2 Het papier-efficiënte kantoor Efficiënte toegang tot actieve documenten
DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie verbeteren > Kosten reduceren > Opslagruimte voor uw documenten optimaliseren > Toegang tot uw informatie verbeteren Uw behoefte: > Toegang tot uw informatie verbeteren > Eenvoudig documenten delen tussen verschillende vestigingen > Compliance en audit vereisten borgen Uw behoefte: > Binnenkomende documenten efficiënter verwerken > Toegang tot uw informatie verbeteren > Compliance en audit vereisten borgen Fase Stage 2 2 Fase Stage 3 3 Inzicht krijgen Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten Papierreductie Efficiënte toegang tot actieve documenten Ballast afgooien Efficiëntere bedrijfsprocessen door goed beheer van uw binnenkomende informatie Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging Oplossing > Archiefbeheer > Active File Management > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Fase Stage 4 4 Uw behoefte: > Optimaal waarde uit uw informatie halen Lichtjaren voor zijn De waarde van uw informatie volledig benutten MANAGE Oplossing > Veelomvattende oplossingen voor informatiebeheer PAPIER-EFFICIËNT 2
De volgende stap op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Uw organisatie bevindt zich in fase 2 Papierreductie Een papier-efficiënte omgeving realiseren Hoe is uw huidige kantoor georganiseerd? Vertraagt het zoeken naar informatie uw bedrijfsprocessen en daarmee uw klantenservice? Hebben inefficiënte manieren van het bewaren en delen van papieren documenten een negatief effect op uw productiviteit? Het is nu tijd de procedures voor actieve documenten in uw bedrijf aan te passen. Mensen houden informatie bij de hand omdat ze deze regelmatig moeten raadplegen of hierover snel willen kunnen beschikken. Volgens AIIM vindt 72% van de bedrijven dat het lastiger is om eigen informatie te vinden dan informatie waarvan ze geen eigenaar zijn. Toch vinden veel bedrijven het moeilijk om standaardprocedures voor het indexeren en toegankelijk maken van belangrijke documenten te implementeren. Het bewaren van documenten in archiefkasten en bureauladen verspreid over het kantoor is niet de beste manier om belangrijke documenten te beschermen en te raadplegen. U moet gaan nadenken over een alternatief. Een professioneel beheerprogramma voor uw fysieke archief in combinatie met slimme digitalisering biedt de snelle toegang tot informatie die uw organisatie nodig heeft. 3
Het papier-efficiënte kantoor Het papier-efficiënte kantoor HET PAPIERLOZE KANTOOR IS NOG HEEL VER WEG Bij Iron Mountain weten we dat het papierloze kantoor nog heel ver weg is. Wij geloven meer in het papier-efficiënte kantoor. Het concept papierloos kantoor werd algemeen bekend in 1975 en was bedoeld om een toekomstvisie aan te geven waarbij bedrijven geen papier meer zouden gebruiken. Dit staat ver af van de realiteit van hedendaagse kantooromgevingen. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat bijna een derde (29%) van de leidinggevenden van de bedrijven in het middensegment niet gelooft dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden. Bij een derde (32%) van de bedrijven neemt het papiergebruik toe. Veel bedrijven hebben een hybride manier van werken ontwikkeld, waarbij digitale en papieren documenten naast elkaar bestaan. Als we accepteren dat papier de eerstkomende tijd niet zal verdwijnen, hoe kunnen we papieren documenten dan beter toegankelijk en bruikbaar maken? Iron Mountain is een deskundige leverancier in oplossingen en services voor informatiebeheer die bedrijven helpen buiten de kaders te denken en efficiënter te werken. Wij maken een papier-efficiënte benadering mogelijk waarbij documenten buiten het bedrijf op een centrale plek worden opgeslagen en gedigitaliseerd. Hierdoor hebt u snel toegang tot documenten, bespaart u tijd en ruimte, en kunnen uw werknemers efficiënter werken en uw klanten beter helpen. Als u wordt bedolven onder uw papieren administratie of gewoon efficiënter wilt werken: Iron Mountain kan u helpen bij de realisatie van een papier-efficiënt kantoor. 29 % van de leidinggevenden binnen middelgrote bedrijven gelooft niet dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden 1 Information Risk Business Survey, Iron Mountain, 2012 4
De uitdagingen Veel bedrijven ondervinden moeilijkheden bij het implementeren van standaardprocedures voor het indexeren en toegankelijk maken van belangrijke documenten. Maar liefst 72% van alle bedrijven vindt het moeilijker eigen informatie te vinden dan informatie waarvan ze geen eigenaar zijn. Het is belangrijk om na te gaan of het opslaan van documenten binnen uw eigen locatie de beste manier van werken is. Hieronder volgen de uitdagingen en de feiten. Toegang tot Onjuist beheerde informatie kan lastig te vinden zijn. Dat kost tijd, is inefficiënt en stemt de klant ontevreden. Met de verborgen kosten van het opslaan en terugvinden van informatie wordt zelden rekening gehouden. Toch kunnen deze kosten behoorlijk oplopen. IDC voorspelt een exponentiële toename van informatie, dus een slim bedrijf neemt nu maatregelen om hierop voorbereid te zijn. Een uitgebreid programma voor informatiebeheer met veilige off-site opslag- en digitaliseringservices geeft u toegang tot de juiste informatie op het juiste moment. Een overstap die uw volledige organisatie zal veranderen. Feit In 2010 genereerde de wereld meer dan 1 ZB* aan gegevens; in 2014 zal dit naar verwachting 7 ZB per jaar zijn. *1 ZB = 1 miljard terabytes Bron: IDC Big Data Whitepaper Delen Moeten uw documenten eenvoudig toegankelijk zijn voor medewerkers op verschillende locaties? Zijn het delen van documenten en samenwerking van essentieel belang voor uw dagelijkse bedrijfsprocessen? Komen uw processen stil te liggen als medewerkers moeten wachten tot een gekopieerde versie van een dossier per post bezorgd is? Veel organisaties vinden het moeilijk om papieren bestanden op efficiënte wijze te delen binnen teams, laat staan binnen diverse locaties. Eerst moet u het desbetreffende document vinden en daarna kopiëren. Dit resulteert in onnodige duplicatie, om nog maar te zwijgen van papierverspilling. In veel gevallen is een gedrukte versie niet eens noodzakelijk. Digitale documenten zijn niet alleen veiliger, maar kunnen bovendien de samenwerking verbeteren. Een goede leverancier van informatiebeheer kan uw informatie scannen en digitaal opslaan, zodat deze tegelijkertijd door meerdere afdelingen gedeeld kan worden. Problemen en wachten behoren tot het verleden. Iedereen heeft direct toegang tot de gewenste informatie. En door bedrijfsprocessen te automatiseren, verlaagt u bovendien uw kosten en verbetert u de efficiëntie. Feit Onderzoek wijst uit dat het niveau van service en responstijd met bijna een derde (32%) kan worden verbeterd als medewerkers onmiddellijk kunnen beschikken over klanten zaakgerelateerde informatie. Bron: AIIM onderzoek 5
De uitdagingen Compliance en audit De wet- en regelgeving wordt voortdurend ingewikkelder, met steeds strengere wettelijke voorschriften en auditprocedures. U moet wellicht documenten zeer snel uit het archief kunnen halen om te bewijzen dat uw organisatie alle wet- en regelgeving naleeft. Of u moet voor een audit een controlespoor van uw documenten kunnen overleggen. Wat gebeurt er als u deze documenten niet kunt vinden of compliance niet kunt aantonen? Als u werkt met een papieren archief kan dit proces dagen of zelfs weken in beslag nemen, zeker als u informatie moet opvragen bij andere afdelingen of kantoren. Feit Betere controlesporen en naleving van wettelijke voorschriften zijn belangrijker dan Snellere responstijd en verbeterde productiviteit als gekeken wordt naar de voordelen van papierloze processen. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor biedt een uitgelezen kans de wet- en regelgeving te onderzoeken voordat u uw informatie digitaliseert. Door meer inzicht in de wettelijke voorschriften en procedures kunt u compliance vanaf het begin inbouwen. Daarnaast moet een professioneel documentbeheerprogramma bestaan uit een webportal zodat u op een eenvoudige manier een overzicht hebt van al uw informatie. U weet dan precies welke informatie u hebt, waar deze is opgeslagen en voor wie deze toegankelijk is. Zorgen over compliance en audits behoren daarmee tot het verleden. De oplossing Snel toegang tot uw informatie met Iron Mountain Beheer uw informatie- en werkomgeving met een efficiënte documenttoegang tot actieve bestanden. Buiten uw locatie betekent niet buiten uw bereik. Directe toegang tot informatie en archieven is van essentieel belang voor de verbetering van uw bedrijfsactiviteiten en waarborgt dat u snel kunt reageren op klanten. Door het merendeel van uw archief off-site op te slaan, krijgt u beter toegang tot uw actieve informatie dankzij onze intelligente oplossingen voor documentbeheer en scannen. Onderstaand schema beschrijft het informatiemanagementproces om een papier-efficiënte organisatie te realiseren. 6
EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR REALISEREN MIDDELS OPLOSSINGEN VOOR ARCHIEBEHEER OP LOCATIE OVERMATIG PAPIERGEBRUIK IDENTIFICEREN Bepaal welke documenten extern worden opgeslagen > Inactieve papieren documenten > Actieve papieren documenten Documenten die mogen worden vernietigd EXTERN ARCHIEFBEHEER Opslaan Stel vast hoe vaak u papieren documenten nodig hebt. Dit helpt u te bepalen of opslag op doosof op dossierniveau de juiste keuze is BEHEREN Toegang tot uw informatie wanneer dat nodig is: > Papieren documenten opvragen > Gescande documenten opvragen DIGITALISEREN Maak informatie bruikbaarder door digitalisering ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen VERNIETIGEN Reduceer uw archief door documenten met een verstreken bewaartermijn veilig te vernietigen PAPIER-EFFICIËNT 7
De uitdagingen Veilige off-site opslag Onze opslagmogelijkheden voorzien in alle specifieke behoeften van uw bedrijf. Opslag in archiefdozen is ideaal voor documenten die u moet bewaren, maar niet regelmatig hoeft te raadplegen. Open-shelf-opslag geeft u gemakkelijk toegang tot documenten die u vaak nodig hebt, waaronder dossiers van actieve klanten, kredietdossiers en medische gegevens. Voor meer informatie over onze veilige off-site opslagoplossingen downloadt u de informatie voor Fase 1 Inzicht krijgen. ActivFile Management Het opslaan en beheren van actieve bestanden binnen uw organisatie en het verplaatsen van inactieve bestanden naar een locatie buiten uw kantoor is kostbaar, inefficiënt en omslachtig. Onze ActivFile -oplossingen verlagen de kosten van ingewikkeld informatiebeheer en verbeteren de toegang tot informatie. De beste keuze voor het veilig opslaan, beheren en ophalen van de informatie die u het vaakst nodig hebt. Bij het beheer van uw informatie is een informatiebeheerprogramma dat past bij uw manier van werken cruciaal. Wij kunnen u helpen uw informatiestroom in kaart te brengen en vast te leggen hoe u deze wilt gebruiken. Door gebruik te maken van een slim indexeringssysteem wordt alles op een gestandaardiseerde manier geordend zodat informatie binnen de gehele organisatie eenvoudig geraadpleegd kan worden. Image on Demand U kunt uw documenten op verschillende manieren beschikbaar maken. Reeds gescande documenten zijn toegankelijk via onze gebruiksvriendelijke online portal. Een beveiligd datacenter geeft u snel toegang vanaf verschillende locaties. U kunt ook een ad-hocaanvraag doen voor een papieren document dat u bij ons hebt opgeslagen. Wij scannen het fysieke document en stellen de elektronische versie direct voor u beschikbaar. Digitale documenten kunt u sneller bekijken en eenvoudiger delen, en ze verkleinen uw ecologische voetafdruk. Maar we kunnen u ook de originele papieren documenten bezorgen met onze eigen, extra beveiligde voertuigen. U beschikt hoe dan ook op het gewenste tijdstip over de juiste documenten. Feit Slim scannen Twee derde van de organisaties die overstappen op papierloze processen geeft aan binnen 18 maanden hun investering terugverdiend te hebben. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Het werken met papieren documenten kan nadelig zijn. Het is traag, duur en foutgevoelig, allemaal factoren die van negatieve invloed kunnen zijn op de klanttevredenheid. Iron Mountain biedt een beter alternatief. Digitalisering. We scannen de documenten die uw werknemers het vaakst nodig hebben en gebruiken, waardoor deze digitaal beschikbaar worden. De documenten zijn dan direct toegankelijk en kunnen veilig gebruikt en opnieuw opgeslagen worden. In bulk scannen Maak ruimte vrij die nu wordt gebruikt voor archiefopslag en krijg direct digitaal toegang tot uw gegevens. Progressief scannen Scan facturen en aanvraagformulieren direct bij binnenkomst. De informatie is zo voor iedereen digitaal beschikbaar, wat leidt tot een snellere verwerking en een verbeterde efficiëntie. Hosting Geef uw organisatie de mogelijkheid om documenten vanaf iedere locatie te raadplegen met een veilige elektronische hostingoplossing voor gescande documenten. 8
casestudy Woonstad Rotterdam UITDAGING Woonstad Rotterdam is een woningcorporatie met circa 48.000 woningen. Het bedrijf wilde de toegang tot huurdersdossiers verbeteren en de fysieke dossiers verplaatsen voor een optimaler gebruik van de kantoorruimte. OPLOSSING Iron Mountain adviseerde de actieve dossiers in het interne IT-systeem van het bedrijf te digitaliseren, de papieren dossiers extern op te slaan en een veilige vernietigingsprocedure op te stellen voor documenten die niet langer nodig zijn. WAARDE Het online beschikbaar hebben van huurdersdossiers heeft de werkwijze van de administratieve afdeling ingrijpend veranderd. De rechtstreekse toegang heeft de efficiëntie van het bedrijf en de klantenservice verbeterd en tegelijkertijd zijn de kosten omlaag gegaan. We kozen Iron Mountain omdat het bedrijf een helder en doordacht voorstel op tafel legde, en omdat we het een betrouwbare partij vonden. Informatiemanagement is de kernactiviteit van Iron Mountain, en ze boden een complete oplossing voor een redelijke prijs. Jeroen van Gent, Projectmanager Informatie en Automatisering, Woonstad Rotterdam 9
casestudy CSC UITDAGING CSC, een van de meest vooraanstaande internationale IT-bedrijven ter wereld, beschikte over een wijd verspreid personeelsbestand van ruim 98.000 medewerkers en inconsistente rapportage- en administratieprocedures. Om de efficiëntie te verbeteren werd besloten om personeelsdossiers te digitaliseren en te uploaden naar een wereldwijde uniforme HR-omgeving. OPLOSSING Iron Mountain bood CSC Nederland een totaal oplossing voor het digitaliseren van de personeelsdossiers. De rol van Iron Mountain behelsde het ophalen en verpakken van de papieren dossiers en het off-site scannen en indexeren. Na twee weken werden de dossiers weer terugbezorgd bij CSC, samen met een DVD met daarop in Visio-formaat de nieuwe gedigitaliseerde dossiers. WAARDE Dankzij Iron Mountain beschikt CSC nu over kwalitatief betere en consistentere HR-informatie die wereldwijd geraadpleegd kan worden door geautoriseerd personeel. Iron Mountain heeft veel expertise aan het project toegevoegd. Ook hebben zij ons uitgebreide informatie verstrekt over de veiligheidsmaatregelen die zij zouden nemen tijdens het scannen. We hebben deze informatie gedeeld met onze ondernemingsraad om de zorg met betrekking tot het vertrouwelijke karakter van de gegevens weg te nemen. Diana Berghorst, HR Operations Manager, CSC 10
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren Best practices op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor lijkt een behoorlijke klus, maar de voordelen zijn veel groter dan de uitdagingen die u onderweg tegen zult komen. Hieronder volgt een overzicht van zaken waarmee u rekening moet houden voordat u gaat digitaliseren. Zoals u zult zien, is de weg naar een papier-efficiënt kantoor geen rechte lijn. Uw organisatie springt wellicht tussen de verschillende stappen, begint aan het einde, slaat stukken over of herhaalt stappen. Dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat u vorderingen blijft maken. Deze praktische tips helpen u op weg. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Weet wat uw einddoel is > Bepaal uw prioriteiten voor externe archiefopslag: compliance, kosten besparen, etc. > Begrijp in welke bedrijfsbehoeften u wilt voorzien door het digitaliseren van documenten Weet wat u bewaart en waar > Categoriseer uw informatie op documenttype > Geef waardevolle informatie zoals intellectuele eigendom en klanteninformatie prioriteit Begrijp uw bedrijfsprocessen en hoe digitalisering ze kan verbeteren > Weet wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak > Zorg dat u het effect van het digitaliseren kunt meten Zorg dat uw mensen achter u staan > Betrek uw personeel bij elke fase van het proces > Zorg ervoor dat geïmplementeerde processen niet kunnen worden omzeild Houd rekening met compliance en wettelijke vereisten > Houd vanaf het begin rekening met de geldende wettelijke vereisten > Zorg dat u de fysieke locatie van al uw digitale gegevens kent Denk na over kosten > Achterhaal de verborgen kosten die intern informatiebeheer met zich meebrengt > Scan alleen de documenten die u regelmatig nodig hebt Het belang van voorbereiding > Definieer de metagegevens zoals tags, labels en indexen > Schoon, groepeer en controleer documenten op leesbaarheid en accuraatheid In huis of extern? > Zorg voor inzicht in de risico s en nadelen van opslag op eigen locatie > Weeg de kosten af tegen andere factoren, zoals expertise en toegankelijkheid Binnenkomende documenten niet vergeten > Identificeer de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten > Gebruik scanoplossingen om uw klantenservice te verbeteren Denk na over de mogelijkheden van Big Data > Orden en prioriteer de informatie binnen uw bedrijf > Zorg zo snel mogelijk voor een werkend proces 11
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 1 WETEN WAT UW EINDDOEL IS Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw digitaliseringsstrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die door programma s voor een papier-efficiënte omgeving worden beïnvloed, zijn: Snellere processen en betere toegankelijkheid van informatie Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte Ondersteuning van veilig flexibel werken Benutting van de volledige waarde van informatie Gereduceerde risico s en verbeterde beveiliging 2 3 WETEN WAT U BEWAART EN WAAR Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard. U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zeer waardevolle documenten zijn onder andere researchdocumenten, intellectuele eigendom en bestanden met klantgegevens. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden. UW BEDRIJFSPROCESSEN BEGRIJPEN EN INZIEN WAT MET DIGITALISERING KAN WORDEN VERBETERD Digitalisering helpt de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo kan een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld nagaan hoe claims van klanten beter kunnen worden afgehandeld zonder papieren documenten. Ook hier moet weer worden bepaald wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak. Moet het bedrijf toegang tot de gegevens hebben terwijl ze extern worden gescand? Andere factoren waarnaar moet worden gekeken, zijn beveiliging, de manier waarop medewerkers naar gegevens zoeken, flexibiliteit wat betreft de verschillende bestandsindelingen, de toegevoegde waarde voor compliance/bewijsvoering, en de kosten van het scannen, opslaan en beschikbaar maken. Met dit in gedachten is het belangrijk over cijfers te beschikken, zodat u de invloed van digitalisering op uw bedrijfsprocessen kunt meten. 12
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 4 UW MENSEN MEEKRIJGEN Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. 5 AANDACHT SCHENKEN AAN COMPLIANCE EN WETTELIJKE VEREISTEN Neem de tijd om goed voor ogen te krijgen aan welke voorschriften u moet voldoen. Zorg ervoor dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met geldende wettelijke vereisten. Digitale gegevens worden vaak in de cloud of op een server in een datacenter opgeslagen en het is belangrijk precies de geografische locatie te weten, aangezien wetten ten aanzien van gegevensbeveiliging per regio kunnen verschillen. Ook moeten sommige soorten informatie in het land van herkomst worden bewaard. Digitale documenten, waaronder gescande papieren documenten, kunnen inmiddels ook als bewijs dienen in juridische procedures. Maar digitale informatie wordt uitsluitend toegelaten als de gegevens gedurende iedere stap en handeling (van creatie tot vernietiging) aantoonbaar veilig zijn beheerd. In het kader van de bewijskracht van een record, alsmede de eisen van de Nederlandse wet voor de omzetting van papieren naar elektronische records, wordt de NEN-ISO 15489 norm als leidend gezien. Deze internationale standaard voor informatie- en archiefbeheer geeft richtlijnen van wat u allemaal moet doen om tot een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding te komen, ongeacht de vorm of medium. Vrijwel elk document kan mogelijk als bewijs worden verlangd. Dus als u overweegt om uw papieren archief te vervangen door gedigitaliseerde documenten, moet u ervoor zorgen dat voor de complete levenscyclus van de documenten, van creatie, conversie, opslag en vernietiging, de procedures worden gevolgd die garanderen dat de documentatie als rechtsgeldig bewijs kan dienen. Ook dit is een terrein waarop een goede leverancier van informatiebeheer u kan helpen. 6 7 KOSTEN BEPALEN De volledige kosten van informatiebeheer zijn vaak niet direct zichtbaar en kunnen aanzienlijk zijn. Deskundigen kunnen inefficiënties identificeren, zoals kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van archiefstukken of het ontwikkelen van eigen dure beheersystemen die derden wellicht goedkoper, beter en veiliger kunnen aanbieden. Kosten kunnen snel oplopen als u alles zelf en in één keer probeert te doen. Het is bijvoorbeeld niet nodig alle documenten te scannen. Het is belangrijk dat u scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden dat het bij sommige processen handiger is papier te blijven gebruiken. HET BELANG VAN VOORBEREIDING Om er zeker van te zijn dat er niets van de zojuist gedigitaliseerde informatie verloren gaat, zijn een goede planning en voorbereiding belangrijk. Dit omvat het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index), zodat u snel het gewenste digitale document kunt zoeken. Zorg ervoor dat bestanden opgeschoond en gegroepeerd zijn voordat ze worden gescand en bepaal of u ze inderdaad wilt digitaliseren en of ze leesbaar en actueel zijn. 13
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 8 IN HUIS OF EXTERN De beslissing om digitale bestanden in huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit is een belangrijke overweging. Als u van plan bent kantoren te sluiten of personeel te ontslaan, is er een kans dat er papieren documenten achterblijven. Dit kan een groot risico voor de beveiliging en gegevensbescherming vormen. Ga ook na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe provider worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit. 9 BINNENKOMENDE DOCUMENTEN NIET VERGETEN Wat moet er gebeuren met al het nieuwe papier dat elke dag uw organisatie binnenkomt? Bijvoorbeeld facturen, aanvraagformulieren, declaraties of klachtbrieven. Een goed beheer van binnenkomende informatie helpt de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te verbeteren en beperkt bottlenecks in de werkstroom. Veel bedrijven hebben moeite dit efficiënt te beheren, omdat informatie vele vormen kan hebben en door verschillende teams wordt verwerkt. Met een scanoplossing bijvoorbeeld kunnen eerstelijns medewerkers van de klantenservice onmiddellijk inspelen op communicatie met klanten die op grond van prioriteit in de wachtrij zijn geplaatst. De processen verlopen zo sneller en de klantenservice wordt veel beter. Deze aanpak helpt ook de werklast te reduceren en dus de kosten te verlagen. U moet weten hoe en wanneer uw teams in de verschillende stadia van uw bedrijfsprocessen toegang tot informatie moeten hebben. Bij de juiste informatiebeheerstrategie voor uw bedrijf wordt rekening gehouden met uw bestaande bedrijfsprocessen en hebt u meer controle over de informatie. Toonaangevende organisaties houden vanaf het begin rekening met de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten, evenals gearchiveerde papieren dossiers. 10 MOGELIJKHEDEN VAN BIG DATA OVERWEGEN De hoeveelheid, diversiteit en snelheid van informatie neemt toe en slechts weinig organisaties zullen dit niet merken. Uw documentbeheerprocessen moeten geschikt zijn voor steeds grotere hoeveelheden. Maak informatie beheersbaar door deze in segmenten onder te verdelen en prioriteiten toe te kennen. Een begin maken is het belangrijkste dus kies voor voortgang in plaats van perfectie. Wat uw strategie ook is, zorg ervoor dat u kiest voor een betrouwbare opslagoplossing voor de lange termijn en dat u alle gegevens kunt terugvinden en ermee aan de slag kunt gaan. 14
OVER Iron Mountain Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer. Meer dan 85% van de bedrijven uit de FTSE 100 en meer dan 140.000 bedrijven in 39 landen vertrouwen het beheer van hun informatie aan ons toe. Onze services helpen bedrijven hun informatie te optimaliseren en te beschermen, ongeacht het soort gegevens, de locatie of fase in de levenscyclus, en verzekeren dataherstel en naleving van wet- en regelgeving.dankzij toonaangevende beveiligingsniveaus bent u beschermd tegen het risico van gegevensinbreuk en de daaraan gekoppelde reputatieschade. Iron Mountain doet meer dan het efficiënt en toegankelijk opslaan van archieven. Wij kunnen u helpen bij het vereenvoudigen van uw informatiebeheer, het besparen van kosten en het vergroten van de efficiëntie. ANALYSEREN EN ADVISEREN OPSLAAN EN BEVEILIGEN SCANNEN EN DIGITALISEREN FLEXIBELE TOEGANG VEILIGE VERNIETIGING Meer weten? Iron Mountain levert een volledig pakket aan informatiebeheerdiensten op lokaal niveau. Wij leveren service van de hoogst mogelijke kwaliteit dankzij onze strenge veiligheidsnormen en een eenvoudige online interface waarmee uw documenten altijd toegankelijk zijn. Bezoek dan www.ironmountain.nl of bel ons op 0800 2724433 20