Gemeente Zoetermeer Vraag en antwoord naar aanleiding van fysieke overlegtafel vrij inzetbare voorzieningen op 25 juni 2015 Tabel Overzicht met vraag en antwoord Nr. Vraag Antwoord 1. Wat is het doel en de functie van de collectieve bijeenkomsten tussen gemeente Zoetermeer en de gecontracteerde Vanaf 25 juni 2015 hebben de collectieve bijeenkomsten tussen de gemeente Zoetermeer en de gecontracteerde dienstverleners voortaan de status van een fysieke overlegtafel voor de vrij inzetbare voorzieningen. Een fysieke overlegtafel heeft een formele status en niet uitsluitend een informatief karakter. Via deze tafel kunnen onder meer voorstellen tot wijziging van contractbepalingen worden gedaan (via ContractenVIV@zoetermeer.nl). De afspraken hierover zijn vastgelegd in art. 7 en 10 van de Basisovereenkomst. In de Basisovereenkomst heet de fysieke overlegtafel inkoopnetwerk. Het verschil met de H6-overlegtafel voor maatwerk is, dat bij ons alle gecontracteerde dienstverleners worden uitgenodigd. Dus in die zin werken wij voor de vrij inzetbare voorzieningen niet met een werkgroep. Zolang dit werkbaar blijft zullen wij tot 1 januari 2017 op deze manier door blijven gaan. 2. Wat is de frequentie van de fysieke overlegtafel? 3. Wat zijn de belangrijkste knelpunten die door de gemeente worden geconstateerd bij het aanleveren van gegevens door dienstverleners aan de gemeente? Bijlage: - Afspraken rondom werking fysieke overlegtafel De planning is om 3 tot 4 keer per jaar een fysieke overlegtafel te organiseren. Dit hangt ook samen met mogelijke deadlines waarbij wijzigingen in het contract nodig zijn. Aan deze wijzigingen zitten termijnen vast. Eén belangrijke deadline is 1 januari 2017. Dan loopt het huidige contract VIV af en kan het niet nogmaals met 1 jaar worden verlengd. Wanneer wij een planning hiervoor hebben gemaakt voor 2016, wordt dit naar alle gecontracteerde dienstverleners gecommuniceerd. Door de gemeente worden de volgende knelpunten geconstateerd: 1. Verzamelstaten ontbreken of worden te laat aangeleverd. Hierdoor staan de cliënten niet geregistreerd in het systeem waardoor de factuur niet kan worden betaald. 2. Er staan op de facturen soms persoonsgegevens vermeld, zoals BSN- nummers. Facturen met BSN nummers worden in verband met de privacy niet door de gemeentelijke financiële administratie in behandeling genomen. Deze gegevens dienen wel opgenomen te worden in de verzamelfactuur, die als bijlage bij de factuur is gevoegd. Let op: de facturering bestaat uit twee handelingen (zie voor toelichting de werkinstructie). 3. Op het meldingsformulier wordt gevraagd naar de motivatie voor inzet van een VIV. De ingediende motivaties geven onvoldoende duidelijkheid over de noodzaak voor VIV. 4. De meldingsformulieren worden in PDF bestaand aangeleverd in plaats van als Word bestand. Dit maakt 1
de registratie omslachtig (plakken/knippen niet mogelijk). 5. Bij de meldingsformulieren worden soms bijlagen meegestuurd. Deze kan de gemeente administratief niet verwerken. 6. De standaard formats (meldingsformulier, verzamelstaat, verzamelfactuur) worden door dienstverleners soms bewerkt waardoor een andere opzet ontstaat die de interne registratie bij de gemeente bemoeilijkt. 7. Informatie wordt soms naar het verkeerde e-mailadres gestuurd. 4. Inventarisatie uitvoering dienstverleners A. Hebben de dienstverleners suggesties om het aanleveren van gegevens aan de gemeente te verbeteren? Bijlagen: - Schematisch overzicht met aanlevertermijnen en e-mailadressen; - Formats van meldingsformulier, verzamelstaat en verzamelfactuur - Werkinstructie (versie 21 juli 2015) Uitkomst inventarisatie dienstverleners 1. Is het mogelijk om de verzamelstaat en (verzamel)factuur op hetzelfde moment op te sturen? Er worden tenslotte dezelfde gegevens aangeleverd. De gemeente gaat uitzoeken waar en hoe efficiency in het administratieve proces kan worden bereikt. B. Hoe verloopt de instroom van nieuwe cliënten? Is het type cliënt veranderd? Nu is het zo ingericht, dat de factuur pas kan worden betaald, nadat de verzamelstaat (met daarin de gegevens van de cliënt en de afgenomen zorg) is ontvangen en geregistreerd. 2. Is het nodig dat dienstverleners het BSN-nummer opvragen bij hun cliënten? De gemeente registreert de cliënt op basis van het BSNnummer. Het BSN is het enige unieke kenmerk van een cliënt. Een andere manier is in verband met de facturering niet mogelijk. De gemeente beschermt de privacy van cliënten door juist op de facturen geen persoonlijke gegevens te vermelden. Cliënten weten de hulpverlening te vinden. De doelgroep is over het algemeen hetzelfde gebleven. Sommige dienstverleners krijgen meer aanmeldingen van jongere cliënten dan voorheen. Deze cliënten worden gericht doorverwezen vanuit verschillende richtingen, zoals cliëntondersteuning, behandelcircuit, etc. Ook komen er meer cliënten door naamsbekendheid, bijvoorbeeld een advertentie in de Zorgkrant. Een ander verschijnsel is dat het nu mogelijk is om ook cliënten hulp te bieden die met psychosociale problematiek kampen. De vrij inzetbare voorzieningen worden door de dienstverleners gewaardeerd omdat zij betere hulpverlening kunnen bieden. Er wordt gesuggereerd om ook de andere gemeenten binnen de H6 te stimuleren Zoetermeer te volgen. C. Hoe verloopt de lichte toets bij de De dienstverleners constateren geen problemen met het 2
uitvoeren van de lichte toets. Zij gebruiken hiervoor de CIZ/AWBZ criteria 2014. Hiermee zijn zij gewend te werken. D. Hoe loopt het vervoer van en naar de recreatieve dagbesteding bij Het zelf organiseren van het vervoer door dienstverleners verloopt wisselend en niet iedereen heeft het goed geregeld. In sommige situaties maken cliënten gebruik van de regiotaxi. De dienstverleners die het wel goed regelen leggen toe op het vervoer omdat het tarief te laag is. Daarnaast wordt het door de dienstverleners als tegenstrijdig ervaren dat de recreatieve dagbesteding vrij inzetbaar is en het vervoer een maatwerkvoorziening waarvoor een indicatie noodzakelijk is. De cliënt moet hierdoor alsnog wachten met de start van de recreatieve dagbesteding. Gemeente: In H6 verband wordt een werkgroep opgericht met dienstverleners en gemeenten om te kijken of en hoe er samengewerkt kan worden om goede oplossingen te bedenken waarmee het vervoer kostendekkend kan worden uitgevoerd. E. Hoe verloopt het inregelen van de eigen bijdrage bij 5. Hoe belangrijk is de informatievoorziening? 6. Wat moet er gemeld worden bij calamiteiten en incidenten? Daarnaast zal in de Zoetermeerse projectgroep die zich bezighoudt met de Doorontwikkeling recreatieve dagbesteding de positie van vervoer als voorziening worden betrokken (zie ook punt 14).. De eigen bijdrage wordt ervaren als drempel voor cliënten om deel te nemen aan de recreatieve dagbesteding, ondanks dat de eigen bijdrage laag is in vergelijking met de AWBZ. De dienstverleners ervaren het als een administratieve belasting. Suggesties die zijn genoemd: werken met een strippenkaart/stempelkaart of het door de dienstverlener zelf betalen van de eigen bijdrage. Gemeente: Cliënten met een Zoetermeerpas betalen geen eigen bijdrage. Overgangscliënten die een hogere eigen bijdrage betalen in de oude AWBZ situatie kunnen in overleg met de dienstverlener de indicatie beëindigen en starten met recreatieve dagbesteding als vrij inzetbare. Voorziening. De dienstverlener dient in dat geval de cliënt af te melden bij het CAK. Vanwege de vrije keuze van de cliënt is het belangrijk dat dienstverleners hun aangeboden diensten vermelden op www.hulpenondersteuning.nl Deze website wordt tevens gebruikt door diverse zorgtoeleiders zoals cliëntondersteuning, huisartsen, Wmo consulenten, wijkverpleegkundigen, wijkcoach, etc. Er is een onderscheid tussen calamiteiten en incidenten. Calamiteiten moeten gemeld worden bij de GGD (http://www.ggdhaaglanden.nl/inspecties/toezicht-wmo.htm), die ook toezicht houdt op de kwaliteit van de Wmodienstverlening. Incidenten moeten binnen 48 uur bij de bureaudienst Wmo van de gemeente gemeld worden via: aanvragenwmo@zoetermeer.nl. De inschatting van wat een incident is en of deze gemeld moet worden ligt bij de dienstverlener. Een incident hoeft alleen gemeld te worden 3
indien het effect kan hebben op de relatie tussen de dienstverlener en de cliënt. In eerste instantie dienen de dienstverlener en de cliënt onderlinge geschillen samen op te lossen. 7. Wanneer is het controleprotocol belangrijk? Op de website van Lansingerland staan de gegevens voor de verantwoording 2015. Een controleverklaring van een accountant is alleen nodig bij bedragen boven de 100.000 binnen H6 contractering. De aanleverdatum van de verantwoording 2015 is 1 april 2016 (o.a. aantal uren inzet, tarieven in relatie tot bedrag, financiële verantwoording en een bestuurlijke verantwoording). In bijlage 4.1 kunt u op maat per gemeente invullen wat van toepassing is. Voor Zoetermeer betekent dit, dat u de vrij inzetbare voorzieningen aan moet vullen (dus ook aangeven hoeveel basis of specialistische recreatieve dagbesteding u heeft omgezet). Is stempel van de accountant noodzakelijk? Niet indien de elementen van de verantwoording VIV terugkomen in het concernverslag van de instelling, of een paragraaf per gemeente is opgenomen. Protocol H6: VIV wordt in de H6 accountantsverklaring meegenomen. Zijn er initiatieven om de administratiekosten en lasten naar beneden te brengen? Hier wordt naar gezocht. Nu eerst dit goed op de rails zetten en vervolgens bekijken of het eenvoudiger kan voor de financiële administratie. 11. Kan de gemeente aangeven wat zij onder basis en onder speciaal verstaat? 12. Is het mogelijk om de Vrij inzetbare voorzieningen beneden de 18 jaar in te zetten? Met name 17 jarige jongeren is een lastige overgangsgroep. 13. Hoe toetst de gemeente de correcte inzet van de Vrij inzetbare voorzieningen. 14. Doorontwikkeling laagdrempelige inloopcentra Bijlage: - Controleprotocol en bijlage 4.1 van het protocol In bijlage 2 van de Werkinstructie voor dienstverleners is het verschil tussen basis en specialistisch uiteengezet. Deze leidraad wordt ook gehanteerd bij de indicatiestelling door Wmo consulenten. Let op: voor de vrij inzetbare voorzieningen is dit alleen van toepassing op recreatieve dagbesteding. De overige drie voorzieningen kennen uitsluitend het basistarief. De Vrij inzetbare voorzieningen vallen onder de Wmo die betrekking heeft op de doelgroep 18+. Ook onder de Jeugdwet is het mogelijk om kortdurende begeleiding zonder indicatie in te zetten. Tevens zijn er mogelijkheden om specifieke jeugdzorg door te laten lopen tot de leeftijd van 23 jaar. De verantwoordelijkheid voor een correcte inzet van de Vrij inzetbare voorzieningen ligt bij de gecontracteerde dienstverleners en hun verwijzers. Door middel van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens wordt het gebruik door de gemeente gemonitord. Als hiervoor aanleiding is, zal de gemeente met dienstverleners (één-op-één) in gesprek gaan. Onderdeel van de Deelovereenkomst Vrij inzetbare voorzieningen is het samen ontwikkelen van 4
laagdrempelige inloop en dagbesteding (bijlage 5 van de Deelovereenkomst). Een projectgroep met de volgende dienstverleners: Gemiva, Ipse de Bruggen, Middin, Palet Welzijn, Parnassia, RIBW Fonteynenburg, Stichting Piëzo, WZH en de gemeente bereiden een plan van aanpak voor. De overige dienstverleners worden geïnformeerd via de fysieke overlegtafel en de website www.lansingerland.nl/toekomstsociaaldomein Het tijdspad is om voor afloop van het huidige contract per 1-1-2017 deze ontwikkeling te hebben staan, inclusief een bijpassende bekostigingsstructuur. 5