Integrale toegang sociaal domein - Procesinrichting ST 2018

Transcriptie

1 Professionals komen tot maatwerkoplossingen voor inwoners met een hulpvraag, waarbij het eigen netwerk en de maatschappelijke voorzieningen ingezet worden. Professionals komen tot maatwerkoplossingen voor inwoners met een hulpvraag, waarbij het eigen netwerk en de maatschappelijke voorzieningen ingezet worden. Bevorderen van zelfredzaamheid en participatie in de samenleving van (kwetsbare) inwoners met een beperking in de zelfredzaamheid. Systematisch benutten van de eigen kracht, het sociaal netwerk, algemene en voorliggende voorzieningen, burgerkracht en verbinding met de dagelijkse omgeving. Leveren van ondersteuning dichtbij die aansluit bij de wensen en behoeften van respectievelijk de cliënt en het gebied en die laagdrempelig, toegankelijk en zonder indicatie beschikbaar is. Het Sociaal Team benadert hulpvragen integraal en systeemgericht, zo nodig wordt een individuele voorziening jeugdhulp aangevraagd en/of een Verzoek tot Onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming opgesteld. De onafhankelijke cliëntondersteuning is geborgd in het/sociaal team. Waar nodig specifieke acties ondernemen om gezinnen met complexe (multi)problemen te ondersteunen. Afspraken met huisartsen, o.a. over de verwijzing naar individuele maatwerkvoorzieningen. pagina 11

2 Bijlage II Randvoorwaarden systeem voor digitale dossiervorming Integrale toegang sociaal domein - Procesinrichting ST 2018 van Robin Grouwstra directie DMO afdeling MBL telefoon 8109 datum 29 augustus 2017 Aanleiding In de 'Projectopdracht vorming van Sociaal Teams is onder andere opgenomen dat de coöperatie zorg draagt voor een systeem voor digitale dossiervorming. Aangezien bij de coöperatie de benodigde expertise en ervaring op dit vlak aanwezig is, laat de gemeente de keus voor een systeem aan hen over. Wel geeft de gemeente de randvoorwaarden mee waaraan het systeem en de digitale dossiervorming moet voldoen. Dit document geeft een inventarisatie van de door de gemeente gestelde randvoorwaarden. Uitgangspunten gemeente De gemeente hanteert voor het opstellen van de randvoorwaarden, naast de uitgangspunten die worden genoemd in de projectopdracht, ook de uitgangspunten die worden genoemd in het advies van de GASD, de bevindingen zoals beschreven in het inspectierapport van de samenwerkende Rijksinspecties en hetgeen in de verordening maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp vastgesteld is over de inrichting van het proces. De uitgangspunten zijn: - Het systeem voor digitale dossiervorming faciliteert het werkproces van de Sociaal Teams voor wat betreft de verwerking en registratie van de binnengekomen hulpvraag. - Het systeem voor digitale dossiervorming faciliteert de uitwisseling van cliëntgegevens; - Het digitaal dossier voldoet aan de eisen die de gemeente stelt voor de afhandeling van de adviezen van het sociaal team voor maatwerkvoorzieningen. -Het digitaal dossier voldoet aan de gestelde voorwaarden en adviezen van de Goudse Adviesraad voor het Sociaal Domein (GASD ) en de samenwerkende Rijksinspecties. - Het systeem voor en het gebruik van het digitaal dossier zijn conform de wet op de bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) en wettelijke regels voor archivering. - Het systeem voor digitale dossiervorming kan gebruikt worden voor nader te bepalen prestatie- en monitoringsgegevens. De beschreven uitgangspunten zijn nader uitgewerkt in onderstaande tabel met randvoorwaarden. Bevindingen GASD De GASD pleit in haar advies van 7 april 2017 voor de ontwikkeling van één, door alle betrokkenen te gebruiken cliëntvolgsysteem, waarin - voor zover mogelijk en verantwoord - de cliënt de regie heeft en waarin de individuele hulpverlener kan faciliteren en begeleiden. Ook pleit de GASD ervoor dat, indien mogelijk, de cliënt andere hulpverleners met een bepaald specialisme kan autoriseren voortoegang tot het eigen dossier. Er wordt door de GASD terecht aangegeven dat dit per situatie moet worden bekeken. Dit is ook het uitgangspunt van de gemeente. Is er sprake van een complexe situatie (bijvoorbeeld bij meervoudige problematiek) of van een zeer kwetsbaar gezin, dan is het niet wenselijk de cliënten te belasten met deze regierol. Vanzelfsprekend wordt de cliënt wel altijd betrokken. Bevindingen Rijksinspectïes Toezicht Sociaal Domein In de bevindingen beschreven in het rapport van de samenwerkende Rijksinspecties Toezicht Sociaal Domein over de wijkteams in Gouda, is te lezen dat het nu gebruikte systeem voor dossiervorming niet zo is ingericht dat er een samenhangend plan (met een koppeling tussen de probleemanalyse, het gewenste perspectief, doelen en acties) uit voortvloeit. Met dit laatste wordt ook een belangrijke randvoorwaarde geïdentificeerd voor het door de coöperatie te selecteren systeem. pagina 12

3 Privacy In de projectopdracht wordt nog uitgegaan van de wet op de bescherming persoonsgegevens. Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie. De Wet bescherming persoonsgegevens geldt dan niet meer. Alle processen binnen de gemeente waarbij verwerking van persoonsgegevens een onderdeel uitmaken, zullen daarom moeten worden bekeken. Dit geldt ook voor het opnieuw in te richten werkproces bij de afdeling Zorg en Welzijn voor het verwerken van de indicatieadviezen vanuit de sociaal teams , voor maatwerkvoorzieningen jeugd en volwassenen. De ambitie is om dit werkproces, bij aanvang van de sociaal teams in januari 2018, privacyproof te hebben. Voor de beoogde integrale werkwijze binnen de sociaal teams moet een goede balans tussen privacy, efficiency en gebruiksgemak worden gevonden m.b.t. de gegevensuitwisseling. Het Privacyreglement Centrum voor jeugd en Gezin/Sociaal team Jeugd en Sociaal team Volwassenen, waarin eerder de afspraken zijn vastgelegd tussen de gemeente, GGD en de Coöperatie Voortouw, zal worden herzien en opnieuw worden ondertekend door de betrokken partners. Bij de keus van een systeem voor digitale dossiervorming dient met zowel de veranderde privacywetgeving als met het aangepaste privacyreglement rekening te worden gehouden. In ieder geval zal ook een bewerkersovereenkomst door de gemeente met de coöperatie moeten worden afgesloten. Inventarisatie randvoorwaarden Onderstaande tabel bevat een overzicht en uitwerking van alle door de gemeente Gouda geïdentificeerde randvoorwaarden waar het door de coöperatie gekozen systeem aan moet voldoen. Aanvullend is in dit overzicht nog een aantal technische randvoorwaarden benoemd in het geval er systeemkoppelingen moeten worden gemaakt met de systemen die worden gebruikt door de gemeente Gouda. pagina 13

4 Randvoorwaarden systeem voor digitale dossiervorming Verlenen basishulp Ondersteuningsplan Registratie meldingen Regie op de hulpverlening ; Uitwisseling gegevens t.b.v. afhandeling adviezen j maatwerkvoorzieningen Jeugd en WMO Randvoorwaarden - Het systeem voor digitale dossiervorming is ingericht zodat het registreren van de te leveren beoogde (basis)hulp voor alle levensdomeinen optimaal wordt gefaciliteerd; - Het systeem voor digitale dossiervorming is ingericht zodat de te verrichten zorgcoördinatie bij meervoudige problematiek of bij zeer kwetsbare gezinnen optimaal wordt gefaciliteerd. Hierbij is het uitgangspunt dat levensbreed en integraal naar de problematiek wordt gekeken en wordt zoveel als mogelijk is uitgegaan van eigen kracht; -Het systeem voor digitale dossiervorming levert één samenhangend ondersteuningsplan per gezin/cliënt (1Gezin1Plan); - het ondersteuningsplan laat een duidelijke koppeling zien tussen de probleemanalyse, het gewenste perspectief en de hieruit voortvloeiende doelen, acties en resultaten; -Het systeem is eenvoudig in gebruik zodat er geen terughoudendheid bestaat om hulpvragen te registreren; -Bij iedere registratie van een hulpvraag moet worden ingevoerd: de verwijzer (Veilig Thuis, arts, cliënt zelf, etc.), de datum van binnenkomst en het medium waarmee de hulpvraag is gesteld (telefoon, binnenloop, mail etc.); -Bij iedere registratie wordt een uniek dossiernummer gegenereerd; -Alle geregistreerde hulpvragen zijn te allen tijde terug te vinden in het systeem op basis van NAW-gegevens, dossiernummer of BSN; -Recidive van cliënten en meerdere registraties binnen één huishouden worden inzichtelijk. Nieuwe hulpvragen over, voor of door eenzelfde cliënt worden met een volgnummer binnen het al bestaande dossier geregistreerd. Dossiers kunnen (ook naderhand) worden gekoppeld. - Het systeem voor digitale dossiervorming faciliteert dat de cliënt de regierol kan uitoefenen. In het geval van complexe problematiek voert het sociaal team regie, echter faciliteert het digitaal systeem betrokkenheid van de cliënt; - Het systeem voor digitale dossiervorming faciliteert dat hulpverleners de cliënt kunnen begeleiden als de regierol wordt uitgeoefend door de cliënt; - Binnen het systeem voor digitale dossiervorming heeft de cliënt de mogelijkheid hulpverleners met een bepaald specialisme te autoriseren (of blokkeren) voor toegang tot het eigen dossier;. - Het systeem voor digitale dossiervorming faciliteert en bevordert een warme overdracht tussen de cliënt/het sociaal team en de gemeentelijke consulenten en/of de backoffice bij aanvragen voor maatwerkvoorzieningen Jeugd en WMO; - Het systeem voor digitale dossiervorming levert de mogelijkheid om informatie aan de gemeentelijke consulenten/medewerkers te verstrekken. Afhankelijk van de behoefte die er op dat moment is om goed uitvoering te geven aan de taak. Hierbij wordt voor de uitwisseling van gegevens uitgegaan van de methode die nu gebruikt wordt door het Sociaal Team Jeugd (STJ) en de BackOffice Jeugd (BOJ) bij de gemeente of van een daarop gelijkende methodiek; (zie ook randvoorwaarden Privacy en beveiliging) -Het systeem voor digitale dossiervorming levert de mogelijkheid aan de gemeentelijke consulenten/medewerkers om naast het lezen van informatie (via een link) ook informatie toe te voegen (schrijven en uploaden van bestanden) aan het digitale dossier (in ieder geval pdf); -Het systeem voor digitale dossiervorming levert de mogelijkheid om naast zichtbare (definitieve) dossiernotities ook werknotities (b.v. aantekeningen die niet zichtbaar zijn of concept teksten) te maken; pagina 14

5 j Methode van gegevensuitwisseling tussen Sociaal Team Jeugd en Backoffice l Jeugd (gemeente) i De BOJ ontvangt van het STJ een mail met daarin de opmerking dat er een : aanvraag voor een voorziening klaarligt met een link. Door op deze link te klikken kan de medewerker van de BOJ in Gezin in Beeld. Daar kan de medewerker van de : BOJ de gegevens benaderen die nodig zijn om de mutatie te kunnen verwerken. : Personen die niet zijn geautoriseerd krijgen na het klikken op de link een scherm waarin om een gebruikersnaam en password wordt gevraagd. Privacy en beveiliging Prestatie- en monitoringsgegevens Technische specificaties - Het systeem voor digitale dossiervorming en het gebruik van het digitaal dossier : voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het door de j gemeente Gouda opgestelde privacyreglement; -Het systeem voor digitale dossiervorming voorziet in optimale mogelijkheden voor i gegevensuitwisseling binnen de geldende privacywetgeving; - Het digitaal systeem maakt gegevensuitwisseling via onbeschermde omgevingen (waaronder mail) overbodig; - Het systeem voldoet aan de actuele veiligheidseisen en maakt gebruik van alle noodzakelijke technieken zoals encrypted opslag en beveiligde verbindingen. Hiervoor wordt verwezen naar de eisen die er vanuit de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeentes) gesteld worden; Het systeem voor digitale dossiervorming levert in ieder geval informatie over: 1) bereik en gemiddelde caseload perfte per functie; 2) aantal afgesloten dossiers 3) aantal heropende dossiers (recidive) 4) scores op de ZRM bij aanvang en bij afsluiten (of andere methode om voortgang j te meten) I 5) Aantal (en %) zelf afgehandeld versus doorverwezen naar maatwerkvoorzieningen 6) aantal doorverwijzingen naar medewerker complexe gezinnen 7) aantal crisissituaties 8) aantal incidenten waarin is opgeschaald! 9) aantal huishoudens waarvoor één gezin één plan is geregeld en dat zelf regie j houdt op hulpverlening I 10) de aard van dé problematiek in dossiers;! ' -Op basis van het nog te formuleren kwaliteitskader zal bovenstaande overzicht nog! verder worden aangevuld met kwalitatieve en kwantitatieve prestgtieindicatoren; j j - Het systeem voor digitale dossiervorming beschikt over de vereiste functionaliteit! voor het genereren van management- en beleidsrapportages. pagina 15