AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Kenmerk: 104767 Sector: Middelen Team : Bestuur, Communicatie & Organisatie Onderwerp: Invoering Werkkostenregeling per 1 januari 2015. Besluit: 1. de werkkostenregeling per 1 januari 2015 in te voeren; 2. het bij dit voorstel behorende Aanwijsbesluit werkkostenregeling met de daarbij gevoegde overzichten 1 en 2 van de aangewezen vergoedingen en voorzieningen vast te stellen, waaronder die betreffende de voorzieningen voor de burgemeester; 3. de Ondernemingsraad instemming te vragen voor de debrutering van de in dit voorstel genoemde (4) vergoedingsbedragen. 4. voor het belastingjaar 2016 en volgende jaren aan de gemeentesecretaris mandaat te verlenen het bij dit voorstel behorende Aanwijsbesluit werkkostenregeling te wijzigen; 5. de raad voor te stellen om ook zo te besluiten voor diens bevoegdheden. 1
1. Aanleiding Met de Fiscale vereenvoudigingswet 2010 (Staatsblad 2009, 611) zijn met ingang van 1 januari 2011 vereenvoudigingen in de Wet op de loonbelasting 1964 doorgevoerd. Deze vereenvoudigingen worden aangeduid met de term werkkostenregeling (hierna WKR genoemd). Het is een fiscale regeling voor door werkgevers aan medewerkers te betalen vergoedingen en beschikbaar te stellen voorzieningen. De WKR geldt voor alle werkgevers in Nederland. Tot 1 januari 2015 mochten werkgevers elk jaar kiezen voor de WKR of voor de oude loonbelastingregels. Met ingang van 1 januari 2015 wordt de WKR verplicht voor alle werkgevers en moeten zij hiervoor een invoeringsbesluit nemen. De Staatssecretaris van Financiën liet ook onderzoek doen bij werkgevers voor verbete-ringen in de WKR. Dit leidde tot maatregelen die in het Belastingplan 2015 staan dat op Prinsjesdag aan de Tweede Kamer is aangeboden. 2. Argumenten Inhoud WKR De WKR is ingevoerd met als doel de administratieve lastendruk van werkgevers te verlagen. Als hoofdregel in de WKR geldt dat alle vergoedingen en verstrekkingen die in het kader van de dienstbetrekking aan een medewerker worden toegekend tot het loon van de medewerker worden gerekend. Dit betekent dat de medewerker er loonbelasting over moet betalen. De werkgever kan er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Dan betaalt niet de medewerker de loonbelasting, maar de werkgever indien het forfaitair gedeelte van de loonsom wordt overschreden (zie hieronder).over deze eindheffingsbestanddelen betaalt de werkgever loonbelasting naar een vast tarief van 80%. 3. Aanpak/uitvoering Feitelijke informatie Niet over alle vergoedingen of verstrekkingen is loonbelasting verschuldigd. De WKR bevat de volgende elementen die buiten de loonheffing vallen: - forfaitair gedeelte op loonsomniveau; - een aantal gerichte vrijstellingen; - loon in natura met een nihil-waardering; - intermediaire vergoedingen. Forfaitair gedeelte Het wordt mogelijk om per werkgever een bedrag, dat gelijk is aan een vast percentage van de fiscale loonsom van actieve medewerkers (exclusief postactieven), onbelast te vergoeden en te verstrekken. Dit forfait wordt per 1 januari 2015 vastgesteld op 1,2% van de fiscale loonsom over het betreffende lopende kalenderjaar. Bij de invoering van de WKR per 1 januari 2011 bedroeg dit percentage 1,4 en per 1 januari 2013 1,5 van de fiscale loonsom. Deze verlaging van het percentage is een gevolg van de door de Staatssecretaris van Financiën getroffen maatregelen in de WKR, aangezien deze voor de overheidsfinanciën budgetneutraal moet worden uitgevoerd. Het forfait geldt alleen voor de door de werkgever als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen. Dit betekent dat de werkgever over de feitelijk verstrekte aangewezen vergoedingen en verstrekkingen per 1 januari 2015 tot aan een bedrag van 1,2% van de loonsom geen eindheffing van 80% hoeft te betalen. Als het totaal aan feitelijk verstrekte aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven het bedrag van 1,2% van de loonsom uitkomt, dan is de werkgever over dat meerdere 80% aan eindheffing verschuldigd. Het forfait op loonsomniveau brengt met zich mee dat werkgevers de aangewezen vergoe-dingen en verstrekkingen niet meer op het niveau van de individuele medewerker hoeven te toetsen. Er kan in de administratie worden volstaan met verantwoording op werkgevers-niveau. 2
Gerichte vrijstellingen Binnen de WKR bestaat een aantal gerichte vrijstellingen. Deze kunnen alleen onbelast vergoed of verstrekt worden als de werkgever deze gerichte vrijstellingen heeft aangewezen als eindheffingsbestanddelen. Deze gerichte vrijstellingen nemen geen forfaitaire ruimte in. Dit betekent niet dat deze aangewezen gerichte vrijstellingen ongebreideld mogen worden vergoed of verstrekt. Voor sommige gerichte vrijstellingen hanteert de belastingdienst grenzen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: - reiskosten, zowel zakelijke reiskosten als reiskosten voor het woon-werkverkeer; - tijdelijke verblijfkosten; - EVC-procedures; - cursussen en dergelijke (waaronder outplacement); - zakelijke verhuiskosten; - studiekosten. Loon in natura met een nihil waardering Binnen de WKR geldt voor een aantal vormen van loon in natura een nihil-waardering. Feitelijk wordt er dus geen belasting geheven over deze elementen. De Belastingdienst bepaalt welke elementen onder deze categorie vallen. Per 1 januari 2015 wordt ook het noodzakelijkheidscriterium in de WKR ingevoerd. Dit is een maatregel van de Staats-secretaris van Financiën om tegemoet te komen aan de wensen van werkgevers die bleken uit het door hem uitgevoerde onderzoek bij werkgevers in Nederland. Het noodzakelijkheids-criterium is een open norm die ervan uitgaat dat wat een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werk-nemer. Het noodzakelijkheidscriterium wordt vooralsnog beperkt ingevoerd. Per 1 januari 2015 geldt het noodzakelijkheidscriterium alleen voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Dit betekent o.a. dat de zakelijke gebruikseis voor de I-pad niet langer zal gelden en dat een werkgever een medewerker een tablet ter beschikking kan stellen voor zijn werk, zonder dat hij daarbij rekening moet houden met het privévoordeel van de werknemer. Voorbeelden van andere nihil-waarderingen zijn: - voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon; - arbovoorzieningen; - consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. Intermediaire vergoedingen Intermediaire vergoedingen vallen buiten de WKR en mogen altijd en ongemaximeerd onbelast worden vergoed. Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor bedragen die een medewerker (vaak in opdracht van de werkgever) voorschiet, maar die voor rekening van de werkgever horen te komen. De WKR en politieke ambtsdragers (burgemeester, wethouders, raadsleden en commissieleden) De WKR geldt ook voor politieke ambtsdragers (burgemeesters, wethouders, raadsleden en commissieleden). Dat politieke ambtsdragers onder de WKR vallen betekent enerzijds dat de forfaitaire ruimte groter wordt door een hogere fiscale loonsom. Anderzijds wordt een deel van het forfait gevuld met vergoedingen en verstrekkingen die gemeenten (verplicht moeten) toekennen aan politieke ambtsdragers. Burgemeesters, wethouders en raadsleden krijgen op grond van de geldende rechtspositiebesluiten een vaste onkostenvergoeding. Deze vaste onkostenvergoeding is een bruto onkostenvergoeding. Over deze bruto onkostenvergoeding betaalt de burgemeester, de wethouder en het raadslid loonbelasting. Onder de WKR worden de gebruteerde onkostenvergoedingen per 1 januari 2015 teruggebracht naar het netto niveau (debrutering). Voor de gebruteerde onkosten- 3
vergoedingen geldt nu een belastingtarief van 52%. Het debruteren van de onkostenvergoedingen levert voor de gemeente dus een voordeel op. Om de netto onkostenvergoeding voor politieke ambtsdragers onder de WKR voor het merendeel van de ambtsdragers gelijk te houden aan de huidige situatie, is van rijkswege bepaald dat de debrutering gepaard gaat met de invoering van de verplichting voor gemeenten om de onkostenvergoedingen van politieke ambtsdragers aan te wijzen als eindheffingsbestand-deel. Deze onkostenvergoedingen moeten dus in de forfaitaire ruimte worden ondergebracht. De betreffende rechtspositiebesluiten zijn inmiddels door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties aangepast aan de WKR (circulaire BiZa d.d. 8 maart 2011). Bij circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelatie d.d. 27 juni 2014 is het besluit tot Harmonisering en modernisering van de rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers aan gemeenten meegedeeld. Dit besluit trad in werking met ingang van 1 juli 2014. Dit besluit had gevolgen voor de hoogte van de onkostenvergoedingen van de burgemeester, de wethouders en de raadsleden. Genoemd besluit heeft ook gevolgen voor de hoogte van de forfaitaire ruimte in de WKR, wanneer die per 1 januari 2015 voor de gemeente Westvoorne wordt ingevoerd. In het Rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden is namelijk de verplichting voor gemeenten opgenomen om aan raads- en commissieleden een tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering betaalbaar te stellen en dat deze vergoeding (voor raads- en commissieleden) ook als eindheffingsbestanddeel moet worden aangewezen. Dit betekent een vermindering van de forfaitaire ruimte in de WKR. Lokale uitwerking invoering WKR Het inzichtelijk maken van het eigen pakket aan vergoedingen en verstrekkingen De invoering van de WKR vraagt een aanpassing van de werkwijzen van zowel de financiële administratie als van de salarisadministratie. In de afgelopen periode zijn dus zowel in het financiële pakket als in de salarisadministratie aanpassingen aangebracht zodat per 1 januari 2015 een gegevensuitwisseling en het opstellen van rapportages mogelijk is. De WKR ging in principe uit van kosten inclusief btw. Daarom zou het nodig zijn om de administratie daaraan aan te passen. Om dit proces te vereenvoudigen heeft de Staatssecretaris voorgesteld om hierover afspraken te maken met de Belastingdienst. Afgesproken zou kunnen worden dat bij het berekenen van het bedrag van de vrije ruimte er wordt uitgegaan van de gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte. Aanwijzing vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel In de voorbereiding van de invoering van de WKR zijn de gemeentelijke vergoedingen en verstrekkingen bekeken en onderverdeeld in de categorieën forfaitaire ruimte, gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Daarbij zijn een viertal scenario s doorgerekend (zie onder kosten..) Uitgangspunten Binnen de vrije ruimte (1,2% in 2015) kan er worden gekozen welke vergoedingen er worden verstrekt. Ontwikkelingen in de regelgeving kunnen betekenen dat afwegingen gemaakt moeten worden op het gebied van de keuze om de huidige vergoedingen anders te verstrekken. Zo is nu landelijk de discussie of de verstrekking van het IZA bedrijfszorgpakket een gerichte vrijstelling is, of in de vrije ruimte moet worden ingebracht. (Westvoorne heeft inmiddels gekozen voor bedrijfszorgpakket dat WKR-proef is). Als gevolg daarvan moet lokaal worden bepaald met welke vergoedingen/verstrekkingen de vrije ruimte wordt gevuld. Moeten bijvoorbeeld de vakbondscontributie, reiskostenvergoeding of het fietsplan ten laste van de vrije ruimte komen? Om een afweging te maken is het gewenst beleidsuitgangspunten vast te stellen t.b.v. de beoordeling van toekomstige kosten. Daarom wordt voorgesteld om de volgende uitgangspunten te hanteren: 4
- Invoering van de WKR in 2015 mag niet tot meerkosten (t.o.v. 2014) leiden. Uiteraard met uitzondering van nieuw beleid; - Keuzes worden jaarlijks opnieuw bepaald (er is geen sprake van verworven rechten) - Bij de keuze welke vergoedingen onder de vrije ruimte komen, gelden, naast organisatorische belangen o.a. de volgende afwegingen: *Ten gunste van alle medewerkers; *Ten gunste van groepen medewerkers (bv. waar sprake is van een overgang van cafetaria naar werkkosten) *Geen nadelige financiële gevolgen voor betrokkenen. Juridische aspecten De WKR is een fiscale regeling die ingrijpt op het bruto/netto-traject van vergoedingen en verstrekkingen. De invoering van de WKR en het aanwijzen van vergoedingen zegt niets over de arbeidsvoorwaarden zelf. Het toepassen van fiscale regelingen is geen gespreksonderwerp voor het GO. Daarbij heeft de OR, volgens dezelfde redenering, geen instemmings- of adviesrecht. Natuurlijk worden beide organen wel geïnformeerd over de gemaakte keuzes. Aan de OR wordt wel instemming gevraagd voor het aanpassen (debruteren) van een aantal vergoedingsbedragen, voortkomende uit het invoeren van de WKR. Bevoegdheid invoeringsbesluit Voor de invoering van de WKR moet zowel door het college als door de raad een invoeringsbesluit worden genomen. De raad is bevoegd, met inachtneming van de landelijk vastgestelde rechtspositieregelingen, te beslissen over wijzigingen ten aanzien van de rechtspositieregeling voor wethouders, raads- en commissieleden en de medewerkers van de griffie. Het college heeft deze bevoegdheid voor de ambtelijke medewerkers. De VNG adviseert verder om het college te laten besluiten over de invoering van de WKR voor de burgemeester, zodat in ieder geval ergens vastligt welke, niet bindend in het Rechtspositie-besluit burgemeesters opgenomen, voorzieningen ter beschikking zijn gesteld en onder welke voorwaarden. Daarom is voor het college dit voorstel gemaakt dat gaat over de ambtelijke medewerkers en de burgemeester. Daarnaast zou eenzelfde voorstel kunnen worden voorgelegd aan de raad. Beide voorstellen zijn voor wat betreft de inhoud verder gelijk. Afweging De WKR wordt per 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers. Op basis van de uitgevoerde analyse kunnen voor de invoering van de WKR per 1 januari 2015 de op de bijgevoegde overzichten bij het aanwijsbesluit vermelde vergoedingen en verstrekkingen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Deze lijst kan jaarlijks worden gewijzigd wanneer de cijfers daar aanleiding toe geven. Aangezien de WKR in feite een uitvoering betreft van de loonbelastingwetgeving en dus de bedrijfsvoering betreft, is het voorstel om eventuele toekomstige wijzigingen in de WKR voor wat betreft de uitvoering te mandateren aan de gemeentesecretaris waar het gaat om de aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel. In het derde kwartaal van 2015 zal op basis van een evaluatie worden bekeken of voor 2016 andere vergoedingen en verstrekkingen moeten worden aangewezen. In dit verband wordt ook gewezen op de nieuwe CAO voor het gemeentepersoneel 2013-2015 met daarin het Individueel Keuzebudget dat volgend jaar op LOGA-niveau nader zal worden uitgewerkt. De effecten van de WKR worden maandelijks door de financiële- en personele administratie gevolgd, zodat positieve en negatieve effecten van ontwikkelingen binnen de WKR snel in beeld kunnen worden gebracht. Hierover wordt per kwartaal gerapporteerd aan het MT. De Staatssecretaris van Financiën heeft geregeld dat jaarlijks met de Belastingdienst kan worden afgerekend. Hierdoor is het niet meer nodig om per aangiftetijdvak te toetsen of de forfaitaire ruimte wordt overschreden en of moet worden afgerekend. 5
Procedure Vervolgstappen Ondernemingsraad De Ondernemingsraad is al in een eerder stadium op grond van het overlegrecht betrokken bij de voorbereidingen tot invoering van de WKR en zal worden geïnformeerd over uw besluit. Tevens zal de Ondernemingsraad om instemming worden gevraagd voor de debrutering van de vergoedingsbedragen, zoals die hierna onder kosten de inzet van middelen worden genoemd. De raad De raad zal worden gevraagd om voor diens bevoegdheden eveneens het aanwijsbesluit vast te stellen. Voorgenomen besluit Voorgesteld wordt: 1. de werkkostenregeling per 1 januari 2015 in te voeren; 2. het bij dit voorstel behorende Aanwijsbesluit werkkostenregeling met de daarbij gevoegde overzichten 1 en 2 van de aangewezen vergoedingen en voorzieningen vast te stellen, waaronder die betreffende de voorzieningen voor de burgemeester; 3. de Ondernemingsraad instemming te vragen voor de debrutering van de in dit voorstel genoemde (4) vergoedingsbedragen. 4. voor het belastingjaar 2016 en volgende jaren aan de gemeentesecretaris mandaat te verlenen het bij dit voorstel behorende Aanwijsbesluit werkkostenregeling te wijzigen; 5. de raad voor te stellen om ook zo te besluiten voor diens bevoegdheden. 4. Communicatie/Burgerparticipatie Over de invoering van de WKR op de gebruikelijke manier gecommuniceerd d.m.v. berichtgeving op intranet en mailling aan de leden van de gemeenteraad. 5. Duurzaamheid Er is hier geen sprake van duurzaamheid. 6. Kosten, baten en dekking Voor de invulling van de WKR voor het jaar 2015 zijn een viertal scenario s doorgerekend, te weten: scenario 1: gaat uit van de huidige situatie van vergoeden en verstrekken scenario 2: is de huidige situatie + IZA bedrijfsgezondheidszorg WKR-proef scenario 3: is gelijk aan 2 + debrutering van een viertal vergoedingsbedragen scenario 4: is gelijk aan 3 + het wijzigen van sectoruitjes in teambuildingsactiviteiten. Scenario 4 (zie bijlagen) geeft daarbij het beste financiële resultaat te zien. Daarbij is rekening gehouden met het voordeel van debrutering onkostenvergoeding en bijdragen ziektekostenverzekering van de politieke ambtsdragers. Ook wordt er een besparing voorgesteld binnen de arbeidsvoorwaarden voor het personeel door een aantal vergoedingsbedragen te debruteren en netto onder de vrije ruimte van de WKR (het algemeen forfait) te brengen. Het gaat hier om: Dienstreizen: Huidige vergoeding is 19 cent per kilometer onbelast en 18 cent per kilometer belast (bruto). 6
Voorstel: 28 cent per kilometer netto. Kledingtoelage BD: Huidige vergoeding is 12,60 bruto per maand en 8,40 netto. Voorstel: 15,70 netto per maand. Fietstoelage BD: Huidige vergoeding 10,78 bruto per maand. Voorstel: 6,25 netto per maand. Vergoeding BHV: Huidige vergoeding 10 euro netto per maand te bruteren. Voorstel: 10 netto per maand. Verder wordt voorgesteld om de beschikbare middelen voor de sectoractiviteiten (uitjes) vanaf 1 januari a.s. te bestempelen als teambuildingsactiviteiten. Deze uitgaven vallen dan niet in de vrije ruimte maar onder de nihil-waardering. Op grond van de gemaakte berekeningen kan worden geconcludeerd dat de invoering van de WKR op zich voor deze gemeente een positief resultaat zal gaan opleveren. Deze berekeningen zijn gebaseerd op de werkelijke uitgaven over 2013 en de ontwikkelingen rond de (netto) vergoedingen voor de politieke ambtsdragers per 1 juli 2014. Deze laatste ontwikkelingen, de verhoging van de onkostenvergoedingen, zijn echter nog niet opgenomen in de begroting 2015 en zullen dus nog moeten worden bijgeraamd. Een eerste berekening komt uit op een bijraming van in totaal ca. 14.000 euro. Voor de cijfers worden verwezen naar de bijgaande scenario s, met name scenario 4. Voor betrokkenen (personeel en de politieke ambtsdragers) heeft de invoering van de WKR geen nadelige financiële gevolgen; de netto inkomsten blijven immers gelijk. De financiële resultaten zullen worden meegenomen in de eerste Bestuursrapportage 2015. Daarbij worden dan ook de financiële gevolgen betrokken van de verhoging van de onkostenvergoedingen van de politieke ambtsdragers per 1juli 2014. 7. Risicomanagement en weerstandvermogen Er zijn vooralsnog geen financiële risico's verbonden aan dit voorstel indien wordt gekozen voor een invulling van de vrije ruimte, zoals in dit advies wordt voorgesteld. 8. Toelichting Geen. 9. Samenvatting (indien de omvang van dit advies daar aanleiding toe geeft) Geen. 7