Vergaderen Auteur: Mark van der Lee Plaats: Delft Datum: 17 januari 2014 Organisatie: Haagsche Hogeschool Delft
Binnen projecten is het erg belangrijk dat er communicatie is. Dit kan op verschillende manieren maar een van de meest gebruikte hulpmiddelen is toch wel het vergaderen. Door het vergaderen kunnen projectleden een stap terug doen in het proces en de situatie beter beschouwen. Zo kunnen welverantwoordende keuzes gemaakt worden waarover is gediscussieerd en een besluit is genomen door de gehele projectgroep. Om een goed eindresultaat af te leveren aan het einde van het project moet er natuurlijk ook voor een goede sfeer gezorgd worden. Daar zijn de vergaderingen goede momenten voor om dat te realiseren. Sfeer en betrokkenheid moeten hand in hand gaan met structuur en inhoud van de vergadering. Om aan al het voorgaande te voldoen gaat er aan een goede vergadering veel werk vooraf. Het is namelijk de bedoeling, dat alle projectleden zich goed voorbereiden voor een vergadering. Zo kunnen discussies ontstaan die ergens toe leiden. De voorzitter stuurt alle deelnemers een agenda van een vergadering waarin alle gegevens staan die bettrekking hebben op de eerst volgende vergadering. Zo staan de volgende dingen erin vermeld: - Datum en tijd - Voorzitter - Notulist - Locatie - Uitgenodigden - Agenda
Al deze gegevens moeten goed geformuleerd worden, zodat er geen onduidelijkheden voordoen. De projectleden kunnen zichzelf voorbereiden door de notulen van de vorige vergadering bekijken en ook de punten van de aankomende vergadering kunnen doorlezen. De voorzitter opent de vergadering en neemt opeenvolgend de volgende agendapunten door: 1. Opening 2. Vaststellen agenda en vorige notulen 3. Mededelingen 4. Doornemen of de actiepuntenlijst van de vorige vergadering is behaald 5. De voortgang doorspreken 6. Evt. verbeterpunten aankaarten 7. Wat verder ter tafel komt. 8. Rondvraag 9. Vaststellen actiepuntenlijst 10. Sluiting Bovenstaande agenda gebruik ik persoonlijk voor de vergaderingen die ik met mijn projectgroep houd. Het afgelopen blok bleek deze opzet zeer effectief te zijn geweest en heeft daarom ook zijn vruchten afgeleverd. Het is uiterst belangrijk dat iedereen die bij de vergadering aanwezig is evenveel bij de vergaderingen betrokken wordt. Ook moet iedereen dezelfde instelling hebben, namelijk: het zoeken naar een oplossing voor een probleem. Dit ligt in de hand van de voorzitter om iedereen op koers te houden. De voorzitter moet namelijk oog hebben voor het product en van het proces. Alleen dan kan de voorzitter de vergadering leiden en zo in bijv. een discussie de beste argumenten naar voren halen.
Onder het product worden de handelingen van de voorzitter verstaan. Zo moet de voorzitter tijdens de vergaderingen conclusies trekken, het onderwerp toelichten en tussentijds de vergaderstof samenvatten. Zo ontstaat er duidelijkheid binnen de vergadering. Het product heeft in grote mate met de structuur van de vergadering te maken, dit in tegenstelling tot het proces. Het proces heeft in vele gevallen met gevoel te maken. Zo is het voor de voorzitter belangrijk, dat hij of zij op het juiste moment de projectleden de ruimte geeft te discussiëren met elkaar. Terwijl wanneer er gedrag getoond wordt dat niet gewenst is, de voorzitter dit juist moet corrigeren. Tevens wordt er in een aantal van de vergaderingen besluitvorming volgens het indiaanse concept toegepast. Elk project lid neemt deel aan de vergadering met een andere invalshoek. Dit voorkomt dat er dingen worden vergeten. Elke deelnemer focust zich namelijk op zijn of haar onderdeel. Het beste voor het project zou zijn wanneer de projectleden vanuit de Belbin test een natuurlijke andere invalshoek hoek hebben, zo wordt de sfeer ook het best behouden. Tijdens een vergadering wordt er bijgehouden wat er gezegd wordt. Dit gebeurd door de notulist. De notulist schrijft tijdens de vergadering per agendapunt op wat er gezegd en afgesproken is. Wanneer de vergadering is gesloten zal de notulist de aantekeningen die hij/zij gemaakt heeft tijdens de vergadering uitwerken en de zogenoemde notulen naar alle projectleden sturen. Op deze manier kunnen de deelnemers nog even terug kijken wat er allemaal precies is afgesproken. Als er later in het proces gemaakte afspraken tijdens de vergadering niet worden nageleefd zou de voorzitter diegene erop kunnen aanspreken aangezien de gemaakte afspraken in de notulen staan.
Persoonlijke Ervaring Tijdens projecten op de Haagse Hogeschool wordt er gemiddeld 2 keer per week vergaderd. Tijdens deze vergaderingen komen de projectleden en de begeleidende tutor bijeen. Aan de hand van de theorie ben ik gaan kijken hoe deze vergaderingen verlopen. Aan de hand van de analyse van het vergaderen is kunnen er stappen ondernomen worden om de zwakke punten van het vergaderen te verbeteren. Theorie ten opzichte van de praktijk Tijdens onze projectvergaderingen op de Haagse Hogeschool werd er elke vergadering een goede agenda gemaakt door de voorzitter. De agenda was vrijwel altijd compleet. Dit werkt tijdens de vergadering erg prettig, iedereen weet namelijk wat er besproken wordt en besproken gaat worden. Het nadeel van de agenda was dat deze vrijwel altijd pas laat beschikbaar was. Er is afgesproken met de tutor dat de agenda met de notulen van de vorige vergadering 24 uur van tevoren naar iedereen toegestuurd moest worden. Dit gebeurde helaas niet, waardoor er niet genoeg tijd was om de agenda en de notulen in te lezen. Dit zorgde ervoor dat mensen onvoorbereid aan een vergadering begonnen. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Als ik bij een volgend project voorzitter ben zal ik er zo veel mogelijk voor zorgen dat de agenda 24 uur van te voren beschikbaar is voor alle projectleden. Bij ons in de groep wist iedereen heel duidelijk wat zijn taken waren. Deze taken werden aan het eind van de vergadering nog eens herhaald zodat iedereen wist wat hij moest doen. Als er iemand vragen had over zijn taak, werd de taak nog een keer uitgelegd zodat het duidelijk was wat de bedoeling is. Door dit te doen is onnodig werk voorkomen, omdat een opdracht duidelijk en goed begrepen wordt. Ik vond dit zelf dan ook erg prettig. Respect naar medeprojectleden was goed aanwezig in onze groep. Naar iedereen werd geluisterd, en naarmate het project vorderde werd er steeds beter naar elkaar geluisterd. Waar wel op gelet moet worden is dat iedereen zijn mening geeft en niet denkt dat zijn mening geen toegevoegde waarde heeft. Het is dan ook goed om en rondje te maken als ergens een mening over gevraagd wordt. Op deze manier deelt iedereen zijn mening met de groep.