Eerste hulp bij verzuim Verzuim kost geld. Logisch dus dat u het verzuim onder uw werknemers wilt verlagen. Maar hoe kunt u dat het beste doen? En richt u zich dan op werknemers die al ziek zijn of juist op de gezonde? Met dit handboek helpen wij u op weg. Zó kunt u het verzuim zoveel mogelijk beperken en houdt u uw werknemers duurzaam aan het werk. Wat is verzuim? Verzuim is de periode waarin uw werknemer afwezig is vanwege ziekte of arbeidsongeschiktheid. Voor uw medewerker is het vervelend om ziek te zijn, maar ook voor u en de directe collega s. Zij moeten immers bijspringen. En u moet tijdens het verzuim bepaalde acties ondernemen. Verzuim is op te splitsen in drie categorieën: 1. Kort verzuim Bij kort verzuim is uw werknemer een paar dagen ziek, bijvoorbeeld vanwege hoofdpijn of verkoudheid. Hieronder valt ook kort frequent verzuim: als uw werknemer regelmatig korte periodes ziek is. Het is belangrijk daar de oorzaak van te achterhalen, want het is vaak een voorbode van langdurig verzuim. Ga in gesprek met uw werknemer of stel voor het spreekuur van de bedrijfsarts te bezoeken. Soms is de oorzaak gebrek aan motivatie of geeft het werk geen energie: bijvoorbeeld door te weinig zelfstandigheid of ontplooiingskansen in het werk, gebrek aan waardering en (positieve) feedback. Of door een slechte balans tussen werk en privé. Vergeet niet: verzuim is gedrag en dat gedrag kun je beïnvloeden! Daarom is het belangrijk dat de werknemer zich bewust wordt van zijn gedrag. 2. Langdurig verzuim Is uw werknemer 18 weken of langer uitgevallen? Dan is er sprake van langdurig verzuim en moet u meer stappen ondernemen. Laat uw bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse maken, waar de problemen en kansen van de werknemer in relatie tot zijn functie worden beschreven. U stelt op basis daarvan een plan van aanpak op, waarin u de dagelijkse werkzaamheden van uw uitgevallen werknemer beschrijft. Vanaf 42 weken verzuim moet u een melding doen bij het UWV. Is uw werknemer twee jaar uitgevallen en heeft hij in die periode niet kunnen werken? En is er ook geen zich op herstel? Dan heeft u geen loonbetalingsverplichtingen meer. Als een griepje van een werknemer weken duurt, vraag dan door: Spelen er andere dingen? Kan ik je ergens mee helpen? Wees niet bang dat uw werknemer dit als een aanval ziet, u laat juist zien dat u een betrokken werkgever bent. Ga het gesprek aan!
3. Psychisch verzuim Tot verzuim met een psychische oorzaak horen overspannenheid, een burn-out, een depressie of een angststoornis. Uit onderzoek blijkt dat verzuim met een psychische oorzaak gemiddeld 53 dagen duurt. Die periode kan bij een depressie flink oplopen, tot gemiddeld 200 (mannen) of 213 (vrouwen) dagen. Door dit in een vroeg stadium te herkennen, kan een verkorting tot wel 17 dagen van de verzuimduur opleveren. Dat komt neer op een gemiddelde besparing van 4.250 per werknemer. Ook blijkt uit het onderzoek dat er in 19 procent van de gevallen kans is op herhaling. Extra reden om hier alert op te zijn. Top 3 verzuimklachten Om uitval te voorkomen, is het goed eerst meer te weten over de oorzaken. Hieronder de top drie van de klachten die het meest worden gemeld: 1. Psychische klachten Overspannenheid, burn-out, of heftiger, een depressie. Het is niet voor niets dat je deze ziektes regelmatig voorbij hoort komen. De oorzaak hiervan ligt meestal bij het onvoldoende hanteren van grenzen en het uit balans raken van werk en privé. Uit bovengenoemd onderzoek blijkt dat vrouwen tussen de 30 en 50 jaar het grootste risico lopen. Mannen lopen een iets minder groot risico. 2. Klachten aan bewegingsapparaat Het is funest als je werknemers niet met de juiste lichaamshouding het werk uitvoeren. Een verkeerd afgestelde stoel, een te hoog bureau of een verkeerde tiltechniek allemaal belangrijke oorzaken van verzuim. Vooral in de bouw-, zorg- en logistieke sector. Zorg daarom dat een preventie-medewerker of een extern deskundige de houding en belasting van uw werknemers bekijkt en de hulpmiddelen beoordeelt. Hiermee voorkomt u chronische klachten! 3. Onbekende oorzaak (bij kort verzuim) Een werknemer die kort verzuimt, komt meestal niet in contact met de bedrijfsarts of arbodienst. Hierdoor blijft de oorzaak van het kort verzuim onbekend. Vaak gaat het om hoofdpijn, buikpijn of een verkoudheid. Geeft uw werknemer zelf niet aan wat er aan de hand is? Blijf in contact! Zo creëert u een persoonlijke band en zal de werknemer u meer vertellen. Wat kunt u doen om verzuim te beperken? Om uw uitgevallen werknemer weer terug op de werkvloer te krijgen, kunt u verschillende preventieve maatregelen nemen. Ook zó voorkomt u verzuim. Veilig werken Hoe veiliger de werkomgeving, hoe kleiner de kans op uitval. Slecht werkende luchtinstallaties maken dat uw werknemers vaak verkouden zijn. Of een onveilige constructie die een bedrijfsongeval veroorzaakt. Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) maakt u de arbeidsrisico s in uw organisatie zichtbaar. Hiermee somt u alle risico s op, benoemt u wat de ernst van eventuele gevolgen kan zijn en bedenkt u maatregelen om de risico s (deels) op te heffen.
Preventief Medisch Onderzoek Vroeger had je het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO), voor werknemers met risicovolle functies. Inmiddels is het PAGO vervangen door het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) dat u voor iedere werknemer in kunt zetten. In overleg bepaalt u welk type medisch onderzoek u uw werknemers wilt aanbieden. Kiest u voor een health check of wilt u ook kijken naar de leefstijl en stressbronnen? Natuurlijk staat het de werknemer vrij om hieraan deel te nemen. Een PMO kan het verzuim beperken, doordat problemen in een vroeg stadium worden herkend. Stelt de keuringsarts vast dat iemand veel te zwaar is en ongezonde eetgewoonten heeft, dan is dit vaak een eyeopener voor de werknemer. Het motiveert hem dan om gezonder te gaan leven. Gemotiveerd personeel Gemotiveerd personeel voelt zich meer betrokken bij het bedrijf en loopt minder risico op verzuim. Daar kunt u aan bijdragen! Ontdek samen wat hun talenten zijn en waar zij energie van krijgen. Probeer werknemers ook voldoende uit te dagen en te betrekken, bijvoorbeeld door ze extra en/of nieuwe verantwoordelijkheden te geven. Daarmee prikkelt u hen om initiatief te nemen. Zorg ook dat werknemers met elkaar en met leidinggevenden in gesprek blijven. Een open bedrijfscultuur stimuleert de motivatie en betrokkenheid. De juiste balans tussen werk en privé Geen goede balans in werk-privé is een belangrijke oorzaak van verzuim. Blijf daarom met uw werknemers in gesprek en zorg dat dit onderwerp ook aan de orde komt. Welke plek neemt werk in hun leven in? Ervaart de werknemer een hoge werkdruk? U mag uw werknemer best vragen of het werk en de privérollen als ouder, kind, vriend of sporter in balans zijn. Dat maakt uw werknemer energieker! Geef werknemers vrijheid in werktijden en werkplekken door Het Nieuwe Werken toe te passen. Beoordeel werknemers op resultaten, niet op aanwezigheid. Als mensen werken op een plek waar zij zich goed voelen, zijn ze ook productiever en efficiënter. Welke signalen wijzen op verzuim? Als uw werknemer eenmaal is uitgevallen, denkt u vaak: dat had ik moeten zien aankomen. Misschien liep hij de kantjes eraf of kwam hij heel vermoeid over. Wat zijn signalen van verzuim? Stress Geeft uw werknemer aan dat hij stress heeft, dan betekent dit dat hij (deels) de controle verliest. Houd dit in de gaten, want je hebt gezonde en ongezonde stress. Ongezonde stress herken je vaak door gedragsverandering. Reageert uw werknemer gespannen, oogt hij moe? Neem dit serieus en doe het niet automatisch af als een wat drukkere periode. Stress kan serieuze gevolgen hebben, zoals overspannenheid of een burn-out. Prestaties onder de maat Functioneert uw werknemer minder? Vermijdt hij zware belasting, of levert hij prestaties beneden zijn niveau? Ook dit kunnen voortekenen zijn van verzuim. Mogelijk verliest uw werknemer zijn motivatie door ontevredenheid over zijn functie. Of zijn er onvoldoende uitdagingen waar hij voor wil gaan. Ook een gebeurtenis thuis kan invloed hebben op het concentratievermogen, waardoor hij niet op het gewenste niveau kan presteren.
Grip op verzuim Herkent u bovenstaande signalen? Grijp dan snel in om uitval te voorkomen. Het belangrijkste is dat uw werknemer tot rust komt en herstelt. Bijvoorbeeld door minder zware taken of kortere werkdagen. Probeer vervolgens de oorzaak te achterhalen tijdens een opbouwend gesprek, zodat uw werknemer zich niet aangevallen voelt. Zit je ergens mee? Kan ik je soms helpen? Probeer samen oplossingen te vinden. Kort verzuim Een voorteken voor verzuim is vaak kort frequent verzuim. Uit onderzoek blijkt dat 50% van de werknemers die zich vier keer of vaker ziekmelden, zich binnen vier jaar langdurig ziek meldt. Vooral mensen met psychische klachten hebben daarbij een grote kans op herhaling. Maak dit bespreekbaar! Zo vergroot u de bevlogenheid van uw werknemers en voorkomt u verzuim. Vraag zo nodig advies aan uw bedrijfsarts. Kom zo snel mogelijk in actie en laat ze niet aan hun lot over. Als ze te ver weg wonen om langs te komen, vraag dan ook de rest van het personeel of ze eens op bezoek gaan bij die zieke collega. Zo houdt de uitgevallen collega meer feeling met het bedrijf. Weer aan het werk Is uw werknemer eenmaal uitgevallen, dan wilt u natuurlijk dat hij zo snel mogelijk weer gezond is en gemotiveerd aan het werk kan. Maar hoe? Met preventie! Signaleer je in een vroeg stadium iemands klachten en doe je dat op de juiste manier, dan heb je de grootste kans om iemand snel en succesvol weer in te laten stromen. Signaleren en begeleiden Voor vroegtijdige signalering en goede begeleiding kunt u een bedrijfsmaatschappelijk werker inzetten. Deze professional richt zich op problemen in de sociale omgeving: wonen, werken, religie en persoonlijke omstandigheden. Vermoedt u dat een van uw werknemers psychische klachten heeft? Informeer dan uw bedrijfsarts over die vermoedens. Deze beoordeelt of begeleiding mogelijk en noodzakelijk is. Re-integratie Is uw werknemer uitgevallen, dan kunt u een arbeidsdeskundige inschakelen. Deze is gespecialiseerd in de sociale, maatschappelijke, juridische en financiële aspecten van verzuim. Hij onderzoekt welke stappen u samen moet nemen om de terugkeer zo duurzaam mogelijk te maken. Kan uw medewerker reintegreren in zijn eigen functie, welke aanpassingen zijn dan nodig of welke andere taken kan hij uitvoeren? Ook kan een arbeidsdeskundige u informatie geven over regelingen: mocht uw werknemer opnieuw uitvallen, wat wordt er dan van u verwacht? Probeer een zo gunstig mogelijk arbeidsklimaat te creëren, zeker als uw personeel zware arbeid moet verrichten. Optimale arbeidsomstandigheden, in combinatie met de nodige hulpmiddelen en goed schoeisel. Stappenplan re-integratie Om uw werknemer te laten re-integreren, is het belangrijk om onderstaande stappen te doorlopen. Daarbij verplicht de Wet verbetering poortwachter zowel u als uw werknemer om er alles aan te doen om de re-integratie succesvol te laten zijn. 1. Gesprekken bedrijfsarts Zorg dat uw werknemer in de eerste weken van zijn verzuimperiode verschillende gesprekken heeft met de bedrijfsarts.
2. Probleemanalyse U moet zorgen dat uiterlijk in week zes de bedrijfsarts of arbodienst een probleemanalyse heeft opgesteld. Hierin beschrijft de bedrijfsarts: de klachten, de oorzaak van het verzuim en de mogelijkheden om weer aan de slag te gaan. Hij schetst het verloop van de re-integratie en legt vast welke stappen werkgever en werknemer moeten nemen. De probleemanalyse wordt opgesteld aan de hand van een gesprek bij de bedrijfsarts. Op basis hiervan beoordeelt het UWV of u en uw werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd om tot werkhervatting te komen. Veel werkgevers onderhouden telefonisch contact met hun werknemer tijdens verzuim. Dat is prima, maar zorg ook voor persoonlijk contact. Afspreken op kantoor houdt uw werknemer betrokken bij wat er op de werkvloer speelt. Als uw werknemer niet op het werk wil komen, dan weet u ook meteen dat er meer speelt dan ziekte. Schaamt hij zich voor zijn klachten of spelen er problemen op het werk, bijvoorbeeld tussen collega s? 3. Plan van aanpak Als de bedrijfsarts oordeelt dat uw werknemer niet meer kan werken, dan is een plan van aanpak niet nodig en kunt u meteen door naar stap zes. Kan uw werknemer wel weer aan de slag, dan stelt u uiterlijk in de achtste week een plan van aanpak op, dat u beiden ondertekent. Hierin beschrijft u hoe uw werknemer zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk kan. Leg in het plan van aanpak afspraken vast op het gebied van: * Aanpassingen op het werk (taken en/of werkplek) * Trainingen en therapieën * Activiteiten die de werknemer begeleiden naar ander werk U en uw werknemer zijn verplicht om de afspraken uit het plan van aanpak na te komen. Houdt uw werknemer zich er niet aan? Overleg dan eerst met uw werknemer waarom het niet lukt. Eventueel past u het plan van aanpak aan. Blijft er een meningsverschil tussen u en uw werknemer over wat hij wel en niet kan? Dan kunt u een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen. Bij een meningsverschil over de re-integratie kunt u een deskundigheidsoordeel bij UWV aanvragen. UWV zal u er bij een WIA-aanvraag namelijk op aanspreken als u dit niet heeft gedaan. Bespreek met uw bedrijfsarts wanneer u een deskundigenoordeel kunt aanvragen. Er zijn namelijk verschillende deskundigenoordelen ( Arbeidsgeschiktheid, Passend werk, of Re-integratie-inspanningen ). 4. Contact houden Eens in de zes weken is er contact met uw werknemer noodzakelijk. Kijk dan of het plan van aanpak nog steeds haalbaar is. Stel het plan van aanpak indien nodig bij. Blijkt dat uw werknemer niet meer binnen het bedrijf aan de slag kan? Probeer dan werk voor uw werknemer te vinden binnen een andere organisatie. Dit heet re-integratie tweede spoor. U kunt uw werknemer bijvoorbeeld proberen te detacheren of een re-integratiebedrijf inschakelen. 5. Eerstejaarsevaluatie Bij het ingaan van het tweede verzuimjaar verplicht de Wet verbetering poortwachter u en uw werknemer om de voortgang in de re-integratie opnieuw te beoordelen. En eventueel nieuwe afspraken vast te leggen. Omdat de bedrijfsarts een grote rol heeft in het re-integratietraject, is het verstandig om hem bij de evaluatie te betrekken.
Kan uw werknemer niet op kantoor komen, dan betekent dat niet meteen dat hij helemaal niets kan doen. Praat met hem over de mogelijkheden. Kan hij thuis werken? Kan hij kleine (andere) klussen doen? U kunt ook altijd uw bedrijfsarts vragen om advies: Wat mag ik van mijn werknemer verwachten? 6. Eindevaluatie Heeft uw werknemer na twee jaar het werk nog niet (volledig) hervat of kan uw werknemer niet meer werken? Vraag dan samen een WIA-uitkering aan. De bedoeling van de Wet werk inkomen naar arbeidsvermogen is dat werknemers zoveel werken als ze kunnen. Houd eerst samen een eindevaluatie en leg vast wat de stand van zaken van de re-integratie is. Deze eindevaluatie vormt samen met de probleemanalyse en het plan van aanpak het re-integratieverslag. Dat geeft samen een goed beeld wat u en uw werknemer hebben gedaan om re-integratie mogelijk te maken. 7. Einde re-integratietraject Het UWV beoordeelt op basis van het re-integratieverslag of u en uw werknemer alles hebben gedaan om de instroom in de WIA te voorkomen. Ook nodigen zij de werknemer uit voor een WIA-onderzoek. Als het UWV vindt dat uw werknemer te weinig aan zijn re-integratie heeft gedaan, dan kunnen zij een uitkering weigeren. En hebt u geen verplichtingen meer om loon te betalen. Heeft de werkgever naar het oordeel van UWV niet genoeg meegewerkt aan de re-integratie, dan krijgt de werkgever een boete. Dit heet de loonsanctie. De werkgever zal dan de werknemer het salaris moeten doorbetalen tot maximaal 1 extra jaar. Kort frequent verzuim komt vaak door een scheve balans tussen de energie die iemand in zijn werk steekt en de beloning of waardering die hij ervoor terugkrijgt, en de betrokkenheid van werknemers bij het werk. Dus vraag uw werknemer waar hij energie van krijgt! Zelfstandigheid, taakvariatie, het werk indelen, feedback krijgen en zichzelf kunnen ontplooien allemaal energiebronnen. Maar ook steun en waardering van leidinggevende en collega s horen daarbij. Ga hierop in met uw werknemer. Dat is beter dan de vraag waarom hij verzuimt.
Werkgever en werknemer krijgen te maken met: Regels ziekmelden en re-integreren In de eerste week meldt de werkgever de zieke werknemer aan bij de arbodienst of bij de zelfstandig gevestigde gecertificeerde bedrijfsarts met wie een contract is afgesloten. Is een werkneemster zwanger, dan wordt dit ook gemeld aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Zij heeft dan recht op een Ziektewetuitkering. Ook een werknemer die ziek is door een orgaandonatie en arbeidsgehandicapte werknemers krijgen een Ziektewetuitkering. Dreigt langdurige ziekte, dan maakt de bedrijfsarts in de zesde week samen met de werknemer een probleemanalyse. De werkgever voert ten minste zes wekelijks voortgangsgesprekken met de werknemer. De werkgever stelt een casemanager aan die het nakomen van de afspraken bewaakt. De werkgever start met het aanleggen van een re-integratiedossier. Hierin worden alle afspraken en activiteiten gemeld die de werkgever en de werknemer ondernemen. Dit dossier is van belang voor het WIA-traject dat bij langdurige ziekte kan starten. In de achtste week van de ziekmelding stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Hierin staat wat beiden gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Vanaf de achtste week wordt dit plan uitgevoerd. Na 42 weken ziekte volgt een ziekmelding bij het UWV. Dit kan de arbodienst of de bedrijfsarts voor het bedrijf doen. Het UWV onderneemt nog geen actie. Blijft de werknemer onverhoopt lang ziek en is re-integratie in het bedrijf of bij een andere werkgever niet mogelijk, dan volgt tussen week 46 en 52 een eerstejaarsevaluatie. De werkgever bespreekt samen met de werknemer het re-integratietraject. De werkgever schrijft een verslag van de evaluatie en voegt dit toe aan het re-integratiedossier. Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar het werk, dan ontvangt de werknemer in de 87ste week een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Binnen 3 weken moet dit formulier terug zijn bij het UWV. De werkgever stelt het re-integratieverslag op. De werknemer dient het re-integratieverslag samen met zijn WIA-aanvraagformulier in bij het UWV. Snel daarna beoordeelt het UWV het re-integratieverslag, voert een WIA-keuring uit en start mogelijk de WIA-uitkering. Als de werkgever het niet eens is met de conclusies van de bedrijfsarts of als de werkgever vindt dat de werknemer onvoldoende meewerkt, kan hij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Het vervolg voor de werkgever en werknemer Wat mag wel en wat niet? De werkgever mag niet vragen wat de medewerker mankeert en wanneer deze verwacht weer aan het werk te kunnen. De medewerker hoeft niet te vertellen welke ziekte hij heeft. De werkgever mag wel van de medewerker verlangen dat deze de bedrijfsarts bezoekt. Die beoordeelt of iemand in staat is aangepast werk te verrichten en hoelang het verzuim redelijkerwijs duurt. Loon Gedurende de eerste twee jaar ziekte is de werkgever verplicht het loon van de zieke werknemer door te betalen. Dit geldt niet voor UWV-ziekengeldontvangers en werknemers van wie het dienstverband afloopt, zoals tijdelijke krachten en uitzendkrachten. In overleg met de werknemer kan de werkgever het UWV vragen het loon langer door te betalen dan 2 jaar. Het langer doorbetalen van loon mag maximaal 12 maanden. Dit betekent dat de WIA-keuring met dezelfde periode opschuift.
De werkgever mag het loon van de medewerker inhouden als de medewerker zonder goede gronden en tegen de beoordeling van de bedrijfsarts in, weigert (tijdelijk) aangepast werk te doen. In het uiterste geval mag ontslag aangezegd worden. Als de ziekte langer duurt dan twee jaar heeft de werkgever het recht om de arbeidsovereenkomst te laten ontbinden. Regels werknemer De werknemer moet zich aan bepaalde regels houden. Er bijvoorbeeld alles aan doen om zo snel mogelijk passend werk te vinden en actief aan het herstel te werken. De werknemer probeert zo snel mogelijk weer aan de slag te gaan. De werkgever is verantwoordelijk voor de controle, begeleiding en re-integratie. Ook als de werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering naast het loon, is de werkgever verantwoordelijk. De re-integratieverplichtingen van de zieke werknemer op een rijtje. De werknemer: reageert positief op het aanbod om het eigen werk te hervatten onder gewijzigde omstandigheden. reageert positief op mogelijkheden tot herplaatsing in een andere functie binnen de eigen organisatie als terugkeer op de eigen werkplek niet mogelijk is. staat positief tegenover re-integratie tweede spoor. moet meewerken aan redelijke voorschriften van de werkgever of deskundigen die hem begeleiden. moet meewerken aan redelijke maatregelen gericht op vergroting van de bekwaamheden zoals training en scholing. moet meewerken aan genezing en deze niet belemmeren of vertragen. moet meewerken aan het opstellen van het plan van aanpak en het uitvoeren van het overeengekomen plan en aan de in de CAO overeengekomen maatregelen ter bevordering van herstel of re-integratie. De terugkeer naar werk (re-integratie) staat voorop. Daar moet de werknemer dan ook aan meewerken. Houdt de werknemer zich niet aan de regels, dan kan dat gevolgen hebben voor de doorbetaling van loon of voor de eventuele Ziektewetuitkering en naderhand eventueel voor de WIA-uitkering. Bij verschil van mening kan de werknemer en/of werkgever een onafhankelijk oordeel aanvragen bij het UWV. Dit heet een deskundigenoordeel.