Exchange online (e-mail) Evangelisch gemeente Jozua Pagina 1 van 17
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Webmail Office 365... 3 Inloggen... 3 E-mail... 5 Basis functies E-mail lezen... 5 E-mail opstellen... 6 Agenda bekijken... 8 Contactpersonen bekijken... 10 Automatische antwoorden... 11 Wachtwoord wijzigen... 14 E-mail op computer instellen... 16 E-mail instellen op een Apple iphone, ipad of ipod Touch... 16 Pagina 2 van 17
Inleiding Deze handleiding kan afwijken van wat u op het scherm ziet. De reden is dat Microsoft continu bezig is om Office 365 te verbeteren. En door een update kunnen er dingen op een andere plek staan of een andere benaming hebben. Dit is een basishandleiding hoe Exchange Online werkt. Hierin staan dus alleen basisfuncties omschreven. Als u meer informatie wilt hebben kunt u contact opnemen met CommPro Automatisering (0184-654127 of support@commpro.nl). Webmail Office 365 Inloggen Ga naar de volgende website https://outlook.office365.com/ U ziet het volgende inlogscherm: o Vul bij iemand@example.com het e-mail adres in o Vul bij Wachtwoord het wachtwoord in Klik vervolgens op de knop Aanmelden Pagina 3 van 17
U ziet nu het startscherm met de knop E-mail. Mocht u niet op het startscherm komen, klik dan links bovenaan op de kleine blokjes en vervolgens op de knop E-mail Het kan voorkomen dat u niet alle knoppen ziet staan, dit hangt van het abonnement af die u heeft Pagina 4 van 17
E-mail Basis functies E-mail lezen Aan de linkerkant van de webmail staan de mappen Postvak in, Verzonden items en Concepten. Deze zijn gelijk aan de mappen die ook in Outlook op de computer staan. Als u op Meer klikt, dan krijgt u alle (sub)mappen te zien. In vak 1 (links) staan alle e-mail. Klik in vak 1 op de e-mail om de e-mail te lezen. In vak 2 (rechts) staat het leesvenster (dit kan anders zijn als de basisinstellingen zijn aangepast) Pagina 5 van 17
E-mail opstellen Om een e-mail te maken, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd: Klik aan de bovenaan op de knop Nieuw Vervolgens verdwijnt het leesvenster van de e-mail en ziet u het volgende scherm: Met de knop Verzenden kunt u de e-mail verzenden Met de knop Verwijderen stopt u met het opstellen van de e-mail Met de knop Bijvoegen kunt u een bijlage toevoegen Pagina 6 van 17
Als u op de knop klikt krijgt u meer opties: Met de knop wordt het scherm waarin u een e-mail typt een apart venster Bij Aan moet het e-mail adres worden ingevuld waar de e-mail naar toe moet worden gestuurd Bij CC (Carbon copy) kunt u een e-mail adres invullen waar een kopie naar toe kan worden gestuurd Bij Onderwerp vult u het onderwerp van het bericht in In het witte vlak onder de opmaakopties kunt u de e-mail typen. Pagina 7 van 17
Als u een e-mail wilt doorsturen of beantwoorden gebruik dan de volgende knoppen: Als u op het pijltje klikt komen de volgende opties: Agenda bekijken Als u de agenda( s) wilt bekijken, klik dan links bovenaan op de blokjes en vervolgens op Agenda : Pagina 8 van 17
U ziet het volgende scherm: Aan linkerkant staat de kalender Aan de rechterkant kunt u afspraken invullen. Klik op Nieuw om een agendapunt toe te voegen Pagina 9 van 17
Contactpersonen bekijken Als u de contactpersonen wilt bekijken, klik dan links bovenaan op de blokjes en vervolgens op Personen : U ziet het volgende scherm: Aan de linkerkant kun u de juiste adresboek kiezen. Onder het kopje Mijn contactpersonen staan alle persoonlijke adressen, onder het kopje Adresboek staan de gedeelde. Aan de rechterkant staan alle contact personen. Als u er op dubbelklikt kunt u ze bekijken of bewerken. Klik op Nieuw om een contactpersoon toe te voegen Pagina 10 van 17
Automatische antwoorden Als u automatisch een mail wilt beantwoorden (bijvoorbeeld als u op vakantie bent), moet u de volgende stappen uitvoeren: Klik aan de bovenkant op de blokjes, en vervolgens op E-mail Klik vervolgens op het tandwieltjes en vervolgens op Automatisch antwoorden : Pagina 11 van 17
U ziet het volgende scherm: o Om de functie uit te schakelen gebruikt u Geen automatische antwoorden verzenden, om de functie in te schakelen gebruikt u Automatisch antwoorden verzenden o Als de optie Automatisch antwoorden verzenden aan staat, kunnen de volgende zaken worden aangepast: Pagina 12 van 17
Klik Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden om de periode te kiezen dat het bericht wordt verzonden Kies bij Begintijd en eindtijd de periode Pagina 13 van 17
Het bericht dat in het eerste vlak wordt getypt wordt intern (naar collega s) gestuurd. Het onderste vlak wordt naar alle overige adressen gestuurd. Klik vervolgens op de knop Opslaan Wachtwoord wijzigen Als CommPro Automatisering Exchange online/office 365 oplevert, worden automatisch gegeneerde wachtwoorden gegeven. Dit kunt u wijzigen naar een eigen wachtwoord. Let wel op, de wachtwoorden moeten dan wel worden aangepast op computer en eventueel tablet of smartphone. Het wachtwoord wijzigt u op de volgende manier: Klik bovenin op het tandwiel Klik vervolgens op de optie Office 365 Pagina 14 van 17
U ziet het onderstaande scherm: Klik vervolgens op Instellingen en vervolgens Wachtwoord Bij oud wachtwoord moet het oude wachtwoord worden ingevuld. Bij Nieuw wachtwoord en Nieuw wachtwoord bevestigen voert u een eigen wachtwoord in Let op: De volgende eisen worden gesteld aan het wachtwoord: Als u klaar bent klikt u op de knop verzenden Pagina 15 van 17
Let op: Alle apparaten (computer, tablet en smartphone) zullen nu niet meer kunnen synchroniseren. Hiervoor moet het zojuist opgegeven wachtwoord worden ingevoerd. E-mail op computer instellen Als de e-mail geopend moet worden in een programma op een computer, kan er bijvoorbeeld Microsoft Outlook (minimaal versie 2007 service pack 2) worden gebruikt. Voer de volgende stappen uit om te e-mail te laten functioneren: Open Microsoft Outlook Klik op Bestand en vervolgens op Account toevoegen Voer het e-mail adres in en het wachtwoord De instellingen worden automatisch opgehaald, en het account wordt automatisch toegevoegd aan Microsoft Outlook. Let op: de stappen kunnen afwijken, dit hangt van het programma en versie nummer af. E-mail instellen op een Apple iphone, ipad of ipod Touch 1. Als dit het eerste e-mailaccount op uw iphone is, tikt u op E-mail. Anders tikt u op Instellingen > E-mail, contacten, agenda's > Account toevoegen. 2. Tik op Instellingen > E-mail, contacten, agenda's > Account toevoegen. 3. Tik op Microsoft Exchange. 4. U hoeft niets te typen in het vak Domein. Typ de vereiste gegevens in de vakken E-mail, Gebruikersnaam en Wachtwoord. Typ uw volledige e- mailadres) in de vakken E-mail en Gebruikersnaam. 5. Tik op Volgende in de rechterbovenhoek van het scherm. Uw e- mailprogramma probeert de instellingen te vinden die nodig zijn om uw account in te stellen. Ga naar stap 8 als uw e-mailprogramma de instellingen vindt. 6. Als uw iphone de instellingen niet kan vinden, moet u de naam van de server met Exchange ActiveSync zelf opzoeken. Als u verbinding maakt Pagina 16 van 17
met uw e-mail van Office 365, gebruikt u outlook.office365.com als servernaam. Als u niet werkt met Office 365, lees dan De naam van uw ActiveSync-server zoeken in dit artikel. 7. Typ de naam van de server in het vak Server en tik op Volgende. 8. Kies het type gegevens dat u wilt synchroniseren tussen het account en uw apparaat, en raak vervolgens Opslaan aan. E-mailadressen, contacten en agendagegevens worden standaard gesynchroniseerd. 9. Als u wordt gevraagd een toegangscode te maken, tikt u op Ga door en typt u een numerieke toegangscode. Als u geen toegangscode instelt, kunt u uw e-mailaccount niet weergeven op uw iphone. U kunt later een toegangscode instellen via uw iphone-instellingen. De naam van uw Exchange-server zoeken Als uw e-mailprogramma wordt uitgevoerd op een server met Exchange ActiveSync en de servernaam niet automatisch wordt gevonden, kunt u deze opzoeken. Ik maak verbinding met Office 365: Gebruik outlook.office365.com als servernaam. Pagina 17 van 17