Project cost control en boekhouding. Confronterende aanvullende vakgebieden? Projectcostcontrolen boekhouding Confronterende aanvullende vakgebieden? Drs.J.J.Blomening.W.Leemhuis D2230 1 1. Inleiding Omschrijving beide disciplines 3 2.1. 2.2. Bedrijfsadministratie Cost control bij projecten 4 Beschrijving per item 5 3.1. Kostencodering 6 3.2. 3.3. Kostensoorten Jaarbudget 3.4. Projectenbudget 3.5. Planning 3.6. De scope van het project 97 3.7. 3.8. Facturen Productieen c.q. betalingen geleverde prestatie 3.9. Offertes D2230 10 3.10. 3.11. Verplichtingen Realisaties 3.12. Urenverwerking D2230 11 3.13. 3.14. Change Raming control of begroting c.q. meer en minder werk 3.15. Escalatie D2230 12 3.16. Contracttype 3.17. 3.18. Post Automatisering onvoorzien D2230 13 3.19. 4. Conclusie Gewenste opleiding en ervaring 5.1. Toekomstige Van boekhouding ontwikkelingen naar moderne bedrijfsadministratie Cost control D2230 14 D2230 14 5.2. D2230 15
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 3 1. Inleiding Bij boekhouding vele bedrijven ingevoerd die zowel hebben, de functie heerst vaak cost control de gedachte als de datfunctie maal hetzelfde wordt gedaan. twee- Vragen a. doendie weveelal niet tweemaal gesteld worden hetzelfde; zijn: b. c. zijn waarliggendeovereenkomstenenwaargaandedisciplinesuiteen. het echt twee verschillende disciplines; Ditartikelgaathiernaderopinenmaaktduidelijkdatwehierte maken eigen procedures, hebben met werkmethodieken twee sterk verschillende en doelstellingen. disciplines met elk zijn Welwordtdoorbeidedisciplinesvooreendeelgebruikgemaaktvan dezelfde maakt ook gegevens. een nauwe Dit gezamenlijk samenwerking tussen vandedezelfde twee disciplines gegevens noodzakelijk. Om diverseaspectenvanbeidedisciplinesnaderonderdeloepgenomen het verschil en de overeenkomsten duidelijk maken, worden en Devan volgende kanten aspectenbelicht. men: zullen nader in beschouwing worden geno- kostencodering; kostensoorten; projectenbudget; jaarbudget; relatie scopevanhetproject; met planning; facturen offertes; en betalingen; aangaan realisatiesvan vanverplichtingen; urenverwerking; kosten; change-orders; meerenminderwerk; raming escalatie; of begroting; contracttype; prognostiseren; post automatisering; onvoorzien; vakgebied en gewenste opleiding en ervaring.
D2230 4 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? Alvorensintegaanophetverschillendgebruikvanvoorgaandeaspectendoordetweedisciplinesishetnuttigeenkorteomschrijving geven van beiden. 2. Omschrijving beide disciplines Historisch 2.1. Bedrijfsadministratie vanuitdeboekhoudinginengezintotwathetnuis:eenbelangrijk gezien heeft bedrijfsadministratie zich ontwikkeld hulpmiddel Aanvankelijk bijlag de beheersing nadruk op debedrijfshuishoudingen. ministratie. Daaruit is de boekhouding registrerende volgensfunctie het systeem van devan ad- dubbel Aan datboekhouden systeem zijnontstaan. het kort zullen worden eenbehandeld. aantal begrippen verbonden die hierna in Allereerst:waaromsprekenwevandubbelboekhouden?Omdatiededenisgeenkunstgreepenevenmineenmiddelomhetevenwichtin bedrijfsgebeuren wordt geboekt. Dat boekhou- deboekhoudingtebewaren.omhetwezenvandubbelboekhouden tedoorgrondenmoetenweonsgoedrealiserendatelkfeit,elkehandeling Het dubbel in deboekhouden bedrijfshuishouding vloeit hieruit naar voort. twee kanten Bijvoorbeeld, gevolgen eenheeft. meerdering van bezit aan goederen leidt tot een even grote vermeer- ver- Omdezeredenmoeteencorrecteboekhoudingaltijdinevenwichtzijn. van schuld, dat wil zeggen tot een aanspraak op die goederen. Nauw verlies-verbonden winstrekening. met zijn begrippen balans en Eenbalansgeeftinzichtindeomvangensamenstellingvandeactiva(bezittingen),passiva(schulden)enheteigenvermogenvaneen bedrijfshuishouding Depostendieopdebalansverschijnenvertegenwoordigendesaldi op een gegeven moment. vandezogenaamdegrootboekrekeningendiedekernvandeboekhoudingvormen.aandelinker debet zijdestaandebezittingen enaanderechter credit zijdestaandeaansprakenopdiebezittingen, Deverlies-enwinstrekeninggeeftinzichtindeafname(verlies)respectievelijk een bepaalde periode, toename(winst) meestal een vanjaar. het eigen vermogen gedurende respectievelijk passiva eigen vermogen. InhetbeginvandetwintigsteeeuwenmetnamenadeTweedeWereldoorlogheeftdeboekhoudinginengezinzichontwikkeldtoteen moderne bedrijfsadministratie.
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 5 Daarbij uitgegroeid zijntot deomvangrijke kosten-, debiteuren- managementinformatiesystemen. en crediteurenadministraties In ringssysteem de moderne niet bedrijfsadministratie weg te denken. is bijvoorbeeld een budgette- Destuwendekrachtachterdezeontwikkelingisdaarbijnietmeerde noodzaakomtransactiesvastteleggen,maarveelmeerdebehoefte aan Degrenzentussencostcontrolenadministratiebeginnendaarbijte een tool of management. vervagen. dit artikelinvan hetuitgegaan kader vandat de vergelijking de bedrijfsadministratie beide wordt betrekking er heeft op de systematische vastlegging van historische gegevens. Deze 2.2. is Cost in eerste control instantie bij projecten manageromeenprojectquakostentebeheersen.alszodanigishet ontwikkeld als service voor een project- danookineersteinstantiegerichtophetprojectennietopzijnomgeving voor cost hoewel control dezeiser een wel projectbudget gebruik van kan waarin maken. omschreven Referentiepunt wachtegeldelijkeuitgavenomeenprojectterealiseren.belangrijke ver- functies prognostiseren van cost vancontrol de verwachte zijn onder kosten andere bij het continu gereedkunnen adviserenaandeprojectmanagervancorrigerendemaatregelenom het een de kosten bij binnen gereeddeproject kostengeldt houden. het goedgekeurde Bij het prognostiseren projectbudget van als trolmoetteallentijdezijnhetvoorzogeringmogelijkkostenrea- liserenvanhetprojectmetinachtnemingvangeldendevoorschriften enspecificaties.eencostengineerisdanookgeenvervaardigervan jaarverslagen ten behoeve van dergelijke een projectmanager. maar verzorgt wel de projectrapportage referentiepunt en niet als doelstelling. Doelstelling bij cost con- Per functiecostcontrolhiermeeomgaatenhoevanuitdeboekhouding in paragraaf2 genoemd itemzal nuwordennagegaanhoe hiertegenaan pitulatie van wordt de verschillen gekeken. en Aan overeenkomsten het eind volgt dan waaruit nog een duidelijk reca- naar rendesystemenmaarelkaarcomplementerendesystemenwaarbijde voren komt dat we hier niet spreken van elkaar beconcurre- een gebruik maakt van door ander gegenereerde gegevens.
D2230 6 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? 3. Beschrijving per item 3.1. Kostencodering Voor A. Cost de functie control tiemiddel,waarmeevoorzowelbegrotings-alscostcontroldezelfde control is de kostencodering een communica- elementen gezet,elkespraakverwarringdientuittesluiten.hijmoetuniverseel herkenbaar worden gemaakt, dat feite mits goed op- bruikbaarzijn.afhankelijkvanhettypeprojectzalinhetalgemeen slechts moet een zich deel bij het eenopzetten codering worden een codering gebruikt. genopwelkewijzemenergebruikvanwilmaken.menkanhierbij altijd eerst afvra- een lijkheden: keuze of combinaties keuzes maken uit de volgende moge- a. ture); codering per afdeling (OBS Orginazation Breakdown Struc- b. down coderinginlogischetechnischeonderdelen(wbsworkbreak- c. codering Structure); ten behoeve percompressie); technische functie binnen een project (bijv. alles d. en coderingingeografischeonderdelen(bijv.outsidebatterylimits e. codering inside in battery fasen(bijv. limits); functioneel ontwerp en constructie). Doorde gelijk codering diverseinbelanghebbenden verschillende niveaus een op geschikte bouwen rapportage is hetmo- ontwerpen(voor projectteamleden gedetailleerd en voor het hoger te management Over het algemeen een verdichte zal getracht informatie). drijfteontwerpenomdatdatzowelvoordeautomatiseringalsvoor worden één codering een be- mogelijkvooreenzeergrootprojecteenapartecoderingteontwerpen. duidelijkheid van rapportage het gunstigst is. Het is echter Vanuit B. Boekhouding waardeaanproductiemiddelendietijdenshetproductieproceswor- boekhouding bezien zijn kosten de, in geld uitgedrukte, denopgeofferd.belangrijkisdaarbijhetonderscheidtussenexploi- tatiekosten De manier van investeringskosten. perkingen gebonden. indelen Een is essentiële de kostenadministratie eis is echter wel aan dat alle weinig kosten be-
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 7 eenduidig maakt moeten verdeeld zijn. moeten worden en dat de kosten werkelijk ge- In gistratie de praktijk bepalend zal zijn de praktische of een bepaalde uitvoerbaarheid indeling haalbaar van de is. kostenre- 3.2. Kostensoorten Bij A. cost Costcontrol kostensoorten. wordt gewerkt met kostencoderingen en niet met In B. de Boekhouding met kostensoorten. kostenadministratie Een indeling wordennaar kostencategorieën op basis van aangeduid tiemiddelen als: personeel, materiaal, diensten door derden produc- vrij algemeen voor. Voor een werkbare indeling in kostensoorten komt geldt dezelfde eis als onder paragraaf3.1. 3.3. Jaarbudget Niet A. Cost van control toepassing. Het B. Boekhouding engezin.debudgetteringisprimairgerichtopgebeurtenisseninde budgetsysteem vormt geen onderdeel van de boekhouding toekomst ding houdt zich is als bezig zodanig met feitelijkheden. een tool of management. boekhou- 3.4. Projectenbudget Voorcostcontrolishetprojectenbudgethetreferentiepuntvoorde A. Cost control bewakingsfunctie. Het B. Boekhouding dis, voor onderhet paragraaf3.3 projectenbudget. geformuleerde geldt hier, mutatis mutan- 3.5. Planning IneentoenemendaantalbedrijvenzowelinNederlandalsdaarbuitengaatmenertoeoverdecostcontrol-functieteintegrerenmetde planningfunctie binnen een project(integrated project A. Cost control control).
D2230 8 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? Hiergeldtzeerduidelijkdestellingdatdewaardevanhetgeheelveel groterisdandesomderdelen.dituitzichvoornamelijkbijdeprognostiseringsfunctiewelkezowelbijplanningalsbijcostcontroleen belangrijk elkaar.uitlopenvaneenplanningzalvrijwelaltijdextrakostentot element is. Beide functies hebben een grote invloed gevolg levertijden hebben ookterwijl kosteninvloeden aan andere gaatkant geven. hetook opleggen het kwaliteitsas- kortere pect kangeven(ziefig.1). is een voorbeeld van iets dat zowel kosten als tijdsinvloeden 0838-0126 Figuur 1. Binnenvrijwelelkprojectiseenoptimumaantewijzenvoorzowel tijdalsgeld(ziefig.2). Een melijk techniek earned die value de laatste of verdiende jaren steeds waarde-methode meer wordt toegepast is alleen mogelijk Een S-curve geworden metdoor daarop eenaangegeven verbinding planning, te leggen van voortgang, tijd en waarde kosten. na- werkgereedengemaaktekostenkanalleengemaaktwordenbijintegratievandefunctiesplanningencostcontrolomdatindecurve zowel Voorhetuitsprekenvaneenkostenprognoseiskennisvandevoortgangvaneenprojectnoodzakelijkomdatdezedebasisisvoorzowel tijd als kosteninformatie wordt verwerkt. hetvaststellenvandeefficiëntietotnutoeendenogtemakenkos-
Project cost control en boekhouding. Confronterende aanvullende vakgebieden? D2230 9 0838-0127 Figuur 2. ten voorvanaf inzet het vanmoment resources. van voortgangsopname. Dit is ook geldig Voor kennishet vanafbouwen de voortgang van de vanpost het onvoorzien project noodzakelijk. binnen een project is Planning B. Boekhouding reden wordt heeft betrekking de op toekomstige weinig gewerkt gebeurtenissen. met planningen. Om die Immersboekhoudingheeftvoornamelijkbetrekkingophetvastleggen Daarvan waar feitelijkheden. veelal in termen toekomstige van reservevorming gebeurtenissen of het eentreffen rol spelen van spreken voorzieningen. we 3.6. Descopevanhetproject Indescopestaathetprojectinalzijnmeritesbeschrevenzodatvoor A. Cost control allebetrokkenenduidelijkiswatdedoelstellingvanhetprojectisen aan Eenvandeeerstetakenvaneenplanningcostengineeralshijmet welke eisen specificaties deze moet voldoen. eenprojectbegintishetvolledigtotzichnemenvandescopeombij elke jectmanager verdere actie kunnen juiste maken. beoordeling en advisering aan de pro- Hijisinfeitegedurendedegehelelooptijdvaneenprojectbezigde scopeintijdenkostentevertalenmetalsbelangrijkehulpmiddelen een planning en projectbegroting.
D2230 10 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? Ookhetomgaanmetchange-ordersvereisteengrondigekennisvan scope van project. De B. scope Boekhouding administratie.metbehulpvandescopekunnendeinvesteringskos- ten worden toegewezen aan de verschillende activa. is voor de boekhouding een hulpmiddel voor de activa- 3.7. Facturen en betalingen Voor A. Cost costcontrol welke niet control gedekt zijn zijn door alleeneen dieeerder facturen aangegane en betalingen verplichting. interessant Facturen B. Boekhouding waarvan onder zijn voor andere boekhouding de debiteuren- boekingsdocumenten, en de crediteurenadministratie wordt bijgewerkt. op basis 3.8. Productie c.q. geleverde prestatie Zowel A. Cost voor control ductie of geleverde voortgangsbewaking prestatie een belangrijk als prognostisering gegeven. is de pro- Voordeboekhoudingisditineersteinstantieeengegevenvoorde B. Boekhouding facturering. 3.9. Offertes Voor A. Cost de functie control Deze is noodzakelijk cost control bij het uitspreken is dit een zeer van belangrijk verwachte document. Tevenssteltdeofferteheminstaatdeproject-managerteadviseren kosten. alvorens ciëlegevolgenzijnvoorhetproject.deplanningcostengineerdient een eventuele verplichting wordt aangegaan wat finan- hiertoe kunnenbeoordelen,ookalomeventuelecorrectievemaatregelente offerte zowel op technische als financiële merites te adviseren. Een B. Boekhouding ment. offerte is voor de boekhouding geen relevant boekingsdocu-
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 11 3.10. Verplichtingen Ditiseenbelangrijkgegevenvanhetcostcontrol-rapportenisook A. Cost control noodzakelijk tingtekunnenbeoordelenmoetdeplanningcostengineerzowelin- houdelijk dien een verplichting als prijstechnisch wordt aangegaan verplichting voor een lumpsum-contract beoordelen. In- om prognose te maken. Om verplich- is eenhet een éénmalige op cost-plus-basis vergelijking met moet hetgedurende goedgekeurde de gehele budget. loop- Bij tijddekostenbewaaktwordendieopdezeverplichtingwordenge- maakt. Inzoverreersprakeisvaneenjuridischvaststaandeverplichtingwordt B. Boekhouding deze als zodanig opgenomen in de verplichtingen administratie. 3.11. Realisaties Alleen A. Cost diecontrol plichtingenrealisaties zijn benodigd die niet vooreen costbetaling control. zijn Ditop zijnaangegane over het algemeen eigen uren kleinere kosten zoals reis- en verblijfkosten. ver- Alle B. Boekhouding beïnvloeden zaken die zijndeper omvang definitie c.q. een de onderdeel samenstelling van de boekhouding. het vermogen Alszodanigishetnietrelevantofsprakeisvaneenafdoeningop een bestaande verplichting of dat er sprake is een nieuwe. 3.12. Urenverwerking Voorcostcontrolwordendegegevensuiteenurensysteemvoorvier A. Cost control doeleinden realisaties gebruikt opnamelijk: Alseengegeventenbehoevevandecapaciteitsplanningvanhet project. Als project. waarde-methodiek,waarbijtelkensdegeplandevoortgang,werkelijkleken. Dit alles uitgedrukt en gemaakte in manuren. elkaar worden verge- onderdeel van manuurbewaking volgens verdiende Ten behoeve van nacalculaties.
D2230 12 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? Het B. Boekhouding kostenadministratie urensysteem maakt wordt geen hetdeel urensysteem uit van de gebruikt boekhouding. om de kosten In de alloceren naar de te onderscheiden kostendragers. 3.13. Change control c.q. meer- en minderwerk Voor A. Cost de cost control pakt zodra hier control-functie sprake vanmoet is. Bij een een change-order nog niet worden goedgekeurde opge- change-order een gerede kans moet bestaat hij worden dat meegenomen change-orderin doorgaat. de prognose indien Behalve nomen deinvloed kosten die van dechange-order change-orderop moet het ook totale worden projectmeege- Hetisdetaakvandeplanningcostengineerdezeinvloedzowelintijd heeft. alsinkosteneventueelinoverlegmetdebegrotingsafdelingtebepalen. Indiendechange-orderwordtgoedgekeurdwordthijalseenplusof min op het goedgekeurde budget meegenomen. Een B. Boekhouding gegane goedgekeurde verplichting. change-order is voor de boekhouding een aan- 3.14. Raming of begroting Een A. Cost nauwe control control-afdeling samenwerking is noodzakelijk. tussen de goedgekeurde begrotingsafdeling begroting en deiscost ferentiepuntvoordecostcontrolvanhetproject.deplanningcost re- engineer groting volledig moet zowel begrijpen uitgangspunten om afwijkingenalshierop opbouw te kunnen van beoor- bedelen. samenwerkingnoodzakelijkomafwijkingenenchange-orderstebespreken. Omgekeerd gegevens diemaakt uit cost decontrol begrotingsafdeling komen om de veelvuldig databank gebruik te verversen. van de Ook gedurende de looptijd van het project blijft een nauwe Uithetoogpuntvanfunctiescheidingishetechternietaanbevelingswaardig beide te combineren. Daarwaaraanwezig,treedtdeplanningcostengineeropalsdeintermediair De planning tussen cost de engineer begroting evalueert en de de administratie. B. Boekhouding basis daarvan de verwachtingen bij. realisaties en stelt mede op
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 13 3.15. Escalatie Bijbeoordelingvandeeindkostenvanhetprojectmoetdeplanning A. Cost control costengineerrekeninghoudenmetdeescalatietenopzichtevande prijspeil behorende bij goedgekeurde begroting. Niet B. Boekhouding van toepassing. 3.16. Contracttype Het A. Cost contracttype control projectisvolgt. erg bepalend Bij een lumpsum-contract voor de manier waarop bestaatde controluitheteenmaligvergelijkenvandelumpsummethetgoed- cost gekeurdebudgetenhetdaarnaindegatenhoudenvandechange- orders.bijeencost-plus-contractmoetdecostcontrolgedurendede hele nen bij looptijd voorkeur van met het contract de verdiende een actieve waarde-methodiek. kostenbewaking uitoefe- Niet B. Boekhouding van toepassing. 3.17. Post onvoorzien Doorzijnkennisvanhetprojectzoweltenaanzienvanhetbudget A. Cost control alsdevoortgangisdeplanningcostengineerinstaatomdeprojectmanagerteadvisereninhetomgaanmetdepostonvoorzien.dit geldt zowel voor gebruik als de eventuele afbouw. Niet B. Boekhouding van toepassing. 3.18. Automatisering Vooral A. Cost decontrol ten op de markt laatstegekomen jaren is er die een speciaal toenemend zijn ontwikkeld aantal softwarepakket- vanprojectbewakingzowelvoortijdalskosten.dezwaarderepakkettenbiedenveelaldemogelijkheidvanintegratievanplanningen ten behoeve kosten.
D2230 14 Project Confronterende cost control en boekhouding. aanvullende vakgebieden? Ookzijninterfacesmetbestaandepakkettenzoalsurenverwerking, inkoopenboekhoudinghierbijgeenprobleem.dezezwarepakkettendraaienveelalopmainframeofminicomputerhoewelerdoorde ontwikkelingvandepcenlan(localareanetwork)ookmogelijkheden echter noghierop stand alone. worden aangeboden. Veel PC-toepassingen zijn Een B. Boekhouding de automatisering van de eerste toepassingen van grote administraties(o.a. van automatisering vanwas het gericht girale verkeer). ontwikkeld,zowelvoordeéénmanszaakalsvoordemultinationals, Sindsdien zijn er vele tientallen administratieve pakketten op toegepast op mainframe-computers. 3.19. Gewenste opleiding en ervaring Planning A. Cost control HBO-niveau.Omgoedtefunctionereniservaringophetgebiedvan cost engineer is een technische functie veelal op MBO- of ontwerpen of constructie vereist. De B. opleiding Boekhouding denken aan praktijk is primair diploma administratief boekhouden gericht, of MBA. op MBO-niveau te 4. Conclusie Uit project voorgaande cost control blijkt hun duidelijk eigen functie dat beide hebben. functies Raakvlakken boekhouding zijnen bij de volgende aspecten: kostencodering, jaarbudget, verplichtingen, wordtdoorbeidedisciplinesopeenanderewijzetegendezeaspecten realisaties, urenverwerking, begroting en automatisering. Wel aangekeken. plaats tussen de Hier twee. vindt ook een frequente gegevensuitwisseling 5. Toekomstige ontwikkelingen Daar 5.1. Van waarboekhouding de boekhouding naar moderne evalueertbedrijfsadministratie ministratie spreken we over een managementinformatiesysteem. tot een moderne bedrijfsad-
Confronterende Project cost aanvullende control en boekhouding. vakgebieden? D2230 15 De geeft tendens een toenemende die binnenvervaging de applicatieontwikkeling van grenzen aan. isde waar cost tecontrol- systemen en worden andersom. meer en meer gekoppeld aan administratieve sys- nemen, De vanonderscheidene administratie versus vragencost worden control steeds maar minder juist in gesteld termen in termen mate van gewenste integratie van de diverse applicaties. van de Detoekomstigeontwikkelingzalvooreengrootdeelafhangenvan 5.2. Cost control nogmogelijkheden stand alone-applicaties die automatisering met elkaar te gaat verbinden. bieden ominallerlei eerste instantievalthierbijtedenkenaancadenestimatingwaardooreen total engineering information-systeem zal kunnen nu ontstaan.