1/17 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 60/2013 van 31 juli 2013 Betreft: aanvraag van de FOD Justitie, Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden, tot uitbreiding van de toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op het verrichten van een aantal van de hem toevertrouwde werkzaamheden (RN/MA/2013/138) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Federale Overheidsdienst Justitie, ontvangen op 07/05/2013; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 13/06/2013; Gelet op de bevestiging op 17/06/2013 van een telefonisch onderhoud van 14/06/2013;
Beraadslaging RR 60 /2013-2/17 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 01/07/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 31 juli 2013, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden, hierna de aanvrager, wenst ten behoeve van zijn diensten een uitbreiding te bekomen van de bestaande toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Meer in het bijzonder wordt er toegang gevraagd tot :. de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 7, 10, 13 en 14, WRR; de gegevens van het wachtregister (artikel 3, eerste lid, 11, WRR), aspect dat afzonderlijk zal worden behandeld. Daarnaast wenst de aanvrager tevens te beschikken over een toegang tot de historiek evenals de mededeling van de wijzigingen te verkrijgen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. Ingevolge het machtigingsbesluit van 18 april 1990 1 beschikken een aantal directoratengeneraal van de FOD Justitie, toen nog Ministerie van Justitie, over een toegang tot de gegevens van het Rijksregister. 3. Artikel 2 verleende het Directoraat- generaal Burgerlijke Wetgeving en erediensten toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid, WRR. Artikel 3 kende aan het Directoraat-generaal Strafwetgeving en Rechten van de Mens een toegang toe tot de gegevens opgesomd in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 9, en tweede lid, WRR. Het doeleinde waarvoor deze machtigingen werden verleend werd ruim geformuleerd, namelijk voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren. 1 Koninklijk besluit van 18 april 1990 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Justitie toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen.
Beraadslaging RR 60 /2013-3/17 4. Inmiddels onderging het Ministerie van Justitie een reorganisatie. De in randnummer 3 vermelde directoraten-generaal fusioneerden tot Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden. 5. Als rechtsopvolger kan de aanvrager genieten van de bij koninklijk besluit van 18 april 1990 verleende machtiging. Rekening houdend hiermee kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; de gegevens tot dewelke toegang wordt gevraagd in het licht van de doeleinden toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). 6. De aanvraag die inzake op 07/05/2013 werd ontvangen, bestaat eigenlijk uit 7 aanvragen afkomstig van verschillende diensten van de aanvrager. Gelet op het feit dat de benaming van diensten al eens durft te wijzigen en hun bevoegdheden onderling al eens verschuiven, wordt de aanvraag hier behandeld op het niveau van het directoraat-generaal. Het is aan de aanvrager om ervoor te zorgen dat binnen zijn organisatie aan elke dienst de gewenste toegang wordt verstrekt, rekening houdend met het doeleinde waarvoor deze toegang werd verleend. 7. Gelet op het feit dat 4 van de aanvragen aanleiding gaven tot verzoeken om bijkomende informatie en bijgevolg niet klaar zijn voor behandeling, wordt in deze beraadslaging de aanvragen behandeld van: de dienst familierecht en burgerlijke stand; de federale wapendienst; de dienst naams- en voornaamsverandering. I. LUIK FAMILIERECHT EN BURGERLIJKE STAND I.A. DOELEINDEN 8. In dit domein staat de aanvrager in voor: de behandeling van verzoeken tot opheffing van een huwelijksverbod met het oog op de redactie van een voorstel aan de Koning (artikelen 161-164, 353-12 en 353-13 BW). Daartoe verzamelt en controleert de aanvrager alle nuttige en relevante informatie m.b.t tot de betrokkenen;
Beraadslaging RR 60 /2013-4/17 de aflevering van wetsattesten aan buitenlandse autoriteiten m.b.t. tot Belgen die betrekking hebben op hun burgerlijke staat, afstamming, wettelijke samenwoning in de kader van de wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht (zie o.a. artikelen 35, 37, 41); de behandeling van punctuele juridische vragen m.b.t. de toepassing van de wetgeving i.v.m. de burgerlijke stand, familierecht en internationaal privaatrecht m.b.t. de staat van een persoon die worden voorgelegd door de ambtenaren van de burgerlijke stand; het bezorgen van een volledig dossier van een Belgische onbekwaam verklaarde meerderjarige die naar het buitenland verhuist aan de bevoegde autoriteiten met het oog op de aldaar te nemen maatregelen (artikelen 32-34 Wetboek van internationaal privaatrecht). 9. Het Comité stelt vast dat de bovenvermelde doeleinden welbepaald en uitdrukkelijk omschreven zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Ze zijn tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die de aanvrager daartoe verricht gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c) en e), WVP. I.B. PROPORTIONALITEIT I.B.1. Ten overstaan van het gegeven 10. Met het oog op bovenvermelde doeleinden wenst de aanvrager over een toegang te beschikken tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR, namelijk de wettelijke samenwoning. Daarnaast verzoekt hij voor dit gegeven en de gegevens waarvoor hij reeds over een toegang beschikt, toegang tot de historiek van de voorbije 5 jaar evenals de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de wijzigingen. 11. Het Comité stelt vast dat: bij het beoordelen van een verzoek tot opheffing van een huwelijksverbod, toch een uitzonderlijke maatregel, vormt de wettelijke samenwoning en de identiteit van de persoon met wie de wettelijke samenwoning werd aangegaan, een pertinente informatie (bijvoorbeeld bestaan van een wettelijke samenwoning met een derde); in het buitenland aan het equivalent van de wettelijke samenwoning bepaalde gevolgen zijn verbonden (rechten/plichten). Met het oog daarop worden aan de aanvrager wetsattesten m.b.t. wettelijke samenwoning gevraagd;
Beraadslaging RR 60 /2013-5/17 ambtenaren van de burgerlijke stand die een punctuele vraag stellen niet altijd de relevante informatie vermelden of niet beseffen welke informatie relevant is. Om een juridisch correct antwoord te verstrekken moet de aanvrager alle relevante informatie kunnen opvragen en controleren. Het feit of iemand al dan niet wettelijk samenwonend is, kan het antwoord beïnvloeden; wanneer het dossier van een onbekwaam verklaarde meerderjarige die naar het buitenland verhuist wordt overgezonden met het oog op aldaar te nemen maatregelen, moeten de buitenlandse instanties zo volledig mogelijk geïnformeerd worden (mogelijk sloot de betrokkene een overeenkomst wettelijke samenwoning voordat hij onbekwaam werd verklaard). 12. Gelet op de nagestreefde doeleinden, stelt het Comité vast dat een toegang tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 13. De aanvrager wenst ook toegang tot de historiek van dit gegeven van de voorbije 5 jaar. Deze historiek kan een licht werpen op verhoudingen tussen personen die relevant zijn zowel voor het beoordelen van verzoeken tot opheffing van een huwelijksverbod als voor het beantwoorden van punctuele juridische vragen als voor het afleveren van wetsattesten. Het Comité oordeelt dat een toegang tot de historiek van de voorbije 5 jaar gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP) 14. Het machtigingsbesluit van 18 april 1990 verleende de aanvrager toegang tot een aantal informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, WRR maar tevens tot de opeenvolgende wijzigingen die aan de informatiegegevens werden aangebracht, dus hun historiek (artikel 3, tweede lid, WRR) zonder dat deze in de tijd werd begrensd. Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager voor de doeleinden vermeld in het luik I.A. echter voldoende heeft aan een historiek van 5 jaar. Bijgevolg beperkt het Comité de historiek voor deze doeleinden dienovereenkomstig. 15. Zoals reeds werd aangestipt verzoekt de aanvrager tevens om de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 en 13, WRR zodat hij zeker is dat hij met de recentste gegevens werkt. Het Comité stelt vast dat de wijziging van informatiegegevens een weerslag kan hebben op de behandeling van het dossier. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van dit gegeven gepast is en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP.
Beraadslaging RR 60 /2013-6/17 16. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met verwijzingsrepertoria. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de federale dienstenintegrator Fedict om deze proportionele mededeling te organiseren. Indien dit niet mogelijk is of niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan desgevallend worden nagegaan in hoeverre er synergie met het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mogelijk is. Tot slot wordt er de aandacht op gevestigd dat de proportionele mededeling van de wijziging ook kan georganiseerd worden door aan het Rijksregister een geactualiseerde lijst te verstrekken houdende de identificatienummers van de personen die een actief dossier hebben. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. I.B.2. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 17. Er wordt een permanente toegang gevraagd gelet op het feit dat de aanvrager dagdagelijks dossiers aanmaakt en behandelt. 18. Het Comité stelt vast dat het gezien de aard van de werkzaamheden van de aanvrager gepast is dat hij over een permanente toegang kan beschikken (artikel 4, 1, 3 WVP). 19. De aanvrager wenst over een machtiging voor onbepaalde duur te kunnen beschikken. 20. Rekening houdend met het feit dat niet in de tijd werd bepaald hoelang de aanvrager belast is met de verwezenlijking van bovenvermeld doeleinden, oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). I.B.3. Ten overstaan van de bewaartermijn 21. Er wordt geen concrete bewaartermijn opgegeven, er wordt gewoon gesteld dat de dossiers en gegevens gedurende 30 jaar worden bewaard overeenkomstig de instructies van de Algemeen Rijksarchivaris. Hieruit leidt het Comité af dat de aanvrager de dossiers bewaart tot deze, na selectie, worden overgedragen aan het Rijksarchief (niet geselecteerde dossiers worden vernietigd). De doelstellingen van de archivering door het Rijksarchief (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen.
Beraadslaging RR 60 /2013-7/17 22. In afwachting van de overdracht van de dossiers aan het Rijksarchief moet de aanvrager als verantwoordelijke voor de verwerking ervoor zorgen dat de dossiers die hij bewaart, niet toegankelijk zijn voor onbevoegden (artikel 16 WVP). Dit impliceert dat afgehandelde dossiers in een eerste fase op non-actief worden gezet en in een volgende fase fysiek uit het actueel klassement zowel het papieren als elektronische - worden verwijderd/ontoegankelijk gemaakt. Hij moet er tevens voor zorgen dat deze dossiers in deze fases alleen nog punctueel toegankelijk zijn mits opgave van een voorafgaande verantwoording die geregistreerd wordt (controle misbruiken). Alleen onder die voorwaarden is er sprake van een in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP aanvaardbare bewaring. I.B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 23. Volgens de aanvraag zullen de informatiegegevens ook worden meegedeeld aan derden, zonder dat nader wordt omschreven wie deze derden zijn. 24. Uit de aanvraag leidt het Comité af dat dergelijke mededelingen hoofdzakelijk zullen gebeuren aan: de ambtenaren van de burgerlijke stand n.a.v. van door hen gestelde concrete en punctuele juridische vragen; aan buitenlandse instanties in het kader van de aflevering van wetsattesten en de mededelingen van dossiers in toepassing van bepalingen van het Wetboek van internationaal privaatrecht. 25. Het betreft mededelingen die verenigbare verdere verwerking zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. II. LUIK WAPENWET II.A. DOELEINDE 26. Ingevolge de wet van 8 juni 2006 houdende regeling van economische en individuele activiteiten met wapens, hierna de Wapenwet, is de handel in en het bezit van wapens slechts toegelaten indien men daartoe een erkenning/vergunning verkreeg. De aanvrager behandelt in die context individuele dossiers: hij verleent toelating om vrij verkrijgbare wapens op beurzen te verkopen (artikel 19, eerste lid, 5 );
Beraadslaging RR 60 /2013-8/17 hij behandelt de beroepen die worden aangetekend tegen beslissingen van de gouverneur/het uitblijven van beslissingen van de gouverneur m.b.t. weigering, beperking, schorsing of intrekking van een vergunning, erkenning of recht (artikel 30). 27. Het Comité stelt vast dat het bovenvermelde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die de aanvrager daartoe verricht gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c) en e), WVP. II.B. PROPORTIONALITEIT II.B.1. Ten overstaan van de gegevens 28. De dienst van de aanvrager die deze materie behandelt, behoort tot zijn strafrechtelijke pijler die vroeger ressorteerde onder het Directoraat-generaal Strafwetgeving en Rechten van de Mens, dat evenwel over geen toegang beschikte tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 7, WRR, namelijk het beroep. 29. De aanvrager wenst over een toegang tot dit gegeven te beschikken met het oog op de controle van de wettelijke voorwaarden om in aanmerking te komen voor een erkenning/vergunning (artikelen 5 en 11 Wapenwet) en onderzoeken van eventueel risico van onverenigbaarheden 2. Daarnaast verzoekt hij voor dit gegeven en de gegevens waarvoor hij reeds over een toegang beschikt, toegang tot de historiek van de voorbije 6 jaar evenals de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de wijzigingen. 30. Gelet op het door de aanvrager nagestreefde doeleinde verleent het Comité uitzonderlijk toegang tot het gegeven beroep. Het Comité vestigt er evenwel de aandacht op dat het doorgaans de toegang tot dit informatiegegeven weigert omdat het niet is bijgewerkt en bijgevolg niet correct is. Tot op heden heeft het Comité geen reden om van dit standpunt af te wijken. In het licht hiervan gebruikt de aanvrager dit gegeven best met de grootste omzichtigheid en controleert hij best de kwaliteit aan de hand van informatie die elders beschikbaar is, bijvoorbeeld in het netwerk van de sociale zekerheid. 2 Artikel 19 van het koninklijk besluit van 16 oktober 2008 tot regeling van het statuut van de wapenhandelaar.
Beraadslaging RR 60 /2013-9/17 31. De aanvrager wenst ook toegang tot de historiek van dit gegeven van de voorbije 6 jaar. Ter verantwoording verwijst hij naar de 5-jaarlijkse controle van erkenningen en vergunningen. Artikel 32 Wapenwet bepaalt dat de provinciegouverneur om de 5 jaar controleert of de personen aan wie een erkenning/vergunning werd verleend, nog steeds aan de voorwaarden voldoen. Wanneer n.a.v. die controle erkenningen/vergunningen worden opgeschort of ingetrokken staat de aanvrager in voor het behandelen van de eventuele beroepen, wat inhoudt dat hij de evolutie van de gegevens die betrekking hebben op de voorwaarden in de tijd moet kunnen nagaan. Rekening houdend met het feit dat die controles enige tijd in beslag kunnen nemen oordeelt het Comité dat een toegang tot de historiek van het beroep van de voorbije 6 kan worden aanvaard (artikel 4, 1, 3, WVP). 32. Het machtigingsbesluit van 18 april 1990 verleende de aanvrager toegang tot een aantal informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, WRR maar tevens tot de opeenvolgende wijzigingen die aan de informatiegegevens werden aangebracht, dus hun historiek (artikel 3, tweede lid, WRR) zonder dat deze in de tijd werd begrensd. Voor zover de aanvraag betrekking heeft op de historiek van de gegevens vermeld in bovenvermeld machtigingsbesluit is ze dus zonder voorwerp. 33. Gelet op wat in randnummers 14 en 31 m.b.t. de historiek werd bepaald, stelt het Comité vast dat voor wat de personeelsleden van de aanvrager betreft, die instaan voor de realisatie van het doeleinde vermeld in het luik II.A., een in de tijd onbegrensde toegang tot de historiek van de gegevens vermeld in het machtigingsbesluit van 18 april 1990 overmatig zou zijn en dus strijdig met artikel 4, 1, 3, WVP. Bijgevolg beperkt het Comité de toegang voor dit doeleinde tot de historiek van de voorbije 6 jaar net zoals voor het gegeven 7 (beroep). 34. Zoals reeds werd aangestipt verzoekt de aanvrager tevens om de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR zodat hij zeker is dat hij met de recentste gegevens werkt. Het Comité vast dat de wijziging van informatiegegevens een weerslag kan hebben op de behandeling van het dossier. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van dit gegeven gepast is en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP.
Beraadslaging RR 60 /2013-10/17 35. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met verwijzingsrepertoria. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de federale dienstenintegrator Fedict om deze proportionele mededeling te organiseren. Indien dit niet mogelijk is of niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan desgevallend worden nagegaan in hoeverre er synergie met het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mogelijk is. Tot slot wordt er de aandacht op gevestigd dat de proportionele mededeling van de wijziging ook kan georganiseerd worden door aan het Rijksregister een geactualiseerde lijst te verstrekken houdende de identificatienummers van de personen die een actief dossier hebben. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. II.B.2. Ten overstaan van het identificatienummer 36. De aanvrager wenst tevens het identificatienummer van de betrokkenen te gebruiken om personen in zijn dossiers en databank precies te identificeren evenals om het Centraal Wapenregister punctueel te kunnen bevragen. 37. Het Comité stelt vast dat het identificatienummer een uniek nummer is dat toelaat iemand heel nauwkeurig te identificeren. Vergissingen die kunnen ontstaan door o.a. homonymie en schrijffouten worden uitgesloten. Daarenboven maakt het een gerichte en efficiënte raadpleging van de eigen databank en het Centraal Wapenregister mogelijk (niet nodig om in de gegevens van personen met dezelfde naam te gaan grasduinen om er de juiste uit te selecteren). Het beschreven gebruik van het identificatienummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. II.B.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 38. Er wordt een permanente toegang gevraagd gelet op het feit dat de aanvrager dagdagelijks dossiers aanmaakt en behandelt. 39. Het Comité stelt vast dat het gezien de aard van de werkzaamheden van de aanvrager gepast is dat hij over een permanente toegang kan beschikken (artikel 4, 1, 3 WVP). 40. De aanvrager wenst over een machtiging voor onbepaalde duur te kunnen beschikken.
Beraadslaging RR 60 /2013-11/17 41. Rekening houdend met het feit dat niet in de tijd werd bepaald hoelang de aanvrager belast is met de verwezenlijking van bovenvermeld doeleinde, oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). II.B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 42. Er wordt geen concrete bewaartermijn opgegeven. Uit de bijkomende informatie van 13/06/2013 blijkt dat de afgehandelde beroepsdossiers in eerste instantie gedurende geruime tijd door de aanvrager zelf worden gearchiveerd omdat de praktijk heeft uitgewezen dat sommige dossiers na verscheidene jaren herleven. Daarna worden de dossiers aan het Rijksarchief bezorgd. De doelstellingen van de archivering door het Rijksarchief (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. 43. Op basis van de door de aanvrager verstrekte informatie stelt het Comité vast dat de bewaartermijn zoals omschreven door de aanvrager in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP aanvaardbaar is op voorwaarde dat de aanvrager maatregelen neemt zodat de afgehandelde dossiers die hij bewaart alleen nog punctueel toegankelijk zijn mits opgave van een voorafgaande verantwoording die geregistreerd wordt (controle misbruiken). II.B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 44. Volgens de aanvraag zullen de informatiegegevens ook worden meegedeeld aan derden, namelijk het parket en de provinciale wapendiensten. Het Comité stelt vast dat het hier overheden betreft die inzake eveneens bevoegd zijn. Het betreft dus een mededeling die als een verenigbare verdere verwerking kwalificeert in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. 45. Met betrekking tot het identificatienummer van het Rijksregister wordt gemeld dat het een louter intern hulpmiddel is. Uit de aanvraag blijkt echter dat dit nummer zal gebruikt worden om het Centraal Wapenregister te consulteren. Dit betekent dat men het nummer meedeelt aan de verantwoordelijke voor de verwerking van het Centraal Wapenregister. Deze laatste is echter eveneens gemachtigd om het identificatienummer te gebruiken m.b.t. dit register zodat de mededeling noch vanuit machtigingsperspectief, noch vanuit artikel 4, 1, 2, WVP problemen oproept. II.B.6. Netwerkverbindingen 46. Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbindingen tot stand. Het Comité neemt hiervan akte.
Beraadslaging RR 60 /2013-12/17 47. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. III. LUIK NAAMSVERANDERING III.A. DOELEINDE 48. Een persoon die zijn naam of voornaam wenst te wijzigen kan daartoe een met redenen omkleed verzoekschrift richten aan de Minister van Justitie. De bevoegdheid om een naamsverandering toe te staan berust bij de Koning, die om een voornaamsverandering toe te staan bij de Minister van Justitie (artikelen 2 en 3 van de wet van 15 mei 1987 betreffende namen en voornamen). De aanvrager staat in voor de behandeling van deze dossiers. Daartoe controleert de aanvrager wie de familie of naasten zijn van de betrokkene. Teneinde inzicht te verwerven in de context waarin het verzoek zich situeert, kan de aanvrager door de politie inlichtingen laten verzamelen bij de familie/naasten m.b.t hun kijk op de voorgenomen wijziging van de naam- /voornaam, vooraleer het dossier voor beslissing voor te leggen aan de Koning/Minister van Justitie. 49. Het Comité stelt vast dat het bovenvermelde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die de aanvrager daartoe verricht gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c) en e), WVP. III.B. PROPORTIONALITEIT III.B.1. Ten overstaan van het gegeven 50. Uit de aanvraag blijkt dat een toegang gewenst wordt tot: het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR (wettelijke samenwoning); een onbeperkte historiek van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 en 13, WRR evenals de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 en 13, WRR.
Beraadslaging RR 60 /2013-13/17 51. Naar aanleiding van een telefonisch contact op 14/06/2013, bevestigd op 17/06/2013, werd gemeld dat er voor het doeleinde vermeld in luik III.A geen behoefte is aan het gegeven wettelijke samenwoning. Dit aspect van de aanvraag wordt bijgevolg niet verder behandeld. 52. Het machtigingsbesluit van 18 april 1990 verleende de aanvrager toegang tot een aantal informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR maar tevens tot de opeenvolgende wijzigingen die aan de informatiegegevens werden aangebracht, dus hun historiek (artikel 3, tweede lid, WRR) zonder dat deze in de tijd werd begrensd. Bijgevolg is de aanvraag voor wat dit punt betreft zonder voorwerp. 53. De aanvrager verzoekt tevens om de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR zodat hij zeker is dat hij met de recentste gegevens werkt. De behandeling van dossiers kan een paar jaar in beslag nemen. Het Comité stelt vast dat de wijziging van informatiegegevens een weerslag kan hebben op de behandeling van het dossier. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van dit gegeven gepast is en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. 54. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met verwijzingsrepertoria. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de federale dienstenintegrator Fedict om deze proportionele mededeling te organiseren. Indien dit niet mogelijk is of niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan desgevallend worden nagegaan in hoeverre er synergie met het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mogelijk is. Tot slot wordt er de aandacht op gevestigd dat de proportionele mededeling van de wijziging ook kan georganiseerd worden door aan het Rijksregister een geactualiseerde lijst te verstrekken houdende de identificatienummers van de personen die een actief dossier hebben. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. III.B.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 55. Er wordt een permanente toegang gevraagd gelet op het feit dat de aanvrager dagdagelijks dossiers aanmaakt en behandelt. Het Comité stelt vast dat het gezien de aard van de werkzaamheden van de aanvrager gepast is dat hij over een permanente toegang kan beschikken (artikel 4, 1, 3 WVP).
Beraadslaging RR 60 /2013-14/17 56. De aanvrager wenst over een machtiging voor onbepaalde duur te kunnen beschikken. Rekening houdend met het feit dat niet in de tijd werd bepaald hoelang de aanvrager belast is met de verwezenlijking van bovenvermeld doeleinde, oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). III.B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 57. Er wordt geen concrete bewaartermijn opgegeven. Net zoals voor de andere diensten van de aanvrager is de Archiefwet van 24 juni 1955 van toepassing. Dit betekent dat de dossiers en gegevens gedurende 30 jaar worden bewaard overeenkomstig de instructies van de Algemeen Rijksarchivaris. Hieruit leidt het Comité af dat de aanvrager de dossiers bewaart tot deze, na selectie, worden overgedragen aan het Rijksarchief (niet geselecteerde dossiers worden vernietigd). De doelstellingen van de archivering door het Rijksarchief (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. 58. In afwachting van de overdracht van de dossiers aan het Rijksarchief moet de aanvrager als verantwoordelijke voor de verwerking ervoor zorgen dat de dossiers die hij bewaart, niet toegankelijk zijn voor onbevoegden (artikel 16 WVP). Dit impliceert dat afgehandelde dossiers in een eerste fase op non-actief worden gezet en in een volgende fase fysiek uit actueel klassement zowel het papieren als elektronische - worden verwijderd/ontoegankelijk gemaakt. Hij moet er tevens voor zorgen dat deze dossiers in deze fases alleen nog punctueel toegankelijk zijn mits opgave van een voorafgaande verantwoording die geregistreerd wordt (controle misbruiken). Alleen onder die voorwaarden is er sprake van een in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP aanvaardbare bewaring. III.B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 59. Volgens de aanvraag zullen de informatiegegevens ook worden meegedeeld aan derden, namelijk andere overheidsdiensten en gerechtelijke overheden. 60. Het Comité stelt vast dat de aanvrager in een aantal gevallen een dossier voor onderzoek overmaakt aan de gerechtelijke overheden die dan door tussenkomst van de plaatselijke politie nuttige informatie verzamelen met het oog op de beoordeling van de vraag tot naam- /voornaamsverandering. Gelet op het feit dat de aanvrager met het oog op het doeleinde vermeld in luik III.A informatie meedeelt aan gemachtigde overheden, betreft het een mededeling die kwalificeert als een verenigbare verdere verwerking in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP.
Beraadslaging RR 60 /2013-15/17 61. In de mate dat de aanvrager gegevens meedeelt aan andere overheidsdiensten moet hij als verantwoordelijke voor de verwerking erover waken dat de mededeling kadert in een verenigbare verdere verwerking in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en dat niet meer gegevens worden meegedeeld dan nodig, rekening houdend met het doeleinde met het oog waarop de mededeling geschiedt (artikel 4, 1, 3, WVP). C. INFORMATIEBEVEILIGHEIDSBELEID C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 62. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds in andere dossiers van de aanvrager door het Comité aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 63. Uit de meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid en een plan ter uitvoering ervan. 64. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens/het identificatienummer gebruiken en lijst van deze personen 65. Uit de aanvragen blijkt dat enkel de personeelsleden die tussenkomen in de behandeling van de dossiers over een toegang zullen beschikken en voor zover gemachtigd, het identificatienummer zullen gebruiken. 66. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de uit het Rijksregister meegedeelde informatiegegevens en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 67. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.
Beraadslaging RR 60 /2013-16/17 OM DEZE REDENEN het Comité, 1 machtigt de Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden, om onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging waaronder deze vermeld in randnummers 16, 35 en 54 voor onbepaalde duur: voor de doeleinden vermeld in luik I.A.: permanent toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR evenals tot de historiek ervan gedurende een periode van 5 jaar voorafgaand aan de raadpleging; toegang te hebben tot de historiek van de informatiegegevens in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR, herleid tot een periode van 5 jaar voorafgaand aan de raadpleging; de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 en 13, WRR; voor het doeleinde vermeld in luik II.A permanent toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 7, WRR evenals tot de historiek ervan gedurende een periode van 6 jaar voorafgaand aan de raadpleging; toegang te hebben tot de historiek van de informatiegegevens in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 9, WRR, herleid tot een periode van 6 jaar voorafgaand aan de raadpleging; de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR; voor het doeleinde vermeld in luik III.A de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, WRR;
Beraadslaging RR 60 /2013-17/17 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden, een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het de Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren; 4 weigert het meer gevraagde. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.)mireille Salmon