ELO Business Logic Provider Informatie- en documentmanagement eenvoudig. Uitgebreid, doorlopend en tegelijkertijd eenvoudig toe te passen informatie- en documentmanagement is voor bedrijven een van de grootste kansen en tevens IT-uitdagingen. Via de module ELO Business Logic Provider (BLP) worden diverse bedrijfsapplicaties naadloos vervlochten tot één bedrijfsoverkoepelend proces. ELO BLP biedt daarbij als oplossingsplatform de integrale instrumentatie, automatisering en integratie van informatie via processen aan client- en serverzijde op basis van een per design te modelleren business-logica. In bedrijven gebruikte toepassingen van derden kunnen zo zonder problemen en individueel worden gekoppeld met de ELO ECM-suites ELOprofessional en ELOenterprise. Starre interface-concepten behoren tot het verleden. Enterprise-Content-Management Documentmanagement Archivering Workflow www.elo.com
ELO Business Logic Provider Werkwijze Documentbeheer met centrale configuratie ELO BLP biedt gebruikers een unieke oplossingssuite voor koppeling van toepassingen van derden met de ELO ECM of diens voornaamste productlijnen ELOprofessional en ELOenterprise. Een centraal te configureren business-logica zorgt voor de verwerking van zelfgemaakte documenten en rapporten, e-mails, MS Office- en scan-documenten-evenals andere bestanden. Gegevens Documenten Scan Files Applicatie Template Fax Informatie MS Office Business Template E-Mail ECM Collaboration CRM ELO Web Handelen Zoeken Informeren (ERP-)Proces ERP Informatie Management Workflow ELO Business Logic Provider Desktop Creëer lanten file Mail archievering Informatie Gegevens Documenten Enterprise-Content-Management
ELO BLP wordt naadloos geïntegreerd in leidende toepassingen zoals ERP-, CRM- of overige systemen. De gebruiker profiteert van een hoge mate van automatisering evenals van eenvoudig te gebruiken informatie in zijn vertrouwde werkomgeving en wordt daarbij optimaal in zijn bedrijfsprocessen ondersteund. Daarnaast zorgt ELO BLP voor een doorlopend systeem dat ten volle rekening houdt met het aanmaken, bewerken, opslaan en het besturen van de workflow van documenten en bestanden. Informatiemanagement over bedrijfsgrenzen heen Informatie is allang niet meer iets waarin alleen in het bedrijf wordt voorzien. Gegevens en documenten kunnen buiten het bedrijf ontstaan, zijn tussentijds op extern aangeboden services opgeslagen of moeten gericht op Cloud-diensten beschikbaar worden gesteld om bedrijfsoverkoepelend werken mogelijk te maken. ELO BLP beschikt over adapters om gegevensgeheugens zoals bijv. Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Google Drive en Dropbox in te bedden. ELO BLP-configuratie-interface: met de designer wordt o.a. de business-logica individueel geconfigureerd voor het gebruik door het ECM. www.elo.com 3
ELO Business Logic Provider Branche-oplossingen en Best Practices Met ELO BLP kan de integratie- en verwerkingslogica worden gemodelleerd in een centrale designermodule, waarvan de grafische gebruikersinterface gemakkelijk te bedienen is. Tevens fungeert de designer als administratie- en rapportagetool. Deze flexibele en zeer efficiënte configuratiemogelijkheden die zijn verbonden met het optionele gebruik van standaards die in softwarepakketten worden samengevat (zogenoemde Templates (sjablonen)) zorgen ervoor dat projecten sneller kunnen worden gerealiseerd. Zonder cryptische programmering, maar door een steeds transparante configuratie, waarbij het updatevermogen centraal staat. Application-Templates: ERP-koppeling in de vorm van pakketten Voor een groot aantal ERP-systemen en beroepstoepassingen is een voorgeconfigureerde businesslogica als zogenoemde Application-Template (toepassingssjabloon) beschikbaar. Business-Templates: oplossingen en Best Practices Met ELO BLP profiteren klanten van jarenlange kennis op het gebied van inhoudsorganisatie van verschillende branches en speciale sectoren. Deze kennis staat als zogenoemde branche-templates ter beschikking in softwaresjablonen in pakketvorm, bijv. voor de technische groothandel, productiebedrijven enz. Proces-Templates: technische processen in pakketvorm die tevens herbruikbaar zijn Voor een deel zijn voor systemen speciale technologische manieren nodig om gegevens en documenten in de benodigde vorm beschikbaar te stellen. Deze integratieuitdagingen hoeven met ELO BLP niet tijdrovend opnieuw te worden aangegaan, maar kunnen in dienovereenkomstige Templates voor technische processen beschikbaar worden gesteld. Enterprise-Content-Management
Verwerking ECM met ELO BLP: een sterk team met een sterke prestatie Het eenvoudige gebruik van ELO BLP maakt een gegevens- en documentverwerking mogelijk, afhankelijk van de gebruikssituatie, volautomatisch op de achtergrond of in de gebruikersdialoog: verwerking van zelfgemaakte documenten en rapporten barcodeherkenning van scan-documenten archiveren en workflowbesturing van gescande documenten uit het postvak IN opslaan van documenten uit Microsoft Word en Excel gebeurtenisgerelateerde verwerking van e-mails archiveren van bestanden direct uit het bestandssysteem, per DropZone op het bureaublad van de gebruiker of direct in een ERP-systeem geïntegreerd verwerking van bestanden uit bewaakte mappen op regels gebaseerde gegevensregistratie via flexibele formulieren overbrengen van geëxtraheerde gegevens in leidende systemen uitwisseling van documenten en gegevens tussen lokale systemen en/of Cloudopslag Verwerking van de print output Met de meegeleverde componenten ELO BLP- Output Manager en ELO BLP-PDF processor wordt de verwerking van zelfgemaakte documenten uit ERP-systemen en beroepstoepassingen gewaarborgd. Met de Output Manager kunnen automatisch afdrukgegevens uit businesstoepassingen beschikbaar worden gesteld. De overdracht gebeurt daarbij via één of meerdere virtuele printers, die naar keuze TIFF- of PDF-bestanden aanmaken en achtergrondformulieren beschikbaar kunnen stellen. De PDF processor kan PDF-bestanden direct uit het bestandssysteem verwerken en biedt ook uitgebreide mogelijkheden voor herkenning en extractie van gegevens direct uit PDF-documenten. De verwerking van afdrukgegevens gebeurt volautomatisch. Eveneens kan worden vastgelegd dat documenten bij herhaalde archivering als versie van het oorspronkelijke document moeten worden gearchiveerd. Zodoende kan de gehele wijzigings- en versiehistorie van een document in ELO traceerbaar worden opgeslagen. www.elo.com 5
ELO Business Logic Provider Scan-documenten: eigen en systeemvreemde documenten Ondertekende pakbonnen, testrapporten of prestatiebewijzen zijn als belangrijke bewijsdocumenten relevant om te bewaren. Met behulp van de ELO BLP barcodeherkenning kunnen documenten na het scannen automatisch verwerkt en aan gebeurtenissen in ERP-systemen toegewezen worden. Processen voor inkomende facturen: perfect voor alle uitbreidingsvarianten De geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen biedt aanzienlijk rationaliseringspotentieel. Door de hele procesketen heen kan de gewenste mate van automatisering afhankelijk van het aantal documenten en de bedrijfsgrootte trapsgewijs worden verhoogd. Hiervoor biedt ELO bovenop de ELO BLP de krachtige module ELO DocXtractor aan, die met intelligente extractie van documentgegevens of de flexibele mogelijkheden van regelgewijze controle van de inkomende factuur inclusief gegevensvalidatie het proces voor inkomende facturen optimaal ondersteunt. Daarmee worden doorlooptijden tot een minimum gereduceerd en redundante gegevensregistratie vermeden. Enterprise-Content-Management
E-mails bruikbaar maken Het opslaan en verwerken van e-mails is van centraal belang, wanneer het gaat om een doorlopende informatievoorziening. Om de bewijskracht ervan, bijv. ook in fiscaalrechtelijk opzicht te behouden, moeten deze gewoonlijk in het oorspronkelijke formaat worden bewaard. Met ELO BLP worden e-mails niet alleen onder zuiver technische aspecten gearchiveerd, maar kunnen aan zakenpartners of gebeurtenissen in leidende systemen worden toegewezen. Alleen door toewijzing aan gestructureerde gegevens staat de aanwezige kennis eenvoudig en veilig bruikbaar ter beschikking. Deze mogelijkheden van uitgebreide inhoudsorganisatie worden clientgebaseerd direct in Microsoft Outlook of aan serverzijde met de ELO module ELO XC aangeboden en beschikbaar gesteld. Naast de oplossingen voor Microsoft Outlook zijn aan clienten serverzijde bovendien andere modules voor Lotus Notes en Tobit beschikbaar. Microsoft Office-documenten met een klik archiveren ELO BLP wordt ook naadloos geïntegreerd in Microsoft Word, Excel en Outlook en waarborgt hier de op regels gebaseerde documentarchivering en verbinding met bedrijfsgebeurtenissen uit leidende systemen. De verwerking lukt snel en comfortabel. Bij het archiveren van een document kan indien nodig informatie uit leidende systemen of andere bronnen in het dialoogvenster opgezocht of gevalideerd worden. De intuïtieve en gebruikersvriendelijke werkwijze is belangrijk voor een hoge gebruikersacceptatie, die op haar beurt de basis voor een integraal documentmanagement en zodoende een complete transparantie van bedrijfsgebeurtenissen is. www.elo.com 7
ELO Business Logic Provider Automatisch juist archiveren via slepen en neerzetten DropZones maken het als snelle archiveringszones mogelijk dat bestanden uit de meest uiteenlopende bronnen eenvoudig via slepen en neerzetten worden verwerkt. Dit kan daarbij plaatsvinden volgens zuiver technische aspecten of gerelateerd aan de inhoud bijv. bij bedrijfsobjecten of gebeurtenissen. Bij het archiveren gerelateerd aan de inhoud kan de DropZone ook archiveringsmogelijkheden bieden die bij de context van de actuele werktaak, zoals het ERP-systeem, passen, bijv. bij klant, order of project. De archiverings doelen van persoonlijke werkzwaartepunten zoals bijv. de actuele projecten of klanten kunnen in zogenoemde Favorieten worden vastgelegd. De DropZone kan direct op de desktopcomputer van de gebruiker of geïntegreerd in leidende systemen beschikbaar worden gesteld. Order: 401821 Klant: Voorbeeldbedrijf Project: 2317 Documenten DropZones Enterprise-Content-Management
Upload-acties: volautomatisch Zelfs zonder interactie met de gebruiker zorgt ELO BLP vanuit de gebruikersomgeving of aan serverzijde voor een betrouwbare en valide archivering. Mappen kunnen bewaakt en met businesslogica geautomatiseerd verwerkt worden. Bestanden en documenten worden voor verdere verwerking en archivering naar centrale services overgebracht. Van ERP en CRM tot MS SharePoint en webtoepassingen De contextgevoelige ondersteuning van de gebruiker staat met webclients direct in Microsoft SharePoint en voor veel andere systemen en webtoepassingen ter beschikking. Op een teampagina voor het projectmanagement kan de gebruiker bijvoorbeeld documenten vanuit de lokale desktopcomputer eenvoudig via slepen en neerzetten met projectreferentie toewijzen. Daarbij wordt niet alleen het uploaden, maar de complete verwerking met inachtneming van de organisatierichtlijnen verricht. ELO BLP voor MS SharePoint: inhoudsorganisatie van documenten en gegevens (classificeren, indexeren, structuur aanmaken, verstrekken van rechten, workflowstart) incl. speciale SharePoint-functies zoals het maken van websites, lijsten en bibliotheken. www.elo.com 9
ELO Business Connect Uitgebreide functie Handelen in de context De technische en logische processen van de gegevens- en documentverwerking worden uitgebreid met de optionele module ELO Business Connect (BC) voor het uitvoerige handelings- en informatiemanagement. ELO BC verbindt bedrijfstoepassingen, documentgeheugens, databases en andere informatiebronnen, Microsoft Office, applicaties van derden en webapplicaties in een integrale context. De gebruiker staat daarbij in het middelpunt van het gebeuren. Met functiegroepen als bijv. zoeken, informeren, aanmaken, oproepen, springen of archiveren heeft hij de beschikking over de juiste handelingsopties en informatiebronnen in de context bij de actuele werktaak en zijn rol. De businesslogica van ELO BLP en ELO BC wordt centraal geconfigureerd in één enkele designer. Door deze mogelijkheid van gemeenschappelijke configuratie wordt moeite bespaard bij instelling en gebruik van het systeem. Templates voor document-, gegevens- en actiehandeling worden zo doorlopend en overkoepelend beschikbaar gesteld. Informatie Handelen Gegevens Documenten Analyses Social Knowledge Opslaan Ga naar Zoeken Informeren Creëer Enterprise-Content-Management
Meerwaarde - automatisch en op basis van rollen bij elke taak ELO BC wordt geïntegreerd in leidende systemen en de lokale desktopcomputer en biedt de gebruiker een elegant eenvoudige toegang tot de juiste informatie en functies voor zijn werktaak. Integraal handelen en identieke informatie in alle interfaces gebruiken dat zijn de belangrijke fundamenten voor een succesvolle bedrijfscommunicatie. Connect Start Mijn acties Zoeken Klant 10000 Object acties Hier klikken om een andere object te selecteren w ELO Business Connect: integreert medewerkers eenvoudig en gericht in bedrijfsprocessen stelt informatie en functies eenvoudig in vertrouwde gebruikersinterfaces beschikbaar maakt de efficiënte interactie van mensen, informatie en toepassingen mogelijk levert geautomatiseerd de juiste gegevens en informatie voor de werktaak gelijk handelen en gelijke informatie - in web- en beroepstoepassingen en volledig geïntegreerd in de lokale desktopcomputer E-mail maken Klantlocatie in Google Maps Connect SharePoint Word-document maken (sjabloonselectie) In NAV openen Korte info tonen...openen Projectcenter Zoeken in ELO (ELO WinClient) DropZone omschakelen Worddocument maken Barcode bij klant maken ) Zoeken in ELO (Enterprise Search) Zoeken in ELO (ELO JavaClient) Afbeelding toont: ELO Business Connect sidebar met weergave van informatie en acties bij een concreet bedrijfsobject. > Voortgang > Mijn objecten www.elo.com 11
ELO Business Logic Provider ELO is verkrijgbaar bij: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart, info@elo.com Artikelnr. ABLP-ALLGE-NL ELO Digital Office, het ELO logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional en ELOenterprise zijn merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Microsoft, MS, Windows, Word en Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision zijn gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Deze publicatie dient alleen voor vrijblijvende algemene informatie en is geen vervanging voor een zorgvuldig individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name kunnen technische eigenschappen en functies ook per land variëren. Actuele informatie over ELO producten, contractvoorwaarden en prijzen krijgt u bij ELO en de ELO businesspartners en/of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige versie weer. Onderwerp en omvang van de diensten zijn uitsluitend gebaseerd op de desbetreffende contracten. De naleving van bepaalde rechtsvoorschriften van producten en overige diensten wordt door ELO noch gewaarborgd, noch gegarandeerd en noch als eigenschap toegezegd. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Onder voorbehoud van wijzigingen, vergissingen en drukfouten. Nadruk en vermenigvuldiging, ook bij wijze van uittreksel, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH 2016. Alle rechten voorbehouden. Enterprise-Content-Management Documentmanagement Archivering Workflow www.elo.com