Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Zoetermeer Status: Definitief vastgesteld door college van burgemeester en wethouders Opgesteld door: Cluster Inkoop & Aanbesteding Datum: 19 augustus 2011 Programma 8 - Burger en bestuur Aard voorstel Definitief vaststellen Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. Bijlage(n) 2 1. Beslisboom gemeente Zoetermeer 2. Definities
Inhoud Inleiding... 3 Hoofdstuk 1: Doelstellingen... 4 1.1 Algemene doelstelling... 4 1.2 Specifieke doelstellingen... 4 Hoofdstuk 2: Wettelijk kader en interne regels... 7 Hoofdstuk 3: Drempelwaarden en bijbehorende aanbestedingsvormen... 9 Bijlage 1: Beslisboom gemeente Zoetermeer... 10 Bijlage 2: Definities... 11 2
Inleiding De afgelopen jaren heeft het Cluster Inkoop & Aanbesteding belangrijke vorderingen gemaakt naar aanleiding van de aanbevelingen die gemaakt zijn door Pro 10 op basis van het doorlichtingsonderzoek dat in 2009 heeft plaatsgevonden. Dit inkoop- en aanbestedingbeleid borduurt op deze vorderingen voort. Verder stelt het cluster Inkoop & Aanbesteding naast dit inkoop- en aanbestedingsbeleid jaarlijks een jaarplan op waarin de vorderingen ten aanzien van de aanbevelingen van Pro 10 worden gemonitoord en welke ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de directeur bedrijfsvoering. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders, uitgangspunten en doelstellingen geformuleerd voor het handelen van de gemeente Zoetermeer ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze beleidsnotitie is gebaseerd op: - Europese wet- en regelgeving over aanbesteden; - Het collegeprogramma 2010-2014; - Het aansluiten bij relevante beleidsterreinen (onder andere Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheid); - Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2007 tot en met 2010; - Pro 10 doorlichtingsonderzoek 2008; - Jaarplannen Cluster I&A 2009, 2010 en 2011. De gemeente Zoetermeer wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid duurzaam inkopen, de kansen voor lokale ondernemers vergroten en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door ondernemers bevorderen. Daarnaast wil de gemeente Zoetermeer professioneel, doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden conform het beleid zoals in deze notitie is geformuleerd en in overeenstemming met de (toekomstig) geldende wet- en regelgeving. De gemeente Zoetermeer staat een integrale aanpak voor, wat inhoudt dat zij op integere, efficiënte en op vergelijkbare wijze opdrachten gunt voor diensten, leveringen en werken. Integriteit, objectiviteit, non-discriminatoir handelen (gelijkheidsbeginsel) en transparantie zijn hierbij sleutelwoorden voor zowel de gemeente als de opdrachtnemer. In hoofdstuk 1 worden de doelstellingen van inkoop nader uitgewerkt. Hoofdstuk 2 beschrijft het wettelijk kader op het gebied van inkopen en aanbesteden en de interne regels. Tot slot wordt in hoofdstuk 3 ingegaan op de drempelwaarden en bijbehorende aanbestedingsvormen, welke voor de gemeente Zoetermeer zijn vastgesteld. 3
Hoofdstuk 1: Doelstellingen 1.1 Algemene doelstelling De algemene doelstelling van de gemeente Zoetermeer met betrekking tot inkopen luidt als volgt: vertrouwen, samenwerken en daadkracht. Deze doelstelling is onder te verdelen in doelstellingen vanuit verantwoordelijkheid van de gemeente als overheid en doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever. Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als overheid zijn: Naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden. De doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van de publieke gelden. De gelijke behandeling van leveranciers. De maximale toegankelijkheid tot overheidsopdrachten voor leveranciers. De hantering van heldere procedures door de gemeentelijke organisatie. Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever zijn: De beheersing van de totale kosten van een project. Het verkrijgen van de gewenste kwaliteit tegen de economisch meest voordelige inschrijving (integraal kosten management); dit hoeft niet gelijk te zijn aan een zo laag mogelijke prijs. Het hanteren van realistische termijnen bij aanbestedingen onder de drempelwaarde van Europees aanbesteden en het hanteren van de minimale termijnen bij Europese aanbestedingen. De beperking van de contractrisico s. Het behalen van efficiencyvoordelen door: de samenvoeging van inkoopvolumes, de beperking van facturenstromen en de beperking van het leveranciersbestand. 1.2 Specifieke doelstellingen Duurzaamheid De rijksoverheid heeft de ambitie geformuleerd om in 2010 alle diensten en producten duurzaam in te kopen, oplopend naar 100% in 2015. Tussen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het Rijk is een akkoord gesloten, waarin is afgesproken dat gemeenten in 2010 hun producten en diensten voor 75% duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze milieu- en sociale aspecten voldoen. Duurzaam inkopen kenmerkt zich door een resultaatverplichting. Er kan dus niet worden volstaan met een inspanningsverplichting. Alleen producten die daadwerkelijk aan de duurzaamheidscriteria voldoen, tellen mee als duurzaam ingekocht. Tijdens de raadsvergadering van 29 september 2010 is de nota duurzaam inkopen vastgesteld met de volgende ambitie: - Vanaf 2010 wordt voor minimaal 75% duurzaam ingekocht; - Vanaf 2012 wordt 100% duurzaam ingekocht; - Bij 40% van alle inkopen en aanbestedingen zijn in 2015 wensen geformuleerd. Duurzaam inkopen wordt gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidscriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Dit betreffende zowel de duurzaamheidscriteria die Agentschap NL (voorheen SenterNovem) voor bepaalde productgroepen binnen de overheid heeft ontwikkeld als de door de gemeente Zoetermeer vastgestelde doelstellingen ten aanzien 4
van groen gas, aardgas, fsc-hout, groene stroom en GPR Gebouw. Binnen deze criteria zijn, zowel in de selectie als in de gunningsfase, eisen en wensen te onderscheiden. Bij iedere aanbesteding wordt een duurzaamheidparagraaf opgenomen, zowel bij de selectie van een leverancier als bij de gunning van een opdracht. Hier geldt dat bij de selectie gekeken wordt naar hoe duurzaam een ondernemer onderneemt. Bij de beoordeling van de gunning wordt (per opdracht) bekeken hoe invulling gegeven wordt aan de gestelde duurzaamheidcriteria bij de uitvoering van de opdracht. Voorwaarde is wel dat de criteria proportioneel zijn en niet drempelverhogend werken. Verder werkt de gemeente Zoetermeer mee aan de Monitor Duurzaam Inkopen van het Ministerie Infrastructuur en Milieu. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Bij alle inkoop- en aanbestedingstrajecten zullen in selectie- en gunningcriteria voorwaarden worden gesteld aan: - de mate waarin de ondernemers maatschappelijke activiteiten in de gemeente Zoetermeer ondersteunen. - de verplichting om, in geval van werken en diensten, minimaal 5% van de aanneemsom in te zetten voor activiteiten gericht op de re-integratie van werkzoekenden, het beschikbaar stellen van stageplekken en/of leerling-plaatsen. Lokale ondernemers Het is mogelijk om bij enkelvoudige en meervoudige aanbestedingen een lokaal en/ of regionaal voorkeursbeleid te voeren. De gemeente Zoetermeer vindt het belangrijk dat lokale en regionale ondernemers meedoen aan (Europese) aanbestedingen. Door kansen te bieden aan lokale ondernemers wordt namelijk bijgedragen aan een sterk, sociaal en betrokken gemeenschap waarin met elkaar mee(r)doen een feit wordt. De lokale ondernemers zijn actief betrokken geweest bij de totstandkoming van het integrale inkoop- en aanbestedingsbeleid middels de Sociaal Economische Agenda. Gemeente Zoetermeer vult de beleidsvrijheid ten aanzien van lokale ondernemers op onderstaande wijze in: - opdrachten tot 100.000,- voor werken en 35.000,- voor leveringen en diensten worden enkelvoudig (één op één) vergeven. Bij het enkelvoudig gunnen hebben lokale ondernemers de voorkeur, mits deze kunnen voldoen aan de gestelde eisen en een acceptabele prijs/kwaliteit verhouding aanbieden. - werken tot 1.000.000,- en leveringen en diensten tot 100.000,- worden meervoudig vergeven (minimaal 3 offertes). Hierbij wordt tenminste 1 lokale ondernemer uitgenodigd. Bij een gelijke score zal de opdracht aan de lokale ondernemer worden vergeven; - de gemeente organiseert voorlichtingsbijeenkomsten waarin het integrale inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gepresenteerd aan lokale ondernemers en/of andere belangstellenden, waarbij het aanbestedingsproces wordt toegelicht. Besparingen Middels de inkoop- en aanbestedingstrajecten dienen jaarlijks de volgende besparingen gerealiseerd te worden: 500.000,- middels inkoop algemeen 500.000,- middels inhuur derden 200.000,- middels inkoop ten behoeve van de afdeling V&A Deze taakstellingen zijn al in de begroting opgenomen. 5
Samenwerking Gemeente Zoetermeer neemt deel aan het regio inkoopoverleg en bekijkt bij iedere Europese aanbesteding de mogelijkheden om met de gemeenten uit dit overleg een gezamenlijke Europese aanbesteding op te starten. Indien regionale samenwerking bij een Europese aanbesteding mogelijk is, doet de gemeente Zoetermeer mee. 6
Hoofdstuk 2: Wettelijk kader en interne regels De gemeente Zoetermeer hanteert bij al haar inkoop- en aanbestedingstrajecten onderstaande wet- en regelgeving: 1) Naleven van wet- en regelgeving Het aanbestedingstraject is in Europa ontwikkeld op basis van het EG Verdrag en diverse Europese richtlijnen. Deze richtlijnen zijn in Nederland omgezet in nationale wetgeving: - Het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten is de implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijn (nr. 2004/18/EG) en verplicht Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijn om te zetten in eigen regelgeving. - Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 bevat het juridisch kader waaraan moet worden voldaan bij de aanbesteding van werken en is van toepassing op iedere aanbesteding van werken. - Wet implementatie rechtsbeschermingrichtlijnen aanbesteden implementeert richtlijn 2007/66/EG en geeft ondernemers een betere rechtspositie bij bepaalde onrechtmatigheden bij aanbestedingen, in werking getreden op 19 februari 2010. - De nieuwe Aanbestedingswet als kaderwet wordt verwacht in 2011. Het betreft een nationaal wettelijk verankerd aanbestedingskader. Naast deze specifieke op inkoop en aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor de gemeente in haar rol als inkoper: - Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-verdrag inzake de interne markt. - De Algemene Wet Bestuursrecht, waarin opgenomen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. - De Gemeentewet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten. - Het Burgerlijk Wetboek ten aanzien van het contractenrecht. 2) Naleven van interne regels De belangrijke uitgangspunten van het inkoopbeleid zijn rechtmatigheid en doelmatigheid. Om dit te realiseren worden de beginselen van het aanbestedingsrecht bij iedere aanbesteding gehanteerd: Transparantie: Objectiviteit: Non-discriminatie: Proportionaliteit: iedere uitgave en elk besluit daartoe moet transparant tot stand zijn gekomen en achteraf herleidbaar te zijn. iedere leveranciersselectie dient op objectieve (meetbare) gronden plaats te vinden en vastgelegd te worden. gelijke kansen voor de leveranciers. de gestelde eisen zijn in verhouding met de omvang van de opdracht. Bij alle inkopen en aanbestedingen worden door de gemeente Zoetermeer minimaal de volgende zaken in de offerteaanvraag opgenomen: de inschrijvingstermijn, de door de inschrijvers te verstrekken gegevens, de selectie- en gunningcriteria die gehanteerd worden en de Algemene Voorwaarden Zoetermeer. 7
Algemene Voorwaarden: - bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Zoetermeer worden de Algemene Voorwaarden van de gemeente Zoetermeer van toepassing verklaard, met uitzondering van contracten met betrekking tot huur, inhuur derden, snippergroen, erfpacht en bouwterreinen. Hiervoor gelden andere voorwaarden (zoals bijvoorbeeld de Algemene erfpachtbepalingen van de gemeente Zoetermeer 2004). Naast de Algemene Voorwaarden Zoetermeer 2007 zijn onderstaande branchevoorwaarden juridisch getoetst: - De Nieuwe Regeling 2005 voor eenduidig ontwerpen, adviseren en organiseren voor de gebouwde omgeving voor opdrachtgever -en nemer; - Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 voor aannemingsovereenkomsten in de bouw; - Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen 2000 voor bouwopdrachten waarin ontwerp en uitvoering zijn geïntegreerd, desgewenst gecombineerd met meerjarig onderhoud. Hieruit zijn een aantal afwijkingen op deze regelingen naar voren gekomen die gemeente Zoetermeer toepast voor elke opdracht waarbij deze voorwaarden van toepassing worden verklaard. Deze afwijkingen zijn op 8 mei 2007 vastgesteld en staan op de intranetpagina van het cluster Inkoop & Aanbesteding. Daarnaast dient bij alle inkoop- en aanbestedingstrajecten de keuze voor gunning gemotiveerd te worden richting de inschrijvers. 3) Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerde toelichting op de reden voor afwijken en na schriftelijke goedkeuring door de algemeen directeur. 8
Hoofdstuk 3: Drempelwaarden en bijbehorende aanbestedingsvormen Vanuit Europa is de gemeente Zoetermeer verplicht om boven bepaalde drempelbedragen Europees aan te besteden. In bijlage 1 is een beslisboom gemeente Zoetermeer opgenomen waarmee aan de hand van feiten en naar aanleiding van het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld kan worden welke procedure gevolgd dient te worden. De beslisboom is hieronder in tabelvorm verkort weergegeven. Enkelvoudig Meervoudig Nationaal Europees * Werken Tot 100.000 100.000 1.000.000 1.000.000 4.845.000 > 4.845.000 Leveringen Tot 35.000 35.000 100.000 100.000 193.000 > 193.000 Diensten Tot 35.000 35.000 100.000 100.000 193.000 > 193.000 *) Tweejaarlijks worden de Europese drempelbedragen door de EU herzien. Voor het eerst zal dit gebeuren per 1-1-2012. De nieuw vastgestelde drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden dan van toepassing op het gemeentelijk inkoopbeleid. Indien er, gezien de opdrachtwaarde, sprake is van een Europese aanbesteding van een 2Bdienst zonder grensoverschrijdend belang, dan valt deze aanbesteding niet onder de Europese aanbestedingswetgeving (BAO) en dient er een nationale aanbestedingsprocedure gevolgd te worden. Om de leveranciers te informeren over een aanbesteding hanteert de gemeente de onderstaande methode: Procedure Niet publiceren Op gemeente site Aanbestedingskalender.nl* TED (EU) Enkelvoudig x Meervoudig x Nationaal x x Europees x x x *) Met het inwerkingtreden van de nieuwe aanbestedingswet zal dit medium waarschijnlijk worden vervangen door de Tendernet. Op de website van de gemeente Zoetermeer http://mos.zoetermeer.nl/e/a/aanbestedingen/ staan alle inkoop- en aanbestedingstrajecten van de gemeente Zoetermeer. De gemeente stelt alle aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar aan de markt door publicatie op www.aanbestedingskalender.nl danwel door de aanbestedingsdocumenten per e-mail toe te sturen. 9
Bijlage 1: Beslisboom gemeente Zoetermeer Keuzeniveau 1 Aard werkzaamheden Keuzeniveau 2 Bedrag (excl. BTW) Keuzeniveau 3 Soort Dienst Wijze van aanbesteden 0 100.000 Enkelvoudig 100.000 1.000.000 Meervoudig (passende mate openbaarheid) Minimaal 3 inschrijvingen Werk: Werken staat voor het product van bouwkundige of civieltechnische werken dat een economische of technische functie vervult. Werk 1.000.000 4.845.000 Nationale aanbesteding > 4.845.000 Europese aanbesteding 0 35.000 Enkelvoudig Is er sprake van een werk, levering of dienst? Levering 35.000 100.000 Meervoudig (passende mate openbaarheid) Minimaal 3 inschrijvingen 100.000 193.000 Nationale aanbesteding Levering: Onder levering valt de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopopties, van producten inclusief eventuele montage en installatie, waarbij de waarde van de montage en installatie bijkomstig zijn ten opzichte van de te leveren producten Dienst: Onder diensten verstaan we het verrichten van diensten (kennis, handen, werkzaamheden) inclusief eventuele levering van producten en/of uitvoering van werken, waarbij de waarde van de levering lager of bijkomstig is ten opzichte van de te verrichten diensten. Dienst > 193.000 0 35.000 35.000 100.000 100.000 193.000 > 193.000 Prioritaire dienst (IIA dienst) Europese aanbesteding Enkelvoudig Meervoudig (passende mate openbaarheid) Minimaal 3 inschrijvingen Nationale aanbesteding Europese aanbesteding > 193.000 Residuaire dienst (IIB dienst) Europese aanbesteding (passende mate openbaarheid) 10
Bijlage 2: Definities Ter bevordering van een uniforme interpretatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn onderstaande definities opgenomen. Combinatie Werk/Levering/Dienst Het in financieel opzicht grootste deel van de opdracht is doorslaggevend in samenhang met het zwaartepunt van de opdracht, voor het bepalen of de hele opdracht een werk, een levering of een dienst betreft. Diensten Het verrichten van diensten (kennis, handen, werkzaamheden) inclusief eventuele levering van producten en/of uitvoering van werken, waarbij de waarde van de eventuele levering van producten en/of uit te voeren werken lager is dan wel de levering bijkomstig is ten opzichte van de te verrichten diensten. Enkelvoudig Enkelvoudig houdt in, het middels een offerteaanvraag bij één marktpartij opvragen van een offerte en het één op één verstrekken van de opdracht op basis van de verhouding prijs/ kwaliteit danwel op basis van een prijsopgave van de leverancier. Tevens dient bij de enkelvoudige aanbesteding roulatie plaats te vinden onder de uit te nodigen leveranciers. Europees Bij Europees aanbesteden wordt de behoefte op de website van de gemeente Zoetermeer en via www.aanbestedingskalender.nl gepubliceerd op een Europese aanbestedingswebsite http://ted.europa.eu. Partijen kunnen de aanbestedingsdocumenten downloaden van www.aanbestedingskalender.nl en inschrijven op de behoefte. De gemeente hanteert voor levering- en/of dienstenopdrachten de procedure zoals vastgelegd in de Europese Richtlijn betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (richtlijn 2004/18/EG en uitgewerkt voor Nederland in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten. De gemeente hanteert voor opdrachten op het gebied van werken de procedure voor Europese aanbestedingen zoals vastgelegd in het Aanbestedingsreglement Werken. Inkoopfunctie Alle onderling samenhangende activiteiten bedoeld die, bewust of onbewust, tot doel hebben in te kopen en beperken zich niet per definitie tot één persoon of afdeling. Leveringen De aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten inclusief eventuele montage en installatie van deze producten, waarbij de waarde van de montage en installatie bijkomstig is ten opzichte van de te leveren producten. Lokaal Plaatselijk (plaats = locus) Meervoudig Bij meervoudig aanvragen van offertes, wordt middels een offerteaanvraag bij minimaal drie marktpartijen een offerte opgevraagd en de opdracht wordt vergeven op basis van de verhouding prijs/ kwaliteit danwel op basis van een prijsopgave van de leverancier. Tevens dient er bij gelijksoortige en repeterende werken, leveringen en diensten roulatie plaats te vinden onder de uit te nodigen leveranciers. 11
Nationaal Bij nationaal aanbesteden moet de behoefte via een passende vorm van openbaarheid worden gepubliceerd op internet. De publicatie gebeurt op www.aanbestedingskalender.nl en op de website van de gemeente Zoetermeer, maar niet op de Europese aanbestedingswebsite (Tender Electronic Daily). Leveranciers kunnen de aanbestedingsdocumenten downloaden van www.aanbestedingskalender.nl en inschrijven op de behoefte. De procedure is sterk geformaliseerd waarbij voor leveringen en diensten het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten als uitgangspunt dient, maar niet van toepassing is verklaard en de termijnen gehanteerd worden zoals bij de nationale procedure conform het Aanbestedingsreglement Werken. De procedure voor werken geschiedt geheel conform de nationale procedure zoals beschreven in het Aanbestedingsreglement Werken. Regionaal Tot een bepaalde streek behorend. Werken Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. 12