Samenstelling: mevrouw Leona Detiège, burgemeester-voorzitster; de heren Leo Delwaide, Marc Van Peel, mevrouw Chantal Pauwels, de heren Robert Voorhamme, Ludo Van Campenhout, Eric Antonis, Erwin Pairon, Tuur Van Wallendael, Dirk Grootjans, Luc Bungeneers, schepenen; de heren Staf Neel, Marcel Bartholomeeussen, Jan Claes, mevrouw Hilda Vienne, de heer Johan Van Brusselen, mevrouw Fatima Bali, de heren Gilbert Verstraelen, Geert Brouwers, Bob Hulstaert, Dirk Geldof, Filip Dewinter, Jan Penris, mevrouwen Ann Coolsaet, Nahima Lanjri, de heer Ludo De Ranter, mevrouw Tanja Smit, de heren Paul De Loose, Louis Anken, mevrouw Marleen Segers, de heren Hugo Verhelst, Luk Lemmens, Claude Marinower, mevrouw Suzette Verhoeven, de heren Patrick Janssens, Gerolf Annemans, Christian Leysen, mevrouw Marleen Van Ouytsel, de heren Youssef Slassi, Patrick De Roo, mevrouw Freya Piryns, de heren Johan Peeters, Philip Heylen, George Ver Eecke, mevrouw Christel Crauwels, de heer Koenraad Dillen, mevrouw Anneke Vermeiren, de heer Hans Coveliers, mevrouw Kathleen Van Brempt, de heren Rob Verreycken, Johan Bijttebier, mevrouwen Caroline Drieghe, Ledy Broeckx, Christel Luyckx, de heer Maurice Van Tongerloo, raadsleden; de heer Paul Thewissen, waarnemend stadssecretaris, de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris. Openbare zitting van 23 juni 2003 Iedereen aanwezig behalve de heren Marc Van Peel, Tuur Van Wallendael, schepenen; mevrouwen Tanja Smit, Marleen Segers, de heren Claude Marinower, Christian Leysen, mevrouw Christel Crauwels, de heer Hans Coveliers, raadsleden; de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris. Personeelsmanagement A-Punt 16 Personeelsbehoefteplan. Tijdelijk kader. Europese structuurfondsen Urban 2 en Doelstelling 2. Afstemming stadsontwikkeling op het stedelijk ommunicatiebeleid. Concretisering beleidsrichtlijn (Jaarnummer 1119) Ten behoeve van de afstemming van de betreffende stadsontwikkeling op het stedelijk beleid wordt er een tijdelijk kader opgericht. Agendapunt, college, gewone zitting, 26/03/03, jaarnummer 3071 Motivering Voorgeschiedenis Op 28 november 2001 (jaarnummer 12 845) keurde het college het plan bovenstedelijke investeringsprogramma s 2002 goed. Bij de halfjaarlijkse evaluatie in december 2002 blijkt dat de huidige structuur onvoldoende output genereert, en dat er te weinig aan planning wordt gedaan. Vanaf 1 maart 2003 voert het autonoom gemeentebedrijf voor vastgoed en stadsprojecten (verder AG VESPA genoemd) het programmabeheer van de bovenlokale structuurfondsen, de Europese programma s in het kader van Doelstelling 2 en Urban 2, het stedenfonds en het federaal grootstedenbeleid uit. Feiten en context Het decreet van 15 juli 2002 houdende wijziging van het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, voorziet in een personeelsbehoeftestudie, een organogram en een studie van de financiële haalbaarheid voor de oprichting van een tijdelijk contractueel kader. Pagina 1 van 8
Personeelsbehoeftestudie Beleidsvisie: Het reeds genoemde plan bovenstedelijke investeringsprogramma s 2002 voorziet in de inbedding van de betreffende deze programma s in het stedelijk beleid, volgens het principe van de cascade. Dit impliceert dat naast de voor dergelijke projecten specifieke kanalen ook de bredere kanalen van de stad kunnen aangesproken worden bij onvoldoende capaciteit. Bij de halfjaarlijkse evaluatie van de in verband met stadsontwikkeling blijkt dat de huidige structuur onvoldoende output genereert. Er zijn wel positieve resultaten, maar deze zijn nog teveel het resultaat van een ad hoc-beleid. Er is dus behoefte aan meer planning. Voor de afstemming van de stadsontwikkeling op het stedelijk beleid gelden de volgende principes: voor de drie investeringszones (Spoor Noord, Stationsomgeving en Zuidrand) wordt één voltijdse contractuele consulent () A1a-A1b-A2a per investeringszone aangesteld de drie consulenten () staan onder leiding van de informatieambtenaar voor het generieke beleid stadsontwikkeling wordt er gebruik gemaakt van de mediaruimte in de reguliere stedelijke kanalen; de specifieke per stadsproject wordt door de consulent () in overleg met de dossierbeheerder van de investeringszone geregeld. De nota Stadsontwikkeling, bovenlokale Europese structuurfondsen. Afstemming op het stedelijk beleid, op 26 maart 2003 bezorgd aan de leden van het college, regelt hiervan de praktische modaliteiten. Functiebeschrijving Hiervoor gelden de benoemingsvoorwaarden van consulent (), zoals voorzien in de beslissing van de gemeenteraad van 26 maart 2001 (jaarnummer 496). Pro memorie wordt hier een overzicht gegeven van de functiebeschrijving: FUNCTIE: weddeschaal: () A1a-A1b-A2a 1. Algemene benoemingsvoorwaarden Voldoen aan de algemene benoemingsvoorwaarden. 2. Specifieke benoemingsvoorwaarden 2.1. Diploma volgens niveau In het bezit zijn van universitair einddiploma of daarmee gelijkgesteld, of een diploma van het hoger onderwijs van het lange type. Pagina 2 van 8
2.2. Specificatie diploma STUDIEGEBIED: diploma dat toegang geeft tot het niveau 1 van de rijksbesturen 2.3. Bijkomende voorwaarden a) bekwaamheidsakten BEKWAAMHEIDSAKTEN: geen b) andere Communicatie geen 3. Selectieproef Geslaagd en nuttig gerangschikt zijn voor een vergelijkende selectieproef. 4. Geneeskundige geschiktheid Geneeskundig geschikt zijn voor de functie. De kandidaten die aan alle vereisten voldoen, worden volgens de rangschikking in de selectieproef tot de effectieve proeftijd toegelaten. 5. Effectieve proeftijd conform de wet op de arbeidsovereenkomsten 6. Toelatingsmodaliteiten/Wegingscoëfficiënten 6.1. Verplicht opgelegde studiegebieden/richtingen/opties geen Verplicht te evalueren studiegebieden/richtingen/opties Taakinhoud van de functie politieke en sociale wetenschappen: bestuurswetenschappen, wetenschappen toegepaste taalkunde, journalistiek Pagina 3 van 8
Uitwerken van een globaal plan voor stadsontwikkelingsprojecten zoals bepaald in het convenant met AG VESPA. Doelstelling, doelgroep en boodschap specifiëren Inventariseren van mogelijke kanalen/dragers Indien nodig, eigen kanalen creëren Opmaken van een algemene website over stadsontwikkeling in Antwerpen Uitwerken overkoepelende huisstijl voor stadsontwikkeling. Opstellen van een globaal mediaplan voor stadsontwikkelingsprojecten. Waar, wanneer en hoe willen we met stadsontwikkeling in de media verschijnen? Dagelijks de media opvolgen met betrekking tot stadsontwikkeling. Persarchief samenstellen Communicatie per investeringsgebied Inventariseren van alle bestaande en geplande stadsontwikkelingsprojecten (ruimtelijk, sociaal en economische initiatieven) in het investeringsgebied. Deze inventaris moet permanent up-todate gehouden worden. Kennis opbouwen over elk stadsontwikkelingsproject in het investeringsgebied Communicatieplan opmaken voor het investeringsgebied Communicatieplannen van de verschillende deelprojecten per investeringsgebied integreren tot één overkoepeld, synergetisch plan voor heel het investeringsgebied. Voeren van voor het hele investeringsgebied: Communicatie voeren volgens het principe van de cascade, zoals bepaald in collegebesluit 28/11/2001, jaarnummer 12845 Aanmaken van overkoepelende producten voor het investeringsgebied Opstellen van een mediaplan voor het investeringsgebied Website up-to-date houden Dagelijks de media opvolgen met betrekking tot het investeringsgebied Persarchief samenstellen Reageren wanneer het nodig blijkt Netwerk van medewerkers, projectverantwoordelijken en dossierbeheerders opbouwen en onderhouden, alsook voor informatiedoorstroming zorgen. Zetelen in de overlegstructuren van deze investeringsgebieden en deelprojecten. Communicatieadvies verstrekken aan de hogere overlegstructuren en aan de medewerkers. Algemeen Overleg met consulent AG VESPA Lange termijn samenwerkingsverbanden opbouwen en onderhouden met externe partners. Regelmatig overleg met informatieambtenaar die eindverantwoordelijkheid heeft over het gevoerde beleid. Regelmatig overleg met de bevoegde kabinetten over het gevoerde beleid in het investeringsgebied Communicatie afstemmen op de meerjarenplanning investeringsbegroting van het college van burgemeester en schepenen Prestatiegegevens Pagina 4 van 8
Gezien de omvang en het belang van de projecten is er per investeringsgebied behoefte aan één voltijdse consulent (). De taakinhoud is niet limitatief, in die zin dat de consulenten waar nodig zelfstandig initiatieven moeten kunnen nemen. Het niveau van dienstverlening is universitair: de consulenten dienen in samenwerking met de medewerkers, projectverantwoordelijken en dossierbeheerders de (planning) te ontwikkelen, terwijl zij organisatorisch rechtstreeks onder het hiërarchisch toezicht van de informatieambtenaar (A5a-A5b) ressorteren, in samenwerking met de consulenten () van de bedrijfseenheid informatie en districtswerking (ID). Organogram Bedrijfseenheid informatie en districtswerking (de plaats van het nieuwe tijdelijke kader stadsontwikkeling werd in vet en in een groter lettertype vermeldt) Bestuursdirecteur Informatieambtenaar Voorlichting pers De Antwerpenaar Communicatieplanning Wijkoverleg Interne, evenementen en logistiek Secretariaat Secretariaat secretariaat Stadswinkel redactie Stadsontwikkeling Op locatie Lay-out Communicatie districten en bedrijfseenheden Fasering Er werd een protocol afgesloten met de representatieve vakbonden van het stadspersoneel. Juridische grond Bij toepassing van de krachtlijnen kunnen contractuele personeelsleden, gesubsidieerde contractuelen uitgezonderd, slechts aangeworven worden: 1. Voor contracten van bepaalde duur. Het kan dan niet om leidende functies binnen de organisatie gaan. 2. Voor de tijdelijke vervanging van andere personeelsleden. 3. Voor welbepaalde opdrachten en projecten, waarvoor binnen de formatie geen personeel voorzien is. Vermits in het personeelsbehoefteplan géén personeel voor dit project voorzien is, moet er een tijdelijk kader opgemaakt worden. Dit dient goedgekeurd te worden door de gemeenteraad, op grond van artikel 145.1 van de nieuwe gemeentewet. Pagina 5 van 8
Door de wetgeving op het syndicaal statuut moet deze uitbreiding van de contractuele personeelsformatie ook besproken worden in het bijzonder comité, en moet hierover een protocol worden afgesloten met de representatieve vakbonden van het stadspersoneel. Het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, gewijzigd bij decreet van 15 juli 2002, voorziet in artikel 6 onder meer in het volgende ten behoeve van het administratief toezicht op de personeelsformaties en het inzetten van contractueel gemeentepersoneel: 1. een verantwoording van het tijdelijk kader aan de hand van een personeelsbehoeftestudie, die volgende elementen omvat: een motivering en verklaring van de beoogde wijzigingen aan het personeelsbestand waarbij onder meer de beleidsvisie of de opties van het bestuur op herkenbare wijze worden verwoord, de functiebeschrijvingen die de functies onderbrengen in een bepaald niveau en op een bepaalde plaats binnen de organisatie (en die een nauwkeurige weergave bevatten van de taakinhoud en het profiel van een functie), en de prestatiegegevens in de vorm van kwantitatieve en beschrijvende informatie 2. een algemeen organogram of een deelorganogram van de dienst, waarin de wijziging wordt doorgevoerd 3. het aantonen van de financiële haalbaarheid op basis van de nauwkeurige berekening van de maximale financiële gevolgen, en van de wijze waarop het evenwicht van de begroting en van het bijbehorende meerjarige financiële beleidsplan behouden kan blijven Advies Deze materie wordt voorgelegd aan de representatieve vakbonden van het stadspersoneel. Bij het oprichten van een tijdelijk kader wordt gewoonlijk, voor dit aan de gemeenteraad wordt voorgelegd, het advies van de provinciegouverneur ingewonnen. Financiële gevolgen De omzendbrief BA-2002/12 administratief toezicht op de gemeenten en politiezones. wijzigingen aan het decreet van 28 april 1993 door het decreet van 15 juli 2002 omschrijft, ter uitvoering van het genoemde decreet, de wijze waarop de berekening dient te gebeuren van de personeelskosten bij wijzigingen in de statutaire of contractuele personeelsformaties. De besturen moeten telkens de maximale financiële gevolgen berekenen, vertrekkende van de begroting en de meerjarenplanning. Deze berekening kan niet achteraf worden toegevoegd aan de beslissing van de gemeenteraad en werd bijgevolg hier in de rubriek financiële gevolgen opgenomen. De omzendbrief stelt het volgende: Elementen van de kostprijsberekening: 1. de kostprijs van de totale huidige personeelsbezetting (op basis van de laatst vastgestelde rekening, verhoogd met de kostprijs van de nadien in dienst getreden personeelsleden en verminderd met de kostprijs van de personeelsleden die sedertdien niet meer in dienst zijn) 2. de kostprijs van de openstaande betrekkingen, rekening houdend met het gehanteerde tijdspad (betrekkingen die niet meer nodig worden geacht dienen te worden geschrapt) 3. de kostprijs van de nieuwe functies (het gemiddelde van de nultrap van de eerste schaal en van de eindtrap van de laatste schaal van de functionele loopbaan met inbegrip van de bijkomende werkingskosten) De berekening van onderstaande kostprijzen gebeurde volgens de bovenstaande normen: Pagina 6 van 8
reële kosten op basis van de jaarrekening 2002 en voor de toe- en afname van de personeelsbezetting in 2003 berekening volgens het gemiddelde, zoals voorzien in de bovengenoemde omzendbrief, voor de kostprijs van de nog openstaande vacatures en de kostprijs van het tijdelijk kader stadsontwikkeling Personeelskosten jaarrekening 2002 440 974 287,17 Verrekening toename/afname personeel in 9 611 912,83 2003 Personeelsbegroting 2003 451 986 200 Saldo voorzien voor reeds geplande 1400000 aanwervingen In deze bedragen is ook het gesubsidieerd personeel van het stedelijk onderwijs inbegrepen. De kostprijs van de openstaande vacatures bedraagt 25 648 935,62 euro. Momenteel wordt het personeelsbehoefteplan herzien, waardoor deze kostprijs in de toekomst kan wijzigen. De gemeenteraad heeft hierover nog geen beslissing genomen. De invulling van het personeelsbehoefteplan gebeurt gefaseerd, in functie van de financiële mogelijkheden en de noden van de dienstverlening, maar steeds beperkt tot het saldo, dat hiervoor in de begroting ter beschikking is, zodat het evenwicht in de meerjarenplanning gehandhaafd blijft. De kostprijs van de 3 consulenten () bedraagt 167 269,96 euro op jaarbasis. De aanwerving van de 3 contractuele consulenten () is voorzien in de begroting 2003. Bijgevolg komt het begrotingsevenwicht en de meerjarenplanning niet in het gedrang. Aan dit project is er een subsidie in het kader van Urban 2 en Doelstelling 2 verbonden vanwege de Europese Unie. Deze wordt als volgt gespreid over de jaren: 1/7/03-31/12/03 2004 2005 2006 2007 2008 1 Subsidie personeel 150.000,00 153.000,00 156.000,00 159.000,00 162.000,00 166.000,00 2 Subsidie werkingskosten 29.484 29.484 29.484 29.484 29.485 29.485 De Europese subsidie Urban 2 en doelstelling 2 is voorzien bij AG VESPA. Er zal met AG VESPA een convenant worden afgesloten over de bestedingen van deze middelen. Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed. Artikel 1 De gemeenteraad beslist om een tijdelijk contractueel kader voor de afstemming van de stadsontwikkeling op het stedelijk beleid, bestaande uit 3 consulenten () A1a/A1b/A2a in te voeren, ingaande op 1 juli 2003 en eindigend op 31 december 2008, ten behoeve van de bedrijfseenheid informatie en districtswerking. Pagina 7 van 8
Artikel 2 De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Begrotingscode Beschikbaar krediet Vnr Project afstemming stadsontwikkeling op het stedelijk beleid 167 269,96 EUR personeelsbegroting 1 400 000 Kopiëen: 17 exemplaren Aan: Aantal: Actie: KBDP 1 voor kennisname KS 1 voor kennisname PM/SD 3 voor dossier PM/SD/FI 1 voor kennisname PM/SBC 1 voor gevolg PM/HR/PV 1 voor kennisname PM/JURA 1 voor kennisname FI/AC 1 voor kennisname KCBM 1 voor kennisname PM/HR/COMPAS 1 voor kennisname AG VESPA 1 voor kennisname ID/informatieambtenaar 1 voor kennisname ID/SD 1 voor gevolg KROSOW 1 voor kennisname KICSES 1 voor kennisname Pagina 8 van 8