. In dit document laat u zien welke leervragen u wilt inbrengen, hoe u aankijkt tegen de ontwikkelingen in uw gemeente en tegen de personele en organisatorische vraagstukken in de gemeentelijke organisatie. Startbijeenkomst Tijdens de startbijeenkomst maakt u intensief kennis met elkaar en worden de resultaten van de intakes tot een gezamenlijk referentiekader gemaakt. U verkent een aantal inhoudelijke zaken rond organisatieontwikkeling en verandermanagement. De bijeenkomst levert een gedeeld beeld op van het leertraject dat recht doet aan σσ de strategische ambities en ontwikkelingen binnen uw gemeente als geheel, σσ de collectieve en individuele leerwensen van u en uw collega-deelnemers in het kader van uw bijdrage aan en rol bij de realisatie van deze ambities. Het beeld wordt concreet gemaakt door de verschillende leerlijnen met elkaar te verkennen en te onderzoeken hoe de groep als gemeenschap leert. 6
Organisatievraagstukken Leren en doen zijn nauw met elkaar verweven. Het werken aan uw eigen organisatievraagstuk en een gemeente overstijgend onderwerp staan centraal in het programma. U brengt een organisatievraagstuk in vanuit uw eigen organisatie en kiest tijdens de tweede bijeenkomst een onderwerp uit waar meerdere deelnemers mee aan de slag kunnen gaan. Aan beide vraagstukken, zo mogelijk in combinatie, werkt u gedurende het programma. U relateert uw nieuwe ervaringen aan de vraagstukken en u experimenteert met methoden en technieken. Vragen waar u op stuit brengt u weer in het programma in. (Leer)Ervaringen en resultaten neemt u, mede op basis van de evaluatie van het vraagstuk met de leidinggevende, op in uw portfolio. Individueel portfolio Tijdens het programma bent u zelf eigenaar van en geeft u sturing aan uw professionele ontwikkeling. U werkt met een individueel portfolio om inzichtelijk te maken wat u wilt leren (tijdens het programma, maar ook daarna) en wat u heeft geleerd. Dit portfolio start met het document dat u voor de intake heeft opgesteld. Het portfolio is dus uw persoonlijk en doorlopend (digitaal) document. U beschrijft daarin wat u kunt, waaruit dat blijkt en hoe u uzelf verder wilt ontwikkelen. Werkateliers De werkateliers duren steeds twee dagen (vijf dagdelen) en zijn thema gericht. De ateliers zijn gericht op zelfwerkzaamheid en eigen inbreng. Korte verdiepende inleidingen, praktische oefeningen en reflectie wisselen elkaar af. U werkt met eigen casuïstiek, maar ook met aangedragen cases en simulaties. U kunt zo op een breed spectrum van situaties ervaring opdoen met methodisch handelen en uw eigen gedrag in adviessituaties. Bovendien kunt u volop experimenteren met nieuwe en andere mogelijkheden. Daarmee vergroot u uw eigen handelingsrepertoire. Werkatelier 1: Effectief veranderen Voor de aanpak van veranderingen bestaan diverse strategieën met elk hun eigen sterke en zwakke kanten. In dit werkatelier verdiept u zich in uiteenlopende aanpakken. U staat stil bij de wijze waarop u keuzes kunt maken voor een specifieke aanpak vanuit een interpretatie van contextvariabelen. U onderzoekt in hoeverre de gekozen aanpak aansluit bij de specifieke kenmerken van het organisatievraagstuk en bij uw eigen opvattingen en kwaliteiten. U besteedt aandacht aan uw eigen rol in interactieprocessen in relatie tot het ontstaan en hanteren van weerstanden die met het introduceren van veranderingen gepaard gaan. Dit programma wordt vervolgd op de tweede dag. Werkatelier 2: Beïnvloeden in een politieke context Politiek ondernemerschap zegt iets over het referentiekader van waaruit u werkt; het speelveld, de spelers en het spel. Wat is uw aandeel daarin? Aan de hand van een simulatie oefent u met het bedenken en uitvoeren van verschillende handelingsstrategieën. Ook besteedt u aandacht aan het fenomeen kerngroepen in organisaties. Wie zitten er in de kerngroep in uw organisatie? Waar draait het nu echt om? Wat is macht? Hoe gaat u daarmee om? Hoe oefent u macht uit en wat zijn uw machtsbronnen eigenlijk? U ontdekt wat voor psychologisch contract u hebt met uw organisatie en wat dat betekent voor uw handelingsvrijheid. Vanuit de aangereikte psychologische contractvormen kunt u ook naar anderen om u heen kijken. Wat voor contract hebben zij eigenlijk en wat betekent dat? En hoe zit dat met de staf en de lijn? U vervolgt dit programma op de tweede dag en rondt af met een stuk over macht en leren. 7
Werkatelier 3: Interactieve Interventie Tijdens dit werkatelier maakt u kennis met diverse vormen van interactieve interventies en laat u zelf ook een interventievorm zien. Ook besteedt u aandacht aan het maken van een redenering om een interventie zo effectief mogelijk te laten zijn. Als dat mogelijk is nodigen we specialisten uit de gemeenten uit die ervaringen hebben met verschillende interactieve interventies. State of the art bijeenkomsten/masterclasses In het programma zijn vier vakinhoudelijke state-of-the-art bijeenkomsten opgenomen. Twee daarvan zijn masterclasses die ook voor anderen toegankelijk zijn. Via deze masterclasses kunt u uw directe omgeving en netwerk actief betrekken bij de leerroute. Deze bijeenkomsten duren steeds één dag (twee dagdelen). State-of-the-art bijeenkomst 1: Vraagstukken en ontwikkelingen in een gemeentelijke context Tijdens deze dag krijgt u een overzicht van de vraagstukken en ontwikkelingen in de gemeentelijke context en gaat u met de docent in gesprek over de wijze waarop u deze verschillende vraagstukken kunt hanteren. State-of-the-art bijeenkomst 2 (masterclass): Plezier beleven aan taaie vraagstukken Soms zijn de vraagstukken niet meer op te lossen met bekende veranderstrategieën, maar is een andere insteek nodig. U ontdekt welke werkzame en niet-werkzame principes er zijn waar u mee kunt gaan experimenteren. State-of-the-art bijeenkomst 3: Ketensamenwerking en procesmanagement De grenzen van organisaties vervagen. In veel situaties is er niemand meer die het echt voor het zeggen heeft. Toch willen gemeenten vaak een vorm van regie op deze ketens of netwerken houden. Welke inzichten helpen daarbij en wat kunt u met de kennis en kunde van procesmanagement? State-of-the-art bijeenkomst 4 (masterclass): Leiderschap in cultuurverandering Een goed overdacht organisatieontwerp is lang niet altijd een garantie voor succes. Welke succesfactoren en, vooral, welk gedrag van leiders leidt wel tot succes. In deze masterclass werkt u met de resultaten van een groot case studie onderzoek dat Sioo deed onder 16 bedrijven in zowel de profit als non-profit sector. Action learning-/consultatiebijeenkomsten Deelnemers uit verschillende gemeenten vormen samen een action-learning groep (3 tot 5 personen) die gedurende het programma drie keer bijeenkomt onder begeleiding van een coach. In de action learning/consultatiegroep maakt u aangereikte methodieken uit de werkateliers toepasbaar op vraagstukken uit uw werksituatie. Waar nodig brengt de coach aanvullende concepten in. Het gaat hier om het verbeteren van persoonlijke effectiviteit en reflectie op uw handelingsroutines, zowel aan de hand van uw eigen casuïstiek als die van de andere deelnemers uit uw groep. U leert coaching als methodiek om uw collega-deelnemers te adviseren, maar ook als methode om een leernetwerk binnen uw eigen organisatie te maken. U verwerkt de resultaten in uw portfolio. 8
Slotbijeenkomst en certificering Het programma eindigt met een slotbijeenkomst van twee dagdelen waarin u uw portfolio en organisatievraagstuk presenteert. Dit heeft twee doelen: σ σ U laat zien wat u geleerd heeft en wat de waarde daarvan is. σ σ U bereidt gestructureerd voor wat u, volgend op het programma, nog wilt leren. Op basis van uw portfolio voert u een professioneel verantwoordingsgesprek. U krijgt daarin de gelegenheid om het inhoudelijke resultaat (wat het onderhanden werk tijdens het programma u heeft opgeleverd) aan te tonen. Daarnaast laat u zien welke relationele en professionele ontwikkeling u heeft doorgemaakt (wat zichtbaar in gedrag is veranderd). Op dezelfde wijze voert u gesprekken over de resultaten en het proces van de action learning groepen. Bij voldoende inspanning en een als goed beoordeeld slotresultaat ontvangt u een certificaat van deelname. 9
Succesvol bijdragen aan de ontwikkeling van organisaties. Werken aan eigen ontwikkeling als organisatieprofessional. Wie zulke ambities koestert, wil meer dan kant-en-klare, begrensde programma s. Professionals zoeken de ruimte. Die willen het denken openbreken, vóórdat het vastroest. En dat is precies wat u bij Sioo vindt. Een intellectuele ruimte voor professionals met uiteenlopende talenten en achter gronden, die willen leren van en met elkaar. Een kennisgemeenschap waarin mensen - vanuit verschillende invalshoeken - ervaringen en theorieën uitwisselen en reflecteren op het eigen handelen. Onze programma s zijn ook allesbehalve standaard. We ontwikkelen ze rondom deelnemende professionals en hun organisaties. Dat levert, weten we uit ervaring, de grootste meerwaarde. Sioo draagt bij aan uw ontwikkeling en die van uw organisatie via: σ σ mastertrajecten en professionaliseringsprogramma s met open inschrijving, σ σ maatwerk bij veranderingsprocessen in organisaties, σ σ samenwerking bij programmaontwerp en -ontwikkeling, σ σ onderzoek, σ σ symposia, workshops, conferenties en publicaties. Het A+O fonds Gemeenten bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten zodat werkgevers en werknemers binnen gemeentelijke arbeidsorganisaties nog beter kunnen inspelen op de maatschappelijke dynamiek, waardoor organisaties en personen in de sector optimaal kunnen functioneren. Het doel van het bestuur, de sociale partners, is om in gezamenlijkheid de sector zodanige impulsen te geven dat gemeenten aantrekkelijke arbeidsorganisaties zijn, waardoor een goede dienstverlening aan de burgers kan worden gerealiseerd. Het A+O fonds ziet de leergang Effectief veranderen en ontwikkelen in een gemeentelijke context als een kwaliteitsimpuls en draagt daarom bij aan de ontwikkeling van deze leergang.
INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE Effectief veranderen en ontwikkelen in een gemeentelijke context Een professionaliseringsprogramma van het A+O fonds Gemeenten en Sioo voor ervaren organisatieprofessionals in gemeenten Newtonlaan 209 3584 BH Utrecht 030-291 30 00 030-291 30 13 sioo@sioo.nl www.sioo.nl