Instrument: de Actorenanalyse Instrument: de Actorenanalyse 1 1. Wat is een Actorenanalyse 1 2. Doel van een Actorenanalyse 1 3. Het opstellen van een Actorenanalyse 2 4. Eisen aan een goede Actorenanalyse 4 5. De relatie met andere instrumenten 5 1. Wat is een Actorenanalyse Een Actorenanalyse beschrijft het speelveld van actoren, hun belangen en hun mogelijke invloed In een Actorenanalyse wordt het speelveld van belanghebbenden rond een project vastgesteld en beschreven. Een Actorenanalyse verschaft de initiatiefnemers van het project inzicht in kansen en bedreigingen van het project. Met als resultaat dat er zicht bestaat op: mogelijke samenwerkingspartners, actoren die een rol hebben in de besluitvorming van een project en actoren die niet direct een rol hebben, maar die wel invloed (zowel positief als negatief) kunnen uitoefenen op de voortgang van het project. Figuur 1: Voorbeeld van een relatieschema 2. Doel van een Actorenanalyse De Actorenanalyse bepaalt welke actoren betrokken dienen te worden Het doel van de Actorenanalyse is het tijdig zicht krijgen op partijen of personen die bij de uitwerking van de projectplannen moeten worden betrokken. Dit kan zijn omdat deze actoren een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de totstandkoming van het project, of omdat de actoren juist veroorzaker kunnen zijn van stagnatie als hun belang niet op de juiste wijze wordt meegewogen. 1/5
Tevens wordt dieper ingegaan op de behoeften van toekomstige gebruikers Actorenanalyse in alle gevallen basis voor verdere projectuitwerking Vanuit het ontwikkelperspectief - waarin waardecreatie centraal is gesteld - is het belangrijk zicht te krijgen op de behoeften die er heersen bij mogelijke toekomstige gebruikers (zie ook: uitwerking van het instrument Marktanalyse). Of er waarde wordt gecreëerd hangt af van het feit of er actoren zijn te identificeren die belang hechten aan de ideeën uit het Business Concept. Zodra dit geval is, kan bekeken worden in hoeverre deze waardecreatie kan worden vertaald in een financiële opbrengst voor het project. De meest eenvoudige weg hierin is dat de belanghebbende actoren bereid zijn te betalen voor de waarde die voor hen wordt gecreëerd. De Actorenanalyse zal ook inzicht verschaffen in de bereidheid van actoren om (financieel) bij te dragen aan de totstandkoming van het project en de verwachte ontwikkeling van deze bereidheid in de toekomst. De Actorenanalyse staat aan de basis van het ontwikkelen van het Business Concept en dient, net als het opstellen van een Business Concept, bij ieder project te worden uitgevoerd. Ook hiervoor geldt dat het niet zozeer gaat om het opstellen van een compleet uitgewerkte omgevingsanalyse, maar dat een helder beeld bestaat van de partijen die kunnen bijdragen aan of juist kunnen tegenwerken bij de uitwerking van de projectplannen. 3. Het opstellen van een Actorenanalyse Stap 1: in kaart brengen van betrokken partijen Stap 2: definieer van iedere actor zijn of haar belang De eerste stap in de uitvoering van een Actorenanalyse betreft het in kaart brengen van alle mogelijke betrokken partijen (of personen) bij de ontwikkeling van de projectplannen. De aard van de betrokkenheid kan hierbij uiteenlopen van bijvoorbeeld persoonlijke belangen tot beslissingsbevoegdheid inzake de goedkeuring van de plannen. Een grafische uitwerking van de betrokkenheid in een relatieschema kan hierbij helpen (zie Figuur 1). Vervolgens dienen van alle actoren de belangen of doelen die ze nastreven te worden beschreven. Het is belangrijk om te beseffen dat het belang van een partij vaak op een hoger niveau ligt dan het standpunt dat deze inneemt. Het standpunt is veelal een manier om invulling te geven aan het belang. In veel projecten worden doorbraken gerealiseerd door niet te focussen op standpunten, maar door te zoeken naar oplossingen die gemeenschappelijke belangen dienen. Zo kan een actor tegen herontwikkeling van een fort zijn, omdat deze verwacht dat de identiteit van dat fort bij herontwikkeling verloren gaat. Hij heeft zijn belang - behoud van identiteit - vertaald in een oplossing - 2/5
restauratie. Door te appelleren aan zijn oorspronkelijke belang en te komen met een oplossing die daaraan bijdraagt, bijvoorbeeld herontwikkeling met behoud van identiteit, kan zijn standpunt wijzigen van tegen naar voor. Uit dit voorbeeld blijkt dat het voor de zuiverheid en bruikbaarheid van de analyse belangrijk is om te focussen op belangen en niet op de standpunten van actoren. Stap 3: bepaal de posities die zullen worden ingenomen Op basis van de belangen van de actoren is het mogelijk vast te stellen welke positie de actoren in zullen nemen. Deze positie hangt nauw samen met het door hen in te nemen standpunt. Stap 4: stel vast of er een basis is voor samenwerking tussen actoren Gegeven het speelveld van belangen, standpunten en posities kan bekeken worden of er sprake is van tegenstrijdige belangen. Indien belangen niet tegenstrijdig zijn en er oplossingen mogelijk zijn die het belang van meerdere partijen dienen, is er basis voor samenwerking. Een zogenoemde belangenmatrix kan inzichtelijk maken in hoeverre belangen in elkaars verlengde liggen, danwel contrair zijn. Actor Belang Gemeente Provinvie Ontwikkelaar St.KULT Welzijn burgers Emmelerbroek ++ ++ 0 0 Behoud van Bleekfabriek + ++ 0 0 Rendement op geinvesteerd vermogen + + ++ 0 Uitgaansgelegenheid voor jongeren + + 0 ++ Meer sociale woningbouw 0 ++ -- 0 Stap 5: de mate van macht of invloed bepaald de omvang van de kans of de bedreiging Niet iedere partij heeft evenveel macht of invloed. De ene partij zal belangrijker zijn voor het slagen van het project dan de ander. Daarom moet ook de mate van macht of invloed per partij inzichtelijk worden gemaakt. Evenals de juridische, financiële en politiek-bestuurlijke instrumenten die de partij hierbij ter beschikking staan. Deze macht of invloed kan zowel direct als indirect zijn. Een voorbeeld van directe invloed is beslissingbevoegdheid, een voorbeeld van indirecte invloed is goede contacten bij lokale, regionale of landelijke media. Stap 6: selecteer de belangrijke en relevante actoren Tenslotte kan op basis van de verzamelde informatie worden bepaald wie betrokken wordt bij de ontwikkeling van projectplannen. Partijen kunnen hierbij uiteraard verschillende rollen aannemen, van partner tot financier. Zie voor verdere uitwerking van ideeën over relatiemanagement ook het Belvedere kompas: Relaties zuid op de website van het projectbureau. 3/5
4. Eisen aan een goede Actorenanalyse Tijdige uitvoering Onderscheiden van belangen en standpunten Een goede Actorenanalyse wordt aan het begin van een project uitgevoerd. Juist op dat moment bestaat ruimte en flexibiliteit om de plannen vorm te geven in een richting die kansrijk is. Actoren spelen hierin een belangrijke rol en het is dan ook een vereiste om vroegtijdig zicht te hebben op het gehele speelveld. Daarnaast maakt een goede analyse onderscheid tussen belangen en standpunten en ligt bij de uitwerking van de analyse de focus op belangen van actoren. Voorbeeld: een heldere bepaling van rollen is van groot belang Langs het spoor in Zwolle ligt de Ambachtsschool. Herbestemming van dit rijksmonument tot woonfunctie bleek niet mogelijk. Krakers, die al jaren in het gebouw woonden, wilden de school graag benutten als atelierruimte. De gemeente zag meer in een museale functie en legde een claim op het gebouw. De eigenaar van de school hield vast aan een bepaalde boekwaarde van het gebouw; een boekwaarde die niet-commerciële functies (zoals ateliers of een museum) uitsloot omdat deze te weinig opleveren. De opeenstapeling van wensen en een gebrek aan exploitatiekennis maakten dat partijen onderhandelingen niet op basis van (financieel-economische) feiten voerden maar op basis van beelden: 'goed tegen kwaad'. Een heldere actorenanalyse, die nadrukkelijk de belangen en standpunten van de partijen in beeld had gebracht, had houvast kunnen bieden om dit project verder te helpen. Zicht op macht of invloed Handelingsperspectieven In een goede Actorenanalyse wordt ook stilgestaan bij het feit dat niet alle geïdentificeerde actoren dezelfde mate van invloed hebben op een project. Dit is een belangrijk uitgangspunt bij het vaststellen van acties die op basis van de analyse worden ondernomen. Het kan verrassingen van outsiders met een belang of teleurstellingen in de bijdrage van een partner voorkomen. Een goede actorenanalyse stelt de opsteller in staat om op basis van de resultaten voor zichzelf handelingsperspectieven te schetsen. 4/5
5. De relatie met andere instrumenten De Actorenanalyse levert input voor Business concept, Business case en Intentieovereenkomst De Actorenanalyse levert, samen met de Marktanalyse, belangrijke input voor verschillende vervolgstappen: - Op basis van de analyse bestaat inzicht in de belangen en behoeften van partijen. Dit is het uitgangspunt voor de ontwikkeling van een idee waarmee in die behoeften kan worden voorzien (Business concept). - Inzicht in de omvang van en ontwikkelingen in de groep toekomstige gebruikers is een belangrijk uitgangspunt bij het opstellen van verwachtingen ten aanzien van de financiële opbrengstenstromen (Business case). - Het selecteren van projectpartners met wie het project gezamenlijk gerealiseerd kan worden. 5/5