FACTUURVENSTER VERBRUIK KPN Insight
1. Product overzicht KPN Insight bestaat uit drie modules: de Portal, Expense Management en Expense Reporting. In dit hoofdstuk vindt u ter kennismaking een korte omschrijving van iedere module. Verderop in dit werkboek wordt er uitgebreid op ieder onderdeel ingegaan. Tooltime BV 1.1 Portal Deze online applicatie geeft uw klant direct toegang tot diverse rapportages over zijn zakelijke telefoonrekening. Van Top 10 overzichten en abonnementskosten tot aan modules voor beheer en uitgebreide rapportages, u vindt het allemaal terug in deze portal. De gebruiksvriendelijke omgeving kan men eenvoudig aanpassen aan de wens van de gebruiker. 1.2 Expense Management * Met deze online beheertool kan uw klant vaste en mobiele aansluitingen koppelen aan een persoon en kostenplaats. Hierdoor worden de rapportagemogelijkheden in Expense Reporting uitgebreid. De klant heeft ook de mogelijkheid om zelf nieuwe kostenplaatsen en personen in deze module te creëren. Tooltime BV 1.3 Expense Reporting * Naast de rapportages in de Portal beschikt uw klant ook over een uitgebreide rapportage omgeving. Met behulp van draaitabellen kan men een grote variëteit aan gegevens opvragen. Analyses gericht op internationaal telefonieverkeer, individuele rapportages en trends per kostenplaats zijn onderdeel van deze applicatie. * Expense Management en Expense Reporting zijn op dit moment nog niet beschikbaar. U heeft momenteel alleen toegang tot de Portal. 2
2. IHOUD Bewerken van Factuurdetails in Excel.... 4 Koppelen van namen en kostenplaatsen in Excel... 8 Draaitabel als basisrapport... 11 3
3. Bewerken van Factuurdetails in Excel. Klik op de tegel Factuurdetails downloaden. Open het bestand in Excel Klik op Kolom A. Klik op het tabblad Gegevens Klik op het icoontje Tekst naar kolommen 4
Klik op volgende Selecteer Komma en klik op volgende 5
Klik op Geavanceerd Selecteer bij het Decimaalteken een punt en klik op OK. Klik in de linkerbovenhoek om alles te selecteren en dubbelklik op de lijn tussen twee kolommen (bijvoorbeeld B en C), de kolombreedte wordt nu automatisch aangepast. 6
Klik met de rechtermuisknop op kolom I en selecteer Celeigenschappen (met de linkermuisknop). Selecteer Valuta en klik op OK 7
4. Koppelen van namen en kostenplaatsen in Excel Maak een nieuw werkblad in Excel. Kopieer een lijst met GSM-nummers en andere gegevens in dit werkblad. Belangrijk is dat het telefoonnr altijd in kolom A moet staan en exact in dezelfde notatie. Voeg een kolom achter het telefoonnr in met als kolomkop Naam en klik op cel B2 Klik op het formulesymbool Fx 8
Selecteer alles en zoek de functie op VERT.ZOEKEN en klik op OK Klik in het veld Zoekwaarde en selecteer cel A2 Klik in het veld Tabelmatrix, selecteer het tabblad met de naam- en kostenplaatsgegevens en selecteer daar alle cellen, druk daarna op F4 (er verschijnen nu $ -tekens). Type in het veld Zoekwaarde voor A2 een $ -teken Type in het veld Kolomindex_getal een 2 (Naam is de 2 e kolom vanaf links) Type in het veld Benaderen ONWAAR Klik op OK 9
Dubbelklik op de vulgreep Voeg een kolom in met de naam Kostenplaats Sleep de vulgreep één plaats naar rechts Klik op cel C2 en wijzig bovenin de balk de 2 (voor ;ONWAAR) in een drie (kostenplaats staat namelijk in de 3 e kolom) en druk op enter Klik op cel C2 en dubbelklik op de vulgreep. 10
5. Draaitabel als basisrapport Maak een nieuw tabblad Klik op Invoegen en kies voor draaitabel Klik in het veld Tabel/bereik selecteer vervolgens het tabblad waar het rapport in staat. Selecteer vervolgens alle kolommen in het rapport en klik op OK 11
Sleep het veld Type dienst naar het vak Rijlabels. Sleep het veld Advies bedrag naar het vak Waarden. Klik in het veld Waarden op het veld Aantal van. en selecteer Waardeveldinstellingen 12
Selecteer Som en klik op OK Klik ergens in het draaitabel. Klik op het tabblad Opties van Hulpmiddelen voor draaitabellen Klik (midden op) de Slicer knop 13
Selecteer Type dienst en klik op OK Via de `Slicer` kun je per dienst filteren. Dubbelklik je op een bedrag dan wordt er een gespecificeerd tabblad aangemaakt. 14