Projectboek 5 Werken met geautomatiseerde systemen
Colofon Uitgeverij Auteurs Bijdragen beeld Vormgeving Pictogrammen Drukwerk : Uitgeverij Edu Actief b.v. : Stichting Platform afd. Transport & Logistiek Vmbo Marco Baars Johan Hamse Henk Maartens Arie Mahne Theo v.d. Sluijs : Stichting Vakopleiding Transport en Logistiek : Uitgeverij Edu Actief b.v. : Geert Westerhof : Krips, Meppel Signaal! ISBN : 978 90 6053 746 6 NUR : 171 trefw. Leermiddelen : vmbo Transport & Logistiek Copyright 2006 Uitgeverij Edu Actief b.v. Postbus 1056 7940 KB Meppel telefoon: 0522-235235 fax: 0522-235222 e-mail: info@edu-actief.nl internet: www.edu-actief.nl Tweede druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 2
Inhoud Pictogrammen 4 I 5 II Opslag 21 III Order verzamelen 39 IV Verzendgereed maken 55 V Voorraadbeheer 89 VI Maken van laad- en routeplanningen 111 VII Verzorgen van vervoersadministratie 135 VIII Laden en vervoeren 153 Begrippenlijst 177 Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 3
Pictogrammen In dit boek komen de volgende pictogrammen voor: Dit betekent dat jullie naar een clip gaan kijken. Opdrachten met dit pictogram kun je alleen doen. Bij dit pictogram overleg je met je docent. Hieraan kun je zien dat je een praktische opdracht gaat doen. Bij opdrachten met dit pictogram, spelen jullie een rollenspel. Dit pictogram geeft aan dat je iets op moet gaan zoeken. Hierbij ga je een opdracht met het voorraadbeheerprogramma doen. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 4
I Start Start 1 Automatisering Kijk naar de clip over de ontvangst van verschillende soorten artikelen. Hierin zie je dat de logistiek medewerker, na het controleren van de goederen, naar een computer gaat. Let goed op wat hij precies op de computer doet. De logistiek medewerker krijgt van de chauffeur de vrachtbrief. Wat schrijft hij hierop? Welke vrachtbrief gebruikt de logistiek medewerker hiervoor? De logistiek medewerker gaat na de controle naar een computer. Wat doet de logistiek medewerker op de computer? Waarom doet de logistiek medewerker deze handelingen op de computer? Als het bedrijf een computerverbinding zou hebben met de leverancier, moet de logistiek medewerker de getallen dan ook op de vrachtbrief noteren? Waarom heeft het bedrijf in de clip een vaste computerverbinding met de leverancier? Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 5
Start 2 Automatisering in het magazijn Veel magazijnen of warehouses zijn tegenwoordig geautomatiseerd. Met behulp van een computer met een voorraadbeheerprogramma kun je bijhouden welke goederen het magazijn binnenkomen. De computers leggen de goederenstroom van de artikelen in het magazijn vast. Niet alle magazijnen zijn geautomatiseerd. Dit komt bijvoorbeeld door de hoge kosten van de hardware en de software. Maar er is nog een andere reden waarom niet alle magazijnen met geautomatiseerde systemen werken. Wat is een andere reden dat niet alle magazijnen met geautomatiseerde systemen werken? Start 3 Mechanisering In veel magazijnen is er sprake van mechanisering. Je ziet de mechanisering terug in heftrucks, reachtrucks, pompwagens en robots. Noem zelf nog twee voorbeelden van apparatuur die wordt gebruikt voor de handling van goederen. Noem ook een handeling die in de toekomst door mechanisering vergemakkelijkt kan worden. Start 4 ICT Het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT) in transport en logistiek heeft voor- en nadelen. Een voordeel van het gebruik van ICT in magazijnen is dat er beter gebruik wordt gemaakt van de ruimte in het magazijn. Verder worden er minder fouten gemaakt bij de goederenontvangst. Bovendien kun je de goederenstroom altijd volgen (tracking) en terugvinden (tracing). Welke voordelen van ICT heb je in het stukje tekst gelezen? Omschrijf ze in je eigen woorden. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 6
Een nadeel is dat het gebruik van ICT in de goederenstroom duur is. Ook kan je computer soms vastlopen. Wanneer bijvoorbeeld de verpakking van een artikel verandert, kun je al problemen krijgen met de automatisering. De geautomatiseerde systemen herkennen het artikel ineens niet meer. Het artikel kan dan niet meer op de vaste locatie opgeslagen worden. Het is natuurlijk ook belangrijk dat de medewerkers nauwkeurig werken. Welke twee nadelen van ICT worden in deze tekst genoemd? Omschrijf ze in je eigen woorden. Start 5 EDI De computer houdt de goederenstroom bij, maar je hebt zelf wel voortdurend met de informatiestroom te maken. Als je deze informatie met de hand vastlegt, dan kost dat veel tijd en geld. Alle formulieren moeten worden gelezen en ingevuld. Welke twee formulieren heb je nodig bij de ontvangst van binnengekomen goederen? De hele informatiestroom kan worden geautomatiseerd. Er wordt dan alleen nog maar door middel van de computer gecommuniceerd, vanaf de binnenkomst van een order tot het afleveren van de goederen. Een belangrijk begrip hierbij is EDI. Waar staat EDI voor? Denk je dat het gebruik van telefoon, fax en telex ook EDI is? Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 7
Actie Casus Aan de slag met automatisering in een magazijn Een logistiek medewerker in een geautomatiseerd magazijn verwerkt alle gegevens over de goederenstroom in een voorraadbeheerprogramma op de computer. Bij ontvangst van de binnengekomen goederen wordt een controle uitgevoerd. Een logistiek medewerker vult zelf een controle-magazijnbon in. Op de werkbon magazijn wordt aangegeven waar de goederen worden opgeslagen. Deze handmatige gegevens worden via de werkbon in het voorraadbeheerprogramma verwerkt. Hiermee wordt de voorraad beheerd en de voorraadadministratie bijgehouden. Ook kunnen verschillende formulieren, zoals een pakbon, digitaal worden gemaakt. Actie 1 Maken van een planning Bekijk actie 2 tot en met actie 9 in de tabel. Maak met je medeleerlingen een planning voor het werk. Vul samen de tabel in: Actie Wat? Hulpmiddelen/instructies Hoelang? Wanneer? Actie 2 Een pakbon invullen Actie 3 Een pakbon op de computer maken Actie 4 Controle binnengekomen goederen Actie 5 Controle eigen goederen Actie 6 Goederen retour sturen Actie 7 Goederen opslaan Actie 8 Aantal goederen wijzigen Actie 9 Goederen inboeken Laat je planning controleren door je docent. Paraaf docent: Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 8
Actie 2 Een pakbon invullen Verzamel de volgende artikelen in een magazijnkar: drie dozen tennisballen Wilson één set tennisrackets Techno één voetbal Nike één set scheenbeschermers Diadora. Ben je problemen tegengekomen bij het verzamelen van deze goederen? Bespreek de problemen met je groep. Maak één verzendeenheid van deze goederen. Kom je problemen tegen bij het kiezen van de verpakking? Kruis je keuze aan: ja nee Zo ja, welke problemen zijn dit? Vul een pakbon in voor de goederen op de verzendeenheid. Deze goederen ga je verzenden naar jouw eigen school. Op de Signaal!-website staat een lege pakbon. Print deze uit en vul hem in. De artikelnummers staan op de artikelen. Vul ook die nummers in op de pakbon. Toch is de pakbon nog niet helemaal ingevuld. Bedenk samen met je medeleerlingen wat je gaat invullen op de rest van de pakbon. Wat hebben jullie verzonnen? Vul dit nu in. Wat is het verschil tussen een factuuradres en een afleveradres? Laat de docent je pakbon controleren. Paraaf docent: Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 9
Actie 3 Een pakbon op de computer maken In actie 2 heb je zelf een pakbon ingevuld voor de goederen. In deze actie maak je op de computer een pakbon in het programma ADBplus. Elk groepslid maakt voor een van de leveranciers en een van de artikelen uit actie 2 een pakbon. Let erop dat de bestelling weer compleet is. Spreek samen af wie voor welke leverancier en welk artikel een pakbon gaat maken. Ik maak voor leverancier een pakbon. Ik maak voor artikel een pakbon. Ieder groepslid werkt op een eigen computer. Je mag elkaar wel helpen als je er niet uitkomt. Start de computer op en open het programma ADBplus. Klik op de button Pakbon. Je krijgt dan het volgende scherm te zien. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 10
Halverwege het scherm zie je het veld AANTAL. Welke velden lees je nog meer op dezelfde regel? Kan de klant alleen in euro's betalen? Hoe heet de verkoper van de goederen? Wat lees je in de bovenste, blauwe werkbalk? Klik in het scherm op de button Debiteurenoverzicht. Dubbelklik op de leverancier van je product: voor tennisballen op Wilson voor voetballen op Nike. Let op! Zorg ervoor dat je een andere leverancier en een ander product kiest dan je groepsleden. Op welke plek op het scherm zie je nu de naam en het adres van de leverancier? Klik nu op de button Wijzig. Vul in dat scherm het aantal artikelen in. In actie 2 kun je per artikel lezen welk aantal je moet invullen. Naast Aantal staat het veld Artikelnummer. Klik hierop en druk dan op F5. Klik op G (Groepen). Klik op Sportartikelen en S (Selecteer). Klik op het nummer van het door jou gekozen artikel. Klik dan op K (Kopiëren). Je komt nu in het scherm Artikel/omschrijving toevoegen. Klik op Opslaan. Als je deze handelingen hebt uitgevoerd, krijg je het volgende scherm. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 11
In de blauwe regel in het midden van het scherm moet jouw artikel staan. Klopt dat? Kruis je keuze aan: ja nee Hoeveel van jouw artikelen zijn er nog op voorraad? Wat betekenen de vier iconen naast het vak Valuta? Je maakt dat zichtbaar door met de muis op de icoon te gaan staan. Welke twee grote veranderingen zie je op dit scherm in vergelijking met het eerste scherm? Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 12
Wat kosten drie dozen tennisballen exclusief btw? Wat denk je dat btw-code: Hoog (in de onderste balk) betekent? Hoe hoog is het btw-bedrag dat betaald moet worden? Wat moet de klant betalen inclusief btw? Hoe mag deze klant betalen? Klik op de button Afdrukken. Je pakbon wordt geprint. Laat de docent je pakbon controleren. Paraaf docent: Bewaar deze pakbon goed en doe hem in de map. Je zult deze pakbon nog vaker gaan gebruiken. Actie 4 Controle binnengekomen goederen De goederen die je in actie 2 hebt verzonden, komen binnen op jouw school. In deze actie controleer je de binnengekomen goederen. Let op! Er is een doos tennisballen te veel geleverd. Ook is er een verkeerde voetbal geleverd. Haal een lege controle-magazijnbon van de Signaal!- website. Vul deze bon zo volledig mogelijk in. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 13
Waarom krijgt de controle-magazijnbon een nummer? Waarom is de kolom Opmerkingen belangrijk? Wat heb je op de controle-magazijnbon ingevuld achter: de doos tennisballen de voetbal Laat de docent je controle-magazijnbon controleren. Paraaf docent: Actie 5 Controle eigen goederen In actie 3 heb je voor één artikel en één leverancier een pakbon op de computer gemaakt. Stel je voor dat de goederen die op jouw eigen pakbon staan, naar jouw bedrijf zijn gestuurd. Jij gaat ze ontvangen. Bij goederenontvangst controleer je eerst de goederen. Tijdens deze controle vul je een controle-magazijnbon in. Op de Signaal!-website kun je een lege controlemagazijnbon vinden. Print deze bon uit en vul hem in voor jouw gemaakte pakbon. Laat de docent je controle-magazijnbon controleren. Paraaf docent: Actie 6 Goederen retour sturen Stuur de goederen die te veel of verkeerd geleverd zijn terug naar de afzender. Op de Signaal!-website kun je een lege retourbon vinden. Print deze bon twee keer uit vanaf de Signaal!-website. Vul de bonnen in voor de twee artikelen. Gegevens Wilson Nike t.a.v. Dhr. v.d. Gravel Mevr. Oogenlust Hardcourt 12 Dagpauwoog 4 5462 CX Veghel 2871 TP Schoonhoven Laat de ingevulde retourbonnen door je docent controleren. Laat je docent een paraaf zetten op de retourbonnen. Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 14
Actie 7 Goederen opslaan De goederen die wel worden geaccepteerd, moeten nog in het magazijn worden geplaatst. Op de Signaal!-website staat de werkbon magazijn. Print deze uit en vul hem in. Op welke locatie ga je de goederen opslaan? Je hoeft de goederen nu niet direct op de locatie te leggen. Je hebt ze bij de volgende acties weer nodig. Laat de docent je werkbon magazijn controleren. Paraaf docent: Actie 8 Aantal goederen wijzigen De goederen die je in actie 4 en 5 op de controle-magazijnbon hebt gezet, moeten nog bij de voorraad worden geboekt. In de vorige actie heb je een werkbon magazijn ingevuld. De werkbon in het programma ADBplus is te vergelijken met een orderverzamelbon. Start de computer op en open het programma ADBplus. Klik op Werkbon. Klik daarna op de button Debiteurenoverzicht. Kies voor ProTouch en klik daarna op K (Kopiëren). Klik daarna op Wijzig. Verander in het volgende scherm het aantal in 1. Daarna kies je een artikel. Dit doe je door rechts naast het veld op de icoon te klikken. Kies voor Sportartikelen en daarna ProTouch schoenen. Klik op K (Kopiëren). Klik dan op Opslaan. Wat zie je nu op het scherm? Wat betekent volgens jou deze mededeling? Print de werkbon uit. Sluit het programma af. Laat de docent je werkbon controleren. Paraaf docent: Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel 15