Handleiding uvponline Survival Bond Nederland Postbus 323 3500 AH Utrecht info@survivalbond.nl Juni 2010
Handleiding UVPONLINE Naam document: Handleiding_uvponline.doc Auteur: Bart Bongers / Alex Bossers Email: info@survivalbond.nl Versie handleiding: 17 Juni 2013 Dit document is de gebruikershandleiding van het uvponline, het online inschrijvingsprogramma ontwikkeld in opdracht van de Survival Bond Nederland. Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij de inschrijvingenadministratie van een survival wedstrijd. Pagina 2
Inhoudsopgave 1. Welkom bij uvp-online...4 1.1 Inleiding...4 1.2 Kontaktgegevens...4 2. Uvponline backend...5 2.1 Inloggen...5 2.2 Config scherm...7 2.3 Kalender scherm...8 2.3.1 Beheer wedstrijd...9 2.3.2 Beheer categorieën... 11 2.3.3 Beheerscherm deelnemer... 12 2.3.4 Beheerscherm groepen... 12 2.3.5 Uploadscherm... 13 2.4 Aanpassen email tekst... 14 3. Uvponline frontend... 15 3.1 Rationele... 15 3.2 Het Inschrijfproces stap1... 16 3.3 Het inschrijfproces stap2... 17 3.4 Het inschrijfproces stap3 (2b groep/koppel)... 18 3.5 Het inschrijfproces stap4 (controle en disclaimer)... 19 3.6 Inschrijvingen overzicht... 20 3.7 Inschrijfformulier velden referentie... 21 Pagina 3
1. Welkom bij uvp-online 1.1 Inleiding De Survival Bond Nederland is de overkoepelende organisatie van alle survival trainingsgroepen, wedstrijdorganisaties en individuele leden in Nederland en België. In een wedstrijdseizoen worden zo n 20 wedstrijden georganiseerd. De laatste jaren bieden steeds meer wedstrijdorganisaties een online inschrijving service aan voor de deelnemers. De SBN wil hier op inspelen door een eigen uniform online inschrijfsysteem te ontwikkelen dat het mogelijk maakt voor SBN leden sneller in te schrijven (eventueel voor meerdere wedstrijden tegelijk) waarbij de kans op foutief ingevoerde gegevens of geselecteerde categorieën sterk wordt verminderd. Dit systeem is grotendeels begin 2010 gerealiseerd en staat bekend onder de naam uvponline. Het uvponline systeem bevat onder andere de volgende hoofdfuncties: Automatische controle op SBN lidnummer, leeftijd en wedstrijdlicentie Automatische email bevestiging Koppeling met het uvp4j Bijhouden percentages per categorie Het uvponline bestaat eigenlijk uit twee deelsystemen: 1. Uvponline backend Het beheerdersgedeelte kan de wedstrijdbeheerder wedstrijdgegevens en categorieën toevoegen of aanpassen. 2. Uvponline frontend Met de frontend kunnen de deelnemers zich online inschrijven voor een betreffende wedstrijd. In hoofdstuk 3 zal uvponline-backend worden beschreven en in hoofdstuk 4 uvponline-frontend. 1.2 Kontaktgegevens Heeft u vragen of opmerkingen over het uvponline systeem dan kunt u per email contact opnemen: inschrijving@survivalbond.nl of uitslagen@survivalbond.nl. Pagina 4
2. Uvponline backend 2.1 Inloggen Open een webbrowser en surf naar de volgende url: https://www.uvponline.nl/uvponlineb/ Het inlogscherm verschijnt: Figuur 1.1: Inlogscherm uvponline backend Er zijn verschillende rollen waarmee kan worden ingelogd: 1. Admin 2. Editor 3. User De admin is meestal de SBN secretaris en/of uitslagen-verwerker van de SBN. De editor is veelal de wedstrijdorganisatie. Wanneer u inlogt met admin rechten dan zijn er meer functies beschikbaar dan wanneer u inlogt met editor of user rechten: Pagina 5
Figuur 1.2: uvponline met admin rechten In figuur 1.2 is het welkomst scherm te zien wanneer u bent ingelogd met admin rechten. De volgende functies zijn beschikbaar: 1. Config 2. Kalender 3. Leden 4. Uitslagen 5. Tussenstand 6. Tussenstandlijst 7. Gebruikers 8. EmailTekst Figuur 1.3: uvponline met user rechten In figuur 1.3 is het welkomst scherm te zien wanneer u bent ingelogd met user rechten. De volgende functies zijn beschikbaar: 1. Kalender 2. EmailTekst Pagina 6
2.2 Config scherm In onderstaand figuur is het configscherm te zien voor de admin: Figuur 1.4 Config scherm Op dit scherm kunnen diverse applicatie instellingen worden beheerd. Op dit moment worden de volgende instellingen ondersteund: Seizoen: geeft aan voor welk seizoen de wedstrijdkalender geldt. Pagina 7
2.3 Kalender scherm Figuur 1.5: kalender scherm Dit is in feite het hoofdscherm voor een wedstrijdbeheerder (editor). In dit scherm zijn alle wedstrijden te zien en kunnen per wedstrijd categorieën, deelnemers en groepen worden beheerd. De gebruiker met admin rechten kan alle wedstrijden beheren. De gebruiker met user rechten kan slechts die wedstrijd beheren waarvoor hij/zij geautoriseerd is. De wedstrijdbeheerder (editor) van bijvoorbeeld Beltrum kan slechts de wedstrijdgegevens van Beltrum beheren. Probeert deze gebruiker toch een andere wedstrijd aan te passen dan verschijnt de volgende melding: Figuur 1.6: waarschuwingsscherm onvoldoende rechten Pagina 8
De administrator heeft de volgende taken: Uptodate houden van de wedstrijdkalender Aanmaken users en passwords Autoriseren wedstrijd ( koppelen user aan wedstrijd ) Een wedstrijdbeheerder zal altijd geautoriseerd worden voor een wedstrijd met user-rechten. Er bestaat nog geen automatische registratie service van nieuwe users. Dat wil zeggen dat de administrator zorg draagt voor het beheer van gebruikers en de autorisatie van gebruikers voor een bepaalde wedstrijd. 2.3.1 Beheer wedstrijd Figuur 1.7: Beheer wedstrijd. Dit zijn de gegevens die uiteindelijk in de SBN wedstrijdkalender terecht gaan komen en tevens de basis vormen van de inschrijvingformulieren. Pagina 9
De volgende gegevens van een wedstrijd kunnen worden beheerd: Veld Betekenis Plaats Wedstrijdnaam Activiteit Plaats waar de wedstrijd wordt gehouden Naam van de wedstrijd Type activiteit Seizoen Wedstrijdseizoen 2009 betekent seizoen 2009/2010 Wedstrijddatum Openingsdatum Sluitingsdatum Voorinschrijvingsdatum TSC-RUC-JSC-BSC Afstanden Leeftijd Organisator URL Emailadres wedstrijdorganisatie Backup emailadres Bevestigingstekst email id Extra_info regel Inschrijving actief Wedstrijddatum Datum waarop het inschrijfformulier actief wordt Sluitingsdatum voor de online inschrijvingen Uiterste datum waarop met korting kan worden ingeschreven Geeft aan of er officiële SBN categorieën worden georganiseerd Afstanden van de verschillende categorieën Minimale leeftijd van deelnemers Naam van de organisatie die de wedstrijd organiseert Website van wedstrijdorganisatie/wedstrijd. Email adres van wedstrijd organisatie als contactpunt inschrijver voor mods en vragen Extra email adres voor backup doeleinden. Indien leeg dan worden er geen backup emails verzonden. Maak hiervoor bv een ander adres aan en gebruik NIET het wedstrijd organisatie adres! Id van de email tekst. Met het menu item emailtekst kunnen verschillende bevestigings emailtekst templates worden gemaakt. Deze id geeft aan welke template gebruikt moet worden. Hier kan een extra regel tekst worden opgenomen die op de beginpagina wordt getoond (zie ook figuur in paragraaf 0 ). Basic xhtml formatting is hierin toegestaan. Geadviseerd wordt (net als het vb) om te starten met een lege regel (<br />). Vervolgens kan de tekst bv italic worden door de tekst te starten met <i> en af te sluiten met </i>. Vette tekst via <b> en afsluiten met </b>. Geeft aan of inschrijving actief is of niet. Dit bepaald of inschrijficoontje op de kalender zichtbaar wordt. Of een inschrijving open, dicht of laat is wordt bepaald door de ingegeven datums. Pagina 10
2.3.2 Beheer categorieën Figuur 1.8 beheerscherm categorie. De velden zoals in dit scherm zijn terug te vinden in de figuren van hoofdstuk 0 zoals ze eventueel in de frontend terug te vinden zijn bij inschrijven. De volgende gegevens van een categorie kunnen worden beheerd (zie ook hoofdstuk 0): Veld Betekenis Catcode Catoms1 Catoms2 Startvan Starttm Kosten Extra kosten Groepsaantal Minimale leeftijd Maximale leeftijd Max deelnemers Volgorde Code categorie (let op! Voor circuit wedstrijden liggen deze vast!). Gebruik bij voorkeur een code zonder spaties (gebruik _) van max 10 tekens lang. Eerste korte omschrijving van de categorie Tweede omschrijving van de categorie Startvan nummer van de categorie Start t/m nummer van de categorie Inschrijfkosten van de categorie (totale kosten in geval koppel/team) Extra kosten deze categorie bij inschrijving na de voorinschrijfdatum. Let op! Wordt automatisch via uvponline doorberekend! Grootte van de groep Minimale leeftijd van de categorie Maximale leeftijd van de categorie (t/m) Het maximale aantal deelnemers per categorie (kan later aangepast) Geeft de volgorde aan waarmee de categorie op het inschrijfformulier verschijnt (van laag naar hoog). Pagina 11
2.3.3 Beheerscherm deelnemer Figuur 1.10: beheerscherm deelnemer Op dit scherm kunnen gegevens van deelnemers worden aangepast. Het is echter af te raden om dit te doen via uvponline backend. Het beheren van deelnemers kan beter worden gedaan in UVP4j. 2.3.4 Beheerscherm groepen Figuur 1.11: Beheer scherm groepen Op dit scherm kunnen de gegevens van een groep worden aangepast. Het is echter af te raden dit te doen met uvponline backend. Het beheer van de groepen kan het beste worden gedaan met UVP4J. Pagina 12
2.3.5 Uploadscherm Door op het icoon met het teken I te klikken in de laatste kolom van het kalenderoverzicht wordt de upload pagina zichtbaar: Figuur 1.12 Upload pagina Via deze pagina kunnen een tweetal banners (top-banner en een footer-banner (bv sponsors)) en een zogenaamde css stylesheet op de server worden gezet. Met de css file kan de lay-out van het inschrijfformulier aan de wensen van een wedstrijdorganisatie worden aangepast. De SBN levert een standaard stylesheet met een standaard lay-out, maar de wedstrijdorganisatie kan dit naar eigen inzicht aanpassen (overrulen). Wel is het noodzakelijk dat men kennis heeft van html en css technologie voor hier aan te beginnen. Deze te uploaden stylesheet hoeft enkel de aan te passen stijl elementen te bevatten en niet alle styling elementen van de door de SBN geïnstalleerde sheet aangezien de geuploade css file de SBN default settings overruled. Css.id en css.class namen zijn via de source te traceren of via de ontwikkelaars te raadplegen. Let op! Een aantal elementen zijn cruciaal voor het functioneren van de site. Dit is getest voor een veelvoud van browsers, besturingssystemen en ook monitoren met lagere resoluties (17 1024x768). De banners die kunnen worden geupload, worden per direct zichtbaar op het inschrijfformulier aan de bovenkant (top) dan wel aan de onderzijde (footer). Het formaat staat in hoofdstuk 0 weergegeven. Het moet een JPG bestand zijn en de naam maakt niet uit want een automatische naam wordt door het systeem meegegeven. De tweede banner is een optionele banner voor aan de onderzijde waar eventueel sponsors kunnen worden geplaatst. Hiervoor gelden dezelfde dimensies en voorwaarden. Ook deze file wordt automatisch na upload van een naam voorzien. Alle uploads resulteren in een onmiddellijke (realtime) aanpassing van de inschrijfpagina! Pagina 13
2.4 Aanpassen email tekst Door op het menu e-mailtekst te klikken verschijnt het overzicht met voorgedefinieerde email templates. Deze template bepaalt welke email tekst er naar een deelnemer wordt verstuurd wanneer deze zich via de frontend inschrijft. Figuur 1.13 E-mailtekst De e-mailtekst met id = 1 is de default email tekst. Deze kan niet worden aangepast. Standaard staat een wedstrijd zo ingesteld dat er gewerkt wordt met de default email tekst. Indien deze niet voldoet dan kan een wedstrijdbeheerder een nieuwe e-mailtekst toevoegen en deze koppelen aan de wedstrijd. De tekst dient te worden opgemaakt als een standaard tekst en html opmaak kan worden gebruikt zoals <b>tekst_vet</b> of <i>tekst_schuin</i>. Binnen de e-mailtekst is het gedeelte tussen de ======= verplicht want daarin staat de TAG {inschrijf_gegevens} welke wordt vervangen door de gegevens die de inschrijver heeft ingevoerd. Hieraan niets veranderen svp. Op dit moment worden enkele extra TAGs ondersteund die bij verzending worden vervangen door gegevens uit de database die door de wedstrijdorganisatie zijn ingevoerd via de backend voor de betreffende run. De TAGs zijn: {voornaam} : Door de inschrijver opgegeven voornaam. {achternaam} : Door de inschrijver opgegeven achternaam voorafgegaan door een eventueel opgegeven tussenvoegsel. {wedstrijd_naam} : Door de organisatie opgegeven wedstrijd_naam. {run_datum} : Door de organisatie gespecificeerde datum van de run. {inschrijf_gegevens} : Alle door de inschrijver ingevulde gegevens ter bevestiging. Pagina 14
3. Uvponline frontend 3.1 Rationele De UVP-frontend (hetgeen de inschrijver ziet) wordt benaderd via onderstaande adres waarbij het laatste getal het nummer is van de geregistreerde wedstrijd. In dit voorbeeld de Swiftercity run met nummer 4. In de SBN wedstrijdagenda wordt deze link ook opgenomen onder het groene bolletje inschrijven voor de betreffende run zodra deze door de organisatie is ingericht. De wedstrijdorganisatie zelf kan deze link opnemen op de eigen website of deze zelfs via een wrapper laten opnemen in een bestaand content management systeem. Voor security issues en een minder stabiel systeem raden we op het moment af de wrapper of iframe te gebruiken en het formulier via een nieuw venster te laten openen. De layout kan geheel conform de originele website gestyled worden om het verband te beghouden. https://www.uvponline.nl/uvponlinef/inschrijven/4 Het overzicht van de reeds ingeschrevenen kan via onderstaande link worden opgevraagd: https://www.uvponline.nl/uvponlinef/inschrijven_overzicht/4 Inrichten en operationeel maken van de inschrijving kan na vaststelling van de wedstrijdagenda komende seizoen (bv vanaf ongeveer een jaar van te voren) waarbij de inschrijver een melding krijgt wanneer de inschrijving werkelijk start. De inschrijving sluit automatisch op de opgegeven datum. Tevens worden eventuele extra kosten voor laat inschrijven automatisch aangegeven zodra dit relevant is. Eventuele categorieën die het maximum aan inschrijvingen hebben bereikt gaan automatisch dicht. Daarvoor kan pas weer worden ingeschreven zodra de organisatie zelf het maximum aantal voor die categorie heeft opgehoogd. Het inschrijfformulier is op veel fronten vrij om aangepast te worden naar de styling van bv een bestaande website. Echter wordt aangeraden een zekere lay-out zoals die nu bestaat te laten bestaan. De minimale aanpassingen omvatten bv het plaatsen van een eigen banner aan de bovenzijde en eventueel de onderzijde (sponsors bv) van de pagina. Kleursetting kan via een cascading style sheet (css) worden geregeld door de webmaster van de organisatie zelf. De rest van het formulier en de functionaliteit is geheel dynamisch. Zodra dus gegevens via de backend worden aangepast door de organisatie dan is dit meteen zichtbaar/doorgevoerd voor het lopende inschrijfproces. Het grote voordeel van de huidige benadering via deze inschrijvingsmodule ligt in inschrijfgemak voor de inschrijver en in de automatische koppeling met uvp4j voor betalingen en lopers registratie. De grootste problemen lagen veelal in niet leesbare formulieren, foutieve banknummers en bovenal foutieve SBN lidnummers. Aangezien de SBN lidnummers cruciaal zijn bij de verwerking in de tussenstanden is daar veel aandacht aan gegeven. Momenteel kan per wedstrijd worden ingeschreven, een latere uitbreiding omhelst oa het automatisch of gelijktijdig voor meerdere wedstrijden inschrijven. Pagina 15
3.2 Het Inschrijfproces stap1 In onderstaande figuur staat een voorbeeld weergegeven van een inschrijfformulier dat voor demodoeleinden was ingericht (voorbereidend op de trial bij Steenbergen 2010). De verschillende onderdelenvelden zullen uitgebreider worden toegelicht mbt configuratie in hoofdstuk 0. Dit is met name belangrijk om te begrijpen hoe en waar welke velden, die door de organisatie bij het aanmaken van een run worden gebruikt, terecht gaan komen. Figuur 3.1: De eerste startpagina die de inschrijver te zien krijgt. Pagina 16
Op de startpagina (figuur 3.1) wordt realtime een overzicht getoond van het percentage inschrijvingen reeds voor de betreffende run. Tevens worden natuurlijk weergegeven de naam van de run (met link naar de wedstrijdorganisatie website), de rundatum, de data van openen inschrijvingen en datum waarna extra kosten voor laat inschrijven worden doorberekend. In figuur 3.1 zitten we in de laatinschrijven periode en daarom wordt achter elke categorie het extra te betalen bedrag in rood weergegeven. Als eerste maakt de inschrijver een keuze tussen SBN lid en geen SBN-lid. Als SBN lid kan via het lidnummer sneller worden ingeschreven omdat dan actuele worden opgezocht uit de SBN database (zoals in figuur 3.1 is te zien voor in dit voorbeeld iemand met de zwaa in de achternaam. Ook kan hier op sbn-lidnummer worden gezocht. Door de keuze van lid/geen-lid wordt ook in stap 2 (figuur 3.2) gefilterd op inschrijfcategorieën. SBN leden krijgen op basis van hun licentie en leeftijd een gefilterde lijst waarvoor ingeschreven kan worden getoond inclusief eventueel relevante recreatieve categorieën. Voor niet SBN leden worden enkel de categorieën uitgefilterd waarvoor een licentie is vereist. In een later stadium wordt op basis van leeftijd een controle uitgevoerd op passende categorie. 3.3 Het inschrijfproces stap2 Gefilterde categorieën. Tevens worden eventuele volle categorieën of categorieën waarvoor reeds is ingeschreven weergegeven. De persoonlijke gegevens die voor een SBN lid deels worden vooringevuld. Die gegevens zijn niet wijzigbaar m.u.v. het adres omdat natuurlijk iemand tijdelijk (bv studenten) elders kunnen wonen. Bij het foutief invullen van gegevens wordt bij het klikken op volgende per veld de error weergegeven. Di kan een niet ingevuld veld zijn of een verkeerd ingevuld veld (bv bankrekeningnummer moet voldoen aan de 11-proef). Bij keuze van een groep of koppelrun wordt een tijdelijk venster weergegeven dat de koppel/teamgegevens in een volgende stap kunnen worden ingegeven. De eerste inschrijver is de hoofdaanvrager, contactmaar ook de betalende persoon. Figuur 3.2. Stap 2 van de inschrijving. Pagina 17
3.4 Het inschrijfproces stap3 (2b groep/koppel) Zoals in figuur 4.2 is beschreven wordt bij keuze van een koppel of groep categorie een extra melding (gele blok figuur 4.3) gegeven dat de overige deelnemers later kunnen worden toegevoegd. Figuur 3.3. Groep of koppelcategorie gekozen. Figuur 3.4. Groepsgegevens invoeren (overige deelnemers en bij teams een teamnaam. Bij koppels wordt een koppelnaam automatisch gegenereerd op basis van de achternamen (met eventueel een volgnummer als deze reeds bestaat)). Ook bij de aanvullende gegevens worden controles uitgevoerd en meldingen weergegeven bij incorrecte invoer. Pagina 18
3.5 Het inschrijfproces stap4 (controle en disclaimer) Figuur 3.5. De bevestiging van de aangeleverde gegevens. Tevens de acceptatie van de machtiging en voorwaarden/reglementen. Na acceptatie en verzenden ontvangt de inschrijver (en eventueel de organisatie) een bevestigingsemail in de bus (meestal per omgaande). Tevens wordt na een bedankje (figuur 3.6) de pagina getoond wordt met de inschrijvingen waar de inschrijver tussen behoort te staan. Let op! Eventuele extra kosten voor laat inschrijven worden al automatisch in het systeem doorberekend! Pagina 19
Figuur 3.6. Bedankt melding voor de inschrijving als alles met succes is verwerkt. Mocht ergens een fout zijn opgetreden dan wordt dat in plaats van de bedankt melding getoond. 3.6 Inschrijvingen overzicht https://www.uvponline.nl/uvponlinef/inschrijven_overzicht/{run_nr} Figuur 3.7. Inschrijvingen overzicht dat ook direct benaderbaar is via bovenstaande adres waarbij het wedstrijdnummer moet worden ingegeven op de laatste plek van het webadres. In ons geval nr 4 (http://uvp.survivalbond.nl/uvponlinef/frontend.php/ inschrijven_overzicht/4) Pagina 20
3.7 Inschrijfformulier velden referentie Wedstrijdnaam met erachter de URL Wedstrijddatum Website (URL) Mainbanner (JPG) 750 pixels breed Hoogte vrij (+/- 105pixels) Sluitingsdatum Voorinschrijvingsdatum Extra_info regel (optioneel) Hier vet en italic met lege regel vooraf. Catoms1 Catoms2 kosten Extra kosten per categorie Realtime statistieken Afhankelijk max deelnemers per cat Ruimte voor bv sponsorbanner 750px breed Figuur 3.8. Pagina 1 van de inschrijving. Aangegeven de namen van de velden die via de backend geconfigureerd kunnen worden en waar ze op het formulier exact verschijnen. Vooral de velden voor de categorie omschrijvingen goed in de gaten houden waarbij de catoms1 wordt gescheiden door het systeem met een : van de catoms2. Catoms2 wordt gescheiden van de kosten (automatisch). Tevens worden automatisch (indien relevant qua datum) de extra kosten vermeld EN doorberekend. De onderste sponsor (footer) banner is optioneel en heeft dezelfde breedte als de mainbanner (top) bovenaan. De hoogte is geheel vrij maar geadviseerd wordt dit niet te groot en te onoverzichtelijk te maken..! De opgegeven beschrijving catoms1 (korte beschrijver) wordt ook op de overzichtspagina gebruikt om de actuele inschrijvingen te laten zien (figuur 3.9). Een informatieve keuze is dus wenselijk! Pagina 21
URL van de wedstrijd catoms1 Figuur 3.9. Het actuele inschrijvingen overzicht van de wedstrijd. Zie hier de catoms1 beschrijving van ook de eerste pagina (figuur 3.8) die hier wordt hergebruikt. Een informatieve keuze is dus wel handig. Pagina 22