Functiebeschrijving: Projectbeheerder Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Louis Vervloet Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Diensthoofd / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het / type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Resultaat Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een Voorbeelden van activiteiten Projectvoorstelanalyse Inhoudelijke en financiële analyse van toegewezen projectvoorstellen binnen een specifiek bepaalde oproep 2
gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het project. Schriftelijke formulering en mondelinge toelichting van een voorstel tot beslissing ivm organisatie en project Actieve participatie aan evaluatoren overleg Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep Rapportbeoordeling controle on desk Inhoudelijk en financieel behandelen van rapporteringen in alle toegewezen projecten binnen de specifiek bepaalde projectoproep De deadline van behandeling nauwkeurig opvolgen Antwoorden formuleren op bezwaren Rapportbeoordeling controle ter plaatse Het organiseren, voorbereiden en uitvoeren van controlebezoeken Inhoudelijke en financiële controle van projectdocumenten Vaststellingen correct weergeven in een verslag en verwerken in een nieuwe rapportbeoordeling Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt project. Professionaliseren promotoren Ondersteunen en coaching in functie van realisatie projectdoelstellingen Bewaken en ondersteunen van een eventueel valideringspad Face-to face gesprekken met promotoren wat betreft toegewezen projecten Telefonisch en schriftelijke beantwoorden van vragen van projectpromotoren Input leveren aan en op infosessies voor projectpromotoren Themawerking Opzetten van Vlaamse / Europese thematische bijeenkomsten Uitbouwen van de themadeskundigheid teneinde alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond het thema te kunnen integreren in de projectwerking 3
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging en beheer Opvolgen van de uitvoering van de beslissing betreffende een project of oproep teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd en het gehele proces van een specifiek bepaalde oproep wordt opgevolgd. 4. Competentieprofiel (link competentieboek voor indicatoren) 4.1. Gedragscompetenties Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Samenwerken met de medewerkers actief bij een thematische werking Evalueren van de betrokken thematische werking.. Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek toegewezen bepaalde oproep Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep bij analyse aanvragen Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Oproepbeheer: Opmaak specifiek bepaalde oproep Begeleiding van potentiële promotoren Het opzetten en organiseren van het selectieproces tot en met de projectbeslissingen Opvolging, monitoring, controle en eventueel bijsturen Samenwerken met medewerkers actief bij een oproep Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek bepaalde oproep. Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 4
4.2. Vaktechnische competenties - Je hebt de nodige kennis van het beleidsdomein Werk en Sociale Economie en andere relevante beleidsdomeinen. Je beschikt over kennis van het werkveld en de relevante actoren. - Je hebt affiniteit met het Vlaamse en het Europese arbeidsmarktbeleid. - Je hebt kennis van diverse arbeidsmarktthema s zoals bv. competentiemanagement, sociale inclusie, loopbaanbeleid enzovoort. - Je bent vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving. - Je hebt goede kennis van de courante office toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, internet). - Je hebt kennis van minimaal één andere taal dan het Nederlands. 5. Andere functierelevante informatie 5