Verslag van de bestuurlijke procesgroep FUMO van maandag 5 december 2011 (versie 13-12). Aanwezig: mevr. I. Diks, W. de Haan, mevr. N. Ketelaar, J. Kramer, R. Lambrichs de Bruin, F. Mink (secretaris), M. Offinga, F. Perdok, M. Scheweer, S. Siebenga, H. Visser. Afwezig: R. v.d. Bosch (ziek), A. v.d. Ploeg mka, mevr. Poepjes mka, wethouder Harlingen vacature. 1 Opening voorzitter Scheweer Welkom deelnemers. Vaststelling agenda. Er wordt mee ingestemd agendapunt 4 als eerste te behandelen. 2 Vaststellen verslag bestuurlijke procesgroep van 3 november 2011 Het verslag is na de vergadering in concept voor opmerkingen rondgestuurd en aangepast. Mevrouw Diks benadrukt dat een verdergaande centralisatie van taken, door die uit de RUD s te halen, ook voor VNG ongewenst is. Dat standpunt staat al in het verslag en is in het standpunt van de noordelijke provincies (zie 3) ook zo verwoord. - Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. - Er zijn geen vragen naar aanleiding van. 3 Recente landelijke ontwikkelingen en regie in Fryslân - BRZO Kramer licht het onderwerp toe. De BRZO-discussie wordt landelijk gevoerd. Atsma wil een snelle reactie van de koepels. Zoals de vorige vergadering aangekondigd, heeft er overleg met Groningen en Drenthe plaatsgevonden en hebben de provinciebestuurders zich kunnen vinden in een voorstel de coördinatie voor het noorden van de BRZO-taken onder bepaalde voorwaarden in Groningen te laten plaatsvinden. Het mag niet ten koste gaan van de werkzaamheden in de FUMO en Drentse RUD. Die moeten de bedrijfskundige lijn en verantwoording naar de bevoegde gezagen borgen en het personeel moeten uit het oogpunt van kwaliteit en robuustheid in de eigen RUD blijven. - BSB De bestuurlijke strafbeschikking wordt in 2012 ingevoerd. Van den Bosch heeft hiervoor een notitie gemaakt die is verzonden. Er zijn instemmende en afwijzende reacties op het gebruik van het instrument. - ICT, productie-applicatie informatiedeling De regie heeft het contact naar de leden van het kernteam gelegd. - Digitale agenda Bekeken wordt of de digitalisering rond FUMO ingepast kan worden. - Communicatie De communicatie is nu wekelijks en de website wordt geactualiseerd. Er wordt door Visser aangegeven dat het gebruik van het VFG logo niet rechtmatig zou zijn. 1
- Actie: Check gebruik VFG logo door regie, projectleiding - Brief van ministerie IenM; deelname GR Zie discussie bij 4 4 Realisatie Friese samenwerking vergunningverlening en toezicht in een Fryske Útfieringsorganisaasje Miljeu en Omjouwing Fase bedrijfs- en implementatieplan Projectmanager Rob Lambrichs de Bruin van Twijnstra Gudde en namens de opdrachtgevers vz. ambtelijke proces-/directiegroep Febo Perdok zijn aanwezig. - Algemeen gang van zaken proces en OWO: Perdok licht toe: Het plan van aanpak Bedrijfsplan is op basis van de opmerkingen definitief gemaakt met daarin de planning, financiële raming en met een oplegger naar de directies verzonden. Tevens is zoals afgesproken een informatieve brief voor de raden/staten/bestuur toegevoegd. Omdat het proces vooraf is besproken verwacht hij instemming en geen probleem over de kostenverdeling. Binnen het overleg van de gemeentesecretarissen met de directie van de Veiligheidsregio is het bedrijfsplan 13 februari geagendeerd, na bespreking in BPG op 19-1. Donderdag 8/12 is er een afspraak met OWO-gemeenten met als doel werkafspraken over bedrijfsplan en financiën te maken. Er is een gesprek van regisseur, vertegenwoordigers OWO gemeenten met mevr. S. Dekker op 17 januari gepland. De ambtelijke procesgroep adviseert de juridische vorm te regelen via een GR. Lambrichs de Bruin vult t.a.v. het proces voor het opstellen van het bedrijfsplan aan: Elke week komt er een bijgestelde versie van het bedrijfsplan die in kerngroep wordt besproken. In de toegezonden houtkoolschets zijn de grote lijnen vastgelegd. - Juridische vorm Lambrichs de Bruin licht de uitgereikte sheets over de juridische vorm toe. Bijna overal in Nederland wordt de gemeenschappelijke regeling (GR) toegepast. Binnen GR zijn drie opties: de gebruikelijke vorm, een GR met uitvoeringsmodel, een besturingsovereenkomst met netwerkoptie, privaatrechtelijke bedrijf. De verschillen worden kort doorlopen: Negatieve punten van een netwerk zijn kwaliteit en prioritering van het werk, efficiëntie en marktwerking. Het idee is goed, maar uitvoering lijkt een probleem te worden waardoor er moet worden aangepast. Negatieve punten van privaat zijn de mandatering, rolconflict positie in besturen en ambtenarenstatus. Een GR kent die negatieve punten niet of de punten zijn te borgen in de manier van werken en de afspraken. Binnen de GR optie heeft een centrumgemeente de nadelen van te groot risico voor die gemeente en het gebrek aan invloed van partijen. Er vindt een discussie plaats, met de volgende inbreng: De keuze is of privaat of GR en als het GR is dan de vraag welke inkleuring? We moeten uitgaan van de intentie-overeenkomst. Opdracht aan de projectgroep was de alternatieven te onderzoeken en dan met een onderbouwing van de argumenten een keuze te maken. Dit wordt breed ondersteund. Is met de brief van het ministerie het eerdere standpunt van de minister weer ingehaald? Nee de brief is duidelijk; de basis is een openbaar lichaam GR. Het ministerie heeft 2
desgevraagd aangegeven met de brief niet bedoeld weer ruimte te willen geven aan de discussie. Er is geen behoefte aan een nieuw model; de FUMO vervangt de MAD. Daarbinnen kun je flexibiliteit goed organiseren. De keuze vraagt om bestuurlijke solidariteit en gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Los diensten af te nemen zorgt voor een hoger prijskaartje. Bevoegde gezagen, waaronder de provincie als opdrachtgever, hebben in eerdere rondes hun keuze al gemaakt. Een lichte GR kan meer vrijheid geven door de sturing anders in te vullen. Als de meerderheid kiest voor een GR, dan is er geen alternatief. Shoppen buiten de veiligheidsregio kan niet. Mandatering VTH is de keuze van een individueel bevoegd gezag. Geen mandaat betekent in huis meer zelf moeten doen. De belangenafweging kent een aantal prioriteiten: kwaliteit boven alles, efficiëntie, mandateren, de ambtenarenstatus. Er wordt een dringend beroep gedaan op een ieder een toekomstbestendige keuze te maken en verder dan 2103 vooruit te kijken. De volgende conclusie wordt voor het onderdeel juridische vorm getrokken: De bestuurders zien net als de ambtelijke procesgroep/directiegroep geen nieuwe argumenten voor een alternatief anders dan een openbaar lichaam volgens de GR. Maar de projectgroep wordt nogmaals gevraagd de zoektocht met alle en dus ook de financiële argumenten voor en tegen in beeld te brengen en via (uitbreiding van) de brief en in het plan breed te delen. De leden van de bestuurlijke procesgroep zijn ambassadeurs bij de andere deelnemers (bijvoorbeeld via VFG) van het proces en de samen gemaakte keuzes. - Stand van zaken deelname per organisatie en totaal aan de FUMO. Afspraak: Er volgt nog een check of het werk in de MAD volledig is meegenomen. De tabel en de opgave van deelname aan de FUMO gaat als wederhoor naar gemeenten; het stelt vragen bij de juistheid. Er wordt een toelichting van het RIJK op de omschrijving van de basistaken bijgevoegd. - Financiën verantwoording: zie specificatie in het plan. De actuele situatie waarin de eerste boekingen zijn verwerkt wordt met bijgestelde verslag meegezonden. - Financiën: hoe de initiële kosten en bezuinigingen op termijn terug te verdienen? Lambrichs de Bruin licht toe: in de houtkoolschets is aangegeven dat de FUMO op overhead en efficiëntie goedkoper kan zijn. Op kwaliteit zal de FUMO echter duurder zijn. Deze drie onderwerpen samen bepalen op welke termijn de initiële kosten kunnen worden terugverdiend. Zo krijgt de FUMO een lagere overhead (is een slank productiebedrijf) dan de latende organisaties (gemeenten, Wetterskip en provincie) Verder krijgt de organisatie een opdracht mee om binnen enkele jaren 5% efficiënter te werken. Dat wordt onderbouwd in het plan. Ten slotte voldoet de huidige kwaliteit niet aan de hogere landelijke normen. Omdat daarop gewerkt wordt naar een Friese maatlat zullen de kosten gemiddeld toenemen. 3
Er wordt nog naar de toegeleverde gegevens gekeken. Een FUMO kan goedkoper werken, maar per organisatie kan het resultaat sterk wisselend zijn. Het volgende wordt op dit onderwerp ingebracht: Het verschil in rendement kan voor een individuele organisatie een bottleneck vormen; dat onderdeel moet goed worden uitgelegd en gemotiveerd. Dat de frictiekosten voor de latende organisatie zijn is nieuw en moet wel per typische organisatie in beeld worden gebracht. Met name de ICT-keuze heeft gevolgen. We moeten naar een efficiënte organisatie klaar voor de toekomst. De zaak op orde brengen kost geld; bij het rijk in beeld brengen. We moeten de nieuwe organisatie niet belasten, maar het moet wel in beeld. De houtkoolschets geeft als stemverdeling een maximum, maar geldt daarnaast ook minimum? Denk ook aan kosten ontbinden zoals de MAD. Afspraak: naast besparingen zijn er ook randvoorwaarden zoals de kwaliteitskosten; financiële gevolgen worden voor het algemeen en per organisatie-type in kaart gebracht - Huisvesting: Locatie-opties zoals Leeuwarden of Grou worden kort besproken. Afspraak: Er worden criteria uitgewerkt. Wel zelfstandig positioneren. Er wordt rekening gehouden met het nieuwe werken en het mede gebruik van bestaande flex-plekken bij de deelnemende organisaties. - Kwaliteit: Bij dit onderwerp wordt meegegeven: Wat verstaan we onder kwaliteit. Dit z.s.m. helder maken. Het kernteam moet dit voor de bestuurders goed voorbereiden, zodat discussie nog mogelijk is. We streven naar 1-1-2013 maar wel met een zorgvuldig traject. Houdt rekening met landelijke kwaliteitscriteria en neem dit mee in het plan. Neem een gebrek aan opleidingsniveau mee in de kosten. Kwaliteit is de primaire doelstelling van deze operatie. Dat moet uitgangspunt zijn. Afspraak: Neem uitgaande van het te realiseren kwaliteitsniveau de opmerkingen mee in het concept bedrijfsplan dat we begin januari nog in een extra bestuurlijke vergadering bespreken. Mink prikt een datum waarvoor de agenda zal worden vrijgemaakt. - Kaders sociaal plan: Dit onderwerp is niet besproken. 5 Volgende afspraken: tijd van 9-10.30 uur (uitgezonderd 11-1) De vervolgdata voor 2012 zijn: 11-1 (9-11.30), 19-1, 16-2, 5-4, 10-5, 7-6, 12-7, 20-9, 8-11, 13-12. 4
6 Rondvraag, sluiting Visser vraagt naast de goede communicatie via nieuwsbrief om bespreking via regio bijeenkomsten en informatie aan organisaties. Actie Lambrichs de Bruin. Mevr. Diks vraagt aandacht voor een brief vanuit IenM over de aanpak van de asbestproblematiek door gemeenten. Vraag: Zit asbest in de basistaken van de RUD? Antwoord secretaris bron het basistakenpakket: Het milieutoezicht bij de bedrijfsmatige activiteiten met betrekking tot., asbest,... Het gaat hierbij om het ketengerichte milieutoezicht. Scheweer bedankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering. 5