Update en tips: rollend jaarprogramma voor erkende verenigingen: augustus 06 I. Inleiding Voor november van dit jaar moet elke gesubsidieerde vereniging opnieuw een door de AV of door haar gemandateerd orgaan goedgekeurd werkingsprogramma indienen bij de administratie (artikel 10 besluit). Verenigingen die aanspraak willen maken op de mogelijkheid van 1/9 aanvullende subsidie (artikel 17) moeten beschikken over een tweejaren programma. Vanaf 2005-2006 moest het hierbij gaan om een rollend tweejaren programma. De precieze omschrijving van rollend tweejaren programma staat niet in het subsidiebesluit en BBL werkte daarom in 2005 een gemeenschappelijke aanpak en definitie uit voor de sector. Die werd in juni 2005 op een druk bijgewoonde workshop bij de verenigingen verspreid en nadien was er een helpdesk voor vragen. In deze nota willen echter kort een aantal bevindingen en aandachtspunten na één jaar werking met rollend jaarprogramma op een rijtje zetten. Op een paar verenigingen na, maakten alle gesubsidieerde verenigingen immers gebruik van de mogelijkheid van 1/9 e subsidieverhoging via het indienen van een rollend jaarprogramma. Bij het doorlopen van de ingediende programma s valt echter op dat de aanpak en kwaliteit nogal wisselend is. II. Wat is een rollend tweejaren programma? Een rollend tweejaren programma is een eenvoudige en logisch manier om de activiteiten van de vereniging concreet en slim te omschrijven via het vastleggen van een aantal duidelijke parameters zoals bijvoorbeeld: strategische doel -operationele doelstelling omschrijving type activiteit - type financiering - partners timing status activiteit (doorgerold, nieuw, doorgerold maar gewijzigd) De hoofdbedoeling daarvan is: Op die manier is het duidelijk in de vereniging waar men met een bepaalde activiteit naar toe wil. Het maakt zo mogelijk om tussentijds, na één jaar van de tweejaren periode, de activiteiten te evalueren met een goede basis en om er nuttige conclusies uit te trekken die dan weer invloed kunnen hebben op de status van de activiteit bijvoorbeeld doorgerold maar gewijzigd. Activiteiten die geslaagd waren en die men ongewijzigd wil hernemen in het tweede jaar worden doorgerold. Naar Aminal toe, is vooral het aspect van concrete doelstellingen stellen en in een volgende programma aantonen dat er een link bestaat met het vorige programma (via een vorm van evaluatie) essentieel.
Een mooi voorbeeld van rollend jaarprogramma zijn de planningsfiches in het rollend jaarprogramma 2006-2007 van ISIS vzw. Naam activiteit: beleidsopvolging via het verzamelen van informatie: agenda s en verslagen van vergaderingen en nieuwsbrieven Datum of periode activiteit: 2006-2007 Plaats activiteit: Gemeenten: Bocholt, Bree, Hamont-Achel, Hechtel-Eksel, Kinrooi, Lommel, Meeuwen- Gruitrode, Neerpelt, Overpelt, Peer Deelgemeente(n): Verantwoordelijke(n) intern: Bestuurslid: Van Dyck Alfons Personeelslid: Van Dingenen René Type activiteit: beleidsopvolging Strategische doelstelling of overkoepelend doel: Streven naar goede ruimtelijke ordening + beschermen van fauna, flora en landschappen in kwetsbare gebieden Operationele ambitie(s): Agenda s gemeenteraadszittingen 10 gemeenten + nieuwsbrieven BBL en Natuurpunt, enz : opvolgen + doorlezen + actie ondernemen indien nodig Omschrijving: Om op de hoogte te blijven wat er reilt en zeilt in het natuurwereldje is het nuttig dat wij ons informeren via diverse kanalen. Eén van die kanalen is bijvoorbeeld de agenda s van de gemeenteraadszittingen van de 10 gemeenten waar wij werkzaam zijn. Wij vragen die op, lezen de agendapunten na. Indien we het nodig achten, vragen wij meer informatie en zo nodig ondernemen wij actie. Dit geldt ook voor de elektronische nieuwsbrieven en e-zines van BBL, Natuurpunt enz... Type Financiering: eigen middelen Partner(s): BBL, Natuurpunt, gemeentes Status van de activiteit binnen het proces: doorgerold sinds 2000 Timing voorbereiding / startmoment: januari 2006 evaluatie / eindmoment: / /voortdurende evaluatie III. Waarom rollend jaarprogramma? Voor sommige verenigingen waarmee BBL in dit kader contact had, blijft de vraag waarom een rollend jaarprogramma überhaupt nodig is. Men beschouwt het als een extra administratieve rompslomp die de verenigingen van bovenaf wordt opgelegd. BBL is het daar niet mee eens.
Uiteraard vraagt deze manier van werken bij een aantal verenigingen een aanpassing. Zeker het eerste jaar waarbij men de format leert gebruiken en de basis legt, zal dat wellicht wat meer tijd vragen. De jaren nadien werkt men verder op die basis en wordt het een routine. BBL meent echter dat de aanpak van het rollend jaarprogramma volgende voordelen biedt: Het concreet omschrijven van de parameters schept veel meer duidelijkheid in de vereniging over wie wat waarom wanneer ; Het schept ook mogelijkheden om nog creatiever activiteiten te plannen en eventueel aan te passen. Bijvoorbeeld als uit de tussentijdse evaluatie blijkt dat de bezwaarschriften van de vereniging niet bereiken dat bepaalde weerkerende eisen in milieuvergunningen worden opgenomen kan men het jaar nadien beslissen om op een andere wijze druk te gaan uitoefenen; Je stelt met andere woorden op een goed voorbereide vraag als we doen dit maar wat hebben we er nu aan, bekeken vanuit onze doelstellingen. Het maakt de vereniging ook democratischer omdat men duidelijkere keuzes maakt en wollig nietszeggend taalgebruik meer vermijdt. Eigenlijk is rollend jaarprogramma een soort concrete en praktische opstap van dynamische beleidsplanning maar zonder het ganse arsenaal aan tools en analyses van beleidsplanning. Kortom, het is een instrument dat zowel op vlak van informatie, strategie als democratie voordelen biedt. IV. Negen praktische aanbevelingen vanuit rollende tweejaren programma s 2006-2007 1. Vergeet niet te vermelden op het titelblad dat het een rollend meerjarenprogramma is om alle verwarring (met de administratie) te voorkomen en vermeldt duidelijk de looptijd. Sommige verenigingen dienen officieel een rollend programma in maar noemen hun document nog gewoon werkingsprogramma. 2. In vele verenigingen is er een zwart schaap dat moet zorgen voor de opmaak van het programma en die de volledige tekst via een aantal dagen zwoegen en de nodige liters koffie in elkaar bokst waarna die tekst naar de bestuursorganen vertrekt. Dit is enigszins een gemiste kans om met het secretariaat, (bestuurs)vrijwilligers van de vereniging samen een aantal zaken verder uit te klaren en ambities en nieuwe ideeën scherper te zetten. Idealiter dat een evaluatie- en plangroep vanaf nu na elk jaar een collectieve evaluatie doet van bijvoorbeeld half 2005 tot half 2006 en dat men daarna bespreekt wat wordt verder gezet, gewijzigd of geschrapt wordt en welke nieuwe ideeën er zijn voor activiteiten op basis van de ervaringen. Bijvoorbeeld: een vereniging heeft besloten om in september in de verschillende deelteams een evaluatie van het laatste half jaar op basis van het vorige programma te houden en van daaruit de doelstellingen voor de volgende twee jaar scherper te stellen. 3. Bij vele verenigingen merken we dat men zowat bij elke activiteit een nieuwe strategische doelstelling omschrijft. Dat lijkt eveneens een gemiste kans, gezien het rollend jaarprogramma net een kans biedt om voor zichzelf de grote strategische doelstelling duidelijker op een rijtje te zetten. Dat kan ook gebeuren in de evaluatie- en planvergadering waarvan sprake in punt 2.
Bijvoorbeeld: Zo kunnen doelstellingen als samenwerking tussen verschillen aangesloten verenigingen en afdelingen inhoudelijk ondersteuning leden beide geclusterd worden bijvoorbeeld onder de strategische doelstelling versterking van de samenwerking en kennis leden 4. Over de operationele doelstellingen: heel wat verenigingen omschrijven die via processen. Om te kunnen evalueren is het belangrijk om waar mogelijk die te omschrijven via de resultaten die men wil bereiken. Bijvoorbeeld: Schrijf liefst niet alleen bij operationele doelstelling we houden het bezoekerscentrum X vijf dagen per week open. Maar schrijf bijvoorbeeld liever: dit jaar willen we in het bezoekerscentrum X 3000 individuele bezoekers ontvangen en 40 klassen. Een vereniging splitste dit punt nog verder op: operationele doelstellingen enerzijds en daarnaast indicatoren voor resultaten. Dit is technisch gezien nog correcter maar lijkt in deze fase van vertrouwdheid met planning voor de meeste verenigingen nog te omslachtig. 5. Om het programma logisch en vlot leesbaar te maken dient men er ook op te letten dat men het onderscheidt tussen de operationele doelstelling en de omschrijving van de activiteit goed voor ogen houdt. De concrete zaken die men het volgend werkjaar of het jaar nadien wil bekomen - de evalueerbare output - horen bij operationele doelstelling. Een omschrijving van de situatie en handelingen hoort bij omschrijving. Bijvoorbeeld: Bij het onderhoud van een bepaald natuurgebied zet 2 keer maaien afvoerbeurt bij operationele doelstelling. Hoe dat dit dan gebeurt, bijvoorbeeld via landbouwer die maaisel komt afvoeren, kan bij beschrijving vermeld worden. Of: De wijze waarop je precies je bezoekerscentrum openhoudt hoort bij omschrijving 6. Sommige verenigingen omschrijven de partners bij de activiteiten in zeer vage termen bijvoorbeeld andere plaatselijke milieuverenigingen. BBL raadt toch aan om aan dit element genoeg aandacht en tijd te besteden bij de planning. De resultaten van de milieubeweging hangen vaak af van de wijze waarop die de krachten met anderen kan bundelen. Het is dan ook de moeite om iets langer na te denken over welke andere partners (misschien uit andere sectoren) nuttig kunnen zijn. De partner met naam en toenaam vernoemen is wellicht niet altijd mogelijk en wenselijk omdat sommige zaken nog niet definitief afgetoetst zijn en gevoelig kunnen liggen. Maar men kan dan bijvoorbeeld al schrijven jeugdverenigingen. 7. Vergeet niet voor punten type activiteit en type financiering dat BBL hiervoor twee handige en vrij exhaustieve lijsten met omschrijvingen van activiteiten en financieringen bij milieu- en natuurverenigingen heeft opgemaakt. (Zie Powerpoint in bijlage) 8. Bij het punt timing vermeldt men minimaal of de activiteit in jaar 1, jaar 2 of beide in jaren van het meerjarenprogramma loopt. Een meer concrete omschrijving van start en einde van de activiteit maakt echter mogelijk om op basis van het programma vrij eenvoudig een jaarkalender van activiteiten en piekperiodes voor intern gebruik op te maken.
9. Bij de status Nieuw/doorgerold/doorgerold maar gewijzigd hebben heel wat verenigingen nog niets ingevuld. Vaak omdat er geen grondige evaluatie met conclusies van het jaar voorafgaande aan het eerste rollende twee jarenprogramma werd gemaakt. Dat is geen ramp. Wanneer men voor het indienen van het programma 2007-2008 evalueert wat er van het vorige rollend programma al dan niet is gebeurd kan men uiteraard ook makkelijk de status van de activiteiten in het nieuwe programma omschrijven. V. Tenslotte Je kan met alle problemen of vragen voor nazicht teksten terecht bij Toon Vrelust op toon.vrelust@bblv.be of 02/282.17.41 (rechtstreeks nummer) Succes...