Projectplan Werkwijze Juridische Zaken 7 maart 2014 Henk Wolsink, projectleider Jelle Stronks, projectsecretaris
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Inleiding... 3 1.1 Shared Services Netwerk Twente (SSNT)... 3 1.2 Programma ambities... 3 2 Het project... 3 2.1 Doelstelling... 3 2.2 Samenhang met andere SSNT-projecten... 4 3 Thema s in het juridisch werkveld... 4 3.1 De eerste lijn: Vakdeskundigheid... 4 3.2 De tweede lijn: Second opinion/ vraagbaak... 4 3.3 De derde lijn: Juridische kwaliteitszorg... 4 3 Rendement van 4 k s... 5 4.1 project... 5 5 Organisatie, planning, mijlpalen en financiën... 6 5.1 Organisatie... 6 5.2 Planning en mijlpalen... 7 5.3 Financiën... 7 2
1 Inleiding 1.1 Shared Services Netwerk Twente (SSNT) In het programma Shared Services Netwerk Twente(SSNT) wordt er gezocht naar mogelijke samenwerkingsmogelijkheden van de Twentse overheidspartners op het gebied van bedrijfsvoering. In het programma SSNT streven we naar de operationele doelstellingen: - beperking van de Kwetsbaarheid van de netwerkpartners - het behouden van een goede en betaalbare Kwaliteit van dienstverlening, - en het bieden van Kansen voor onze (toekomstige) medewerkers. - een besparing van de Kosten van de bedrijfsvoering, Via een ontwikkelingsgerichte convergentiestrategie op Twentse schaal wordt gestreefd naar het maximaliseren van deze 4 K s. Voor een samenwerking op juridisch gebied zou dit alle vier de K s bedienen, waarbij de nadruk vooraleerst op de eerste drie K s ligt (de baat van de samenwerking gaat voor de besparing op de kosten). Het programma SSNT is gebaseerd op coalition of the willing en elke vorm van samenwerking moet verleidelijk zijn om als partners aan mee te doen. De samenwerking SSNT-JZ is vooralsnog aan geen enkele Twentse ontwikkeling opgehangen. SSNT-JZ sluit wel goed aan bij het denken over een nieuwe vorm van samenwerking in Twente, waarvan de contouren zichtbaar zijn geworden tijdens Twente Plaza II op 17 oktober 2013 (met een eerste uitwerking in de notitie "Eerste contour vernieuwde regionale samenwerking"). Hierbij wordt het vrijwillige karakter van de samenwerking benadrukt. 1.2 Programma ambities De ambitie van het Programma Juridische Zaken is om elkaars organisaties te versterken door vloeiende uitwisseling van capaciteit en kennis. Het doel is het stimuleren van professionele uitwisseling tussen vakgenoten, waarbij dit zich in principe zal uitstrekken over alle specialismen. Hierdoor kan er optimaal geleerd worden van elkaars expertise en zal het gemakkelijker worden om elkaar op inhoudelijk niveau te vinden. Verondersteld wordt dat hierdoor uniformiteit van handelen wordt bevorderd, waardoor uitwisseling van medewerkers, indien gewenst, ook eenvoudiger wordt. Ook kan expertise en/of uitvoeringscapaciteit (ad hoc) bij elkaar gebracht worden als dit doelmatig is. Voorbeelden hiervan zijn het opzetten van de Twentse school of het Twents havenbedrijf. Voorts is er de ambitie om een systematische samenwerking met onderwijsinstellingen op te zetten, en daarmee het aanbieden van stageplekken en kennisuitwisseling te kunnen faciliteren. Hierbij is het ook mogelijk om verbinding te maken met meerdere andere projecten binnen SSNT om zo een goede integrale samenwerking te starten. 1.3 Moederorganisatie Ongeacht de intensiteit van de samenwerking zal de besturende, kaderstellende en strategische rol bij de gemeenten blijven(moederorganisatie). De gemeenten formuleren de opdrachten en zij zullen ook de uiteindelijke beoordeling doen. Hierdoor wordt de eigenheid en de autonomie bewaakt en zullen de verschillende gemeenten een eigen identiteit kunnen behouden. Er kan dus desgewenst maatwerk worden geleverd door het samenwerkingsverband. 2 Het project 2.1 Doelstelling Het doel van het project Juridische Zaken is: -versterken van juridische dienstverlening door vergroten van deskundigheid door overleg en afstemming betreffende juridische ontwikkelingen. -versterken van juridische kwaliteitszorg 3
Deze hoofddoelen kunnen uiteenvallen in meerdere subdoelen: - Overleg en afstemming betreffende juridische ontwikkelingen; - Het bevorderen van uniforme werkprocessen tussen de verschillende partijen; - Mogelijk maken van uitwisseling deskundige medewerkers; - Ondersteunende rol hebben bij de andere projecten. - Verbinding zoeken met onderwijsinstelling voor hechte samenwerking. Deze doelstelling zijn in concretere vorm te vinden bij de focus. 2.2 Samenhang met andere SSNT-projecten SSNT-JZ biedt een ondersteunende rol voor de andere projecten van de Twentse overheden. Als zich bij een Twents project een juridisch vraagstuk voordoet, kan het SSNT-JZ om advies worden gevraagd. Uit de kring van de Twentse juridische medewerkers moet het mogelijk zijn de nodige expertise in te winnen en uit te wisselen. Naast de samenhang met de andere projecten is een goede samenwerking met onderwijsinstellingen ook een mogelijkheid. Er kunnen stagiairs en afstudeerders worden ingezet voor onderzoeksopdrachten, daarnaast is ook kennisuitwisseling mogelijk door contact met kenniscentra binnen de onderwijsinstellingen. 3 Thema s in het juridisch werkveld Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de samenwerking. Onderscheiden kunnen worden: 3.1 De eerste lijn: Vakdeskundigheid Het gaat hier voornamelijk om het bijeen brengen van de samenwerkingspartners en de uitwisseling van kennis en expertise. Hier zijn ook de juridische adviestaken en de vakinhoudelijke taken geïntegreerd. 3.2 De tweede lijn: Second opinion/ vraagbaak De specifieke tweedelijns taken zoals de bezwaarafhandeling, coördinatie van regelgeving en specifieke adviestaken komen bij deze lijn aan bod. Voorbeelden van taken zijn: - Behandelen van bezwaarschriften - Behandelen van klachten - Toepassing van de WOB - Toetsing van (wijzigingen van) regelgeving - Afdelingsoverschrijdende regelgeving (zoals APV, ASV) - Coördinatie van de inhuur van externe juridische adviseurs - Opstellen juridisch scholingsplan (connectie met Twentse school) 3.3 De derde lijn: Juridische kwaliteitszorg De derde lijn bestaat uit alle onderwerpen van de juridische kwaliteitszorg. Hierbij kan kennis worden gedeeld, uniformering worden nagestreefd zonder dat dit de eigen cultuur van de afzonderlijke deelnemers (en daarmee de eigen autonomie) in het gedrang hoeft te komen. Het ontwikkelen van een model of systematiek binnen alle samenwerkende partners zal een sterke basis kunnen zijn voor een goede juridische kwaliteitszorg. Juristen moeten de juridische kwaliteitszorg vaak combineren met de reguliere juridische staftaak. Deze taak vraagt vaak op korte termijn actie van de jurist, waardoor de langere termijn prioriteiten van de juridische kwaliteitszorg minder aandacht krijgen. Door samenwerking kan het gemakkelijker worden om de kwaliteitszorg ook voldoende aandacht te schenken. Voorbeeldend van taken uit de derde lijn zijn: - Bijhouden van nieuwe wetgeving en jurisprudentie - Adviseren over de inrichting van processen en het nemen van maatregelen. - Controleren, bijvoorbeeld het uitvoeren van audits (aanbestedingen, contractrecht en mandaten). - Uitvoeren, zoals het opstellen van een mandaatbesluit, formats en checklists. 4
3.4 Focus De samenwerking SSNT-JZ behoeft focus wil het niet stranden in ambities. Het is mogelijk de aandacht voorlopig niet op de eerste lijn te richten, nu deze in de verschillende (deel)samenwerkingsverbanden voldoende onderwerp van bespreking is. De focus kan beter worden gericht op de tweede en derde lijn, waarbij deze focus verbonden wordt met de doelstellingen (die onder de tweede of de derde lijn kunnen worden geschaard): - Overleg en afstemming betreffende juridische ontwikkelingen - Het bevorderen van afgestemde besluiten tussen de partners - Versterking juridische kwaliteitszorg - Mogelijk maken van uitwisseling van (deskundige) juridisch medewerkers - Adviserende rol hebben bij de andere projecten. 3.5 Taaklijnen Mogelijke taaklijnen waarop in de toekomst zou kunnen worden samengewerkt: (Uitbereiding mogelijk) - Opstellen/beoordelen overeenkomsten, convenanten. -> Uitwisseling kennis, modelontwikkeling, opzetten vraagbaak. - Opstellen standaardbeschikkingen, modellen. -> Stroomlijn werkprocessen en modellen(aanvragen, vergunningen), stroomlijning dienstverlening en deregulering. - Behandeling inkomende en uitgaande claims. -> Administratieve afhandeling en verzekeringsafwikkeling. - Ondersteuning bieden bij het opstellen aanbestedingsbeleid en advisering over (Europese) aanbesteding. -> Specialistische juridische kennis en aanbestedingsrecht. 3.6 Producten - Samenwerkingsovk s - Uniforme Aanbestedingsregelingen/ inkoopregelingen - (Standaard) contracten - Ondersteuning bieden bij het opstellen van (Standaard) aanbestedingsbeleid en advisering over (Europese) aanbesteding - Enz. 3 Rendement van 4 k s De prioriteiten zijn gekozen zijn op basis van de ervaringen van de individuele partners, waar ze kennis en kunde kunnen gebruiken, maar het zijn ook thema s die gezamenlijk opgepakt moeten worden. De 4 k s die in het programma SSNT leidend zijn, zijn hieronder nader ingevuld voor de prioriteiten in het project. 4.1 Project Kwaliteit Kansen Kwetsbaarheid De verbetering van kwaliteit zal zichtbaar worden wanneer er gestandaardiseerde methodieken ontstaan binnen alle samenwerkende partijen. Ook kan het benoemen van deskundigheid de kwaliteit verbeteren. De kansen van medewerkers worden positief beïnvloed door gezamenlijke opleidingen/cursussen en kennisuitwisseling aan de hand van deskundigheid. De verschillende organisaties kunnen de kwetsbaarheid beperken door gebruik te maken van de kennis en expertise bij de verschillende partijen. Sommige juridische taken worden door één persoon verricht, dit kan een probleem geven bij ziekte of verlof van deze persoon. Bij intergemeentelijke samenwerking kan dit probleem worden afgedekt doordat medewerkers van andere organisaties deze taken tijdelijk kunnen overnemen. Ook de externe huur voor gespecialiseerde kennis kan hierdoor worden verminderd. Er zou wel een intern uurtarief moeten worden 5
Kostenbesparing vastgesteld dat moet worden betaald aan de partij die personen uitleent bij ziekte of verlof. Hierbij moet rekening worden gehouden met de Wet markt en overheid, want dit kan invloed hebben op de overeenkomst. De kostenbesparing kan worden gezien als een streven naar efficiëntie, welke reeds kan worden behaald oor het gezamenlijk inkopen van opleidingen, cursussen en adviezen. 5 Organisatie, planning, mijlpalen en financiën 5.1 Organisatie Projectgroepleden: Projectleider -> Verbinding leggen tussen kerngroep en commissies Projectleden(Kerngroep) -> Verbinding leggen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer Projectleden(Commissies) -> Verbinding leggen tussen kerngroep en zwevende projecten Projectsecretaris -> Verbinding leggen tussen kerngroep en stakeholders Mogelijke commissies: - Organisatievraagstukken - Juridische kwaliteitszorg - Nieuwe wetgeving - Bestuurlijk- juridische zaken - enz. (Een commissie wordt naar gelang de behoefte ad hoc in het leven geroepen; indien een werkgroep een structureel karakter moet krijgen wordt dit voorgelegd aan de kring van secretarissen) De opbouw van het project zal bestaan uit een vaste kerngroep die eens in de zes weken bij elkaar komt. Daarnaast zullen er verschillende commissies worden gestart die zich focussen op min of meer losse onderwerpen. Deze zouden als volgt kunnen worden gerubriceerd: - Organisatie vraagstukken (Bijv. samenwerkingsvormen(o.m. WGR), Gemeentewet, inkoop, inzet personeel/uitwisseling) - Juridische kwaliteitszorg (Bijv. audits, kennisuitwisseling) - Nieuwe wetgeving (Bijv. Aanbestedingsrecht, Staatssteunregelgeving, decentralisaties, Awb) - Bestuurlijk- juridische zaken (Bijv. WOB-verzoeken, bezwaarschriften) 6
De verschillende commissies die kunnen worden gevormd vanuit de kerngroep kunnen afhankelijk van het onderwerp bij elkaar komen. Ook kan het zijn dat er opdrachten vanuit de kerngroep worden uitgezet die niet specifiek onder een commissie vallen. Deze kunnen dan worden opgepakt door een kerngroeplid en vervolgens kan deze persoon een groep formeren die dan de opdracht gaat uitwerken. De kerngroep fungeert als een doorgeefluik voor opdrachten. Het kan voorkomen dat een idee/opdracht wordt verspreid onder de kerngroepleden en dat vervolgens mensen binnen de verschillende organisaties dit oppakken, zonder dat er kerngroepleden bij aangesloten zouden moeten zijn. Maar het is wel de bedoeling dat er minstens 1 persoon uit de kerngroep aanwezig is om de connectie te behouden. 5.2 Planning en mijlpalen Mijlpaal 1 Mijlpaal 2 Mijlpaal 3 Q3 2013 Q4 2013 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 Start JZ Projectplan Akkoord Projectplan / Thema s en aangedragen punten Thema s en aangedragen punten 5.3 Financiën De inzet van projectleiding bedraagt 2 dagdelen per week. 7