Quickstart handleiding MS Outlook Account instellen Rechten geven offline werken www.pimbox.nl/support a hosted zarafa product
Inhoudsopgave Installatie van de Zarafa Outlook Client 3 Aanmaken van een nieuw Outlook profiel 4 Server instellingen van uw e-mail account 6 Andere gebruikers rechten geven op uw account 7 Openen van een gedeelde Mailbox 8 Openen van een gedeelde Agenda 9 Offline werken met Outlook (cached modus) 10 Out of Office Reply 11 Inhoudsopgave
Installatie van de Zarafa Outlook Client 1. Installeer de Zarafa Client. Dit programma kunt u downloaden op: http://www.pimbox.nl/hosted-zarafa-support 2. Nadat u het programma op uw computer hebt opgeslagen kunt u deze installeren. 3. Bij de vraag installatie type kiest u Volledige versie. De nieuwste versie van de ZarafaClient wordt nu geïnstalleerd, en eventueel beschikbare updates worden automatisch uitgevoerd. Keuzescherm voor het type installatie. U kiest hier voor Volledig. Outlook instellen 3
Aanmaken nieuw Outlook profiel BELANGRIJK: Deze stap is noodzakelijk. U kunt geen Pimbox e-mail account aanmaken in uw huidige Outlook profiel! 1. Ga naar Configuratiescherm en kies voor de optie Mail (Post). 2. Bij het openen van het dialoogvenster kunt u Profielen beheren. Kies de optie Toevoegen. Geef hier een naam op van het profiel (bijv. Pimbox). 3. Kies de optie Manually configure server settings or additional server types (Handmatig een server toevoegen of andere server type toevoegen) en klik op volgende (u hoeft hier verder dus niets in te vullen). Outlook instellen 4
4. Kies het type mailaccount (E-mail service). Selecteer de onderste optie Other (zie afbeelding) en vervolgens Zarafa 6 Server. En ga naar de volgende stap (next). LET OP: Het servertype Zarafa 6 Server is zichtbaar als u de ZarafaClient heeft geïnstalleerd. Als u dit servertype dus niet ziet staan, heeft u de ZarafaClient niet (of niet goed) geïnstalleerd. Annuleer in dat geval de huidige setup en ga terug naar het begin van de handleiding. Outlook instellen 5
Server instellingen van uw mail account Configureer uw nieuwe e-mail account met onderstaande gegevens: Server: outlook.pimbox.nl Port: 236* Gebruikersnaam: uw emailadres Wachtwoord: uw wachtwoord * als u https gebruikt, vink dan de optie encryptie inschakelen aan, en gebruik poort 237 Outlook profiel selecteren U ziet nu een of meerdere profielen staan. Degene die u zojuist heeft aangemaakt en wellicht nog uw oude profiel. Onderin het dialoogvenster kunt u aangeven met welk profiel u standaard wilt opstarten. U kunt ook kiezen om bij het starten van Outlook altijd de keuze te krijgen. Outlook instellen 6
Andere gebruikers rechten geven op uw account Wilt u andere gebruikers binnen uw organisatie rechten geven op uw agenda of mailbox, volg dan onderstaande instructies uit. 1. Open Outlook met uw nieuwe Pimbox profiel 2. Klik op de map waar u anderen toegang op wilt geven (Postvak In, Agenda of de volledige mailbox) en gebruik rechtermuisknop. In het keuzevenster dat verschijnt kiest u Properties (zie afbeelding rechts). 3. In het tabblad permissions kunt u gebruikers toevoegen die u rechten wilt geven. U doet dit met Add en kies vervolgens de gebruiker (meerdere gebruikers mogelijk). U kunt bij permissions aangeven of de gebruiker alleen uw mailbox of agenda mag lezen, of ook items mag aanmaken of verwijderen. U kunt de instellingen op ieder moment aanpassen. In het linker voorbeeld geven we een andere gebruiker volledige rechten op de Inbox. Outlook instellen 7
Openen van een gedeelde mailbox Als u rechten heeft gekregen op een Mailbox of Agenda van een collega, kunt u die als volgt openen; 1. In Outlook kiest u file > Open Shared Folders 2. Vervolgens klikt u op Naam en kies daar de gebruiker van wie u de mailbox of agenda wilt openen. 3. Bij Maptype kunt u zelf bepalen of u de agenda, mailbox of contactlijst permanent in uw Outlook zichtbaar wilt hebben of deze alleen tijdelijk wilt raadplegen (zie afbeelding onder). 4. Nadat u hebt gekozen voor een optie zal de geselecteerde folder direct zichtbaar zijn in uw MS Outlook (zie afbeelding). Outlook instellen 8
Openen van een gedeelde Agenda Als u rechten heeft gekregen op een agenda van een collega, kunt u deze op de volgende wijze gebruiken. 1. In MS Outlook kiest u de optie Calender (links onderin het MS Outlook tabblad menu). Klik op Open a shared Calendar (zie screenshot). 2. Klik op Name en selecteer daar de gebruiker wiens agenda u wilt inzien/gebruiken. Outlook instellen 9
Offline werken met Outlook (cached modus) Als u een laptop gebruikt en u wilt ook toegang tot uw mail als u niet op internet aangesloten bent, dan biedt Pimbox een Cached modus. Hiermee heeft u een kopie van uw e-mail op uw laptop beschikbaar. 1. Ga naar Configuratie scherm > Mail > Edit profile > Change Server Settings 2. Bij soort verbinding kiest u de cached modus (zie afbeelding) en klik OK 3. Start Outlook opnieuw op Na het opstarten van Outlook zullen alle folders lokaal gesynchroniseerd worden (dit kan even duren, naar gelang de grootte van uw mailbox). Wanneer het synchroniseren van de mailbox gereed is zal deze Offline beschikbaar zijn. In Outlook zijn tevens onderstaande opties beschikbaar gekomen die u naar eigen wens kunt instellen. Outlook instellen 10
Out-of-office reply Bent u met vakantie of even niet bereikbaar, stel dan uw afwezigheidsassistent in (out-of-office reply). 1. Start Outlook ga naar Tools > Out of Office Assistant. (afbeelding rechts) 2. Er start een dialoogvenster waarbij u kunt aangeven dat u niet op kantoor bereikbaar bent, en uw boodschap kunt invoeren (afbeelding onder). Outlook instellen 11
Voor meer informatie over het instellen en werken met uw Hosted Zarafa/Pimbox account kunt u kijken op www.pimbox.nl/support. Overige handleidingen: - Quickstart handleiding MS Outlook - Quickstart handleiding IMAP/iCal Clients - Quickstart handleiding iphone - Quickstart handleiding Windows Mobile - Quickstart handleiding Symbian OS (Nokia) - Gebruikshandleiding Outlook & WebAccess Meer support nodig? Neem contact op met uw Pimbox Reseller. Outlook instellen 12